Копия трудовой книжки, заверенная работодателем

В разгаре пора летних отпусков, а с ней напрямую связано оформление загранпаспорта, для которого требуется копия трудовой книжки. Она представляет собой сделанные ксерокопии с оригинала данного документа, заверенного работодателем постранично. Каков правильный порядок создания копии трудовой книжки рабочего? Об этом рассказывают наши специалисты в данной статье.

14.05.2014 Российский налоговый портал

Правильное оформление копии трудовой книжки

Как известно, копия любого документа должна заверяться. Как эту процедуру произвести с копией трудовой? Для этого существует несколько правил.

1. Абсолютно со всех страниц данного документа делаются ксерокопии: первой будет та, на которой записаны все сведения о владельце, а последней – с указанием нынешнего рабочего места.
2. На всех без исключения отксерокопированных страницах записывается:

• фраза «Копия верна»;
• указывается должность лица, отвечающего за правильность проведения данной процедуры;
• ставиться подпись этого лица с ее расшифровкой;
• дата заверения данной копии;
• печать фирмы (заходит на подпись должностного лица, заверяющего копию).

В некоторых учреждениях дописывают дополнительно следующую фразу: «Работает по настоящее время», что является необязательным.

К должностным лицам, которые могут заверить копию трудовой книжки, в первую очередь, относятся работники отдела кадров фирмы. В случае отсутствия такового, такое право имеет руководитель фирмы (директор) или главный бухгалтер.

Копия трудовой книжки: заверенный работодателем образец

О сроках действия заверенной работодателем копии трудовой

Копия трудовой книжки, которую уже заверил и подписал работодатель, является действующей на протяжении одного месяца с момента подписания данного документа. Если в оригинал за этот отрезок времени вносились изменения и поправки, то копия будет считаться недействительной. В том варианте, когда копия заверяется нотариусом, период ее действия не имеет ограничений (до внесения каких-либо записей в оригинал).

Как заверить трудовую книжку: работает по настоящее время, образец копии, заверения работодателем для банка

В соответствии с требованиями 62-й ст. Кодекса о труде и 7-м пунктом правительственных Правил, утв. 225-м Пост. работодатель обязан по заявлению работника выдать ему копию трудовой книжки .

Право работника на получение копии также предусмотрено 84.1-й и 89-й статьями Кодекса. Она должна быть выдана бесплатно и в трехдневный срок. Копию нужно отличать от дубликата, правила выдачи которого регламентируются Инструкцией, утв. 69-м Постановлением Минтруда.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-47-72. Это быстро и бесплатно !

Главное различие в том, что дубликат выдается взамен первоначальной книжки, например, в случае ее утери (см. тут ), копия же не заменяет оригинала и действительна только при его наличии.

Такую запись вносит работодатель при оформлении копии документа. Если человек не работает, она естественно внесена быть не может, а сама копия свидетельствуется согласно законодательству о нотариате нотариусом.

В оригинале или в дубликате запись «работает в настоящее время» тоже никогда не проставляется. После изготовления копий страниц трудовой книжки и их заверения, она вносится сотрудником отдела кадров на последнюю страницу с указанием даты записи. Именно так и только так ее можно написать.

Перед тем как заверять, копии страниц нужно изготовить. В принципе, это можно сделать и от руки, но сегодня все используют копировальное оборудование. При этом двусторонняя копия недопустима и информация должна содержаться только на одной стороне листа.

Совершается процедура согласно Указу ПВС № 9779-X в ред. 2003 г. и унифицированным Правилам, утвержденным 65-м Пост. Госстандарта.

Верность каждого листа свидетельствуется подписью уполномоченного сотрудника и печатью организации (1-й п. Указа). Из 3.26-го пункта Правил следует, что на каждой странице проставляется надпись должностного лица «Верно» и его личная подпись с расшифровкой и указанием должности и числа, например: «Верно. Старший инспектор отдела кадров Н. Т. Иванова. Дата».

2-й пункт 3.26-й ст. Правил указывает, что копия может удостоверяться любой печатью по усмотрению организации. Несмотря на то, что это необязательное требование, копии обычно заверяют печатью. Этого, в частности, требуют банки при оформлении кредитов.

Копия выдается по просьбе работника работодателем в трехдневный срок (62-я ст. Трудового Кодекса). Работодатель не вправе требовать за это вознаграждение и интересоваться зачем понадобилась копия. Право на доступ гражданина к своим персональным данным предусмотрено 89-й ст. ТК, за его нарушение 90-й ст. предусмотрена ответственность для должностных лиц, вплоть до уголовной.

Порядок заверения и изготовления копии следующий:

• Работник составляет письменное обращение к работодателю, которое выглядит следующим образом:
  • адресуется руководителю организации (указывается полное наименование фирмы, должность и ФИО руководителя полностью);
  • указываются ФИО и должность работника;
  • обращение именуется «Заявлением»;
  • в содержательную часть включается просьба выдать копию трудовой книжки со ссылкой на 62-ю ст. ТК (при этом работник не обязан указывать причину, а работодатель не вправе ею интересоваться, но, если сотрудник захочет указать, что «копия нужна для предоставления в банк», никто ему помешать не может);
  • заявление подписывается работником собственноручно, указывается дата составления обращения.
• Руководитель, рассмотрев заявление в срок не позднее 3-х дней, издает приказ о выдаче и назначает ответственного сотрудника (например, инспектора отдела кадров).
• Уполномоченное лицо бесплатно изготавливает ксерокопии всех страниц трудовой книжки. При этом можно использовать любое копировальное оборудование, но дубликаты должны получаться разборчивыми, любые полосы, подчистки и исправления недопустимы.

  Особенно любят придираться к качеству документов банки и даже небольшая претензия может быть поводом для отказа в кредите.

• Листы заверяют согласно требованиям унифицированных Правил Госстандарта и Указу ПВС 9779-X. Печать или штамп для удостоверения могут использоваться любые, по усмотрению руководителя организации, это законом не регулируется. Например, печать организации или отдела кадров, штамп канцелярии и др. Подробнее про печать — тут .
• На последней странице копии делается запись «Работает по настоящее время». После нее (под ней) проставляется подпись сотрудника, оформляющего документ. Унифицированные правила Госстандарта раскрывают содержание реквизита «Подпись» в 3.22-м пункте: наименование должности лица, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: «Копия верна. Старший инспектор отдела кадров Р. Д. Сидорова. Число. Подпись» . Требования к реквизиту «Дата» содержатся в 3.11-м пункте: она записывается арабскими цифрами в последовательности день-месяц-год, разделяемой точками.
• Листы нумеруются, скрепляются и изготовленная копия передается работнику.

Законом он не определен и зависит от того, для каких целей предназначается копия. Различные организации могут устанавливать свои сроки. На практике копия требуется для представления в банк, в миграционную службу, с органы социальной защиты, в суд и др.

В случае выдачи гражданину кредита, цель банка – убедиться в его платежеспособности и «срок годности» может быть сокращен даже до 2-х недель, но, как правило, составляет один месяц. Для предоставления в суд – срок не ограничен.

Если срок пропущен, для «обновления» копии достаточно будет простого ее удостоверения уполномоченным лицом работодателя с указанием новой даты и проставлением печати организации. Или же, работник всегда сможет обратиться за изготовлением целиком новой копии. Выдать документ бесплатно – обязанность работодателя и никакие ограничения здесь не предусмотрены.

Один из наиболее частых случаев необходимости копии – для предоставления в кредитное учреждение. Банки мотивируют свои требования надобностью подтвердить платежеспособность гражданина. Как правило, эта информация им требуется перед предоставлением кредита.

Для банка имеет значение трудовой путь заемщика, непрерывность стажа, должности на которых он трудился и трудится, факты работы в определенных организациях и трудовая занятость в настоящий (на дату выдачи кредита) момент.

Всю эту информацию уполномоченные сотрудники банков узнают из заверенной копии трудовой. При этом, она составляется по общим правилам, никакие специальные записи, вроде «изготовлена для предоставления в кредитное учреждение т-то», в нее не вносятся.

Единственное, что может отличать эту копию от прочих – срок ее годности для банка. Эти сроки банки устанавливают сами, в то числе и очень короткие (неделя).

Спорить с ними бесполезно, объяснять свои требования, так же как и причины отказа в кредите, они не обязаны.

Помимо копии трудовой, могут потребовать выписку из трудовой книжки из нее же и копию трудового договора. Это законно, а работодатель обязан все документы предоставить в те же сроки – до трех дней (62-я и 89-я статьи ТК, 7-я ст. Правил).

Копия ТК призвана удостоверить перед третьими лицами трудовую деятельность работника. При этом, для органов социальной защиты может быть важен непрерывный стаж, для банка – платежеспособность, обусловленная работой в определенной организации и т.д.

Заверенная по всем правилам копия, с правильно внесенной записью на последнюю страницу о работе и «в настоящее время», позволяет работнику реализовать свои права. вытекающие из факта трудовой занятости: получить кредит, некие льготы, образование по выбранной специальности, загранпаспорт, удостоверить факты в суде и др.

Получение копии трудовой книжки в установленный срок – законное право работника. Ответственные лица организаций различных форм собственности не должны забывать, что за его нарушение предусмотрена ответственность, вплоть до административной или уголовной.

Даже если работник по каким-то причинам опоздал предоставить копию и она «устарела», выдать новую бесплатно и в трехдневный срок – обязанность работодателя.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

На вопрос отвечает эксперт-юрист Олег

Извините, но не совсем понял ваш вопрос. О какой копии трудовой книжки идет речь? Дубликате или ксерокопии?
В любом случае трудоустройство регламентируется ТК РФ, в частности ст.65 устанавливает обязательное наличие трудовой книжки, а не ее копии, в случае заключения трудового договора, за исключением трудоустройства впервые или по совместительству. Второе (работа по совместительству), регламентируется ст.60.1 и главой 44 ТК РФ. Так, ст.283 устанавливает обязательность при трудоустройстве по совмещению паспорта или док-та его заменяющего, а при необходимости — док-ты об образовании и допуске.

Бесплатная помощь юриста

+7 (499) 703-47-72 Москва +7 (812) 309-93-81 Санкт-Петербург

На вопрос отвечает эксперт-юрист Александр

18.08.2016 в 19:24

Перечень документов, установленный законодательством при приёме работника к другому работодателю по совместительству, не содержит трудовой книжки и её копии. Для получения работником пенсии нужно, чтобы работодатель выполнял обязанность по отчислению страховых взносов на пенсионное обеспечение в ПФР. При устройстве на такую работу вам нужно заключение трудового договора с работодателем, в котором будет отражён факт совместительства.
Обоснование: ТК РФ (ст. ст. 282, 283).

Бесплатная помощь юриста

+7 (499) 703-47-72 Москва +7 (812) 309-93-81 Санкт-Петербург

Как правильно заверить копию трудовой книжки?

Как я уже понял так это то, что каждый банк выделывается по своему. Например в одном банке заставили все листы копии ТК прошить и на обороте последнего написать "Прошито и пронумеровано___листов", другой банк требует каждый разворот ТК на отдельном листе, ну а в основном делаю так: два разворота ТК на листе: копия верна, должность подпись И.И.Иванов, дата, печать ставлю кадровую (на ней есть ОГРН, название ООО и место нахождения), последний лист: номер по порядку, дата, Работает по настоящее время.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Согласна с Владимиром, я всегда заверяю каждый лист и прошиваю, т.к. зачем гонять работника дважды.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Елена (гость)
otdelkadrov_80@mail.ru

да согласна,что для каждой цели свои требования копии.Я заверею так: прошиваю,и ставлю печать.На последней странице пишу порядковый номер и пишу работает по настоящее время,свою должность и печать.Для многих банков этого достаточно.В принципе прошивка это и есть заверение страниц.Может ошибаюсь не знаю.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

В принципе прошивка это и есть заверение страниц.Может ошибаюсь не знаю. Согласна, только некоторых работников возращают и просят печать на каждой стр. поэтому, я теперь их ставлю и на каждой стр. даже если тк прошита.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться .

© 2006—2016, ООО «Профессиональное издательство» — издательство журнала «Кадровые решения».
Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения материалов с сайта разрешается правообладателем только с указанием гиперссылки на данный сайт, если не указано иное.

Копия заверенной работодателем трудовой книжки - образец

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем,- образец ее пригодится, чтобы сделать все правильно, если с соответствующей просьбой обратился штатный работник. Какзаверить копию трудовой книжки. Для чего она может ему понадобиться? Об этом — в нашей статье.

Есть вполне конкретные обстоятельства, когда у сотрудника может возникнуть потребность получить заверенную копию трудовой книжки:

• Во-первых, если он хочет взять кредит в банке. Банк в данном случае будет анализировать все факты его трудовой истории, с тем чтобы определить, насколько надежен потенциальный заемщик и сможет ли он регулярно и в полном объеме оплачивать взятые на себя обязательства.
• Заверенная копия может понадобиться при выходе сотрудника на пенсию, чтобы вычислить его пенсионный стаж, на основании которого ПФР рассчитает ему размер ежемесячной пенсии.

• Если работник по состоянию здоровья должен получить инвалидность, в медицинском учреждении, в которое он обратится, также потребуют заверенную копию трудовой.

Важно! Независимо от причины обращения с просьбой выдать заверенную копию трудовой книжки работодатель не может не отреагировать на запрос. В силу ст. 62 ТК РФ он должен выдать работнику по его просьбе любой документ (в заверенном виде), относящийся к работе специалиста. Причину такого запроса сотрудник вправе и не оглашать.

Снять копию с рассматриваемого документа для специалистов кадрового отдела фирмы труда не составит. Но какзаверить копию трудовой книжки?

Каких-либо специальных требований в этом отношении законодатель не предусмотрел. Вместе с тем некоторые общие положения можно найти в ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденном постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст.

Так, в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 указано, что после проверки соответствия сведений копии оригиналу следует проставить: «Верно». Однако часто на практике компании вместо этого указывают: «Копия верна».

Обратите внимание! Хотя напрямую ГОСТом такой вариант не предусмотрен, на практике второй вариант не ведет автоматически к недействительности копии, поскольку ГОСТ Р 6.30-2003 — документ рекомендательный, а не источник права (разд. 1 ГОСТ Р 6.30-2003).

Такие отметки следует проставить на каждом листе копии (т. е. на каждом копируемом развороте).

Непосредственно само заверение происходит после того, как копию подпишет работник отдела кадров, ответственный за учет трудовых книжек на предприятии (п. 45 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). При этом, помимо Ф. И. О. он должен указать свою должность, расшифровать подпись, а также проставить дату, когда произошло заверение (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003).

Важно! Заверить такую копию фирма может любой печатью на свой выбор (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003).

А на последней странице надо не забыть сделать запись: «Работает по настоящее время», после чего ответственное лицо должно ее подписать.

Соблюдение указанных выше несложных правил позволит фирме выполнить требования ст. 62 ТК РФ и через 3 дня предоставить работнику корректную копию его трудовой книжки, заверенную в надлежащем порядке.

Скачать образец, как заверить копию трудовой книжки. вы можете на нашем сайте.

Заверенная копия трудовой книжки может потребоваться специалисту во многих случаях:

• при получении кредита;
• для расчета размера пенсии и др.

При этом от фирмы требуется следование некоторым несложным правилам:

• проставить на каждом листе копии надпись: «Верно / Копия верна»;
• на последнем листе добавить запись: «Работает по настоящее время»;
• после чего подписать все листы от имени ответственного специалиста компании и заверить оттиском печати.

Получать уведомления о важных налоговых изменениях

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем образец

Работники часто просят кадровиков сделать копию трудовой книжки. Копия трудовой книжки может потребоваться для получения кредита в банке и для изготовления загранпаспорта. Копию трудовой книжки нужно особым образом заверить и поставить печать работодателя. Как это правильно сделать расскажем в статье.

Юридическим основанием для выдачи работнику копий документов является заявление работника, составленное в письменной форме. Определенных требований к содержанию такого заявления нет, поэтому работник вправе изложить свое требование в произвольной форме. При этом в заявлении необходимо точно обозначить конкретные виды документов, копии которых желает получить работник, и обосновать соответствующее требование ссылкой на статью 62 ТК РФ.

Срок, в течение которого работодатель обязан выдать работнику по его требованию копии связанных с работой документов, не может превышать трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления. В случае ее невыполнения работодатель может быть привлечен к административной ответственности на основании статьи 5.27 КоАП РФ.

Работодатель не вправе требовать с работника плату за предоставление ему копий документов, связанных с работой, ни при каких условиях, даже в целях возмещения затрат на их изготовление.

Удостоверение копий документов, связанных с работой, может производиться, в зависимости от вида того или иного документа, руководителем организации или сотрудниками службы кадров либо бухгалтерии организации-работодателя, если указанные сотрудники уполномочены на это в установленном порядке. Работодатель — физическое лицо (в том числе индивидуальный предприниматель) собственноручно своей подписью и печатью (при наличии) удостоверяет верность указанных копий.

В правом верхнем углу первого листа копии документа ставится обозначение «Копия». На копии документа обязательно указывается дата ее выдачи.

Заверительная надпись делается в соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 (Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст) и содержит:

1. надпись «Верно»
2. должность лица, заверившего копию
3. личную подпись должностного лица
4. расшифровку подписи (инициалы, фамилию)
5. дату заверения

Заверяется каждая заполненная страница трудовой книжки.

На последней заполненной копии страницы трудовой книжки кадровой работник в свободной графе ставит дату заверения и пишет от руки «Работает по настоящее время». Свободные графы перечеркиваются буковой «Z».

Как заверить копию трудовой книжки образец

Работник попросил копию трудовой. Расскажем, как заверить копию трудовой книжки, образец оформления приведем.

Очень часто возникают ситуации, когда работнику нужна трудовая книжка. Например, для оформления кредита в банке или загранпаспорта. Выдать оригинал трудовой книжки работодатель не имеет права. Поэтому оформляется копия. Расскажем, как заверить копию трудовой книжки. Образец заверенной копии мы покажем в статье.

Прежде чем рассказать, как заверять трудовую книжку, образец которой представлен ниже, отметим следующее.

Чтобы получить копию трудовой книжки в крупной организации, работник должен написать заявление на имя руководителя компании, а при наличии отдела кадров — его начальнику. Работники малых предприятий могут ограничиться устным сообщением.

Выдана копия трудовой книжки, заверенная работодателем, образец которой вы найдете ниже, должна быть не позднее 3 дней с момента получения заявления от работника.

Если сотрудник работает по настоящее время, трудовая книжка (образец ниже) заверяется следующим образом.

Для начала нужно снять ксерокопии всех страниц трудовой книжки. Начать следует с самой первой, где указаны фамилия, имя, отчество и другие данные работника. Последней должна быть страница, где указано место нынешней работы.

Далее на каждой ее странице внизу пишется фраза «Копия верна», рядом указывается должность ответственного лица, его подпись, расшифровка подписи, дата заверения и ставится печать организации (при ее наличии). При этом печать должна чуть заходить на саму копию трудовой книжки и чуть на подпись.

Некоторые учреждения дополнительно требуют наличия на последней странице копии надписи «Работает по настоящее время».

Заверить данный документ может сотрудник отдела кадров. Но если отдел кадров отсутствует, тогда это могут сделать главный бухгалтер или непосредственно сам руководитель организации.

К сведению: заверить можно только последний лист копии трудовой книжки. Для этого все подготовленные листы необходимо сшить, а нитку вывести на последний лист и проклеить небольшим бланком, на котором указано количество заверяемых страниц и проставлена подпись уполномоченного лица. Оттиск печати должен располагаться на подписи, частично на бланке с информацией и на последнем листе трудовой книжки, к которому он клеится.

Как правильно заверить копию трудовой книжки, образец которой дан выше, рассказали. Теперь поговорим о сроке действия копии.

Заверенная работодателем копия трудовой книжки, как правило, действительна в течение одного месяца. Если в течение этого времени в трудовую книжку вносились новые записи, копия становится недействительной.

Обратите внимание: нотариально заверенная копия трудовой книжки имеет неограниченный срок действия, до внесения новых записей в нее.

Как заверить копию трудовой книжки

Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику в течение трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления. К таким документам относятся копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах обязательного пенсионного страхования, о периоде работы у данного работодателя и др.

Трудности с заверением копии приказов возникают редко, так как требования к оформлению организационно-распорядительных документов подробно изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (далее – ГОСТ Р 6.30-2003). В описании реквизита «Отметка о заверении копии» (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003) говорится, что при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например:

На практике чаще всего работникам кадровой службы приходится заверять копию трудовой книжки. Это делается для банков (при рассмотрении вопроса о предоставлении кредита), для пенсионного фонда (при оформлении пенсии), для УФМС (при оформлении заграничного паспорта), для лечебных учреждений (при назначении инвалидности) и других организаций.

В п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек), сказано, что «работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки», при этом в действующем законодательстве этот порядок не установлен. Отсутствие четких требований, закрепленных нормативно, приводит к тому, что в каждой организации просят заверять копии трудовой книжки по их собственным внутренним стандартам, а вопрос, как сделать это правильно, остается спорным.

Рассмотрим сложившуюся делопроизводственную практику и попробуем разобраться в данной проблеме.

Многие работники кадровой службы копируют на одном листе два разворота (четыре страницы) трудовой книжки. Это оправдано с точки зрения экономии бумаги, однако во многих инстанциях принципиально требуют, чтобы каждый разворот (две страницы) был на отдельном листе. Копии делают только с заполненных листов трудовой книжки и, при наличии, с вкладыша.<

На основании п. 4.1. ГОСТ Р 6.30-2003 примем за стандарт копии лист формата А4 (210х297 мм). При копировании книжная ориентация предпочтительнее альбомной, так как, во-первых, она более удобна для чтения (нет необходимости переворачивать лист); во-вторых, такая ориентация копии в отличие от альбомной точно отражает размер и формат оригинала.

Таким образом, копия трудовой книжки должна быть сделана на листе формата А4, один разворот на одном листе, предпочтительна книжная ориентация.

В большинстве инстанций просят ставить отметку о копийности в виде надписи «Копия верна», в ГОСТ Р 6.30-2003 же рекомендовано проставлять заверительную надпись «Верно». С одной стороны, требования организаций указывать слово «копия» на копии документа выглядят вполне логичными, но они противоречат нормам ГОСТ Р 6.30-2003./

На сегодняшний день, к сожалению, ГОСТ Р 6.30-2003 – единственный нормативный акт, регулирующий вопрос о заверении копии документа. Однако,

• ГОСТ носит рекомендательный характер, то есть обязать придерживаться его требований нельзя;
• ГОСТ составлен исключительно для организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения, инструкции, положения и др.), но это не подходит для трудовой книжки. Трудовая книжка – это особый документ, у которого свое назначение, своя форма и иной состав реквизитов;
• ГОСТ устарел! Он был выпущен более 10 лет назад и основывается в основном (с незначительными изменениями) на стандартах советского времени (1972 г. и 1990 г. и заменившем их ГОСТ 1997 г.). В то время не было того понятия «копия», которое есть сейчас. Сейчас это не выписка из документа, сделанная от руки или составленная на печатной машинке, а ксерокопия или скан – фотографическое изображение оригинала документа. Применительно к трудовой книжке трудно спутать копию с оригиналом, а вот по отношению к другим документам часто невозможно определить, где оригинал, а где копия. Именно поэтому на законодательном уровне необходимо пересмотреть правила и вместо «Верно» использовать формулировку «Копия верна»;
• нормативная база не успевает отражать сложившуюся практику. Сейчас требования ГОСТ известны в основном узким специалистам, имеющим профильное образование, и работникам государственных органов. Большинству работников коммерческих организаций, которые, как правило, и требуют копию трудовой, непонятна надпись «Верно», они не знают про реквизит «Отметка о заверении копии» и не используют его. Для них заверенная копия должна содержать слово «копия». А так как чаще всего заверенная копия требуется для банков, возникают недопонимания между работником, у которого заверенную по ГОСТ копию не принимают, и работником кадровой службы, который вынужден доказывать, что он прав. Эти конфликты отнимают очень много рабочего времени;
• если следовать ГОСТ, то реквизит «Отметка о заверении копии» должен быть проставлен в виде надписи, то есть полностью прописываться работником кадровой службы от руки. Но в настоящее время в условиях огромных объемов работы это лишняя трата времени. Использование готовых печатей, самонаборных штампов и датеров существенно экономит время, и отказываться от этого в пользу формулировки ГОСТ скорее всего нецелесообразно.

Спорным также представляется вопрос о расположении отметки о копийности. Многие опять же ссылаются на ГОСТ Р 6.30-2003, однако, как уже отмечалось выше, этот стандарт рассчитан лишь на организационно-распорядительные документы. Трудовая книжка, являясь основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, не входит в систему организационно-распорядительных документов. Также на каждой странице трудовой книжки может не быть реквизита «Подпись», после которого должна располагаться отметка о заверении копии.

Часто сотрудники кадровой службы проставляют эту отметку в правом верхнем углу. Возможно, это делается по аналогии с оформлением дубликата трудовой книжки. Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа (п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). В соответствии с п. 1.2. Инструкции по заполнению трудовой книжки, утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 10 (далее – Инструкция по заполнению трудовой книжки), «в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись «Дубликат». Представляется, что такое расположение отметки о копийности не совсем корректно. Во-первых, дубликат документа и его копия – это различные понятия, и смешивать их недопустимо. Во-вторых, в правом верхнем углу трудовой книжки располагаются серия и номер документа, при наличии – надпись «Дубликат», и отметка о копийности будет закрывать эти реквизиты.

Поэтому наиболее рациональный выход в рассматриваемой ситуации – ставить отметку о копийности в левом нижнем углу копии, при этом текст или иные реквизиты должны хорошо читаться и не перекрываться отметкой. Такое расположение оправданно тем, что соотносится как с рекомендациями ГОСТа, так и с требованиями организаций о проставлении этой отметки в тексте, а не на пустом листе.

Таким образом, отметка о копийности состоит из надписи «Копия верна», которая располагается в левом нижнем углу копии.

В соответствии с действующим Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствовании предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ № 9779-Х) верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица. В п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек сказано, что «ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя». Это же должностное лицо имеет право заверять копии трудовых книжек. Реквизит «подпись» оформляется в соответствии с п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003.

Таким образом, подпись заверяющего лица состоит из должности, личной подписи и расшифровки подписи и располагается ниже отметки о копийности.

На копию трудовой книжки необходимо ставить печать, так как оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации», в соответствии с п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовой книжки это может быть либо печать организации, либо печать структурного подразделения (кадровой службы). На наш взгляд, оттиск печати целесообразно ставить правее отметки о копийности на самой копии, а не на пустом листе.

Таким образом, копию трудовой книжки необходимо заверять либо круглой печатью организации, либо печатью кадровой службы.

На копии обязательно должна ставиться дата – это предписывает действующее законодательство (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 и п.1 Указа № 9779-Х). Данный реквизит позволяет заверить актуальность сведений, содержащихся в трудовой книжке, а также отмечает «срок годности» заверенной копии: до 30 календарных дней. Это указано в требованиях к документам, подтверждающим трудовую занятость заемщика, при обращении в банк. Данные требования, например, размещены на официальных сайтах некоторых банков: Сбербанка, Юникредит. Дата может проставляться как в цифровом, так и в буквенно-цифровом формате (например, 08.10.2014 или 08 октября 2014 г.).

Таким образом, на копии ниже подписи должна проставляться дата заверения.

Пункт 1 Указа № 9779-Х предписывает делать на копии отметку, что подлинник документа находится в данном предприятии, учреждении, организации, однако по ГОСТу такая отметка не предусмотрена. В большей степени это требование правомерно для документов, которые созданы в организации (учредительные, организационно-правовые, распорядительные и другие документы), но не для трудовой книжки. В соответствии с п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек трудовая книжка хранится у работодателя в течение всего периода работы и выдается работнику на руки только в день увольнения (последний день работы). В связи с этим для копии трудовой книжки отметка о нахождении подлинника представляется лишней.

В делопроизводственной практике применяются два способа заверения копии трудовой книжки:

• заверяют постранично – рассмотренные выше реквизиты проставляют на каждой странице;
• прошивают несколько листов – все листы нумеруют по порядку, сшивают, на обороте последнего листа наклеивают лист с заверительной надписью о том, сколько листов прошито, пронумеровано и скреплено печатью, заверяют подписью и печатью.

Из судебной практики, касающейся признания юридической силы копии документов, следует, что заверена должна быть каждая страница документа, а не его подшивка. Под словами «заверенных проверяемым лицом копий» следует понимать удостоверение <…> копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, т.е. печати и подписи полномочного должностного лица, придающих им юридическую силу (Постановление ФАС Московского округа от 05.11.09 № КА-А41/11390-09 ).

Таким образом, копия трудовой книжки должна быть заверена постранично.

Во многих организациях требуют на копии после последней внесенной в трудовую книжку записи ставить дату и делать надпись «Работает по настоящее время». Однако это требование незаконно, так как, во-первых, копия документа должна полностью воспроизводить информацию подлинника документа, а во-вторых, согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, само отсутствие записи о расторжении трудового договора не подтверждает, что работник продолжает работать по настоящее время. На практике отсутствие этой лишней надписи приводит к тому, что у работника не принимают заверенную копию трудовой книжки, а сотруднику кадровой службы во избежание конфликтов со сторонними организациями приходится вносить незаконную надпись. Часто эту надпись просят также отдельно заверять. На наш взгляд, это требование абсолютно безосновательно, так как каждая страница копии заверяется.

Таким образом, заставлять делать надпись «Работает по настоящее время» неправомерно, однако работников кадровой службы вынуждают так поступать.

Заверять копию трудовой книжки можно как вручную, так и с использованием штампов – в действующем законодательстве запрета на это нет. В организациях с большой численностью работников и с большими объемами документооборота в кадровой службе целесообразно использовать штампы. Это могут быть либо отдельные штампы («Копия верна», штамп с реквизитом «Подпись», датер), либо общий штамп, содержащий все необходимые реквизиты. Такой способ заверения копий документов помогает существенно сэкономить время, так как от руки ставится только личная подпись. Итак, в настоящее время не существует единых правил заверения копий трудовой книжки. Каждая организация выдвигает собственные требования исходя из своих внутренних стандартов. Для того чтобы избежать спорных ситуаций, необходимо законодательное закрепление правил оформления копии трудовой книжки.

Пример заверенной копии трудовой книжки

Ксения Белоконева — к.фил.н. специалист отдела управления персоналом ООО «ТОЙОТА БОШОКУ», Санкт-Петербург. Редакция журнала «Кадровик »