Внутренняя опись документов в личном деле работника

Опись представляет собой содержание какого-то дела, перечень документов, собранных на основе хронологии. По ним предварительно можно сложить определенный портрет личности работника.

Личное дело формируется:

• на кадетов, курсантов;
• госслужащих (гражданских, сотрудников правоохранительных органов, службы МЧС и т. п.);
• военнослужащих;
• работников предприятий, где есть секретные цеха (в частности, оборонно-промышленного комплекса).

Личные дела в учреждениях и органах, где служат указанные категории работников, ведутся в соответствии с правилами, установленными ведомственными актами (например, приказом ФСТ РФ «Об утверждении Положения…» от 07.11.2008 № 441-к).

Вопрос, вести или нет личные дела в прочих организациях, остается на их усмотрение. Если принято положительное решение, все детали оформления дела на работника, в том числе каким образом составляется опись, если она есть, утверждаются в локальном акте предприятия.

Личное дело работника включает:

• его автобиографию;
• заполненную анкету;
• заявление о приеме на работу;
• характеристику с прошлого места работы;
• копии дипломов об образовании и других документов, вкладываемых в папку при оформлении на работу.

Пока человек трудится, его личное дело дополняется сведениями о поощрениях, взысканиях, служебными записками, результатами аттестации и т. п.

При каждом вложении документа в опись вносится соответствующая запись, тем самым выстраивается хронология информации.

Таким образом, в личном деле содержатся оригиналы и копии документов, о чем делается соответствующая пометка в описи.

Личное дело и, соответственно, опись заполняются все время, пока работник числится в организации.

Для каждого документа рекомендуется указывать в описи:

• его дату и номер;
• название;
• номер листа в личном деле;
• является документ оригиналом или копией.

Опись удостоверяется подписью ее составителя с указанием даты составления.

При увольнении работника его личное дело отправляется в архив. Оно заканчивается заявлением об увольнении или другим документом, где указана причина увольнения, а также копией соответствующего приказа.

Перед передачей личного дела в архив в описи:

• пустые поля перечеркиваются буквой Z;
• делается запись об общем количестве документов и страниц;
• ставится подпись ответственного сотрудника отдела кадров (обязательно указывается его должность и Ф. И. О.) и дата сдачи в архив.

Скачать образец описи документов в личном деле работника можно здесь: Образец описи в личное дело .

Итак, личное дело содержит комплект документов в отношении сотрудника, вкладываемых по мере их поступления, т. е. в хронологическом порядке. Внутренняя опись позволяет соблюдать указанный порядок. В ней кратко отражены все имеющиеся в личном деле документы, их количество, расположение внутри папки с делом.

Что должно быть в личном деле работника и как правильно его вести и хранить

Для каждой компании вопрос ведения личных дел является собственным выбором. Но если он решается положительно, то в первую очередь необходимо определиться с нормативами, по которым они будут оформляться и вестись. Здесь нужна однообразность и унификация для облегчения информационной обработки данных, поэтому важно создать систему, при которой каждое личное дело будет занимать своё место в организации целой цепочки взаимодействий между работником и работодателем. В неё входит не только оформление и учет, но и хранение личных дел. Тем боле, что сразу после того, как на сотрудника было заведено дело оно сразу попадает под действие закона о сохранении персональных данных, предусмотренных трудовым кодексом и другими федеральными законами.

В соответствии со статьёй 85 ТК РФ, персональными данными считается информация о работнике, необходимая работодателю для его трудоустройства. Поэтому важно понимать ответственность за хранение личных данных с целью предотвращения их попадания к третьим лицам. Каждый сотрудник должен быть уверенным, что личная информация ни кому не будет предоставлена без его разрешения.

В частных организациях личные дела обычно заводятся на следующие категории работников:

• руководители различных отделов и структурных подразделений, имеющих в своем подчинении группу сотрудников и причисленных к руководящему составу, закрепленному штатным расписанием;
• на лиц заключивших договор об индивидуальной или коллективной материальной ответственности.

В крупных организациях, как правило, все сотрудники имеют личное дело. Это обусловлено еще и тем, что в процессе трудовой деятельности каждый работник постепенно накапливает набор различных приказов и других важных документов, которые требуют индивидуального хранения. Образец личного дела работника можно скачать здесь:

В этом смысле личное дело становится местом, где сконцентрирована вся история сотрудника во время трудоустройства, и в некоторых случаях помогает для объективной оценки его личных и трудовых качеств. Поэтому документы, входящие в состав личного дела можно разделить на три условные группы:

• переданные сотрудником во время трудоустройства;
• подтверждающие факт начала трудовой деятельности;
• появляющиеся в процессе работы.

В качестве примера оформления документации на предприятиях целесообразно ознакомиться с требованиями ГОСТа 6.30-2003, в котором указаны основные унифицированные формы для оформления различных документов организационно-распорядительного порядка.

Оформление личного дела работника коммерческих структур основано на требованиях, относящихся к перечню основных документов, входящих в личные дела государственных служащих. Предприятия могут сами определять, какие документы нужны, а какими можно пренебречь. Но можно выделить основной перечень документов, которые рекомендуется включить при оформлении личных дел.

При приеме на работу можно потребовать копии: паспорта или удостоверения личности, дипломов или других подтверждающих документов о специальном образовании, свидетельства о государственном пенсионном страховании, медицинской справки, военного билета для военнообязанных, ИНН (при наличии). Также можно запросить копию справки о наличие или отсутствие судимости, если работа связана с ограничением к допуску в связи с имеющейся судимостью или уголовным преследованием.

Для подтверждения факта трудоустройства можно вложить в личное дело: заявление о приеме на работу, автобиографию, копию приказа о трудоустройстве, экземпляр трудового договора, принадлежащий работодателю.

Во время осуществления трудовой деятельности в личное дело могут вкладываться: справки о медицинском освидетельствовании, копии документов подтверждающих право на налоговые вычеты, копии инвалидного удостоверения, различные дополнительные соглашения на изменение условий труда, копии приказов о поощрениях и взысканиях. Также могут быть приобщены к делу: соглашение о неразглашении коммерческой тайны, договор о материальной ответственности, сведения об аттестации и другие документы, характеризующие сотрудника по профессиональным и личным качествам.

Для идентификации личности сотрудника, связанной с возрастными или иными изменениями, в личное дело вкладывается фотография сотрудника размером 4?6 (3?4) с периодичностью замены раз в пять лет.

Личное дело на сотрудника заводится с первого дня работы на предприятии и ведется до момента расторжения трудовых отношений в связи с увольнением. В период работы оно пополняется документами, и вносятся различные записи. Ведение личных дел предусматривает надлежащее хранение, исключающее прямой доступ посторонних лиц, а также периодическую проверку и изъятие документов утративших актуальность. Во время оформления делу присваивается индивидуальный номер, который наносится на лицевой стороне и составляется опись документов находящихся внутри папки.

Каждый работник обязан в письменной форме оповестить работодателя об изменившихся личных данных, после чего делаются соответствующие записи и поправки, а при необходимости копии документов для приобщения к личному делу. Для изменения данных необходимы подлинники документов. В некоторых случаях данные на работника заверяются печатью и росписью руководителя отделов кадров. Все листы должны быть пронумерованы и включены в опись, находящуюся внутри личного дела.

В соответствии с требованиями статьи 14 ТК РФ, ведение личных дел должно удовлетворять требованиям закона о сохранении персональных данных N 152-ФЗ от 27 июля 2006 года. Если руководство предприятия приняло решение организовать оформление личных дел на своих сотрудников, оно должно со всей ответственностью отнестись к данному вопросу, чтобы избежать утечки информации. Следует помнить, что согласно статье 90 ТК РФ виновные в нарушении сохранения конфиденциальности личных данных могут понести наказание в соответствии с принятыми федеральными законами.

В административном кодексе предусмотрено наказание за нарушение порядка хранения и использования персональных данных. В статье 13.11 КоАП РФ за подобное нарушение налагается штраф:

• на должностных лиц от 500 до 100 рублей;
• на организацию от 5000 до 10 000 рублей.

В случае злоупотребления полномочиями со стороны сотрудника, имеющего доступ к персональным данным и занимающегося незаконным сбором и распространением полученной информации о личной жизни, хранящейся в личном деле, к нему могут применить статью 137 УК РФ, предусматривающую наказание в виде штрафов и исправительных работ.

Для руководителя предприятия мало знать, что должно быть в личном деле работника, необходимо организовать весь цикл работ по обеспечению функционирования отдела, который будет заниматься оформлением, внесением новых данных и хранением личных дел. Такими полномочиями обычно наделяют сотрудников отдела кадров, знакомых с делопроизводством, понимающих всю полноту ответственности и имеющих соответствующее образование.

Нужно учитывать, что ответственность несут не только работники, непосредственно занятые в процессе оформления личных дел, но и руководители предприятия за организацию полной сохранности персональных данных.

Поэтому для предотвращения утечки информации определяется узкий круг сотрудников и руководителей отделов, которые имеют доступ к личным данным. Полный список с указанием должностей с фамилией и инициалами, имеющих допуск, должен определяться приказом, заверенным руководителем предприятия.

Ведения личных дел — трудоёмкий и ответственный процесс, который требует постоянного внимания и людских ресурсов. Поэтому этим вопросом обычно занимаются компании с большим штатом сотрудников и имеющие возможность организовать полноценную работу отдела кадров. Для бизнесменов любого ранга вопрос о ведении личных дел зависит от собственного желания и практической целесообразности.

Скачать образец бесплатно

На практике составление внутренней описи документов дела часто превращается в добровольное занятие. Ибо согласно нормативно-методическим документам ее требуется вести только для учета специфичных документов длительных сроков хранения – постоянного и временного > 10 лет (речь идет о следственных, судебных, личных делах и т.п.), а также, если по заголовкам не понятно содержание этих документов. Так вы всегда можете сказать, что вам понятно.

Таким образом, в текущем делопроизводстве внутренняя опись документов дела ведется для учета важных документов, потеря которых действительно будет служебной неприятностью. Например, к документам личного дела должна прилагаться опись. На практике внутренняя опись также служит для быстрого поиска документов в деле. К примеру, без нее бывает весьма трудно найти нужный приказ в огромном томе.

Для внутренней описи существует установленная нормативными требованиями форма.

Вы можете скачать образец внутренней описи документов дела.doc с примером заполнения.

На образце посмотрите какие сведения требуется указывать в описи. И еще обратите внимание на необходимость составления итоговой записи к ней, и требование подписывать опись ее составителем.

Если архивное дело подшито без внутренней описи, то она может проклеиваться к обложке дела с внутренней стороны.

29 Сентября 2016

В период простоя работнику в общем порядке выплачивают заработную плату, а не компенсационные выплаты. Оплату простоя облагают страховыми взносами в ПФР, ФФОМС, ФСС России и взносами на "травматизм". Если время простоя оплачивается, то указанный период засчитывают в страховой стаж сотрудника.

Хотя аптечное учреждение занимается довольно узким и специфическим видом деятельности и, как правило, не ведет деятельности за рамками своего профиля, если оно находится на общем режиме налогообложения, ему необходимо позаботиться о соблюдении раздельного учета различных видов реализуемой продукции, чтобы не допустить ошибок при исчислении НДС.

С 1 января 2017 года вступит в силу недавно принятый Федеральный закон № 238‑ФЗ «О независимой оценке квалификации» (далее – Закон № 238‑ФЗ), устанавливающий порядок прохождения такой оценки работниками. Одна из целей введения этой процедуры – создание для работника возможности подтвердить свою квалификацию не у своего работодателя или образовательном учреждении, а в других, независимых, специально созданных для этого организациях. Предполагается, что такая оценка будет удобна не только для работников, но и для работодателей. Правда, убедиться в этом мы сможем еще не скоро. А пока попробуем разобраться, что на сегодняшний момент установил законодатель по поводу независимой оценки квалификации работника.

28 Сентября 2016

Если налоговые платежи перечисляются в бюджет с опозданием (то есть с нарушением установленных сроков), то помимо самих налогов необходимо дополнительно уплатить еще и пени. Расчет пеней является, пожалуй, одной из самых рутинных задач, которую приходится решать бухгалтеру. Впрочем, для ее успешного выполнения ему нужно учесть ряд нюансов.

Торговое предприятие (применяющее УСНО) планирует принять участие в региональной выставке-ярмарке «Школьный базар». Должно ли оно оборудовать торговое место ККТ либо торговлю можно осуществлять без применения кассового аппарата (выдавать покупателям по их требованию квитанции)?

Личное дело работника - его формирование, ведение и хранение

Согласно законодательству, личные дела (ЛД) обязательно должны вестись на служащих государственных учреждений, остальные предприниматели и юридические лица могут вести подобную документацию по желанию. Но иметь личное дело сотрудника на предприятии очень удобно, потому что вся информация на работника собрана в одном месте, и при желании руководитель или кадровик легко могут получить необходимые сведения о служащем даже без его непосредственного участия.

При этом необходимо помнить, что все предприниматели должны вести личные карточки своего персонала по унифицированной форме Т-2, которая была утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Формированием ЛД занимается отдел кадров или ответственный за ведение самой кадровой документации сотрудник, если предприятие небольшое.

Указ Президента Российской Федерации от 01.06.1998 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы» диктует порядок ведения ЛД федеральных государственных служащих, а Указ Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» поясняет процедуру учета сведений о гражданских государственных служащих.

Для прочих тружеников никакого порядка не установлено, поэтому персональные данные на них можно вести так, как заведено на предприятии. Формирование личного дела работника начинается после оформления приказа о приеме на работу. Обычно сведения о сотрудниках ведут в папках-скоросшивателях.

Первым делом в папку сотрудника попадают документы, которые он предоставил в отдел кадров при устройстве на работу, постепенно туда будут добавляться прочие сведения о нем.

Как правило, личное дело работника содержит следующие документы:

• заявление о приеме на работу ;
• анкету сотрудника или автобиографию;
• трудовой договор, трудовое соглашение или контракт;
• резюме;
• личный листок по учету кадров (с дополнениями);
• копии документов об образовании;
• характеристику служащего или рекомендательные письма;
• паспортные данные, копии свидетельства о браке и рождении детей;
• копии документов об утверждении в должности;
• копии приказов (или выписки из приказов) о приеме на работу, переводе, увольнении;
• копии документов о награждении или наложении взыскания;
• аттестационные листы;
• должностные инструкции;
• свидетельства, дипломы;
• списки изобретений, научных трудов;
• справки и другие документы, которые относятся к данному сотруднику;
• внутреннюю опись документов, имеющихся в личном деле.

Внутренняя опись персональных данных служащего включает сведения о документах, содержащихся в личном деле, их порядковых номерах, индексах, датах и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. Документы ЛД и листы внутренней описи должны быть пронумерованы отдельно.

Внутреннюю опись составляет работник, ведущий персональные данные сотрудника. Документы в личном деле человека добавляются и учитываются в хронологическом порядке, по мере поступления новых данных. К таким данным относятся свидетельства, приказы по личному составу и выписки из них, справки – любые, подтвержденные документально сведения, имеющие отношения к работе сотрудника. Устное заявление служащего не является достаточным основанием для внесения изменений и дополнений в ЛД.

Несмотря на вольную форму ведения личного дела работников на предприятиях, существует форма оформления титульного листа, установленная ГОСТом 17914-72, и лучше ее придерживаться.

Обложка ЛД сотрудника оформляется следующим образом:

• в верхней правой части указывается порядковый номер дела;
• посередине обложки указывают наименование структурного подразделения и предприятия, в котором работает человек;
• ниже ставится надпись: «Личное дело №…» и дублируется номер из верхнего правого угла, еще ниже указывается фамилия, имя и отчество труженика;
• в правом нижнем углу указывают дату начала и дату окончания дела, срок хранения и количество листов.

На предприятии, где ведется трудовая история работников, должен быть заведен журнал (книга) учета личных дел служащих. Сотрудник, ответственный за ведение ЛД персонала, или отдел кадров фиксирует в нем порядковые номера этих документов (в хронологическом порядке), фамилии, имена и отчества работников. Также в журнале отмечают даты постановки (день приема сотрудника на работу) и даты снятия (день увольнения служащего) ЛД с учета.

Личные дела сотрудников относятся к документам строгой отчетности. Из-за этого они должны храниться отдельно от трудовых книжек и находиться в сейфах или специальных металлических шкафах, как правило, в отделах кадров. Поскольку содержание ЛД работника относится к персональным данным (которые охраняются законодательно), доступ непосредственно к ним должен быть ограничен.

Все документы для формирования личного дела должны передаваться под роспись ответственному работнику отдела кадров (или иному назначенному сотруднику), который отвечает за само ведение подобной документации. Этот сотрудник также несет ответственность за сохранность папок. Хранить ЛД при этом можно в любом удобном порядке: по номеру или по алфавиту.

Руководитель предприятия также должен издать отдельный документ, в котором устанавливается ознакомление с личными делами и порядок их выдачи, сотрудники, получающие допуск к пользованию персональными сведениями, а также лицо, ответственное за оформление ЛД работника.

Следует помнить, что сотрудникам на руки их личные дела не выдаются. Служащий может ознакомиться непосредственно со всеми данными о себе только в отделе кадров, в присутствии ответственного работника, который должен отразить во внутренней описи факт ознакомления с ЛД. Сотрудники, которые имеют допуск к работе с этими сведениями, не имеют право вносить туда никаких изменений, изымать какие-либо документы и тому подобное. Любое изменение документации ЛД может совершать только то лицо, которое отвечает за ведение и хранение персональных данных в целом. После возвращения ЛД ответственному работнику он обязан проверить, все ли документы на месте и в первозданном виде.

Личное дело сотрудника ведется до момента его увольнения с предприятия. После увольнения работника папка с персональными данными о нем передается на хранение в архив. В архиве документы также должны храниться в металлических шкафах или сейфах. Срок хранения для личных дел сотрудников установлен 75 лет, ЛД руководителей же хранятся постоянно (бессрочно).

Надеемся, наша статья подсказала вам, как вести личную документацию работников.

Отдел кадров

Составление описи дел

по личному составу кадровой службы

Завершенные делопроизводством дела организации после их надлежащего оформления подлежат передаче в архив организации. В архив передаются не все дела. а только те из них, которые имеют постоянный или долговременный (свыше10 лет) срок хранения.

Дела передаются в архив по описям.

Опись дел – это информационно­поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации, для учета дел. Опись дел служит также целям оперативного поиска дел в организации.

· Как правило, в организации составляются три отдельные описи:

· на документы постоянного срока хранения;

· на документы временного (свыше 10 лет) хранения;

· по личному составу.

В некоторых организациях описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения могут не составляться (в связи с отсутствием соответствующих документов). В некоторых организациях может составляться опись дел со специальной документацией (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам, нормативно­технические документы и др.). Особенностью описи дел по личному составу является то, что онадолжна составляться во всех организациях.

Согласно установленным правилам в опись дел по личному составу включаются дела, срок хранения которых превышает 10 лет (приказы о приеме на работу, личные дела и личные карточки формы Т­2 уволенных работников и др.). Дела с другими документами по личному составу в опись не включаются (например, приказы о предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировании работников, графики отпусков, переписка по кадровым вопросам и т.д.).

В организации составляется единая (сводная) опись дел по личному составу, в которую включаются дела, образовавшиеся во всех структурных подразделениях организации (в отделе кадров, бухгалтерии и др.). Например, из дел отдела кадров в опись включаются личные дела уволенных, невостребованные трудовые книжки работников и др. из бухгалтерии – лицевые счета (ведомости на выдачу заработной платы), из канцелярии – приказы по личному составу (если соответствующие дела ведутся в этом структурном подразделении согласно номенклатуре дел), из службы охраны труда – документы расследований несчастных случаев (акты, заключения, протоколы) и т.д.

Сводная опись дел организации составляется на основе описей дел структурных подразделений. Это означает, что первоначально составляются описи дел по личному составу в отделе кадров, бухгалтерии и других структурных подразделениях, где имеются соответствующие документы.

Основу сводной описи дел по личному составу составляют документыкадровой службы. Поэтому сначала рассмотрим порядок и правила составления описи дел по личному составу в этом структурном подразделении.

Основными категориями документов по личному составу, включаемыхопись дел по личному составу кадровой службы, являются:

· приказы (распоряжения) по личному составу о приеме, переводе, увольнении работников, продлении (перезаключении) трудовых договоров (контрактов);

· личные дела уволенных работников (если на личные дела не составляется отдельная опись);

· личные карточки уволенных работников (форма Т­2);

· список (штатно­списочный состав) работников организаций;

· личные дела (личные карточки) работников, работающих по совместительству, для которых в соответствии с пенсионным законодательством совместительство влияет на размер пенсий;

· протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий и другие документы, подтверждающие трудовой стаж (если указанные протоколы не включаются в опись дел временного хранения или в самостоятельную опись).

Опись дел кадровой службы должна быть составлена в течение года, следующего за делопроизводственным. Например, на дела 2001 г. опись должна быть составлена в 2002 г. Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел кадровой службы несет ее руководитель. Методическую помощь в составлении описи кадровой службе должен оказывать заведующий архивом организации (лицо, ответственное за архив).

Дела включаются в опись сформированными и оформленными в соответствии с установленными требованиями (см. «Отдел кадров» № 11 за 2002 г.). Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел кадровой службы.

Проверка качества формирования и оформления дел осуществляется путем их полистного просмотра. При просмотре проверяются:

· соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

· правильность оформления и группировки документов, включенных в дело;

· качество подшивки или переплета дела;

· правильность нумерации листов дела;

· наличие в деле в необходимых случаях внутренней описи дела и правильность ее оформления;

· наличие и правильность оформления заверительной надписи дела;

· правильность оформления обложки дела.

Нарушения установленных правил формирования и оформления дел должны быть устранены.

При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел кадровой службы и подлежащих передаче в архив, принимаются меры по их розыску. На необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем кадровой службы и передается вместе с описью дел этого подразделения в ведомственный архив.

После завершения проверки кадровая служба приступает к непосредственному составлению описи.

Описи дел составляются по форме, установленной «Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь» (утверждены решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г.). Форма описи дел структурного подразделения, применяемой в том числе и в отделе кадров, приведена в приложении 1.

При составлении описи дел кадровой службы соблюдаются следующие правила.

Каждое дело включается в опись под самостоятельным порядковым номером (графа 1 описи). Порядковые номера дел по описи обозначаются арабскими цифрами (1, 2, 3, 4 и т.д.). Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) также вносится в опись под самостоятельным номером (как отдельное дело).

Индекс дела (графа 2) проставляется в соответствии с номенклатурой дел. При указании в описи индексов личных дел следует помнить, что все личные дела работников учитываются по специальной книге (журналу) учета личных дел, а в номенклатуре дел они обозначаются под одним индексом. Поэтому при внесении вопись личных дел уволенных работников их индексами будут являтьсяпорядковые номера, присвоенные по книге учета личных дел.

Заголовок дела (графа 3) полностью переносится с обложки дела. При внесении в опись подряд двух и более дел (томов) с одинаковыми заголовками, заголовок первого дела пишется полностью, а остальные дела обозначаются словами «То же» с добавлением данных, которыми последующие заголовки отличаются от первого (даты, номера документов, номер тома, части, буква алфавита и др.). Например, если дело с приказами директора предприятия о приеме, переводе, увольнении работников состоит из двух томов, то они будут обозначены в описи следующим образом:

«Приказы № 1–115 директора предприятия по личному составу (прием, перевод, увольнение работников). Т.1»;

«То же. № 116–231. Т. 2».

Дело с личными карточками уволенных работников, состоящее из двух томов, будет указано в описи аналогичным образом:

«Личные карточки уволенных работников с буквы «А» по букву «К». Т. 1»;

«То же, с буквы «Л» по букву «Ш». Т. 2».

Необходимо обратить внимание, что использование слов «То же» не допускается при продолжении описи на новом листе. В начале каждого последующего листа описи заголовок дела должен писаться полностью.

В описи заголовки дел по личному составу должны быть систематизированы, т.е. расположены в определенном порядке, обеспечивающем их быстрое нахождение.

Установлена следующая последовательность расположения заголовков в описи дел кадровой службы:

· приказы (распоряжения) по личному составу;

· список (штатно­списочный состав) работников;

· личные карточки уволенных работников;

· личные дела уволенных работников;

· протоколы аттестационных, квалификационных комиссий;

· невостребованные трудовые книжки и другие личные документы работников;

· документы расследований несчастных случаев.

При этом личные дела, дела с личными карточками, невостребованные личные документы (трудовые книжки и т.п.) систематизируются по алфавиту фамилий работников (см. приложение 2).

Как было указано, опись дел по личному составу кадровой службы должна составляться ежегодно. Вместе с тем в организациях, в которых за год образуется небольшое количество дел по личному составу, могут составляться описи дел по личному составу, включающие документы за 2–3 года (см. приложение 3). В этом случае все дела должны быть систематизированы, прежде всего, по годам. Если в деле сформированы документы за несколько лет, то дело относится к тому году, в котором оно начато. Личные дела, личные карточки уволенных работников относятся к тому году, в котором они были закончены, то есть к году увольнения работника. В пределах каждого года дела располагаются по их значимости в последовательности, приведенной выше.

Это же правило (систематизация дел по годам) должно соблюдаться и в том случае, когда в организации по каким­то причинам не составлялись описи дел по личному составу за 2 года и более.

Дата дела (графа 4) и количество листов в деле (графа 5) в описи дел по личному составу кадровой службы указываются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела при его полном оформлении.

Срок хранения дела (графа 6) также переносится с обложки дела. Срок хранения дела определяется в процессе экспертизы ценности документов на основании действующих в Республике Беларусь двух типовых перечней документов с указанием сроков хранения:

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения (утвержден начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г.);

Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (утвержден <<< постановлением Государственного комитета по архивам иделопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38). >>>

В графе 6 описи дел по личному составу кадровой службы, в отличие от номенклатуры дел, номер статьи по перечню не указывается. Однако для облегчения дальнейшей экспертизы ценности документов в архиве организации срок хранения дела может быть дополнен номером статьи по перечню.

В графе 7 («Примечание») при необходимости делаются записи об особенностях физического состояния дел, о передаче дел структурным подразделениям организаций, о наличии копий и др.

В опись дел по личному составу кадровой службы включаются документы только соответствующей категории. Вместе с тем в отделе кадров могут формироваться дела не только по личному составу, имеющие временный (свыше 10 лет) срок хранения, но и документы постоянного срока хранения, например, «Документы (доклады, сводки, справки) о состоянии и проверке работы с кадрами», «Сведения об итогах распределения квалифицированных рабочих», «Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей» и др. На такие дела, как правило, составляется отдельная опись дел постоянного хранения.

Кроме того, допускается составлять отдельные описи на некоторыекатегории дел по личному составу. например, личные дела уволенных работников, личные карточки уволенных работников. Правила составления таких описей идентичны правилам составления описи дел по личному составу кадровой службы (см. приложение 4).

Опись дел является самостоятельным документом и, следовательно, должна быть надлежащим образом оформлена (иметь индекс, дату, необходимые заверяющие отметки).

Индекс описи дел по личному составу кадровой службы состоит из номера, присвоенного кадровой службе согласно номенклатуре дел, начальных букв наименования категории документов, включенных в опись («л/с» – личный состав), а также года, в котором заведены дела, включенные в опись. Например: № 6 л/с – 2001, где 6 – номер раздела кадровой службы по номенклатуре дел, л/с – обозначение категории дел, 2001 – год, в котором были заведены дела, включенные в опись.

В конце описи делается итоговая запись (может составляться на отдельном листе), в которой цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера дел). Например:

«В данную опись внесено 29 (двадцать девять) дел с № 1 по № 29».

Опись дел подписывается составителем с указанием должности и расшифровкой подписи (инициалы, фамилия). Затем опись согласовывается с руководителем службы документационного обеспечения управления (канцелярии, общего отдела, управления делами, секретариата и др.) и утверждается руководителем кадровой службы.

Если в кадровой службе действует самостоятельная экспертная комиссия (как правило, она создается в крупных организациях с большим объемом документов и дел, образующихся в кадровой службе), опись до ее утверждения руководителем кадровой службы согласовывается с этой экспертной комиссией. Экспертную комиссию кадровой службы не следует путать с экспертной комиссией организации, в функции которой входит проведение экспертизы ценности документов всей организации.

Опись дел по личному составу кадровой службы составляется в двух экземплярах: один в последующем передается вместе с делами в архив организации, а второй остается в качестве контрольного в кадровой службе. Если кадровая служба имеет свою экспертную комиссию, то готовится дополнительный экземпляр описи. Он прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, на котором рассматривалась эта опись.

Затем по согласованию с работниками архива организации производится временная шифровка дел: на обложках дел, внесенных в опись кадровой службы, проставляются номера дел по описи. Номера дел проставляются черным графитным (простым) карандашом, т.к. в дальнейшем при составлении сводной описи дел по личному составу они могут быть изменены.

На основании составленных описей дел структурных подразделений, в том числе и описи дел по личному составу кадровой службы, производится передача дел в архив организации.

Передача дел в архив организации осуществляется структурными подразделениями по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями этих подразделений и утвержденному руководителем организации.

Все дела кадровой службы принимаются заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника этой службы. На всех экземплярах описи дел кадровой службы напротив каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема­передачи дел. Эти сведения подписываются заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) и работником кадровой службы, передавшим документы.

Описи дел структурных подразделений служат основой для составления сводной описи дел по личному составу организации, включающей дела не только кадровой службы, но и других структурных подразделений, в которых были сформированы соответствующие дела (бухгалтерии, службы охраны труда и др.).

Форма описи дел по личному составу отдела кадров

(наименование структурного подразделения)