РД Рекомендации по разработке должностных инструкций для работников предприятий и организаций Минэнерго СССР

РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО РАЗРАБОТКЕ ПОЛОЖЕНИЙ
О СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ
ПРЕДПРИЯТИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ
МИНЭНЕРГО СССР

РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО РАЗРАБОТКЕ
ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ
ДЛЯ РАБОТНИКОВ ПРЕДПРИЯТИЙ
И ОРГАНИЗАЦИЙ МИНЭНЕРГО СССР

РАЗРАБОТАНО Специализированной организацией по нормированию, организации труда и управления в энергетике (Энергонот)

ИСПОЛНИТЕЛИ С.Л. СЛЯДНЕВ, Е.М. САМОЙЛЕНКО, Н.И. САВЧЕНКО

УТВЕРЖДЕНО Управлением по нормированию труда и заработной платы 19.11.85 г.

Начальник Управления М.И. ОГНЯКОВ

Рекомендации по разработке положений о структурных подразделениях и Рекомендации по разработке должностных инструкций для работников предприятий и организаций Минэнерго СССР регламентируют их состав, содержание, порядок составления, утверждения и пересмотра и предназначены для использования в работе всех предприятий и организаций Минэнерго СССР.

ГЛАВНЫМ ЭКСПЛУАТАЦИОННЫМ УПРАВЛЕНИЯМ, ГЛАВНЫМ ПРОИЗВОДСТВЕННЫМ УПРАВЛЕНИЯМ ЭНЕРГЕТИКИ И ЭЛЕКТРИФИКАЦИИ, ВСЕСОЮЗНЫМ ПРОИЗВОДСТВЕННЫМ ОБЪЕДИНЕНИЯМ, РАЙОННЫМ ЭНЕРГЕТИЧЕСКИМ УПРАВЛЕНИЯМ, ПРЕДПРИЯТИЯМ И ОРГАНИЗАЦИЯМ МИНЭНЕРГО СССР, МИНИСТЕРСТВАМ ЭНЕРГЕТИКИ И ЭЛЕКТРИФИКАЦИИ УКРАИНСКОЙ, КАЗАХСКОЙ, УЗБЕКСКОЙ ССР И МОЛДГЛАВЭНЕРГО

Направляем для использования в практической работе «Рекомендации по разработке положений о структурных подразделениях предприятий и организаций Минэнерго СССР» и «Рекомендации по разработке должностных инструкций для работников предприятий и организаций Минэнерго СССР».

Управления по нормированию

труда и заработной платы Ю.Д. АРТЮХИН

1.1. Положение о структурном подразделении предприятия (организации) 1 является основным документом, регламентирующим организационно-правовой статус подразделения и определяющим его задачи, функции, права, взаимоотношения и ответственность.

1 Далее - предприятие.

1.2. Разработка положений осуществляется руководителями соответствующих структурных подразделений. Ответственность за наличие положений о структурных подразделениях предприятия возлагается на его руководителя.

Методическое руководство разработкой и контроль за своевременным пересмотром положений осуществляет ПТО предприятия (или другое подразделение, определенное руководителем предприятия).

1.3. Разработку положений о соответствующих структурных подразделениях следует выполнять на основе типовых отраслевых положений с учетом конкретных особенностей организации производства, труда и управления на предприятии. В положениях должны быть учтены также требования руководящих и нормативно-технических документов Минэнерго СССР, существующих типовых проектов организации труда в подразделениях и т.д.

1.4. В положениях о структурных подразделениях должны быть реализованы прогрессивные тенденции в организационной структуре предприятия, в распределении функций между подразделениями, предусмотрено более рациональное их выполнение, применение современных технических средств механизации и организации управленческого труда.

Положения должны быть взаимоувязаны и обеспечивать распределение всех задач и функций, установленных данному предприятию.

1.5. Положение о структурном подразделении утверждается руководителем предприятия. До утверждения проект положения дол жен быть подписан руководителем данного подразделения и согласован с руководителями других структурных подразделений, имеющих с ним производственные связи (на последнем листе положения с указанием должности и даты). После этого проект положения согласовывается с начальником ПТО и заместителем руководителя предприятия, в непосредственном подчинении которого находится данное структурное подразделение (на титульном листе положения - см. приложение 1 ).

До утверждения проект положения должен быть также завизирован юрисконсультом предприятия или в случае его отсутствия другим лицом, осуществляющим правовой контроль документов.

1.6. Положения составляются в трех экземплярах, один из которых хранится в структурном подразделении, другой в ПТО и третий - у соответствующего заместителя руководителя предприятия.

1.7. Пересмотр и переутверждение положений о структурных подразделениях осуществляются в случае реорганизации структуры управления предприятием, при изменении задач и функций подразделения, перераспределении обязанностей между работниками.

Если положение требует уточнений, не имеющих принципиального характера, они могут вноситься в специальный лист изменений к положению (приложение 2 ) за подписью лица, внесшего изменения или дополнения, и соответствующего заместителя руководителя предприятия. Руководитель предприятия должен при этом переутвердить положение (на титульном листе с указанием даты внесения изменений или дополнений).

Положение о структурном подразделении должно состоять из следующих разделов:

В этом разделе должно быть указано: полное наименование структурного подразделения; место подразделения в системе управления предприятием, его подчиненность; цель деятельности подразделения; типовой или индивидуальный проект организации труда, которым руководствуется подразделение в своей деятельности (при его наличии); зона обслуживания, перечень закрепленного оборудования и устройств (для оперативных и ремонтных подразделений); перечень руководящих, нормативно-технических, плановых и других документов, которыми руководствуется подразделение.

Основные задачи подразделения устанавливаются исходя из цели и направлений его деятельности.

В этом разделе должны быть четко сформулированы функции подразделения, необходимые для реализации возложенных на него задач. При этом следует тщательно разграничить функции между различными подразделениями, чтобы исключить дублирование в работе, а также не допустить невключения каких-либо функций в положения о подразделениях предприятия.

При перечислении функций должно быть указано, какие вопросы подразделение решает самостоятельно, а в решении каких вопросов лишь принимает участие.

В этом разделе определяется круг полномочий и прав подразделения, необходимых для реализации возложенных на него задач (не повторяя при этом функции подразделения).

Права подразделения используются его руководителем, а также другими должностными лицами в соответствии с установленным распределением обязанностей. Это, в частности, такие права, как право принимать решения и давать указания по вопросам, входящим в компетенцию подразделения, подписывать или визировать документы, представительствовать от имени предприятия, право получать необходимую информацию, осуществлять проверку и контроль и др.

В разделе указываются, кем возглавляется данное подразделение, порядок назначения на должность и освобождения от должности его руководителя, квалификационные требования к нему согласно Квалификационному справочнику должностей служащих. Здесь также должны быть указаны внутренняя структура подразделения, количество и специализация заместителей руководителя, подчиненные им структурные части, их взаимодействие. При этом следует учитывать, чтобы специализация структурных частей корреспондировалась с основными задачами и функциями подразделения.

Этот раздел должен регламентировать взаимоотношения и информационные связи подразделения в процессе осуществления им своих функций. Здесь должен быть определен порядок и сроки получения и выдачи документов и информации, указаны структурные подразделения (должностные лица), от которых поступает или кому передается информация. При составлении данного раздела необходимо учитывать имеющиеся положения о взаимосвязанных подразделениях в целях обеспечения идентичности в них порядка и сроков обмена документами и информацией.

В этом же разделе определяется порядок разрешения разногласий, возникающих в процессе взаимоотношений подразделения с другими подразделениями и должностными лицами.

В этом разделе устанавливается ответственность руководителя и персонала за своевременное и качественное выполнение всех закрепленных за подразделением функций, рациональную организацию труда и перечисляются конкретные нарушения и отступления от выполнения обязанностей и использования прав, за которые руководитель несет ответственность в дисциплинарном или ином порядке.

1.1. Должностная инструкция является одним из основных документов предприятия (организации) 1. регламентирующим правовой статус, требования к квалификации и знаниям, обязанности, права, взаимоотношения и ответственность работников.

1 Далее - предприятие.

1.2. Должностные инструкции должны быть разработаны для всех категорий инженерно-технических работников и служащих, а также для рабочих, относящихся к оперативному персоналу энергопредприятий.

Должностные инструкции не разрабатываются для руководителей предприятий и их заместителей, так как они действуют согласно Положению о социалистическом государственном производственном предприятии (производственном объединении), уставу и приказы о распределении обязанностей между ними, а также для руководителей структурных подразделений предприятий, действующих согласно положениям о структурных подразделениях.

1.3. Ответственность за наличие должностных инструкций возлагается на руководителя предприятия. Разработку должностных инструкций осуществляют непосредственные руководители работников.

Методическое руководство разработкой и контроль за своевременным пересмотром должностных инструкций осуществляет ПТО предприятия (или другое подразделение, определенное руководителем предприятия).

1.4. При разработке должностных инструкций необходимо руководствоваться положением о подразделении, квалификационным справочником должностей служащих, тарифно-квалификационными справоч никами (для оперативного персонала), типовыми должностными инструкциями.

В инструкциях должны быть учтены требования правил технической эксплуатации, руководящих указаний по организации работы с персоналом и других руководящих и нормативно-технических документов.

1.5. Должностные инструкции работников структурного подразделения должны быть взаимоувязаны и обеспечивать распределение всех задач (функций), закрепленных за подразделением.

1.6. Должностные инструкции утверждаются заместителем руководителя предприятия, в непосредственном подчинении которого находится соответствующее структурное подразделение.

1.7. До утверждения проект инструкции должен быть подписан непосредственным руководителем данного работника (на последнем листе инструкции с указанием должности и даты) и согласован руководителем структурного подразделения и начальником ПТО (на титульном листе инструкции с указанием срока ее действия) - см. приложение 1. Проект инструкции визируется также юрисконсультом предприятия или в случае его отсутствия другим лицом, осуществляющим правовой контроль документов.

После утверждения должностной инструкции работник, для которого она составлена, своей подписью (на последнем листе Инструкции с указанием даты) удостоверяет, что с инструкцией ознакомился и принял ее к руководству.

1.8. Должностная инструкция составляется в трех экземплярах и оформляется в соответствии с требованиями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации и ГОСТ 6.39-72.

Один экземпляр Инструкции передается работнику, для которого она составлена, другой в ПТО предприятия, третий остается у руководителя структурного подразделения.

1.9. Должностные инструкции должны пересматриваться не реже одного раза в три года.

В случаях реорганизации подразделения, изменения функций и должностных обязанностей работников, методов и средств их выполнения должностные инструкции должны перерабатываться и переутверждаться в установленном порядке.

Если изменения или дополнения незначительны, т.е. функции, права, ответственность, методы и условия труда принципиально не изменяются, они могут вноситься во все экземпляры действующей инструкции тушью или черными чернилами над старым текстом или на полях. При этом на чистом поле данной страницы делается сноска, в которой указывается документ, на основании которого вносятся изменения. Старый текст при этом зачеркивается так, чтобы его можно было прочесть. Такие изменения (дополнения) должны быть также зафиксированы на специальном листе изменений, прилагаемом к инструкции, за подписью внесшего их должностного лица и соответствующего заместителя руководителя предприятия (приложение 2 ).

Обо всех изменениях (дополнениях) должно быть доведено до сведения работников, для которых обязательно знание этой инструкции.

Если при пересмотре должностных инструкций необходимости в их переработке или внесении изменений не возникло, то срок их действия продлевается на следующие три года.

Продление срока действия оформляется подписями заместителя руководителя предприятия, начальника ПТО и руководителя соответствующего структурного подразделения.

Должностная инструкция должна состоять из следующих разделов:

Функции и должностные обязанности.

Срок действия должностной инструкции в рб

Согласно п. 1 Декрета Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» (с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Декрет № 29) контракт - это трудовой договор, заключаемый в письменной форме на определенный в нем срок и содержащий особенности по сравнению с общими нормами законодательства о труде.

В настоящее время порядок заключения, изменения, продления и расторжения трудовых контрактов урегулирован также нормами Указа Президента Республики Беларусь от 12.04.2000 № 180 «О порядке применения Декрета Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29» (с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Указ № 180), постановления Пленума Верховного Суда Республики Беларусь от 26.06. 2008 № 4 «О практике рассмотрения судами трудовых споров, связанных с контрактной формой найма работников» (с последующими изменениями и дополнениями) (далее - Постановление № 4), постановления Пленума Верховного Суда Республики Беларусь от 29.03.2001 № 2 «О некоторых вопросах применения судами законодательства о труде» (с последующими изменениями и дополнениями).

По истечении максимального срока действия контракта, а также в случае перевода работника с его согласия на другую работу по договоренности сторон заключается новый контракт на срок не менее одного года (п. 1-1 Указа № 180). На меньший срок контракт продлевается с письменного согласия работника, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь. Несоблюдение данного условия и последующее увольнение работника по истечении срока контракта могут быть признаны судом нарушением установленного порядка увольнения с работы. Такое нарушение не влечет восстановления на работе, но может являться основанием для вынесения судом решения о возмещении морального вреда (ст. 246 ТК), если такое требование будет заявлено (п. 12 Постановления № 4).

Каждая из сторон, заключивших контракт, не позднее чем за один месяц до истечения срока его действия письменно предупреждает другую сторону о решении продолжить или прекратить трудовые отношения (ч. 2 п. 1-1 Указа № 180). При этом контрактом, коллективным договором и иными локальными нормативными правовыми актами может быть предусмотрен более продолжительный срок.

Внесение в контракт условия о его продлении возможно следующими способами:

- путем подписания дополнительного соглашения.

- путем проставления подписей сторон в конце контракта, если там предусмотрено соответствующее условие о его продлении.

Сроки, на которые заключается, продляется контракт с некоторыми категориями работников

При заключении контракта с работником, трудовой договор с которым был заключен на неопределенный срок, продлении либо заключении нового контракта срок его действия определяется:

с работающей женщиной, находящейся в отпуске по беременности и родам, матерью (отцом ребенка вместо матери, опекуном), находящейся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, — не менее чем до окончания указанных отпусков (абз. 2 ч. 1 п. 2 Указа № 180);

с работником предпенсионного возраста (женщины — 53 года, мужчины — 58 лет), добросовестно работающим и не допускающим нарушений трудовой и исполнительской дисциплины, — не менее чем до достижения общеустановленного пенсионного возраста (женщины — 55 лет, мужчины — 60 лет) и получения им права на пенсию по возрасту (абз. 3 ч. 1 п. 2 Указа № 180);

с согласия матери (отца ребенка вместо матери, опекуна), приступившей к работе до или после окончания отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, — на срок не менее чем до достижения ребенком возраста 5 лет (ч. 2 п. 2 Указа № 180). Если максимальный срок контракта с такими лицами истекает до достижения ребенком возраста 5 лет, наниматель обязан заключить новый контракт на срок до достижения ребенком 5-летнего возраста, но не менее чем на один год (абз. 2 п. 14 Постановления № 4);

с беременной женщиной, с которой уже заключен контракт, с ее согласия он продлевается на период беременности либо иной срок по соглашению сторон (ч. 4 п. 2 Указа № 180). При этом если с беременными женщинами, женщинами, имеющими детей в возрасте до 3 лет (детей-инвалидов — до 18 лет) были заключены трудовые договоры на неопределенный срок, без их согласия контракты с ними не заключаются (ч. 3 п. 2 Указа № 180).

Заключение нового контракта

По истечении максимального 5-летнего срока действия контракта стороны могут заключить новый контракт. Для этого наниматель должен уведомить о своем решении работника не менее чем за месяц до истечения срока действия контракта ( п. 1-1 Указа № 180). Одновременно с уведомлением наниматель должен предоставить работнику проект нового контракта для ознакомления. При этом указания в уведомлении, что контракт заключается на прежних условиях, полагаем, недостаточно. Это обусловлено тем, что работник будет подписывать уже другую письменную форму контракта, поэтому он должен быть ознакомлен с условиями, содержащимися именно в новом контракте.

Вместо контракта — трудовой договор на неопределенный срок

Наниматель вправе по окончании срока действия контракта с работником, не допускающим нарушений трудовой и исполнительской дисциплины, проработавшим у него не менее 5 лет, заключить с письменного согласия работника трудовой договор на неопределенный срок (ч. 4 п. 1-1 Указа №180). При этом на реализацию указанного права не влияют форма найма работника (по контракту либо по трудовому договору) в течение этих 5 лет, а также срок действия контракта, который предшествует заключению бессрочного трудового договора.

Если наниматель намерен продолжить трудовые отношения с работником на условиях трудового договора на неопределенный срок, он обязан письменно уведомить работника об этом не позднее чем за один месяц до истечения срока действия контракта (ч. 1 п. 1-1 Указа № 180).

В случае если работник отказывается от заключения трудового договора на неопределенный срок, по письменному соглашению между работником и нанимателем возможны следующие варианты:

• контракт может быть продлен (в пределах максимального срока его действия).
• может быть заключен новый контракт (на срок не менее одного года);
• трудовые отношения прекращаются в связи с истечением срока контракта по п. 2 ч. 2 ст. 35 ТК.

Срок действия контракта свыше 5 лет

Если контракт заключен на срок свыше пяти лет, то по истечении указанного срока трудовые отношения считаются продолженными на неопределенный срок (ч. 3 п. 11 Постановления № 4). Трудовые отношения необходимо оформить посредством подписания письменной формы трудового договора на неопределенный срок (ст. 18 ТК).

Если наниматель выразит желание заключить с работником контракт, то следует соблюсти полностью всю процедуру, предусмотренную п. 1 Декрета № 29, в частности уведомить работника не менее чем за месяц.

Продолжение работы после истечения срока контракта

Если по истечении срока контракта трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения, то действие трудового договора считается продолженным на неопределенный срок (ст. 39 ТК). Нанимателю и работнику следует подписать письменную форму трудового договора на неопределенный срок.

Заключение контракта, перевод работника на контракт, продление контракта сопровождаются изданием соответствующих приказов.

Заполнение трудовой книжки при приеме на работу по контракту, переводе на контракт

В соответствии с п. 11, 14, 15 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Министертсва труда Республики Беларусь от 09.03.1998 № 30 (с последующими изменениями и дополнениями), в трудовую книжку вносятся сведения о заключении с работником контракта. При этом срок, на который заключен контракт, не указывается.

Здравствуйте, каков срок действия должностной инструкции, скажем, учителя в учреждении образования? Нужно ли подлять срок её действия

1. Главная ›
2. Вопросы посетителей ›
3. Здравствуйте, каков срок действия должностной инструкции, скажем, учителя в учреждении образования? Нужно ли подлять срок её действия.

8-029-172-55-94, 8-044-718-64-99, 8-029-260-37-76, Viber 8-029-260-37-76, http://dolevoe-snos.by

5623 ответа
689 комментариев
7 статей
11154 благодарности

Здравствуйте, каков срок действия должностной инструкции, скажем, учителя в учреждении образования? Нужно ли подлять срок её действия? Прошу ссылку на норм.акт. Спасибо. С уважением, Оксана К. Гродно.

По данному вопросу обращайтесь в Управление образования. Должностная инструкция может действовать без ограничения срока до отмены ее новой. Как происходит в вашем конкретном случае и в связи с чем вы задаете этот вопрос, не представляется понятным

Адвокат Катковская Лилия Александровна. Онлайн консультация не служит для развернутого ответа. Работа с клиентами осуществляется по предварительной записи по тел. 8-029-260-37-76 с 9.00 до 18.00. Личный сайт: http://dolevoe-snos.by

Если что-то осталось неясным или есть другие вопросы по этой же теме:

• для максимально быстрого решения вопроса, созвонитесь с адвокатом и договоритесь о личной консультации;
• или напишите комментарий к ответу с уточняющими вопросами по этой теме. Не создавайте новый вопрос!

Срок действия должностной инструкции в рб

В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно. Для правильной работы всех функций портала включите, пожалуйста, JavaScript в настройках вашего браузера.

Внимание! У вас установлена устаревшая версия браузера: Opera 10.0.

Использование устаревшей версии браузера потенциально опасно и может привести к некорректному отображению сайта.
Обратите внимание на то, что мы не проверяем работоспособность и не поддерживаем корректную работу сайта в устаревших версиях браузеров.

Что же делать?
Вы можете самостоятельно или с помощью системного администратора вашей организации
скачать бесплатно и установить один из популярных современных браузеров:

Есть два нормативных документа (перечня):

1. Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Респуб-лики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информаци-онным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, та-моженному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения утв. пост. Министерства юстиции Республики Беларусь 14.12.2006 N 82

2. Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, органи-заций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэконо-мическим связям с указанием сроков хранения, утв. пост. Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 06.08.2001 N 38

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Три года, согласно перечням, хранятся должностные инструкции после замены новыми

Li-Lu. а где такое написано? В перечне Госархива - ст. 12.3
P.S. в обмен сама выкладывала оба перечня, правда не полностью, только разделы относительно околокадровых документов

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Li-Lu: Спасибо! А может подскажете где-что по рыболовным хозяйствам найти?

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Лапы и хвост не документы!

Li-Lu: Спасибо! А может подскажете где-что по рыболовным хозяйствам найти? в смысле вот это?

И еще, может у кого будет должностная руководителя рыболовного хозяйства? так берете типовую инструкцию руководителя предприятия и перерабатываете под свою специфику (если уж совсем лень - просто меняете слово "предприятия" на словосочетание "рыболовного хозяйства")

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо войти в систему или зарегистрироваться .

• Бухгалтеру
• Экономисту
• Юристу

Если ценный и важный кандидат, с которым вы ударили по рукам, не выходит на работу…

Пользуются ли в вашей организации мужчины гарантиями, предоставляемыми работающим женщинам-матерям?

Готовитесь ли вы принимать на работу граждан для прохождения альтернативной службы?

Разработка должностных инструкций

Поговорим о том, какие сложности встречаются при составлении должностной инструкции и оформлении реквизитов. А также скажем несколько слов о процедуре внесения изменений в этот локальный акт.

Из этой статьи вы узнаете :

• порядок составления должностных инструкций;
• как часто надо вносить изменения в должностные инструкции;
• каковы сроки должностных инструкций;
• кому надо изучить должностные инструкции.

Зарегистрируйтесь. чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов

Рассмотрим в каких случаях, исходя из специфики компании, целесообразно отступить от традиционного формата инструкций и включить в документ такие дополнительные разделы, как «Функции и задачи», «Взаимоотношения и связи по должности» и «Критерии эффективности работы»*.

Раздел «Функции и задачи» стал встречаться в должностных инструкциях достаточно часто. На наш взгляд, этот раздел наиболее необходим для менеджеров, которые в первую очередь выполняют функции управления. (Напомним, что в менеджменте обычно выделяют несколько основных функций управления: планирование, организация, мотивация, координация, контроль, анализ, коммуникация.) В зависимости от уровня управления (например, всей организацией (высшее звено), структурным подразделением (среднее звено)) функционально разграничиваются масштаб и предел полномочий, а также степень детализации выполняемых функций.

Раздел «Взаимоотношения и связи по должности» целесообразно включить в должностную инструкцию, если есть необходимость очертить круг должностных лиц, с которыми взаимодействует работник, а также когда нужно прописать порядок и сроки обмена служебной информацией.

Такой раздел следует включить в инструкцию и в случае, если структура организации сложна и наряду с линейными и функциональными подразделениями существуют различные адаптивные структуры (проектные, матричные). Само существование таких структур предполагает сложную иерархию (например, подчинение одновременно руководителю линейного подразделения и руководителю проекта, а также руководство сотрудниками из различных подразделений). Поэтому возникает необходимость указать в должностной инструкции наличие и состав подчиненных либо подчиненность работника вышестоящим сотрудникам.

Раздел «Критерии эффективности работы» необходим в должностной инструкции, если в компании наряду с системой мотивации персонала действует система контроллинга. В инструкции фиксируются показатели, по которым оценивается работа сотрудника, и устанавливаются их плановые значения. Однако если специфика деятельности предполагает периодическую корректировку нормативов, в должностной инструкции можно закрепить только сами критерии оценки, а конкретные значения показателей фиксировать в отдельном документе (например, в плане работы сотрудника на определенный период).

Во многих продвинутых компаниях в должностные инструкции включаются требования к персоналу. Давайте разберемся, насколько это целесообразно. В практике работы западных компаний для этого существуют специальные внутренние документы (такие как спецификация должности, карты или модели компетенций), в которых и находят отражение такие требования. Устанавливая, какими компетенциями (знаниями, умениями, навыками, личностными характеристиками) должен обладать человек, замещающий определенную должность, компания имеет в виду, что наличие этих качеств и их выраженность в необходимой степени будут обеспечивать выполнение должностных обязанностей наилучшим образом.

В результате составления такой спецификации появляется описание идеального сотрудника. На практике, однако, подобрать сотрудника, обладающего полным набором качеств, очень трудно. Если указать эти качества в должностной инструкции, то возникает ситуация, когда человек занимает должность, требованиям которой не вполне соответствует. Вот поэтому личностные требования в должностную инструкцию, как правило, не включаются, а создается другой внутренний документ, который используется для поиска и отбора персонала, а также для проведения оценочных и иных кадровых процедур.

Дадим еще несколько советов по формированию традиционных разделов должностных инструкций. Как показывает практика, специалисты кадровых служб наибольшие затруднения испытывают при определении объема и логического построения раздела «Должностные обязанности». К формированию этого раздела существует два основных подхода. Первый используется, если по должности определен функциональный блок (это, как правило, не более шести-семи функций). В этом случае необходимо внутри каждого блока определить шесть-семь должностных обязанностей (такое соотношение считается оптимальным). Второй подход уместен, если функциональные блоки в инструкции не выделены. Тогда должностные обязанности целесообразно разделить на две подгруппы: те, что работник выполняет самостоятельно, и те, в которых он участвует наряду с другими работниками.

Часто возникают вопросы при написании раздела «Права». Определить перечень прав, которыми обладает работник для выполнения должностных обязанностей, будет более удобно, представив их в виде нескольких смысловых блоков:

• право самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции;
• получать информацию, которая необходима для реализации должностных обязанностей;
• контролировать вопросы и действия в пределах своих полномочий;
• давать распоряжения, указания, требовать установленных действий от подчиненных;
• согласовывать, подписывать, утверждать документы;
• вносить предложения по совершенствованию рабочих процессов.

1. Не используйте расплывчатых формулировок и не допускайте излишней детализации. Руководствуйтесь принципом «разумной достаточности».

2. Используйте единый подход к построению должностных инструкций. Однотипные функции работников разных подразделений формулируйте единообразно.

В состав обязательных реквизитов должностной инструкции включают наименование организации, наименование документа, дату и номер документа, заголовок к тексту (наименование должности), гриф утверждения, подпись разработчика документа, визы согласования, отметку об ознакомлении работника с документом.

Поговорим о требованиях к реквизитам, которые вызывают наибольшее количество вопросов. Одним из таких реквизитов, как ни странно, является наименование организации. При оформлении этого реквизита необходимо помнить, что наименование организации. издавшей документ, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят, только если оно также закреплено в учредительных документах. Сокращенное наименование указывают в скобках и помещают ниже полного наименования или непосредственно за ним. Если документ издан филиалом, территориальным отделением или представительством, указывают и его название и располагают ниже наименования юридического лица, обособленным подразделением которого оно является. Над наименованием организации указывают сокращенное (а при его отсутствии – полное) наименование вышестоящей организации (если она есть).

Датой должностной инструкции является дата ее утверждения. Регистрационный номер состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по усмотрению организации. Место составления документа указывают в том случае, если его определение затруднено по реквизиту «наименование организации». Место составления (издания) указывают с учетом принятого административно-территориального деления. Оно может включать в себя только общепринятые сокращения. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должностной инструкции должен отвечать на вопрос «кого?», например, должностная инструкция мастера, инженера, инспектора отдела кадров.

Вопрос этот далеко не праздный. Некоторые работники кадровых служб проводят работу по внесению изменений в должностные инструкции ежегодно. Такой подход не всегда оправдан. Должностная инструкция должна быть динамичным документом, но актуализировать ее следует не по истечении определенного времени, а в связи с происходящими в компании изменениями (см. схему).

Как правило, проблемы возникают, если изменения вносятся в должностную инструкцию в то время, когда должность не вакантна и изменения означают корректировку определенных сторонами условий трудового договора. В этом случае изданию приказа о внесении изменений в должностную инструкцию или утверждении инструкции в новой редакции должно предшествовать подписание соглашения между работником и работодателем об изменении условий трудового договора.

Особо следует оговорить случай перевода работника на другую работу, который допускается только с письменного согласия работника (за исключением случаев, предусмотренных ч. второй и третьей ст. 72 ТК РФ). Документальное оформление согласия работника будет зависеть от того, кто является инициатором перевода. Если сам работник, то согласие работника будет выражено его письменным заявлением. Если инициатива исходит от работодателя, то таким документом будет являться соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора. На основании документа, отражающего письменное согласие работника, издается приказ руководителя организации о переводе работника на другую должность, который в свою очередь является основанием для внесения изменений в должностную инструкцию.

Интересен случай, когда необходимо внести изменения в должностную инструкцию в связи с изменением организационных или технологических условий труда. К таким изменениям можно отнести изменение техники и введение новой технологии, совершенствование рабочих мест на основе их аттестации, структурную реорганизацию производства и т. п.** Напомним, что в случае трудового спора обязанность доказывать, что изменение условий трудового договора вызвано именно изменением организационных или технологических условий труда лежит на работодателе, поэтому все эти изменения должны быть подтверждены документально. Таким подтверждением сможет служить издание приказа, в котором необходимо обозначить, какие конкретно условия и перемены имеются в виду (ввод в эксплуатацию нового оборудования, автоматизация учета, внедрение новой технологии и т. д.). О таких изменениях работник должен быть уведомлен письменно, не позднее чем за два месяца.

Сроки должностных инструкций – период времени, в течение которого документ обязателен для работника и работодателя. Срок действия должностной инструкции специально ничем не ограничивается. Конечно, при составлении должностной инструкции в текст документа можно внести условие о сроке ее действия, однако это нерационально. По общему правилу, в том случае, если действующая инструкция устаревает, составляется и утверждается новая редакция должностной инструкции по вышеописанным правилам. С момента утверждения новой редакции должностной инструкции, старая утрачивает силу. При необходимости руководитель организации вправе издать приказ о признании должностной инструкции. утратившей силу. Поэтому срок действия должностной инструкции в самом документе, как правило, специально не оговаривается.

Должностная инструкция не относится к документам, которые обязательно должны быть у работодателя. Поэтому отсутствие должностной инструкции не является нарушением трудового законодательства и не угрожает работодателю административными штрафами.

Вместе с тем, этот документ очень полезен как для работника, так и для работодателя. Должностные инструкции регламентируют трудовые функции работников и являются важным нормативным актом локального значения. Необходимость должностных инструкций возникает при установлении должностных обязанностей работника, а также при возникновении трудового спора. Так, при отсутствии должностной инструкции, работодателю будет непросто доказать невыполнение или ненадлежащее выполнение работником трудовых обязанностей. Работнику, в свою очередь, имеет смысл не пропускать изучение должностных инструкций при подписании трудового договора.

Сроки хранения должностных инструкций определены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения***. Сроки хранения устанавливаются в зависимости от того, какие инструкции, типовые (примерные) для определенных должностей или для конкретных работников (персональные ), принято разрабатывать в организации. Если инструкции типовые, то по месту разработки и утверждения хранение должностных инструкций постоянное, а в прочих организациях – до замены новыми. Если инструкции персональные, то они хранятся 75 лет в составе личных дел. Срок хранения недействующих редакций должностных инструкций – 3 года (п.77 раздела 2 Перечня типовых управленческих архивных документов).

* Обычно должностная инструкция включает в себя следующие разделы: общие положения, должностные обязанности, должностные права, ответственность

** Пункт 21 постановления Пленума Верховного Суда от 17 марта 2004 г. №2

*** Утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558

12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку