Рейтинг: 4.1/5.0 (1922 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2011, N 11
ПРАВИЛА ФОРМИРОВАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ЛИЧНОГО ДЕЛА СОТРУДНИКА
Работнику кадровой службы необходимо обладать точной, полной, объективной информацией о работниках организации. Данные, связанные с трудовой деятельностью каждого работника, собираются в своеобразное досье - личное дело. Нужно ли вести личные дела в обязательном порядке и какие документы могут храниться в личных делах, рассмотрено в данной статье.
Общие правила систематизации документов и формирования дел
Словарь кадрового делопроизводства. Дело - это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.
Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела (ГОСТ Р 51141-98).
Переходящее дело - это дело, документы которого отражают решение вопроса, длящегося более одного года (устав фирмы, личное дело, уголовное дело и т. д.).
В целях быстрого поиска документов, а также для обеспечения их сохранности необходимы систематизация и формирование (группировка) документов в дела.
Правила группировки различных видов документов и дальнейшего формирования их в дела изложены в Основных правилах работы архивов организаций [1]. В основе принципа формирования дел лежит срок хранения документов. Сроки хранения документов устанавливаются Федеральной архивной службой и распространяются на все организации независимо от формы собственности. Сроки хранения документов указаны в:
- Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182);
- Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).
Следует обратить внимание, что по поводу последнего документа имеются серьезные сомнения. Решение ВАС РФ от 06.09.2011 N 7889/11 "Об отказе в удовлетворении заявления о признании частично недействующим Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558" говорит, что данный Приказ Минкультуры России, утвердивший Перечень и сроки хранения архивных документов государственных и частных организаций, признан не вступившим в силу, так как он не был официально опубликован полностью. На этом основании ВАС РФ отказал в признании его не соответствующим законодательству и недействующим. Заявитель (ОАО "ГМК "Норильский никель") требовал признать этот Приказ незаконным по существу, так как, по его мнению, он не соответствует Федеральному закону "Об архивном деле в Российской Федерации", принят с нарушением полномочий Министерства культуры РФ и нарушает права и законные интересы заявителя в сфере осуществления им предпринимательской деятельности, незаконно возлагая на него обязанность по хранению и предоставлению акционерам по их требованию неоправданно широкого перечня документов.
Это Решение ВАС РФ может быть пересмотрено в порядке надзора в срок, не превышающий 3 месяцев со дня его вступления в законную силу.
Документы в соответствии с их исторической, экономической, культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения:
- временного хранения (до 10 лет включительно);
- долговременного срока хранения (свыше 10 лет);
- постоянного срока хранения.
В государственные архивы поступают только документы с постоянным сроком хранения, документы до 10 лет хранения остаются в организации или поступают в ведомственный архив организации (архив организации).
Основное требование к формированию дел - это группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения.
Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные с рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и окончания дела документы переформируются.
Документы формируются в дело за 1 календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела.
Переходящее дело вносится в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса. В тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные тома. Документы включаются в дело только в одном экземпляре, поэтому черновики и размноженные копии в дело не подшиваются.
Толщина каждого дела не должна превышать 30 - 40 мм, это около 250 - 300 листов. Если документов больше, дело разделяется на два или более тома.
Особенности формирования личного дела сотрудника
Словарь кадрового делопроизводства. Личное дело - это систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность сотрудника.
Внутренняя опись дела - это документ, содержащий перечень документов, входящих в состав дела, и предназначенный для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т. д.).
Особенно тщательно необходимо относиться к формированию личного дела сотрудника, так как срок хранения данного дела составляет 75 лет и документы данного дела служат подтверждением записей в трудовой книжке сотрудника.
Статья 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (ред. от 11.07.2011) обязывает службу кадров отражать весь период госслужбы чиновника в его личном деле, но в других организациях ведение личного дела не обязательно. Однако в соответствии с ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (ред. от 27.07.2010) документы по личному составу особо выделены в числе тех архивных документов, сохранность которых обязаны обеспечивать государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.
Состав документов личного дела законодательно не закреплен.
Личные дела заводятся на руководящих работников всех рангов, специалистов, работников, располагающих материальными или информационными ресурсами, владеющих ценными или конфиденциальными сведениями, документами, базами данных. На рабочих (в т. ч. работающих временно) и технический персонал организаций личные дела обычно не заводятся. Все необходимые сведения о них отражаются в личной учетной карточке формы N Т-2 или N Т-2ГС.
Состав документов личного дела сотрудника
Личное дело заводится после издания приказа о приеме работника на работу.
Личное дело формируется в два этапа:
- в процессе приема работника на должность после подписания трудового договора и издания приказа о приеме на работу;
- в процессе ведения личного дела в течение трудовой деятельности работника.
На первом этапе документы в личном деле располагаются в следующей последовательности:
- внутренняя опись документов дела;
- копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные;
- копия приказа о приеме на работу.
Составление автобиографии, резюме и заявления, так же как и порядок внесения их в личное дело сотрудника, не является обязательным и зависит от принятой процедуры приема на работу в конкретной организации.
При формировании личного дела следует учитывать, что в соответствии с ТК РФ заявление о приеме на работу не является основанием для приема работника на работу (основанием является трудовой договор), то есть не обязательно, а сведения автобиографии дублируются в личной карточке, так же как и резюме.
На втором этапе документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т. д.).
Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе "Примечание").
Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Следует обратить внимание также на то, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.
Копии документов об образовании должны быть заверены сотрудником службы кадров. Отметка о заверении копии проставляется специальным штампом или делается от руки. Отметка о заверении копии включает в себя следующие элементы.
Копия приказа о приеме на работу также должна иметь отметку о заверении копии, оформленную по образцу, указанному выше. В противном случае это будет ксерокопия или копия, не имеющая юридической силы.
Не следует писать "Копия верна", поскольку и так понятно, что это копия, а не оригинал. При выдаче копии за пределы организации (а документы личного дела будут передаваться в архив) на ней проставляется печать.
документов личного дела
Соколовой Ирины Николаевны
(фамилия, имя, отчество работника)
Отметка о заверении
Верно (без двоеточия)
Специалист отдела кадров ________________ И. И. Миронов
На втором этапе в процессе трудовой деятельности работника в его личное дело включаются в хронологическом порядке:
- документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС и т. п.);
- материалы, характеризующие работника (аттестационные листы, копии актов ревизий его деятельности, заключения по обследованию деятельности работника, заверенные копии выданных ему характеристик и т. п.).
Включаются в личное дело также:
- копии приказов о перемещении по должности;
- копии документов о поощрениях и награждениях, присвоении классных чинов, квалификационных разрядов.
Данные документы могут относиться к периодам времени и до назначения работника на должность. При увольнении сотрудника в личное дело подшивается копия приказа об увольнении. Все приказы должны иметь отметку о заверении копии.
Таким образом, личное дело составляют документы, которые в дальнейшем могут быть востребованы в случае утери сотрудником трудовой книжки.
Существуют документы, которые не следует включать в личное дело работника, к таким документам относятся:
- учетная карточка формы N Т-2 и N Т-2ГС;
- справки с места жительства;
- справки о состоянии здоровья и иные документы временного срока хранения;
- черновые и дублетные экземпляры документов (исключение составляют те документы, на которых содержатся ценные пометы);
- личные карточки уволенных сотрудников (они формируются в отдельные дела по году увольнения);
- жалобы (в том числе анонимные) граждан на сотрудников организации и материалы по их рассмотрению;
- материалы, поступившие от органов дознания и судебно-следственных органов, редакций средств массовой информации;
Все указанные документы формируются в отдельные дела.
Оформление личного дела сотрудника
В номенклатуре дел кадровой службы личные дела вписываются одной строкой "Личные дела сотрудников". Документы, являющиеся основаниями к приказам по личному составу, формируются в отдельное дело "Документы-основания к приказам по личному составу".
В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве - по алфавиту фамилий работавших. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек. Для быстрого поиска дел служит алфавитная картотека или указатель. В небольших организациях дела располагаются в шкафу в порядке алфавита.
Дело не только должно быть правильно сформировано, но и оформлено. Оформление обложки личного дела производится в соответствии с ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия". Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел.
Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника.
При увольнении сотрудника его личное дело извлекается из папки, оформляется в соответствии с требованиями архивной службы и сдается в архив организации.
При этом начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, конечной - дата увольнения. Освободившаяся обложка должна быть использована при формировании нового личного дела под тем же номером.
На обложке дела указываются:
- наименование структурного подразделения;
- дата дела (тома, части);
- количество листов в деле;
- срок хранения дела;
- архивный шифр дела.
Наименование организации указывается на верхнем поле каждого заводимого дела.
Заголовок дела должен соответствовать содержанию сформированных в деле документов.
Наименование структурного подразделения указывается с новой строки под наименованием организации. Если в организации нет структурного деления, то данная запись будет отсутствовать.
Индекс дела указывается под названием структурного подразделения в середине обложки и должен совпадать с индексом дела по номенклатуре.
Начальной датой личного дела является дата трудового договора, конечной - дата увольнения. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
Количество листов в деле записывается на обложке под графой "Дата". Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью, оформленной на листе-заверителе дела, который заполняется при передаче дела в архив. В текущем делопроизводстве листы личного дела, как и других дел, не нумеруются. Исключение составляют только личные дела государственных служащих, порядок формирования которых установлен Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" (ред. от 23.10.2008): предусмотрена нумерация листов личного дела при включении документов в дело, то есть в текущем делопроизводстве.
Общество с ограниченной ответственностью "Карусель"
(наименование предприятия, организации, учреждения)
ЛИЧНОЕ ДЕЛО N 12-15
Попова Игоря Александровича
(фамилия, имя, отчество)
Дата начала: 12 января 2005 г.
Дата окончания: 23 декабря 2010 г.
Срок хранения дела указывается в правом нижнем углу обложки дела в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов.
Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом). То есть при оформлении дел в структурном подразделении не нужно указывать архивный шифр. Архивный шифр проставляется в правом верхнем углу и дублируется в левом нижнем углу, чтобы при поиске дела в коробках не нужно было переворачивать дело.
При подготовке дела к передаче в архив в личное дело подшивается лист-заверитель (заверительный лист) дела (формат А4).
Регистрация и хранение личных дел сотрудников
Личные дела регистрируются в книге (журнале) инвентарного учета личных дел.
Личные дела должны храниться в металлических шкафах или сейфах, имеющих надежные запоры.
В конце рабочего дня работник кадровой службы, ответственный за личные дела, должен проводить проверку наличия личных дел, а также закрывать и опечатывать шкафы с личными делами.
Проверка и ознакомление с личным делом сотрудника
Ежегодно специально назначаемая комиссия организации проводит проверку наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в каждом личном деле, в дополнении к личному листку по учету кадров. При выявлении утраты личного дела или его порчи составляется акт и проводится служебное расследование. Форма акта представлена в Основных правилах работы архивов организаций.
Также проверка личных дел сотрудников предприятия может проводиться государственными организациями, выполняющими контролирующую, надзорную, правоохранительную деятельность, в установленном законом порядке. Беспрепятственное проникновение на территорию любого предприятия и доступ ко всей документации по личному составу имеют сотрудники следующих государственных учреждений:
- сотрудники прокуратуры РФ;
- сотрудники МВД России;
- государственные инспекторы Рострудинспекции;
- представители Мосархива и др. государственных учреждений.
Сотрудники ГИБДД имеют право знакомиться с документами и производить в установленном законом процессуальном порядке выемку документов, имеющих отношение либо к расследованию уголовного дела (например, ДТП), либо к факту установления личности работника организации. В любом случае любое процессуальное действие сотрудников МВД производится в рамках соответствующего распоряжения, постановления, обязательно протоколируется. Как правило, таким действиям предшествует официальный запрос на имя начальника соответствующего отдела, руководителя предприятия.
Журнал инвентарного учета личных дел
Существует специально разработанная форма 107.
Индекс и адрес получателя
В табличной форме перечисляем наименования вложений, например: Договор. От. Справа указываем количество экземпляров и общее количество страниц. Пишем объявленную ценность, например 1рубль.
Под таблицей также указываем количество вложенных предметов, общее количество страниц и итоговую сумму ценности (в нашем случае-1 рубль)
В строке ниже "отправитель"-ставим подпись, расшифровку
Таких бланков заполняем 2 штуки и отдаем специалисту на почтовом отделении. Конверт с вложениями не запечатываем, т.к. Вложения должны проверить на предмет соответствия с описью, и на описи в строке "проверил" работник почты ставит подпись и штемпель почтового отделения. Одну опись отдает отправителю, другую вкладывает в конверт и запечатывает его.
автор вопроса выбрал этот ответ лучшим
Опись вложения должна быть составлена в 2-х экземплярах, без ошибок и исправлений. Нужна она для доказательства, что вы именно эти документы отправляли письмом.На ней ставится оттиск почтового отделения и подпись работника почты.
Я обычно опись вложения составляю на почте. Бланк выдают бесплатно, либо бланки просто лежат на почте.Опись вложения я делаю, когда отправляю отчеты бухгалтерские почтой. Соответственно в описи в графе наименование предметов, очень подробно происываю бухгалтерскую форму, за какой период она составлена, и подробно и точно прописываю кому она назначается. Ценность обычно ставлю 1 рубль, поскольку от этого зависит сумма отправки письма с вложением. Обычно для доказательства отправки еще к описи прикладываю чек за услуги почты
в избранное ссылка отблагодарить
Бланк описи вложения (в ценное письмо, посылку, бандероль) есть в отделениях связи. Можно составить опись в произвольной форме (в двух экземплярах), придерживаясь установленной формы в общих чертах. Главное, избегать исправлений при заполнении.
Подскажите, пожалуйста, как правильно оформить опись постоянного хранения, если на начало года опись документов постоянного хранения за 2005 год составлена и утверждена руководителем, а в течении года были сданы еще документы постоянного хранения за 2005 год. Нужно переоформить уже утвержденную опись или составить новую?
О пись является первичным учетным документом для учета дел постоянного, временного хранения и по личному составу. После обработки и формирования дел составляется опись, она утверждается руководителем. Дела шифруются в соответствии с номерами дел по описи. Поэтому, если после составления и утверждения описи появились дополнительные документы за тот же период, то в таком случае составляют дополнительную опись к ранее оформленной. Дела не перешифровываются.
Образец дополнительной описи организации, не являющейся источником комплектования государственного / муниципального архива
В каждой организации должен вестись реестр описей. В нем необходимо отразить появление дополнительной описи, указав ее порядковый номер, который соответствует основной описи (ранее составленной) и добавив следом слово в скобках «(дополнительная)», а также за какой период составлена новая дополнительная опись. В данном случае будет дополнительная опись документов постоянного хранения № 1-П за 2005 год (см. Пример 1).
Если организация состоит на учете в государственном или муниципальном архиве, то номер описи согласовывается с этим архивом.
Номер фонда имеют организации, являющиеся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов. Все остальные организации оставляют номер фонда в описи пустым, он будет вписан только в случае передачи документов на хранение в государственный или муниципальный архив при ликвидации организации.
Тему составления годовых описей при передаче дел в архив фундаментально мы рассмотрим в специальной статье в ближайшем номере журнала.
Внутренняя опись документов дела — это документ, который указывает, какие именно бумаги, документы содержатся в нем, на какой странице личного дела. Опись носит важную функцию — позволяет быстро уточнить, имеется ли нужный бланк в личном деле и где именно он хранится.
Личное дело заводится на конкретного работника и включает всю ту документацию, которая имеет отношение к его личности и трудовой деятельности — всевозможные приказы, заявления, копии документов, предоставленных работников, личная карточка. трудовой договор и прочая документация. Если работник трудится на предприятии длительное время, то количество документов дела может быть существенным. Для того чтобы легко и быстро в них ориентироваться, составляется внутренняя опись.
О составе и особенностях ведения личного дела работника можно почитать в этой статье.
Как правильно оформить?Внутренняя опись может быть оформлена в виде таблицы, в которую последовательно вносятся все документы дела. Полученный бланк вкладывается в него для быстрого поиска информации.
Бланк внутренней описи может включать следующие сведения:
Если в личное дело вносится новый бланк, то он также должен быть включен в перечень.
Внутренняя опись документов личного дела образец — скачать .
Часто возникает ситуации, когда нужно передать документы от одного лица другому. При передаче документации стороны оформляют акт приема-передачи, образец которого мы предлагаем скачать бесплатно в конце этой статьи.
Когда можно потребоваться передача документов?
Если одно юридическое лицо передают другому какие-либо документы, то для подтверждения факта перемещения, нужно оформить акт приема-передачи.
Также очень часто такая необходимость возникает при увольнении сотрудника, ответственного за ведение определенной документации (бухгалтер, кассир, секретарь, работник кадровой службы, руководитель), или его переводе на другую должность. В этом случае покидающий свой пост работник должен сдать все дела и передать документы своему последователю. Оформляется это также с помощью акта приема-передачи.
При передаче документации может потребоваться комиссия для проверки передаваемых/принимаемых документов. Состав комиссии назначается распоряжением руководителя.
Ниже рассмотрим примерный образец оформления данного документа.
На заметку! Предлагаем также скачать: образец акта приема-передачи оборудования - скачать автомобиля - скачать квартиры - скачать. товаров - скачать .
Образец акта приема-передачи документовКакую информацию включить в бланк для того, чтобы он имел свою юридическую силу?
Прежде всего, указать номер акта, дату оформления и место составления.
Также обязательно нужно указать, кому и от кого передаются документы. Если это юридические лица, то прописываются их наименования и основные реквизиты. Если это физические лица, то ФИО, паспортные данные или должность, в зависимости от ситуации.
Если при приеме-передаче документов формируется комиссия, то ее состав должен быть прописан в бланке акта. Причем все члены комиссии должны будут поставить свои подписи на акте.
Конечно, в число обязательных реквизитов входит перечень документации. Оформляется перечень так, как это удобно сторонам. Как правило, формируется таблица с указанием необходимой информации о документе, которая позволит его правильно идентифицировать. Обычно в таблицу включаются графы для указания названия документа, его номера, даты оформления, количестве листов, экземпляров. Можно указать копия или оригинал документа передается.
Составленный бланк акта приема-передачи документов должен быть подписан обеими сторонами, ставятся печати при их наличии.
Надо сказать, что представленный ниже образец не является обязательным к применению. Можно составить свой бланк, который отразит особенности вашего случая. Форма акта – свободная.
Тем не менее, представленный ниже бланк – это удобный вариант оформления, который подойдет для общего случая. Скачайте его и дополните своими данными.
Скачать образец акта приема-передачи документации можно по ссылке.
Акт приёма-передачи товара: в каких случаях и как составлятьДля получения материальных ценностей от одной стороны договора другой обычно достаточно товарной накладной. Но иногда условия поставки требуют оформления отдельного передаточного документа, удостоверяющего как сам факт перемещения товара и его денежную стоимость, так и качественные характеристики отгруженных ценностей. В таких случаях составляют акт приёма-передачи товара, фиксирующий все значимые для сторон моменты.
В каких случаях необходим акт приёма-передачиПриём товара только по накладной формы ТОРГ-12 предполагает, что перечисленная в ней продукция поставлена и соответствует указанному в документах количеству. Однако нередки ситуации, когда фактический объём товара отличается от заявленного, пришёл не тот груз, который требуется, или партия оказалась бракованной. Чтобы предъявить претензии поставщику, эти факты необходимо зафиксировать надлежащим образом, а именно, оформив акт приёма-передачи с констатацией всех обнаруженных несоответствий.
Некоторые виды продукции (например, оборудование) всегда передаются по акту, поскольку этого требует сам процесс их приёмки: осмотр, проверка работоспособности и т.д. Если товар отправляется на ответственное хранение, акт составляется с целью описать состояние сдаваемых ценностей, определить условия их содержания и назначить материально-ответственное лицо.
Заключая контракт на поставку, стороны могут сами включить в него пункт об обязательном подписании документа о приёмке товара в момент его передачи заказчику.
Как составить акт передачи товараАкт приёма-передачи товара обычно прилагается к договору поставки как его неотъемлемая часть. Типовая форма акта содержит следующие данные:
По согласованию сторон в акте могут быть отражены и другие вопросы:
Поскольку акт – документ двусторонний, на нём должны присутствовать подписи представителей и поставщика, и получателя груза. Прежде чем начинать приёмку товара, необходимо убедиться, что лица, присутствующие от каждой из сторон, имеют полномочия визировать передаточный акт. Подтверждением могут служить:
Чтобы документально оформить факт получения продукции по договору, необходимо:
Неточности, помарки и ошибки в передаточных документах недопустимы. Если в акте обнаружена ошибка, его нужно переделать до момента подписания.
Акт приёма-передачи, констатирующий, что товар доставлен с нарушениями, с нареканиями по качеству – основание для составления претензионного письма в адрес продавца с требованием замены партии, денежной компенсации. Отправка бракованной продукции поставщику осуществляется по акту возврата (форма ТОРГ-2) с указанием причины обратной отгрузки и детальным описанием всех изъянов.
Если груз был утерян или повреждён во время транспортировки, вопрос с возмещением убытков решается на основании контракта – предусмотрено ли в нем возмещение убытков в таких случаях.
Особенности оформления акта приёма-передачи в нетипичных случаяхМы рассмотрели составление передаточного акта в случае прямой отгрузки от продавца покупателю на территории одной из сторон. Если в процессе доставки задействовано третье лицо, оно также становится заинтересованной стороной.
Документы на передачу товара, хранящегося на складе сторонней организации, заполняются в тройном экземпляре: для поставщика, заказчика и собственника складского помещения. Дополнительные копии актов могут потребоваться фирме-перевозчику, охранному предприятию, нанятому для сопровождения транспортировки, и т.д.
Отдельный вопрос – сдача продукции на ответственное хранение. В этом случае в качестве акта приёма-передачи товара оформляется документ на унифицированном бланке МХ-1, который подписывается двумя сторонами: собственником груза и принимающей организацией. Основанием для помещения товара на сторонний склад является договор ответственного хранения, определяющий количество и стоимость передаваемой продукции, число поставок и прочие условия.
Законодательство не предъявляет требований к наличию передаточного акта, если есть подписанная сторонами накладная на товар, однако этот документ при возникновении спорных ситуаций имеет юридическую силу в суде.
Акт приема-передачи документовАкт – документ, который составлен несколькими лицами и подтверждает установленные события или факты. Для акта имеется унифицированная форма, утвержденная нормативными актами и обязательная для применения. Она представлена ниже. Необходимо также иметь в виду, что кроме унифицированных форм актов многие министерства (ведомства) утверждают специальные инструкции, правила о порядке составления актов.
Образец акта приема-передачи документов
Акт приема-передачи документов – документ, который составлен несколькими лицами и подтверждает факт приема-передачи документов. Акт приема-передачи документации относят к официальным документам, имеющим юридическую силу и являющимся обязательной частью всякого договора. Если в итоге официального соглашения стороны какие-либо документы подписывают, то, соответственно, составляют акт приема-передачи документов — запротоколированный перечень документов.
Назад передача осуществляется по заявлению установленного образца, в которой указывают названия не представленных и переданных документов (в случае, когда часть была утеряна или по иным причинам не может быть представлена). Дата передачи, должность лица, которое уполномочено на проведение проверки, другая информация может быть указана в акте.
Акт приема-передачи дел (скачать примеры бланков)Процедуры приема-передачи документов внутри организации происходят регулярно, однако процесс этот внутренними нормативными актами, как правило, не регулируется.
Проблемы, связанные с передачей дел от одного работника другому возникают постоянно, поэтому кажется странным отсутствие внимания к этому вопросу в трудовом законодательстве. Мы рассмотрим основные моменты передачи дел в соответствии с документами, регламентирующими данную процедуру.
Документом может считаться зафиксированная информация с идентифицирующими ее реквизитами. Дело, в соответствии с архивной терминологией, представляет собой документ или совокупность документов по одному вопросу. Из этих документов, помещенных в отдельную папку (обложку) и формируется дело. Стало быть, «документ» и «дело» – это разные вещи, хотя когда речь идет о передаче дел, имеют в виду и документы тоже.
Дела передают и принимают для:
Необходимость в передаче документов возникает при:
Во всех случаях, когда обязанности одного сотрудника возлагаются на другого, должна быть оформлена передача документов. На деле же, довольно редко происходит полноценная передача дел и еще реже – правильно оформленная.
Как происходит передача делПрием-передача дел происходит между убывающим сотрудником и тем, кто будет исполнять его обязанности. Заинтересован в передаче дел, как правило, принимающий, а инициатором процесса становится в большинстве случаев руководитель. В этом простом процессе могут возникнуть осложнения, если увольняющийся сотрудник не желает участвовать в передаче, а в его служебные обязанности соответствующий пункт включен не был.
Если подобная ситуация случается, новый сотрудник должен настоять на составлении акта об отказе работника передавать документы по надлежащей процедуре. Если у нового работника возникли подозрения, что в документах не все в порядке, он может составить их опись.
Нужно иметь в виду, что работодатель не имеет права задерживать выплату расчетных денег увольняющемуся сотруднику или не выдавать его трудовую книжку по причине отказа от передачи дел.
Когда передают дела?Правильнее всего передавать дела в последний рабочий день или за несколько дней до окончания работы. Если новый сотрудник еще не принят на место, правильно передать дела сотруднику, специально назначенному руководителем. Это особенно важно, если передаются дела бухгалтерии.
Считается, что передача документов может происходить только от одного сотрудника другому, то есть нежелательно оформлять акт приема-передачи, если одна из сторон уже уволилась или еще не приступила к своим обязанностям.
Так как в разных организациях требования к документообороту отличаются, единые правила передачи документов нормативными актами не регулируются. Но если передача документов никак не отражена в документах организации, следует в каждом отдельном случае издавать приказ или распоряжение.
Условно порядок приема-передачи дел можно разделить на три этапа:
Обязательные реквизиты акта:
Нужно признать, что даже акт, составленный самым тщательным образом, не убережет принявшего дела сотрудника от возможных проблем. Но должным образом оформленная передача дел сможет стать оправданием, если придется разграничивать документы, составленные работающим сотрудником и его предшественником.
Акт приемки-передачи документовОснованием для приема-передачи документов может быть увольнение сотрудника (тогда этот процесс производится в рамках передачи дел) или любой другой повод, который требует официального подтверждения того, что одна сторона передала другой стороне документы. Акт приема-передачи документов может быть приложением к договору уступки права (цессии).
В акт приемки-передачи документов включается перечень переданных документов, в котором отмечается название, номер документа и его назначение. В случае необходимости при оформлении акта присутствует уполномоченный представитель заинтересованной стороны. Акт составляется в необходимом количестве экземпляров и скрепляется подписями всех заинтересованных сторон.
Общие сведения о документальном оформлении результатов инвентаризации
Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств (ст.12 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее - Закон № 3321-XII)). Целью проведения инвентаризации является проверка и документальное подтверждение наличия, состояния и стоимости активов и обязательств (в т.ч. неучтенных) путем сопоставления с данными бухгалтерского учета.
Порядок проведения инвентаризации (количество инвентаризаций в отчетном году, сроки их проведения, перечень активов и обязательств, проверяемых при каждой из них) определяется руководителем организации. В обязательном порядке инвентаризация проводится перед составлением бухгалтерской отчетности, так как должны быть обеспечены полнота отражения за отчетный период всех хозяйственных операций.
Порядок проведения инвентаризации и формы документов, которыми оформляются ее результаты, изложены (приведены) в Инструкции по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.11.2007 № 180 (далее - Инструкция № 180).
Процесс проведения инвентаризации можно условно разделить на следующие этапы:
1-й - подготовительный. На данном этапе издается приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации; назначается рабочая инвентаризационная комиссия; определяются сроки проведения и перечень инвентаризуемого имущества; получаются расписки от материально ответственных лиц и т.д.
2-й - взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей.
3-й - сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявление расхождений, составление сличительных ведомостей и определение причин расхождений.
4-й - оформление результатов инвентаризации. На данном этапе оформляются акты инвентаризации и данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с фактическими результатами, полученными в ходе инвентаризации.
Третий и 4-й этапы являются заключительными. Составляемые на этих этапах акты инвентаризации и (или) сличительные ведомости оформляются не менее чем в 2 экземплярах.
Результаты инвентаризации можно оформлять по одному из 2 вариантов. Рассмотрим эти варианты на примере материалов.
Вариант 1. Оформляется только инвентаризационная опись (сличительная ведомость) (форма 401), которая является единым регистром, объединяющим показатели (результаты) инвентаризационной описи и сличительной ведомости. В названную опись (ведомость) вносятся все товары, имеющиеся в подотчете у материально ответственного лица. Это касается также материалов, по которым расхождений между фактическим наличием и учетными данными не установлено.
Вариант 2. Оформляется инвентаризационная опись оборотных активов (форма 6-инв) по всем материалам и сличительная ведомость результатов инвентаризации оборотных активов (форма 16-инв) по тем из них, по которым имеются расхождения.
По итогам инвентаризации составляется протокол заседания центральной инвентаризационной комиссии по рассмотрению результатов инвентаризации и ведомость результатов, выявленных инвентаризацией.
Следует обратить внимание, что в соответствии с п.23 Инструкции № 180 организациям предоставлено право при недостатке информации, содержащейся в утвержденных формах, принимать к учету самостоятельно разработанные и утвержденные в соответствии с законодательством формы. В данном случае в первую очередь следует руководствоваться ст.9 Закона № 3321-XII, в которой перечислены обязательные реквизиты первичного учетного документа.
Особенности оформления ведомости результатов, выявленных инвентаризацией
В крупных организациях результаты инвентаризации рассматриваются центральной инвентаризационной комиссией с оформлением протокола ее заседания, в котором излагаются предложения о порядке урегулирования выявленных при инвентаризации расхождений между фактическим наличием оборотных и внеоборотных активов, обязательств и данными бухгалтерского учета.
Протокол заседания инвентаризационной комиссии представляется на рассмотрение руководителю организации, который принимает определенное решение. Моментом определения окончательных результатов инвентаризации является дата принятия решения руководителем организации.
Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором было принято решение руководителем организации по регулированию инвентаризационных разниц, а по годовой инвентаризации - в годовой бухгалтерской отчетности (п.77 Инструкции № 180). Данные результатов проведенной в отчетном году инвентаризации обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией.
Вместе с тем нормами Инструкции № 180 не установлено, является ведомость результатов, выявленных инвентаризацией, накопительной за весь отчетный год или она составляется в целом по организации по результатам проведения инвентаризации перед годовой отчетностью.
Зачастую организации не составляют эту ведомость. Однако в соответствии с нормами Инструкции № 180 ее следует составлять. По мнению автора, разработчиками Инструкции № 180 допущена неточность в наименовании графы 9 названной ведомости. Ее следовало сформулировать «списано на внереализационные расходы сверх норм естественной убыли», а не «списано на издержки производства и обращения сверх норм естественной убыли».
Рассмотрим порядок оформления ведомости результатов, выявленных инвентаризацией, для следующей условной ситуации.
В организации обнаружена недостача основных средств остаточной стоимостью 600 000 руб. (первоначальная стоимость - 2 900 000 руб. сумма накопленной амортизации - 2 300 000 руб.), излишек основных средств стоимостью 1 200 000 руб. Недостача отнесена на материально ответственное лицо. Также обнаружена недостача товарно-материальных ценностей (далее - ТМЦ), учетная стоимость которых составила 3 000 000 руб. в т.ч. по нормам естественной убыли - 1 000 000 руб. сверх норм естественной убыли - 2 000 000 руб. из которых 1 000 000 руб. списывается на счет материально ответственных лиц (с возмещением по стоимости 2 000 000 руб.) и 1 000 000 руб. - за счет организации. По остальным активам и обязательствам расхождений не установлено.
Особенности регулирования данных бухгалтерского и налогового учета при обнаружении излишков и (или) недостач
Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия активов и обязательств с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с указаниями ст.12 Закона № 3321-XII.
Сумма излишков активов, выявленных при инвентаризации, отражается в бухгалтерском учете по дебету счетов учета этих активов и кредиту счета 92 «Внереализационные доходы и расходы».
Сумма недостачи и порчи активов, за исключением денежных средств на счетах в банках и дебиторской задолженности, отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции с кредитом счетов, на которых учитывались недостающие и испорченные активы.
Сумма недостачи, порчи активов в пределах установленных норм естественной убыли списывается по распоряжению руководителя организации в дебет счетов учета затрат на производство (20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на реализацию», др.) в корреспонденции с кредитом счета 94.
Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. При этом убыль активов в пределах установленных норм определяется после зачета недостач излишками по пересортице.
Пересортица осуществляется в отношении активов одного и того же наименования в тождественных количествах излишков и недостач, которые выявлены у одного и того же проверяемого лица за один и тот же проверяемый период. О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют объяснения инвентаризационной комиссии. Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть произведен только по решению руководителя организации.
Положительные суммовые разницы после пересортицы относятся на внереализационные доходы.
Если после зачета по пересортице выявлена недостача, нормы естественной убыли следует применять по тому наименованию актива, по которому установлена недостача. Сумма недостачи сверх норм естественной убыли относится за счет виновных лиц.
На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшуюся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии указываются причины, по которым такая разница не покрыта за счет виновных лиц.
Если лица, виновные в допущении пересортицы, не установлены, то отрицательные суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм естественной убыли.
При отсутствии норм естественной убыли убыль также рассматривается как недостача сверх установленных норм.
Сумма недостач (включая недостачу денежных средств в кассе), а также порча активов сверх норм естественной убыли отражается в бухгалтерском учете по кредиту счета 94 в корреспонденции с дебетом следующих счетов:
- 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», если по недостаче или порче установлено виновное лицо;
- 96 «Резервы предстоящих расходов», если в организации создается соответствующий резерв;
- 92, если виновное лицо не установлено или судом отказано во взыскании с него, а также в других случаях выявления невозмещаемых недостач.
Результаты инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженностей отражаются в учете путем ее доначисления или уменьшения в соответствии с актами инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, прочими дебиторами и кредиторами (форма 14-инв).
В составе документов, представляемых для оформления списания недостач и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ во взыскании ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи активов, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).
Сумма недостач по товарам и готовой продукции в организациях розничной торговли и общественного питания, если учет этих товаров и продукции ведется по продажным ценам, определяется после сторнирования сумм торговых наценок (надбавок), учитываемых по счету 42 «Торговая наценка».
Выявленные при инвентаризации суммы дебиторской задолженности, по которым срок исковой давности истек, в соответствии с решением руководителя организации списываются в дебет счета 63 «Резерв по сомнительным долгам» (если такой резерв создавался в течение года) либо счета 92 (если резерв по сомнительным долгам не создавался).
Недостача ТМЦ сверх норм естественной убыли является объектом обложения налогом на добавленную стоимость. Это следует из подп.1.1.8 п.1 ст.2 Закона РБ от 19.12.1991 № 1319-XII «О налоге на добавленную стоимость» (далее - Закон № 1319-XII), в соответствии с которым объектом обложения НДС признается прочее выбытие товаров, основных средств, нематериальных активов, неустановленного оборудования и объектов незавершенного капитального строительства. При этом под прочим выбытием понимается любое их выбытие, за исключением продажи, обмена и безвозмездной передачи.
Подпунктом 1.10 п.1 ст.3 Закона № 1319-XII установлено, что не признаются объектами налогообложения и не подлежат налогообложению обороты по прочему выбытию товаров, стоимость которых в соответствии с законодательством относится на затраты и расходы от внереализационных операций, участвующие в исчислении облагаемой налогом прибыли, дохода, облагаемого подоходным налогом с физических лиц. Таким образом, если недостача товаров сверх норм естественной убыли учитывается в составе внереализационных расходов, учитываемых при налогообложении, то она не является объектом обложения НДС.
В случае выявления недостачи товаров (относящейся к прочему их выбытию) сверх установленных норм убыли налоговая база определяется исходя из себестоимости или цены приобретения недостающих товаров (п.4 ст.6 Закона № 1319-XII).
Моментом прочего выбытия товаров является день составления сличительной ведомости или иного документа, подтверждающего их прочее выбытие (п.6 ст.10 Закона № 1319-XII). Соответственно в месяце составления сличительной ведомости недостачи сверх норм естественной убыли облагаются НДС. При этом объектом обложения является учетная стоимость недостающих ценностей. Исчисленная сумма НДС отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 94 и кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».
В отношении основных средств и нематериальных активов действуют те же нормы Закона № 1319-XII. Вместе с тем по основным средствам необходимо учитывать следующую особенность: не подлежат налогообложению обороты по прочему выбытию основных средств, приобретенных (созданных) до 1 января 2000 г. (ст.3 Закона № 1319-XII).
При прочем выбытии основных средств, приобретенных после 1 января 2000 г. на основании п.14 ст.7 Закона № 1319-XII налоговой базой является их остаточная стоимость за вычетом стоимости материальных ценностей, поступивших в связи со списанием имущества (по цене возможного использования или реализации).
Если материально ответственные лица возмещают недостачу по взыскиваемым ценам, то разница между взыскиваемой и учетной стоимостью облагается НДС. В бухгалтерском учете такая разница отражается по дебету счета 73 и кредиту счета 98 «Доходы будущих периодов», а в момент погашения задолженности делаются записи по дебету счета 50 «Касса» или 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции с кредитом счета 73 и одновременно по дебету счета 98 и кредиту счета 92. Сумма начисленного НДС отражается записью по дебету счета 92 и кредиту счета 68.
Излишки активов, выявленных по результатам инвентаризации, относятся на внереализационные доходы и облагаются налогом на прибыль.
Зинаида Байкова, экономист
От редакции: С 1 января 2010 г. Закон РБ от 19.12.1991 № 1319-XII «О налоге на добавленную стоимость» и Закон РБ от 22.12.1991 № 1330-XII «О налогах на доходы и прибыль» на основании Закона РБ от 29.12.2009 № 72-З утратил силу.
