Юридические услуги

Главная > КАТЕГОРИИ СПОРОВ > ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ > ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ, КАК ПРАВИЛЬНО ОФОРМИТЬ ДОЛЖНОСТНУЮ ИНСТРУКЦИЮ? СТРУКТУРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ, КАК ПРАВИЛЬНО ОФОРМИТЬ ДОЛЖНОСТНУЮ ИНСТРУКЦИЮ? СТРУКТУРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

В целях соответствия содержания и внешнего вида должностных инструкций требованиям, принятым Государственным стандартом и разработанным в развитие этого Стандарта Методическим рекомендациям ВНИИДАД ФАС РФ "ОРД. Требования к оформлению документов" при разработке шаблона должностных инструкций предлагаем воспользоваться нижеследующей структурой.

Состав реквизитов должностной инструкции в соответствии с предписаниями разд. 2 ГОСТа включает:

- наименование организации - автора (разработчика) документа;

- наименование вида документа;

- регистрационный номер документа;

- место составления или издания документа;

- гриф утверждения документа;

- заголовок к тексту;

- отметка о наличии приложения;

- гриф согласования документа;

- визы согласования документа;

- отметка о заверении копии документа;

- отметка об исполнителе;

- идентификатор электронной копии документа.

Наименование организации - автора (разработчика) документа должно указываться полностью, в точном соответствии с наименованием, закрепленным в ее учредительных документах. Уточним, что наименования организаций, относящихся к ведению субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) собственный государственный язык, должны указываться на обоих языках.

Непосредственно над полным наименованием организации - автора (разработчика) указывается сокращенное либо, в отсутствие такового, полное наименование вышестоящей организации (органа управления (власти)) (при их наличии). Сокращенное наименование организации - автора (разработчика) указывается в тех случаях, когда оно закреплено в ее учредительных документах.

Наименование обособленного структурного подразделения организации - филиала, территориального отделения, представительства и пр. - указывается, если именно оно является автором (разработчиком) документа.

Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000 - "Организационно-распорядительная документация"). Код должностной инструкции . как элемента организационно-распорядительной документации: 0253051.

Наименование вида документа располагается ниже последней строки реквизита "Наименование организации" на одну-две строки. Для отображения наименования вида документа может быть использован шрифт в полужирном и (или) прописном начертании: ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ (ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ).

Дата документа - это реквизит, в котором зафиксировано время утверждения, подписания и т.п. документа. В рассматриваемом нами случае это дата утверждения должностной инструкции (об утверждении документа и соответствующем реквизите см. ниже). Дата документа указывается непосредственно после его утверждения должностным лицом с соответствующими полномочиями. Дата документа располагается на одну - две строки ниже реквизита "Наименование вида документа" с учетом вида бланка, на котором производится оформление должностной инструкции.

Регистрационный номер документа - это номер, присвоенный ему в соответствии с правилами регистрации документов в организации. Уточним, что регистрационный номер должностной инструкции . помимо порядкового номера, присвоенного документу в составе функциональной подгруппы (подгруппы инструкций в составе группы организационно-нормативной документации), может включать и иные условные цифровые обозначения, как-то: индекс дела (в составе которого предполагается хранить контрольный экземпляр должностной инструкции ) по номенклатуре дел организации, условное буквенное обозначение наименования вида документа, информация об исполнителе документа и др. Регистрационный номер документа дополняется условным обозначением номера "N" и указывается на одной строке с реквизитом "Дата документа" (правее последнего) непосредственно после утверждения проекта должностной инструкции - с поступлением на регистрацию с учетом вида бланка, на котором производится оформление должностной инструкции .

Место составления документа указывается в том случае, если это не представляется возможным определить по реквизиту "Наименование организации" - например, если в наименовании организации не упоминается соответствующая информация. Напротив, из наименования "Негосударственное образовательное учреждение "Тверской центр детского творчества" следует, что местом составления должностной инструкции является г. Тверь и, следовательно, в этом случае нет необходимости применять данный реквизит при оформлении документа.

Место составления или издания должностной инструкции указывается в соответствии с принятой системой административно-территориального деления, при этом для юридических лиц местом составления документа, как правило, является место его нахождения, определяемое по месту государственной регистрации (по так называемому юридическому адресу) организации. Наименования населенных пунктов, указываемые в качестве места составления должностной инструкции, в необходимых случаях могут быть дополнены общепринятыми сокращениями.

Гриф утверждения документа - это реквизит, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. В общем случае гриф утверждения должностной инструкции включает: слово УТВЕРЖДАЮ (в прописном начертании, без кавычек), наименование должности лица, уполномоченного утвердить должностную инструкцию, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия, а также дата утверждения, оформленная в соответствии с вышеизложенными правилами, но чаще словесно-цифровым способом). В отношении должностных инструкций применение подобного подхода оправданно, если необходимо одновременно ввести в действие более чем одну должностную инструкцию. Кроме того, приказами вышестоящих организаций (органов управления (власти)), могут утверждаться должностные инструкции первых лиц (руководителей) организаций, занимающих по отношению к указанным организациям (органам) подчиненное положение.

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу лицевой стороны первого (титульного) листа должностной инструкции .

Заголовок к тексту должен кратко и точно отражать содержание и функциональное назначение документа. Заголовок к тексту должностной инструкции должен быть согласован с наименованием документа и обычно формулируется в родительном падеже (например, "должностная инструкция бухгалтера").

Заголовок к тексту располагается на одну или две строки ниже реквизита "Место составления документа". При расположении реквизита принимается во внимание вид бланка, на котором выполнено оформление документа.

Текст должностной инструкции содержит основное смысловое содержание документа. В соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации текст должностной инструкции может составляться на государственном языке Российской Федерации либо на государственных языках субъектов Российской Федерации.

Как отмечалось ранее, для должностной инструкции наиболее типично изложение ее основного смыслового содержания в виде связного текста, представляющего собой грамматически и логически согласованную информацию о полномочиях, взаимоотношениях и ответственности соответствующего должностного лица (категории работников). При включении таблиц в текст должностной инструкции следует:

- снабдить графы и строки таблицы заголовками, выраженными именами существительными в именительном падеже;

- согласовать имеющиеся в таблице подзаголовки граф и строк с заголовками.

Основные элементы структуры текста должностной инструкции - разделы - должны иметь названия и нумерацию, выполненную римскими цифрами. Для отображения названий разделов может быть использован шрифт в прописном начертании: ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ. Точки в конце заголовков не проставляются.

Пункты и подпункты названий не имеют и нумеруются в составе соответствующих разделов арабскими цифрами.

Если должностная инструкция разработана на основании (во исполнение) документов (например, организационно-распорядительных) других организаций (органов управления (власти)) либо ранее изданных документов (к примеру, типовой должностной инструкции), то об этом следует сделать соответствующее упоминание в тексте.

Текст должностной инструкции располагается на одну или две строки ниже последней строки реквизита "Заголовок к тексту" с выравниванием по ширине. При расположении текста должностной инструкции на двух и более страницах последние, за исключением титульной (первой), снабжаются нумерацией. Нумерация страниц документа производится в возрастающем порядке арабскими цифрами. Номера страниц указываются посередине верхнего поля. Точки после цифр, обозначающих номера страниц, не ставятся.

Отметка о наличии приложения применяется при оформлении должностной инструкции в следующих двух случаях:

1. Должностная инструкция, выполняющая функцию основного документа, имеет приложение (приложения). Если приложение (приложения) к документу упоминаются по тексту должностной инструкции, то отметка о наличии приложения оформляется одной-двумя строками ниже последней строки реквизита "Текст", например, следующим образом: "Приложение: на 3 л. в 1 экз.".

Если же должностная инструкция имеет приложение, не упоминаемое по тексту, то отметка о его наличии оформляется следующим образом: "Приложение: график обхода и осмотра охраняемого объекта на 1 л. в 1 экз.".

Отметка о наличии приложения, в свою очередь, имеющего приложение, оформляется следующим образом: "Приложение: график обхода и осмотра охраняемого объекта и приложение к нему, всего на 2 л.".

Отметим также, что приложения в составе документа должны быть подписаны исполнителями (разработчиками) приложений или их непосредственными начальниками (руководителями структурных подразделений, в которых разрабатывались те или иные приложения). Подпись (подписи) под приложением оформляется в соответствии с правилами, предусмотренными для оформления реквизита "Подпись" (см. ниже).

2. Должностная инструкция является приложением к другому документу, например организационно-распорядительному (приказу), в соответствии с которым она утверждена и (или) введена в действие. В этом случае соответствующая отметка располагается в правом верхнем углу титульного листа должностной инструкции.

Отметка включает слово "Приложение", отделенное от него пробелом знак "N", дополненный через пробел арабской цифрой, указывающей на порядковый номер приложения, наименование вида документа, к которому прилагается должностная инструкция, его дата и регистрационный номер.

Для отображения отметки, как это предусмотрено ГОСТом, может быть использован шрифт в прописном начертании: ПРИЛОЖЕНИЕ. Допускается центрировать это слово, а также наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки реквизита в пределах зоны его расположения.

Подпись - реквизит документа, представляющий собой оформленную надлежащим образом собственноручную роспись уполномоченного должностного лица. Элементами данного реквизита, помимо собственноручной росписи (личной подписи), являются: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на соответствующем бланке), а также расшифровка подписи, включающая инициалы и фамилию лица, подписавшего документ.

Подпись располагается на одну или две строки ниже последней строки реквизита "Отметка о наличии приложения".

Гриф согласования документа - реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с содержанием последнего. Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции по тем или иным обстоятельствам подлежит внешнему согласованию с заинтересованными сторонами, в том числе в целях оценки обоснованности содержания проекта, соответствия его законодательству, нормативно-правовым актам и управленческим решениям, принятым ранее соответствующими организациями (органами управления (власти)).

Гриф согласования документа включает слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами), наименование должности лица, с которым производится согласование, включая наименование организации, интересы которой данное лицо уполномочено представлять, его подпись, а также дату согласования. При наличии у заинтересованных сторон возражений по содержанию проекта должностной инструкции гриф согласования документа не подписывается до урегулирования этого вопроса между организацией - автором (разработчиком) и организацией, с которой производится согласование.

Гриф согласования документа располагается одной-двумя строками ниже последней строки реквизита "Подпись". В отдельных случаях (например, при необходимости одновременного согласования значительного количества однотипных документов, объединенных в один документационный пакет) допускается оформление реквизита на отдельном листе - так называемом листе согласования.

В подобном случае на проекте документа непосредственно перед реквизитом "Подпись" (на свободном месте) указывается: "Лист согласования прилагается". Заполненный лист согласования подписывается и датируется уполномоченным должностным лицом организации - автора (разработчика) документа, после чего прилагается к проекту документа и вместе с последним представляется на подпись.

Визы (виза) согласования документа - реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица организации - автора (разработчика) документа с содержанием последнего. Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции по тем или иным обстоятельствам подлежит внутреннему согласованию с заинтересованными должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия, в том числе в целях оценки обоснованности содержания проекта, соответствия его локальным актам и управленческим решениям, принятым ранее организацией.

Виза согласования документа включает наименование должности лица, с которым производится согласование, включая наименование структурного подразделения, его подпись, а также дату согласования. При наличии у заинтересованных сторон возражений (замечаний, предложений и т.п.) по содержанию проекта должностной инструкции (в целом или его отдельным положениям) об этом делается соответствующая отметка.

Виза согласования документа располагается на одну или две строки ниже последней строки реквизита "Гриф согласование", а в его отсутствие - ниже последней строки реквизита "Подпись".

В крупных организациях с развернутыми организационными структурами проекты документов организации, как правило, направляются на внутреннее согласование должностным лицам финансовой, экономической и иных служб, юристу организации, а также заместителю руководителя организации, в ведении которого находится вопрос (направление) деятельности, затрагиваемое в содержании проекта документа. Замечания (предложения) к проекту документа могут быть представлены заинтересованными сторонами на отдельных листах, прилагаемых к проекту документа и предварительно подписанных и датированных соответствующими должностными лицами организации.

В связи с тем что должностная инструкция представляет собой внутренний организационно-нормативный документ организации, подлинник (первый экземпляр) которой применяется исключительно в организации, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 допускается оформление виз согласования в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Кроме того, по усмотрению организации допускается полистное визирование документа.

Отметка о заверении копии документа оформляется только на копиях должностных инструкций. Реквизит включает заверительную надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его подпись, а также дату заверения. Применение оттиска печати для заверения копий документов допускается по усмотрению организации. Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа, а также номер телефона, по которому с ним при необходимости можно связаться. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Фото, картинка, рисунок должностной инструкции - скачать, посмотреть

По вопросам составления и экспертизы договоров, дополнительных соглашений, исковых заявлений рекомендуем обратится к юристу по телефону - 8 (919) 722-05-32

Абонентское обслуживание физических и юридических лиц - www.mashenkof.ru

В каком падеже формулируется заголовок к тексту должностной инструкции

Явным недостатком при составлении текстов документов является тавтология (повторение) одних и тех же слов, например:

"Следует отметить следующие недостатки. ", "В целях улучшения работы целесообразно. ", "Объединить воедино. ","Хронометраж времени. " и т.д.

В деловом письме используются слова иноязычного происхождения, когда им не находится соответствующих синонимов, обозначающих те же понятия. Но не следует употреблять иностранные слова, когда имеются равнозначные им свои, например: утрировать вместо преувеличивать, индифферентно – равнодушно, конвенция – условие, дефекты – недостатки и т.д.

Применяя в деловом письме узкоспециальные термины (профессионализмы) и не испытывая уверенности в том, что адресатом они будут поняты, следует в скобках объяснить их значение.

Составить служебный документ тем легче, чем большим запасом слов располагает его составитель и использует синонимы – слова, разные по звучанию, но близкие по значению, например: договор – условие, соглашение; известие – извещение, сообщение, новость; взгляд – убеждение, мнение, точка зрения; отчетливый – четкий, определенный, ясный, очевидный и т. д.

В организационно-распорядительных документах должны применяться только общепринятые сокращения.

Если сокращение образуется по первым буквам полного наименования учреждения, тогда такое сложносокращенное название пишется прописными буквами, например: БГУ. Общепринятые нарицательные имена существительные пишут строчными буквами, например: вуз – высшее учебное заведение.

Употребляются сокращения, образованные по начальным слогам слов, входящих в сложные наименования, например: хозчасть, главбух и т.д. или двух начальных слогов первого слова с полным вторым словом, например: жилотдел, капремонт, спецотдел, хозрасчет и т.д. а также представляющие собой тип простых слов-усечений, например: спец. зам. зав. пом. и т.д.

В сложносокращенных словах, образованных по смешанному принципу, буквенные сокращения пишутся прописными буквами, слоговые или слова-усечения – строчными, например: НИИхиммаш. Сложносокращенные слова, обозначающие названия учреждения, пишутся с прописной буквы в случае, если словосочетание в полном виде пишется также с прописной буквы.

Употребляются следующие виды сокращений: традиционные текстовые сокращения, принятые во всех разновидностях документов. После текстового сокращения всегда ставится точка. Допускаются сокращения и т.д. (так далее), и т.п. (тому подобное), и пр. (прочие), и др. (другие). Разрешается сокращение союза т.е. (то есть). Встречающиеся в документах сокращения т.к. (так как), т.о. (таким образом), п.ч. (потому что),т.н. (так называемый) не являются общепринятыми и поэтому употребляться не должны.

Не допускается сокращение слов через косую черту, например: н/заводе (на заводе) и т.д.

Названия географических понятий сокращают только перед словом, к которому они относятся, например: г.Минск, оз.Нарочь.

Слово "город" сокращают до одной буквы – г. (с точкой). Это сокращение применяется в реквизите "место издания или составления документа", в адресате при написании почтового адреса, а также в тексте документа. При употреблении слова "город" во множественном числе ставят две буквы без точки между ними.

После нескольких дат пишут две буквы "г" с точкой после второго г. При этом второй год пишется полностью, а не двумя последними цифрами.

Учебные и финансовые годы пишут через косую черту, сокращая последний год на две первые цифры, употребляя слово год в единственном числе, например: 1990/91г.

Слово год не сокращается в заголовках, а также при упоминании в тексте только года, например: ". в начале 1991года".

В текстах документов должны быть указаны конкретные даты, например: 19декабря 1989г. или19.12.89,а не 19декабря с. г. или 19декабря т.г.

Употребляются и сокращения, принятые в планово-учетной документации, например: квит. №, накл. №,техпромфинплан, расч. счет и т. д.

Официально принятая форма обращения "господин" сокращается следующим образом: г-н – в начале, в середине фразы и в реквизите "адресат". При употреблении слова "господин" вначале пишется фамилия, а затем инициалы. При употреблении фамилии и инициалов без слова "господин" даже при наличии наименования должности перед фамилией пишут инициалы, а затем фамилию, например: "Поручить сотрудникам Г. М. Ивановой и В. А. Смирновой. ".

При составлении организационно-распорядительных документов рекомендуется, как правило:

пользоваться простыми предложениями;

применять устойчивые (трафаретные) словосочетания и словесные формы;

применять прямой порядок слов (подлежащее предшествует сказуемому).

При этом определение должно стоять перед определяемым словом, дополнение – после управляющего слова, обстоятельственные слова – ближе к тому слову, к которому они относятся, а вводные слова и выражения (как правило, в связи с тем, ввиду того) – в начале предложения; сказуемое в предложении следует выражать простой глагольной формой, а в решениях, распоряжениях, приказах употреблять глаголы неопределенной формы (утвердить, обязать, отменить и т.д.) и языковые конструкции повелительного характера.

Чем определяются основные правила подготовки и оформления документов?

На какие виды документов положения "Примерной инструкции по ведению делопроизводства" распространяются ограниченно?

Что является юридическим основанием для возникновения распорядительных документов?

Какие этапы включает в себя подготовка документов?

Где закрепляется право издания, подписания, утверждения и согласования документов?

Чем определяется юридическая сила документов?

Укажите основные требования к бланкам документов?

Какие способы расположения реквизитов на бланке вы знаете?

Укажите стандартные положения табулятора в документе.

Назовите особенности создания бланков типографским способом.

Выберите возможные варианты размеров кеглей в документах.

Какие реквизиты указываются в заголовочной части формуляра-образца.

Какие реквизиты указываются в содержательной части формуляра-образца в общем случае.

Какие реквизиты указываются в оформляющей части формуляра-образца в общем случае.

Какие реквизиты входят в состав обязательных в формуляре-образце?

Какие реквизиты указываются на бланке письма типографским способом?

Какие реквизиты указывают типографским способом на общем бланке организации?

Укажите особенности реквизитов "Наименование вышестоящей организации", "Наименование органи­за­ции" и "Наименование подразделения".

В каком падеже формулируется заголовок к тексту документа?

Укажите размер отступа от левого поля при печати заголовка текста документа?

Назовите основные правила при адресации документов.

Какие сокращения из приведенных не являются общепринятыми?

Укажите основные рекомендации при составлении организационно-распорядительных документов.

организационные документы; распорядительные документы; справочно-информационные документы; информация, зафиксированная в документе; устав; перечень сведений в уставе; общие положения; организационное единство; регламент деятельности; финансово-материальная база; отчетная и ревизионная деятельность; порядок ликвидации и ответственность по делам организации; инструкция; изменения в должностную инструкцию; дата введения инструкции; положение; индивидуальные и типовые положения; штатное расписание; схема подготовки распорядительных документов; решения; констатирующая и распорядительные части; распоряжения общего, длительного действия; распоряжения, касающиеся конкретного вопроса; указание; приказы по основной деятельности; стадии подготовки проекта приказа; ознакомление с приказами; дата приказа; список рассылки приказа; выписка из приказа; постановление; постановления, обязательные для исполнения; постановления рекомендательного характера; акты; протоколы; полные и краткие протоколы; докладные (служебные) записки; объяснительные записки; письма; справки; доклад; телеграмма, телефонограмма.

Документы, входящие в систему ОРД, подразделяются на три группы:

организационные (положения, уставы, инструкции, правила);

распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения, указания);

справочно-информационные (протоколы, акты, письма, докладные и объяснительные записки, справки).

Любое решение базируется на информации, которая должна быть объективной, достоверной, оперативной. Носителем информации выступает документ, который можно получить посредством письма, рисунка, графика, звукозаписи, фотографии. Он обеспечивает сохранение и накопление, передачу, использование информации.

Информация, зафиксированная в документе, является: основанием для принятия решения, доказательством исполнения, справочно-поисковым материалом.

В условиях увеличения объема информации, увеличения номенклатуры изделий, расширения экономических и культурных связей возникла необходимость упорядочения потоков информации с помощью документов, как информационного обеспечения функции управления.

Из функциональных систем документации самой многочисленной являются документы организационно-распорядительной системы. Любой работник сталкивается с их составлением, оформлением и обработкой.

Устав – это свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений и предприятий. В соответствии со статьей 20закона "О предприятиях в Республике Беларусь" устав должен содержать указание на собственника предприятия; наименование и вид предприятия; местонахождение предприятия; цели деятельности; перечень органов управления и их компетенцию, размер уставного фонда; порядок образования имущества предприятия и условия распоряжения этим имуществом; порядок распределения прибыли (дохода); условия реорганизации и ликвидации предприятия. Устав утверждается собственником или уполномоченным им органом.

Статья 8Закона "Об акционерных обществах, обществах с ограниченной ответственностью и обществах с дополнительной ответственностью" устанавливает следующий перечень сведений: вид общества; цели его деятельности; наименование и местонахождение; состав участников для общества с ограниченной ответственностью и общества с дополнительной ответственностью; размер уставного фонда общества; порядок образования имущества и распределения прибыли; структура и компетенция органов управления и контроля общества; права и обязанности участников общества; порядок принятия решений, в том числе перечень вопросов, по которым необходимо единогласие или квалифицированное большинство голосов, порядок ликвидации и реорганизации общества. Взаимоотношения между участниками обществ с ограниченной ответственностью и обществ с дополнительной ответственностью, а также обязательства участников перед этими обществами определяются в учредительном договоре.

Уставы – это сложные документы. Их структура, содержание определяются самими разработчиками.

Текст устава разбивается структурно на разделы: общие положения (определяют задачи и цели создаваемой организации);организационное единство (структурные подразделения, их взаимосвязи);регламент деятельности (формы управления, права обязанности должностных лиц);финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями); отчетная и ревизионная деятельность; порядок ликвидации и ответственность по делам организации.

В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование вышестоящей организации, наименование организации, вид документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрировано). В зависимости от формы частной собственности (товарищество с ограниченной ответственностью, акционерное общество закрытого либо открытого типа и т.д.) разделы в тексте изменяются, добавляются. Включаются, например, такие разделы, как уставный капитал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формирование фондов и т.д. После текста ставится подпись руководителя.

Инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Все инструкции можно разделить на две основные группы:

инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица; подразделения);

должностные инструкции, указывающие функции, права, обязанности, ответственность должностных лиц.

Инструкция состоит из нескольких разделов. Каждый раздел является логически законченной частью документа.

Раздел "Общие положения" устанавливает область деятельности, квалификационные требования, подчинение, освобождение от должности и назначение на нее.

Раздел "Должностные обязанности" определяет виды работ, выполняемые сотрудником.

Раздел "Права" устанавливает права работника, которые способствуют успешному выполнению работы.

Раздел "Ответственность" конкретно указывает, за что работник несет ответственность.

Разделы инструкции могут иметь другие названия. Долж-ностные инструкции разрабатывают руководители структурных подразделений; отделы кадров или специалисты по работе с персоналом. Текст согласовывается с юристами, отделом труда и заработной платы. Утверждаются должностные инструкции руководителем организации или распорядительным актом.

Изменения в должностную инструкцию вносятся приказом руководителя организации или распорядительным актом.

Текст инструкции носит характер указаний, рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами: "должен", "имеет право", "не допускается", "запрещается" и т.д. Текст излагается от третьего лица или в безличной форме.

Если инструкцией предусматривается введение в практику документа новой формы (карты учета, акта, плана задания и т.д.), то проект бланка этого документа должен содержаться в приложении к инструкции. В тексте должен быть описан порядок использования документа (какие реквизиты, кто заполняет, сколько экземпляров оформляется, кому передаются экземпляры, когда).

Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата). Инструкция оформляется на бланке формата А4. Должностная инструкция может служить основанием для составления трудового контракта (договора) и может использоваться при разрешении трудовых конфликтов и споров.

В формуляр-образец инструкции входят следующие реквизиты: наименование министерства или ведомства (если есть); название организации-автора документа; наименование структурного подразделения (если есть); наименование вида документа – инструкция; дата, номер; место издания (город); заголовок в именительном падеже; гриф утверждения (или отметка, что инструкция является приложением к распорядительному документу); текст; подпись автора; гриф согласования – визы.

Положение – правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий. Структура текста положения: общие положения; основные задачи; функции; права и обязанности;

Положения бывают индивидуальные и типовые:

индивидуальные– о всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления организацией;

типовые– о цехах основного производства, структурных подразделениях.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятий, по инициативе руководителей структурных подразделений. Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывается руководителем структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящим руководителем, которому подчиняется данное подразделение, и разработчиком.

Положение согласовывается с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения, замечания, они излагаются на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта.

Проект положения представляется на утверждение руководителю предприятия. Положение об организации утверждается распорядительным документом вышестоящей организации.

Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.

Положение является сложным документом, его структура и содержание, как правило, определяются учреждением-разработчиком.

Текст может состоять из следующих разделов: общие положения, основные задачи и функции, права, организация работы в целом или его структурных подразделений.

Формуляр-образец "ПОЛОЖЕНИЕ" состоит из реквизитов: наименование ведомства; название организации; наименование структурного подразделения; гриф утверждения; наименование вида документа – положение; дата, номер; место издания (город); заголовок; текст; подписи; гриф согласования; визы.

Штатное расписание – документ, разрабатываемый согласно Устава организации и закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы, оформляется на бланке организации, указывает перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Подписывает Штатное расписание, как правило, заместитель руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия.

В грифе утверждения надо указать общую штатную численность предприятия и месячный фонд заработной платы.

Изменения в Штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия.

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий – издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, инструкции, указания; решения; постановления, распоряжения.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Издание распорядительных документов обязательно: по организационным вопросам, по вопросам планирования, про-изводства, строительства, материально-технического снабжения и сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы.

Во всех случаях, когда действующими нормами не установлено обязательное издание документа, выбор письменной или устной формы управленческих действий лежит на органе управления (должностном лице).

Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям; группам или отдельным должностным лицам.

Схема подготовки распорядительных документов: всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа; согласование текста, его подписание (распоряжение, указание, приказ); обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановление, решение).

Проект распорядительных документов может быть подготовлен структурными подразделениями или отдельными специалистами, рабочей группой.

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным советом и т.д.

Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части указываются причины издания решения, цели, которые достигаются при его выполнении. Если решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части указывают название, номер, дату, заголовок этого распорядительного документа. Враспорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем слово РЕШИЛ прописными буквами на отдельной строке.

Распорядительную часть можно делить на пункты, где указывают исполнителя (организацию, структурное подраз-деление, должностное лицо) – действие – срок исполнения.

Решение подписывают председатель и секретарь колле-гиального органа, они не вправе изменять содержание текста.

Решение оформляется на бланках формата А4.

Формуляр-образец состоит из реквизитов: НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ; название вида документа – РЕШЕНИЕ; дата (дата принятия на заседании коллегиального органа), номер; место издания; заголовок к тексту; текст; подписи (председатель, секретарь); визы (визируется составителем, руководителем подразделения, вносящего проект решения, исполнителями, юрисконсультом, должностными лицами, ответственными за исполнение решения).

место составления или издания (город)

заголовок текста документа

Текст констатирующей части документа (причины издания, цели), ссылка, если нужно, на распорядительный документ вышестоящего органа.

Распорядительная часть начинается словом:

Коллегия министерства РЕШИЛА (РЕШИЛ)

Текст пунктов оформляется по схеме: исполнитель – действие – срок.

Последний пункт: контроль за исполнением возложить на (название должности, инициалы, фамилия).

Визы (руководители подразделений, вносящих проект решения, исполнители, юристконсульт и т.д. Виза включает в себя элементы: должность визирующего (может не указываться); личная подпись, ее расшифровка; дата)

Это акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения,касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая .

Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную части. В первой указывают цель или причину распоряжения, во второй, начинающейся словом ОБЯЗЫВАЮ, – предписываемые действия. В констатирующей части целесообразно использовать устойчивые формулировки: "в соответствии", "в связи", "в целях".

Формуляр-образец состоит из реквизитов: НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ; наименование вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ; дата, номер (номер в пределах календарного года); место издания; заголовок; подпись; текст; отметка о согласовании.

Текст оформляется на бланках формата А4. Проект Распоряжения должен быть согласован с организациями или должностными лицами, которые заинтересованы в данном документе.

Исполнителями распоряжений могут быть учреждения, структурные подразделения или должностные лица. В последнем пункте указывают лиц, на которых возлагается контроль за его исполнением.

место составления или издания (город)

Заголовок текста документа (начинается с предлога "О чем. ")

Текст документа может начинаться с констатирующей части (излагается цель или причина создания). Констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть начинается словом ОБЯЗЫВАЮ:

1.Распорядительные пункты строятся по схеме: исполнитель – действие - срок.

Последний пункт распоряжения формулируется следующим образом: Контроль за выполнением распоряжения возложить на (наименование должности, И.О.Фамилия).

Наименование должности лица,

подписавшего документ подпись И.О.Фамилия

Гриф согласования или визы

Под указанием понимается распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления; министерствами, ведомствами; организациями по вопросам организационно-методического характера, вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов. Может издаваться при оформлении командировок, наложении взысканий и т.д.

В организациях право издания указания предоставлено руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделении, которые действуют на правах единоначалия в пределах их компетенции.

Текст указания, как правило, также состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть раскрывает причины издания документа и обычно начинается устойчивыми формулировками: "Во исполнение. ", "В целях. ", "В соответствии. ".

Распорядительная часть начинается словом ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ. Текст может делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт строится по схеме: исполнитель
(в дательном падеже после ПРЕДЛАГАЮ или в родительном падеже после ОБЯЗЫВАЮ) – действие – срок исполнения.

В последнем пункте указания возлагается контроль за исполнение документа на должностное лицо (указывается должность, инициалы, фамилия). Если контроль за исполнение берет на себя руководитель, подписавший его, то последний пункт писать не надо. Датой указания является дата подписания. Оформляется на бланках формата А4 или листе бумаги с воспроизведением всех рек визитов документа.

Формуляр-образец состоит из реквизитов: наименование министерства или ведомства; наименование организации (набирается на верхнем регистре); наименование структурного подразделения; название документа – УКАЗАНИЕ; дата, номер (порядковый номер документа в пределах года); место издания – город; заголовок; текст (пишется, как правило, через 1,5интервала); подпись; отметка о согласовании (визы или гриф согласования).

Оформляется указание на общем или специальном бланке формата А4.

Наименование структурного подразделения

Дата №(в пределах календарного года)

Место издания (город)

Заглавие выражает краткое содержание, начинается предлогом "О. "

Текст констатирующей части обычно начинается устойчивыми формулировками: "В соответствии", "В целях", "Во исполнение". Нередко дается пересказ акта вышестоящего органа, для исполнения которого издают данный документ, указывают автора документа, его полное название, поисковые данные (номер, дата). Констатирующей части может и не быть.

Распорядительная часть начинается словом ОБЯЗЫВАЮ: (пишется от поля, крупно).

Если согласно законодательству исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в обязанности по должности, то распорядительная часть начинается словом ПРЕДЛАГАЮ.