Форма путевого листа 4 п

Форма путевого листа 4 п.

1. Во исполнение Постановления Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. N 835 «О первичных учетных документах» Госкомстат РФ своим постановлением от 28.11.1997 года №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» утвердил наряду с другими формами и форму п утевого листа № 4 – п.

2. Наименования всех форм путевых листов приведены в этой статье.

3. Путевой лист формы № 4 — п применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитан на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.

4. Применяется также для учета рабочего времени водителя автомобиля и оплаты его труда по повременному тарифу.

5. Лицевая сторона путевого листа формы № 4-п.

Полностью заполняется в организации-владельце автотранспорта (Перевозчиком).

Оформляется несколькими работниками Перевозчика (диспетчером, медработником, механиком КПП, техником по учету топлива).

Водитель расписывается за прием автомобиля перед выездом на линию и сдачу автомобиля после возвращения.

Талоны первого заказчика и (или) второго заказчика на лицевой стороне путевого листа заполняются после выполнения задания.

6. Оборотная сторона путевого листа формы № 4-п.

Раздел «Выполнение задания».

Подразделы Первый заказчик (Второй заказчик) заполняются Заказчиками, в них ставится штамп (печать) Заказчика. Эти данные остаются на неотрывной части путевого листа.

Подраздел «Простои на линии». В случае неиспользования автомобиля Заказчик заполняет данные в этом подразделе и заверяет их своей подписью.

Подраздел «Таксировка». Заполняет Перевозчик. Результат по первому заказчику. Результат по второму заказчику. Составляющие результатов: Время оплачиваемое. Ездки. Экспедитор. Пробег. Перепробег и т.д.

Итогом таксировки является:

а) Расчет платы за пользование автомобилем по каждому Заказчику исходя из времени в наряде и тарифа на 1 час;

б) Определение расхода горючего и зарплаты — в целом по путевому листу.

Талоны первого заказчика и (или) второго заказчика на лицевой стороне путевого листа заполняются Перевозчиком после выполнения задания – это перенос результатов таксировки с оборотной стороны путевого листа.

Оборотная сторона отрывных талонов оформляется Заказчиком с заполнение всех граф. Ставится штамп (печать) Заказчика.

Талоны первого заказчика и (или) второго заказчика в заполненном виде являются основанием для предъявления организацией — владельцем автотранспорта счета заказчику. Талоны отрывные и прилагаются к счету на оплату.

Автотранс — консультант.ру.

Формы и порядок заполнения путевых листов

Путевой лист грузового автомобиля
(форма № 4-с) (зарплата водителю начисляется по сдельным расценкам)

До выдачи водителю путевой лист заполняет диспетчер (уполномоченный сотрудник). После выдачи – сотрудники организации – владельца автотранспорта и представители заказчика

Путевой лист выдается водителю при условии сдачи предыдущего путевого листа

Отрывные талоны заполняет заказчик. На основании отрывных талонов организация выставляет счета на оплату транспортных услуг (к счету должен быть приложен отрывной талон)

При перевозке ТМЦ в путевой лист по форме № 4-п необходимо вписать номера товарно-транспортных накладных, а также приложить к путевому листу один экземпляр накладной. Хранить путевые листы нужно вместе с транспортными документами

Форма № 4-п рассчитана на выполнение двух заказов в течение одного рабочего дня (смены)

Путевой лист грузового автомобиля
(форма № 4-п) (зарплата водителю начисляется по повременному тарифу)

Путевой лист специального автомобиля (например, автокрана, бетономешалки, цементовоза и т. п.)
(форма № 3 спец.)

Выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего листа. Отрывные талоны к путевому листу заполняет организация – владелец автомобиля. Они служат основанием для предъявления счета заказчику

Путевой лист легкового такси (форма № 4)

Содержит показания таксометра. Ежедневно перед началом рабочего дня водитель получает путевой лист, а по окончании смены возвращает его в диспетчерскую

Путевой лист автобуса (форма № 6)

Применяется для учета работы автобуса на городских и пригородных маршрутах

Путевой лист автобуса необщего пользования (форма № 6 (спец))*

Оформляется только для выполнения заказа одной организации. Раздел «Результаты работы автобуса» заполняется при обработке путевых листов лицами, отвечающими за эту работу

Выдается водителю при условии сдачи предыдущего путевого листа

Путевой лист строительной машины (форма ЭСМ-2)

Применяется в специализированных организациях для учета работы строительной машины на автомобильном ходу при почасовой оплате, а также является основанием для получения исходных данных при начислении зарплаты обслуживающему персоналу

* Порядок заполнения путевых листов приведен в разделе 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Данный порядок распространяется в том числе на государственные (муниципальные) учреждения (письмо Минфина России от 3 октября 2012 г. № 02-06-10/4066).

Типовая форма путевого листа № 4-П - Нормативные акты о делопроизводстве и законы об архивном деле - Портал о документах

Посмотреть образец бланка Скачать бланк

Путевой лист – это основной первичный документ для учета пробега, списания топлива, маршрута автомобиля и работы водителя, который должен выдаваться ему ежедневно (при необходимости). Унифицированная форма этого документа утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Требование о наличии путевого листа содержится в Правилах дорожного движения, в которых сказано, что водитель в установленных случаях должен иметь при себе путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а также страховой полис обязательного страхования гражданской ответственности. За отсутствие у водителя путевого листа его могут оштрафовать по статье Кодекса РФ об административных правах.

Форма применяемого путевого листа зависит от типа транспортного средства. Для легковых автомобилей применяют форму №3, а для грузовых – формы путевого листа №4.

Срок хранения путевых листов установлен ст. 842 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010 г.), и составляет 5 лет при условии проведения проверки (ревизии), при отсутствии других документов, подтверждающих тяжелые, вредные и опасные условия труда, 75 лет.

Диспетчер или уполномоченное на то лицо заполняет бланк формы №3, где указывает:

• дату его выдачи (число, месяц, год), которая должна соответствовать дате регистрации в журнале учета путевых листов; в строке Режим работы записывает код или наименование режима работы (будние дни, командировка, суммированный учет рабочего времени, ежедневный учет рабочего времени, работа в выходной или праздничный день, работа по графику или вне графика и т.д.), в соответствии с которым производится начисление заработной платы водителю;
• в строке Автомобиль указывает марку, госномер и тип автомобиля, а также его гаражный номер. В случае использования прицепов или полуприцепов, их марки, гаражные и госномера записываются в строку Прицепы .
• Строка Сопровождающее лица должна содержать фамилии и инициалы лиц, сопровождающих автомобиль в рамках задания.
• В разделе Работа водителя и автомобиля в графе 2 записывается время (часы и минуты) выезда и возвращения автомобиля по графику.
• В графе 15 В чье распоряжение раздела Задание водителю на основании заявки или разового заказа записывается наименование заказчика.
• Графа 16 Время прибытия должна отражать время (в часах и минутах) прибытия автомобиля к заказчику согласно его заявке, разовому заказу или графику работы автомобиля по условиям договора. На лицевой стороне бланк путевого листа содержит строку Выдать горючее – в ней нужно прописью указать количество горючего, необходимое к выдаче для выполнения задания с учетом остатка горючего предыдущего дня работы.
• Правильное оформление путевого листа и наличие у водителя водительского удостоверения заверяет диспетчер или уполномоченное лицо своей подписью в строке Подпись диспетчера .

Путевые листы грузового автомобиля являются основным документом первичного учета, определяющим совместно с товарно-транспортной накладной при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.

Форма N 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.

Форма N 4-с (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам.

Форма № 4-М оформляется на длительный срок при междугородных перевозках грузов. Бланки путевых листов № 4-М могут выдаваться в подотчет автохозяйством независимо от их ведомственной принадлежности только предприятиями автотранспорта общего пользования, на которые в данной местности возложена организация междугородных перевозок грузов.

Отрывные талоны путевого листа заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией-владельцем автотранспорта счета заказчику.

К счету прилагают соответствующий отрывной талон.

Путевой лист остается в организации-владельце автотранспорта, в нем повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика и служат основанием для учета работы автомобиля в течение рабочего дня.

В случае когда при повременной оплате за работу автомобиля будут перевозиться товарно-материальные ценности, в путевой лист вписываются номера товарно-транспортных документов и прилагается один экземпляр этих товарно-транспортных документов, по итогу которых указывается количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя.

Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером организации или лицом, на это уполномоченным. Остальные данные заполняют работники организации-владельца автотранспорта и заказчики.

Путевые листы по формам N 4-с и 4-п выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы.

Выданный путевой лист должен обязательно иметь дату выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль. Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководители организации, а также лица, отвечающие за эксплуатацию грузовых автомобилей и участвующие в заполнении документа.

Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки.

На лицевой части путевого листа под названием документа записывается дата его выдачи (число, месяц, год), которая должна соответствовать дате регистрации выданного путевого листа в диспетчерском журнале.

В строке Режим работы записывается код или наименование режима работы (работа в будние дни, командировка, суммированный учет рабочего времени, ежедневный учет рабочего времени, работа в выходной или праздничный день, в день субботника, работа по графику или вне графика и т.д.), в соответствии с которым производится начисление заработной платы водителю.

В строке Колонна, бригада записываются номера колонны и бригады, в составе которых числятся автомобиль и водитель.

В строке Автомобиль записываются марка, государственный номер и тип автомобиля, а также его гаражный номер.

В строке Водитель записываются фамилия, инициалы, номер служебного удостоверения и класс водителя, работающего по данному путевому листу.

В строке Табельный номер записывается номер, присвоенный водителю в автопредприятии.

В строках Прицепы записываются марки, государственные и гаражные номера прицепов и полуприцепов, выпускаемых на линию с автомобилем. Номера обменных прицепов и полуприцепов записываются по этим строкам в местах их перецепки.

В строке Сопровождающие лица записываются фамилии и инициалы лиц, сопровождающих автомобиль для выполнения задания (грузчики, экспедиторы, стажер и т.д.).

В разделе Работа водителя и автомобиля в графах 2 и 3 записывается время (часы и минуты) выезда и возвращения автомобиля по графику.

В разделе Задание водителю в графе 16 («В чье распоряжение») на основании заявки или разового заказа заказчика записывается наименование заказчика, в распоряжение которого должен прибыть автомобиль для выполнения задания.

В графе 17 Время прибытия записывается время (в часах и минутах) прибытия автомобиля к заказчику согласно его заявке, разовому заказу или графику работы автомобиля по условиям договора.

В графах 18 Откуда взять груз и 19 Куда доставить груз записываются адреса пунктов погрузки и разгрузки согласно заявке, разового заказа заказчика или по условиям договора.

В графе 20 Наименование груза записывается наименование предъявляемого к перевозке груза на основании заявки или разового заказа заказчика.

В графе 21 Количество ездо с грузом на основании заявки или разового заказа записывается количество ездок с грузом, необходимое для выполнения задания.

В графе 22 Расстояние записываются расстояния перевозок грузов, определяемые по данным дорожных органов, или по карте района (плану города) при помощи курвиметра, или по списку расстояний, составленному на основании актов замера или по показателям спидометра автомобиля (на сезонных перевозках), зафиксированным актом автотранспортного предприятия или организации и заказчика.

В графе 23 Перевезти тонн записывается количество груза, которое необходимо перевезти для заказчика.

Право изменения задания, указанного в разделе Задание водителю. имеет только автотранспортное предприятие. Лишь в исключительных случаях заказчик может по согласованию с автотранспортным предприятием изменить задание с соответствующей записью в строках Особые отметки. В этой же строке производится запись в случаях использования автомобиля по специальному назначению (органами милиции, врачами и т.д.).

На лицевой стороне путевого листа в строке Выдать горючее записывается прописью количество горючего, необходимое к выдаче для выполнения задания с учетом остатка горючего предыдущего дня работы. В строке Подпись диспетчера диспетчер своей подписью удостоверяет правильность заполненных им реквизитов путевого листа и наличие у водителя водительского удостоверения.

В разделе Движение горючего в графах 7, 9 и в соответствующих строках заправщик, техник по горюче-смазочным материалам (ГСМ) или уполномоченное на то лицо записывает количество выданного горючего, а также серии и номера выданных талонов на горючее и удостоверяет эти записи своей подписью.

Количество горючего, выданного талонами, приравнивается к горючему, выданному в натуре.

На лицевой стороне врачом или другим медицинским работником при осуществлении предрейсового медицинского осмотра подписью удостоверяется состояние здоровья водителя и возможность допуска его к управлению автомобилем.

В разделе Работа водителя и автомобиля в графе 5 Показания спидометра механик контрольно-пропускного пункта (КПП) или отдела технического контроля (ОТК) записывает показание спидометра при выезде автомобиля на линию, а в графе 6 Время фактическое штамп-часами проставляет фактическое время выезда автомобиля из гаража. В случае неисправности или отсутствия штамп-часов время записывается вручную в следующей последовательности: число, месяц, часы, минуты.

В разделе Движение горючего в графе 10 Остаток при выезде механик КПП или ОТК записывает количество горючего, находящегося в баках автомобиля при выезде, и правильность всех сделанных записей удостоверяет подписью в этой графе.

В строке Подпись механика механик КПП или ОТК удостоверяет подписью передачу автомобиля водителю в технически исправном состоянии и разрешение на выезд из гаража, а в строке Подпись водителя водитель подписью удостоверяет принятие автомобиля в технически исправном состоянии и получение задания на работу.

В разделе Последовательность выполнения задания формы N 4-с.

В графе 24 грузоотправитель записывает последовательно номера выполненных ездок. Запись предназначена для разнесения прилагаемых товарно-транспортных документов по ездкам.

В графе 25 Номера приложенных товарно-транспортных накладных грузоотправителем записываются все номера товарно-транспортных накладных, относящихся к данной ездке.

В графе 26 Время прибытия проставляется время (часы и минуты) предъявления шофером путевого листа грузоотправителю или грузополучателю у въездных ворот или на контрольно-пропускном пункте в пунктах погрузки или разгрузки (кроме станций железных дорог).

При отсутствии въездных ворот или контрольно-пропускного пункта указанная графа не заполняется, время прибытия в пункт погрузки или разгрузки проставляется в товарно-транспортной накладной (ТТН). В графе 27 Подпись и печать грузоотправитель расписывается и ставит печать, подтверждая правильность заполненных им реквизитов путевого листа.

Графа 28 Отметки автопредприятия может использоваться автопредприятием для отражения дополнительных учетных показателей работы автомобиля и прицепа.

В разделе Простои на линии работник службы техпомощи или уполномоченное на то лицо в соответствующих графах записывает причину простоя, дату и время начала и окончания простоя и удостоверяет эти записи своей подписью.

В строках Особые отметки на лицевой стороне записываются сведения, не предусмотренные формой путевого листа (отметки органов Госавтоинспекции, заказчиков при отказе от загрузки автомобиля, различных дорожных служб и т.п.).

В разделе Работа водителя и автомобиля в графе 6 механик КПП или ОТК записывает или проставляет штамп-часами фактическое время возвращения автомобиля в гараж (число, месяц, часы, минуты) и заполняет графу 5 Показания спидометра.

В разделе Движение горючего механик КПП или ОТК заполняет графу 11 Остаток при возврате и расписывается под ней.

В разделе Движение горючего заправщик, техник по ГСМ или уполномоченное на то лицо при сдаче водителем талонов на ГСМ заполняет графу 12 Сдано и расписывается под ней.

В строке Сдал водитель подписью удостоверяет сдачу автомобиля механику КПП или ОТК в технически исправном (неисправном) состоянии. Механик КПП или ОТК в строке Принял подписью удостоверяет правильность заполнения граф 5 и 6 строки Возвращение в гараж раздела Работа водителя и автомобиля и прием автомобиля от водителя в технически исправном (неисправном) состоянии.

В разделе Работа водителя и автомобиля в графе 4 Нулевой пробег по таблице расстояний записывает расстояние от гаража до первого пункта погрузки и от последнего места разгрузки до гаража.

В разделе Движение горючего в графе 13 Коэффициент изменения нормы записывает один общий на весь день работы автомобиля коэффициент изменения нормы расхода горючего, связанного с работой автомобиля по повышенной норме расхода горючего, в графе 14 Время работы спецоборудования и графе 15 Время работы двигателя на основании соответствующих записей в приложенных к путевому листу ТТН записывает соответственно время работы спецоборудования и дополнительное время работы двигателя в особых условиях эксплуатации (работа двигателя, вращающего погрузочно-разгрузочные механизмы и т.п.). Эти реквизиты необходимы для определения дополнительной нормы расхода горючего. Правильность заполнения данных реквизитов диспетчер заверяет подписью под соответствующими графами.

В разделе Последовательность выполнения задания диспетчер в графе 24 записывает общее количество ездок, а в строке ТТН в количестве – общее количество сданных товарно-транспортных накладных. За общее количество сданных и принятых товарно-транспортных накладных водитель расписывается в строке Сдал водитель. а диспетчер – в строке Принял диспетчер.

Путевой лист грузового автомобиля №4-П - Бланки документов и унифицированных форм

Унифицированная форма первичной учетной документации №4-П "Путевой лист грузового автомобиля" (ОКУД 0345005) утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. Путевые листы грузового автомобиля являются основным документом первичного учета, определяющим совместно с товарно-транспортной накладной при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов. Форма N 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя. Отрывные талоны путевого листа заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией - владельцем автотранспорта счета заказчику. К счету прилагают соответствующий отрывной талон. Путевой лист остается в организации - владельце автотранспорта, в нем повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика и служат основанием для учета работы автомобиля в течение рабочего дня. В случае, когда при повременной оплате за работу автомобиля будут перевозиться товарно-материальные ценности, в путевой лист вписываются номера товарно-транспортных документов и прилагается один экземпляр этих товарно-транспортных документов, по итогу которых указывается количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя. Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером организации или лицом, на это уполномоченным. Остальные данные заполняют работники организации - владельца автотранспорта и заказчики. Путевые листы по форме 4-П выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы. Выданный путевой лист должен обязательно иметь дату выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль. Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководители организации, а также лица, отвечающие за эксплуатацию грузовых автомобилей и участвующие в заполнении документа. Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки.

Для загрузки бланков формы документа в требуемом формате, воспользуйтесь одной из приведенных ниже ссылок.

Ссылка для скачивания

Rich Text Format (RTF)

Adobe Acrobat (PDF)

Воспользовавшись данной кнопкой, Вы можете бесплатно загрузить новейшую версию Adobe ® Reader

© 2002-2015 ЗАО «Современные системы и сети - 21 век». Все права защищены.

Скачать образец бесплатно

28 Сентября 2016

Если налоговые платежи перечисляются в бюджет с опозданием (то есть с нарушением установленных сроков), то помимо самих налогов необходимо дополнительно уплатить еще и пени. Расчет пеней является, пожалуй, одной из самых рутинных задач, которую приходится решать бухгалтеру. Впрочем, для ее успешного выполнения ему нужно учесть ряд нюансов.

Торговое предприятие (применяющее УСНО) планирует принять участие в региональной выставке-ярмарке «Школьный базар». Должно ли оно оборудовать торговое место ККТ либо торговлю можно осуществлять без применения кассового аппарата (выдавать покупателям по их требованию квитанции)?

Спор между компанией и налоговиками начался после того, как у ООО была проведена камеральная налоговая проверка уточненной налоговой декларации общества по НДС за II квартал 2014 года, после которой инспекторы выписали штрафы на сумму 7,8 млн руб. (ст. 122 НК РФ). ООО обратилось в арбитражный суд с требованием признать это решение налоговиков недействительным в связи с наличием смягчающих обстоятельств, а именно тяжелого финансового положения ООО.

27 Сентября 2016

Законодатели обратили внимание на то, что в Российской Федерации остается значительной суммарная задолженность по заработной плате. Например, по данным Крымстата на 20.07.2016 такая задолженность по предприятиям Республики Крым составила 116,3 млн руб. С целью повышения защищенности работников от недобросовестных работодателей в части оплаты труда принят Федеральный закон от 03.07.2016 № 272‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам повышения ответственности работодателей за нарушения законодательства в части, касающейся оплаты труда».

В условиях кризиса индексация заработной платы порой становится непосильной ношей для работодателей. Тем не менее индексация зарплаты в связи с инфляцией является обязанностью работодателя, а не его правом. В этом единодушны и Роструд, и Конституционный Суд РФ.

Заполнение отрывного талона к путевому листу

Организация может использовать:

- самостоятельно разработанные путевые листы.

В случае, если организация разрабатывает форму путевого листа самостоятельно, то необходимо чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

В соответствии с п.3 приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»: «путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:1 ) наименование и номер путевого листа;2) сведения о сроке действия путевого листа;3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;4) сведения о транспортном средстве;5) сведения о водителе».

В соответствии с п.6 приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» сведения о транспортном средстве включают в частности:

- показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);

- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.

Оформляя путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде.

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают: несоответствия в путевых листах не опровергают того, что у организации были расходы, связанные с предпринимательской деятельностью (см. например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 г. № ВАС-16222/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 г. № А32-24509/2007, от 27 августа 2008 г. № Ф08-5063/2008).

В то же время многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях спидометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см. например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13, постановления ФАС Уральского округа от 5 марта 2009 г. № Ф09-946/09-С5,Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 г. № А46-11958/2009).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» vip - версия

1. Ситуация:Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ

Организация может использовать:

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены втаблице .

Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008 ).

Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.

Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ ).

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

Главбух советует: если нет возможности держать в штате врача, то можно заключить с медицинским работником договор подряда. Или же оформите его как внешнего совместителя. Так удастся избежать споров с проверяющими.

Ведь на практике мало кто выполняет требование о том, что отметку в путевом листе должен поставить именно медработник. Зачастую, если штатного врача в компании нет, это делает не медицинский работник (как это должно быть по правилам), а кто-то из своих, к примеру, начальник транспортного отдела.

Будьте осторожны. Если к вам с проверкой придут из трудовой инспекции и увидят, что записи в путевых листах сделал не квалифицированный врач, а кто-то другой, компанию могут обвинить в нарушении правил охраны труда. А за этим последует административный штраф до 50 000 руб. Поэтому все же безопаснее хотя бы заключить договор с медработником.

Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов – для каждого водителя.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Главбух советует: оформляя путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде.

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают: несоответствия в путевых листах не опровергают того, что у организации были расходы, связанные с предпринимательской деятельностью (см. например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 г. № ВАС-16222/08. постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 г. № А32-24509/2007. от 27 августа 2008 г. № Ф08-5063/2008 ).

В то же время многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях спидометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см. например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13. постановления ФАС Уральского округа от 5 марта 2009 г. № Ф09-946/09-С5 ,Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 г. № А46-11958/2009 ).

Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа невозможно, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности спидометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания спидометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства ). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания спидометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным спидометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ ). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой. В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС России от 16 июля 2010 г. № ШС-37-3/6848 .

Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, делайте записи в журнале учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 ).Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8 ).

2. Статья:Таково решение суда, или Обзор судебной практики

Причина спора: организация признавала в налоговом учете расходы на приобретение горюче-смазочных материалов для автомобиля Lexus RX300, который использовала для служебных поездок. Инспекция исключила эти расходы, сославшись на отсутствие в путевых листах информации о конкретных маршрутах следования автомобиля. В них либо отсутствовали данные о пути следования автомобиля, либо было обобщенно указано: «По городу».

Налоговики же настаивали на том, что для подтверждения расходов на использование служебного транспорта в путевых листах должна быть подробная информация о месте назначения, включая наименование и точный адрес организации или учреждения, куда ездили на этом автомобиле. Без таких сведений невозможно подтвердить производственный характер расходов. Помимо этого, в некоторых путевых листах не были отражены показания спидометра на начало и на конец дня. В итоге инспекторы доначислили организации налог на прибыль, пени и штраф.

Инспекторы утверждали, что путевой лист, в котором нет информации о конкретных маршрутах следования служебного автомобиля, не может подтверждать расходы на приобретение ГСМ

Цена вопроса: 19 тыс. руб.

Кто победил в споре: организация.

Аргументы и выводы судов: суд первой инстанции отменил доначисления, а апелляционный и кассационный суды согласились с такой отменой. По мнению арбитров, отсутствие в путевых листах информации о маршрутах следования не дает оснований считать, что фактически организация использовала автомобиль не для служебных целей. Более того, суды пришли к выводу, что маршрут следования автомобиля вообще не является обязательным реквизитом путевого листа. Дело в том, что обязательные реквизиты этого документа утверждены приказом Минтранса России от 18.09.08 № 152 (далее — приказ № 152 ). Информация о местах следования автомобиля среди таковых не упоминается.

В свою очередь Минфин России пояснил, что путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, перечисленные в приложении к приказу № 152, является одним из документов, подтверждающих расходы на ГСМ (письмо от 25.08.09 № 03-03-06/2/161 ). Следовательно, для признания спорных расходов достаточно того, что в путевом листе указаны лишь наименование документа, его номер и срок действия, а также имеются сведения о собственнике или владельце транспортного средства, водителе и самом транспортном средстве (п. 3 приложения к приказу № 152 ).

Правда, показания спидометра на начало и на конец каждого дня являются одним из обязательных реквизитов путевого листа, так как относятся к сведениям об автомобиле (подп. 3 п. 6 приложения к приказу № 152 ). Но, несмотря на частичное отсутствие этих данных, суды все равно решили, что путевые листы оформлены надлежащим образом, и признали их документами, подтверждающими служебный характер поездок на автомобиле. Поэтому арбитры согласились, что компания вправе была учесть расходы на покупку ГСМ для автомобиля Lexus RX300.

3. Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152:Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов

Обязательные реквизиты и порядок заполнения
путевых листов

1. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов разработаны в соответствии с Федеральным законом от 8 ноября 2007 года N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 46, ст.5555).

2. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

II. Обязательные реквизиты путевого листа

3. Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:1) наименование и номер путевого листа;2) сведения о сроке действия путевого листа;3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;4) сведения о транспортном средстве;5) сведения о водителе*.

4. Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

5. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:1) для юридического лица - наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;2) для индивидуального предпринимателя - фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона.

6. Сведения о транспортном средстве включают:

1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того - модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;

2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;

3) показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);

4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.

7. Сведения о водителе включают:1) фамилию, имя, отчество водителя;2) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

8. На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.

III. Порядок заполнения путевого листа

9. Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

10. Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.

11. Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

12. В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т.п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации. В заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп юридического лица, индивидуального предпринимателя, владеющих соответствующими транспортными средствами на правах собственности или ином законном основании.

13. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.

14. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на указанную стоянку проставляются индивидуальным предпринимателем в случае, если указанный предприниматель совмещает обязанности водителя.

15. В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на постоянную стоянку - в путевом листе водителя, который последним заезжает на постоянную стоянку.

16. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

17. Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов.

18. Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.

Ольга Пушечкина, эксперт

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.