Правила оформления делового письма

Образец внутренней докладной записки

Деловое письмо. Деловое письмо – один из самых распространенных видов служебных документов. Оно является средством общения организации с вышестоящими или нижестоящими организациями, партнерами, клиентами в процессе осуществления разносторонней деятельности. Кроме того, к деловым письмам относится переписка между частными лицами и организациями, если ее содержание касается взаимных интересов. Деловое письмо – обобщенное название различных по содержанию, но одинаковых по форме документов, оформленных в соответствии ГОСТ Р 6.30-2003 1. пересылаемых по почте, факсу, курьером, электронной почтой или другими способами. В соответствии с конкретной ситуацией выбирается наиболее удобный способ переписки.

Правила оформления делового письма

Деловое письмо, как правило, составляется на бланке для письма, изготовленном в формате – А4 (210х297) или А5 (210х148). Бланк печатается типографским способом. Если организация небольшая, то она изготавливает штамп с реквизитами бланка, который проставляется на документе.

Бланк для письма может быть с продольным или угловым расположением реквизитов. В состав бланка входят следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, эмблема или товарный знак организации, наименование организации – автора документа, справочные данные об организации, код организации по Общероссийскому классификатору учреждений, организаций и предприятий (ОКПО), основной государственный регистрационный номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/КПП), код формы документа (ОКУД), отметка для регистрационного номера, место для даты документа, ссылка на номер и дату инициативного письма.

Деловое письмо, составленное на бланке, как правило, включает в себя: адресат, заголовок к тесту, текст, отметку о наличии приложений, подписи.

Открытое акционерное общество «Прогресс»

Ким ул. 5, г. Пермь, 614088

тел./факс. (5762) 65-15-83

на № 21/2 от 20.03.2002.

Об участии в выставке

Директору выставочного центра

Уважаемый Михаил Сергеевич!

Ознакомившись с рекламой и программой работы Вашего выставочного центра, опубликованной в №5 «Экономической газеты» от 10.03.2002, направляем Вам заявку на участие в весенней экспозиции Центра.

Просим включить нашу организацию в число участников выставки.

Генеральный директор личная подпись Н. А. Ширих

Образец делового письма на бланке письма организации формата А4.

О. Матвеева, 31-15-22

МИНИСТЕРСТВО СВЯЗИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное унитарное предприятие

«Северная специальная электросвязь»

ФГУП «ССЭС» НАЧАЛЬНИК ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННОГО ОТДЕЛА

Петровская ул. 70, г. Архангельск, 180000

Тел. (817) 33-20-36, факс 33-20-37

12.05.2006 №120-ПС Директору фонда

На № 21/22 от 05.05.2006 «Наши дети»

Об обсуждении договора о сотрудничестве

Мне было исключительно приятно получать от Вас письмо с предложениями к проекту договора о сотрудничестве между нашими организациями на 2005 год.

Сообщаю Вам, что проект договора только что рассмотрен на заседании научно-технического комитета. Решением комитета указанный проект принят за основу. Комитетом также рекомендовано ускорить подготовку окончательного варианта договора.

В этой связи я просил бы Вас, уважаемая Александра Александровна, сообщить мне удобную Вам дату для встречи, в ходе которой мы могли бы обсудить с Вами окончательный вариант указанного договора. Перечень вопросов для обсуждения прилагается.

Я буду искренне рад, если Вы сочтете возможным обсудить со мной окончательный вариант договора до конца текущего месяца.

Приложение: «Перечень вопросов…», на 3 листах, только адресату.

С неизменным уважением

_______________________ Б. В. Борисов

P. S. Убедительно прошу Вас сообщить мне о предполагаемой дате встречи до истечения этой недели. Желаю Вам всего наилучшего. С почтением Б. В. Борисов.

Образец делового письма на бланке должностного лица организации формата А4.

ЗАО "РУС ИМПЕКС" Коммерческим банкам, фирмам,

Пречистенка ул, 40, Москва, 104257

Тел./факс: (095) 245-45-76

Телекс 212451 "Ампир"

ОКПО 00000000, ОГРН 0000000000000,

И Н Н/КП П 0000000000/000000000

Об оказании финансовых услуг

Консалтинговая фирма "Рус Импекс" осуществляет консультирование и оказание аналитической помощи компаниям по следующим вопросам: бухгалтерский учет, финансовый анализ, внутренний аудит, переоценка, ликвидация банкротства.

Консалтинговые услуги оказывают высококвалифицированные специалисты, имеющие высшее финансовое и юридическое образование и значительный практический опыт работы в банковской сфере деятельности.

Исполнительный директор личнаяподпись П.И. Борисов

Образец делового письма на бланке организации формата А4.

Язык и стиль текстов деловых писем. Деловые письма решают типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций. В соответствии с законодательством языком текста документа (а значит и делового письма) является государственный язык РФ (государственный язык субъекта РФ). В тексте документа (деловом тексте) должны соблюдаться лексические, грамматические и стилистические нормы, т.е. использоваться литературный (нормированный) русский язык. Главная цель делового текста – донести информацию, а не эмоции, вследствие этого формально-логический деловой текст является одним из рычагов управления.

Особенности официально-делового стиля в тексте письма. Отличительной особенностью делового письма является стиль изложения заключенной в нем информации – официально-деловой стиль языка. Это функциональная разновидность языка, предназначенная для использования в процессе управления организацией посредством письменной коммуникации.

Особенностями официально-делового стиля при использовании его в тексте делового письма являются:

подчеркнутая официальность, деловитость, неэмоциональность, являющиеся следствием соблюдения служебной субординации;

устойчивая повторяемость типовых и ограниченное использование синтаксических конструкций, образовавшихся в языке вследствие типовой коммуникативной ситуации, а также вследствие вынужденной ограниченности стандартной формой;

адресность, подразумевавшая наличие конкретных участников управленческой деятельности (адресатов и адресантов);

тематическая ограниченность содержания писем;

лексическое и композиционное единообразие содержания письма;

лаконичность, краткость, ясность формулировок;

употребление терминов в случае крайней необходимости, если адресат понимает их значение

предпочтение прямому порядку слов;

отказ от архаизмов, жаргона, непонятных неологизмов и иностранных слов;

отказ от разговорного стиля;

использование глаголов или повелительного и изъяснительного наклонения;

обилие безличных конструкций;

употребление деепричастного и причастного оборота.

Тон текста делового письма. В тексте делового письма как документа важна логическая оценка фактов и точное донесение информации, поэтому тон текста деловых писем должен быть корректным, нейтральным, убедительным.

Все письма следует излагать в спокойном, ровном тоне. Необходимо помнить, что проявление в содержании послания чрезмерной любезности, равно как и небрежения, граничащего с грубостью, не допускается.

Автор. В тексте официального письма сложно установить личностные качества автора. Текст безличен. Лишь иногда о личности автора нам «намекает» употребление эпистолярного этикета.

Эпистолярный этикет. В деловых письмах важно придерживаться эпистолярного этикета.

Этикет – важнейший инструмент в достижении коммуникативной цели и одновременно проявление культуры пишущего. В основе делового этикета лежит вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру.

Особенности эпистолярного этикета

Наиболее распространенная форма обращения в деловом письме: «Уважаемый. » Слово уважаемый употребляется как нейтральная форма вежливости, обычно в сочетании либо с именем-отчеством адресата, либо со словами господин (и фамилия адресата), товарищ (и фамилия адресата), коллега (и фамилия адресата). Может употребляться также с наименованием должности, звания или социального положения.

Обращение «господин – господа», имевшее до 1917 года статус официального, в настоящее время широко используется в различных сферах жизни нашего общества. Однако следует помнить, что даже сведенное до индекса вежливости при обращении по фамилии слово это не свободно от лексического значения, включающего представление о социальном статусе адресата. Так обращаются в письмах к деловым партнерам, предпринимателям, банкирам, должностным лицам, деятелям искусства, политикам. При этом совершенно невозможно представить себе ситуацию использования этого обращения по отношению к социально незащищенным группам населения: «господа инвалиды», «господа беженцы», «господа безработные». В этом случае составители деловых писем оказываются в тяжелом положении, поскольку сегодня в русском языке отсутствует общенациональное универсальное обращение, которым до 1917 г. было парное обращение «сударь – сударыня» (милостивый государь – милостивая государыня).

При оформлении деловых писем слова господин и госпожа могут употребляться в нескольких случаях:

- в реквизите «Адресат»;

- во вступительном обращении Уважаемыйгосподин (госпожа). ;

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации» устанавливает правила оформления реквизитов деловых писем, в том числе и реквизита «Адресат». Однако в стандарте ничего не сказано о том, можно ли использовать слова господин и госпожа при оформлении этого реквизита. Как известно, что не запрещено, то разрешено, тем более что когда-то, когда у нас использовалось обращение товарищ, стандарт предусматривал использование сокращения «т.» перед фамилией адресата. Сейчас в практике широко распространено использование сокращенных слов господин и госпожа (г-и и г-жа) при оформлении реквизита «Адресат». Выглядит это следующим образом:

Генеральному директору ЗАО «Альбатрос»

Но совсем другое дело, когда речь идет о вступительном обращении, где слова господин и госпожа обязательно должны писаться полностью. Эти слова используются во вступительном обращении в двух случаях: когда мы обращаемся по должности или по фамилии, например:

Уважаемый господин мэр!

Уважаемый господин Меркулов!

Использовать во вступительном обращении сокращенные слова не принято.

Что же касается текста, то в этом случае, как правило, в единственном числе используется сокращенное написание слов господин и госпожа — г-н, г-жа, а во множественном числе полное слово: господа.

При обращении к конкретному физическому лицу используют различные формы: с индексом и без индекса, пофамильное и по имени-отчеству. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами «Дорогой + имя» или «Уважаемый + фамилия», например,

Уважаемый господин Васильев!

Уважаемый г-н Иванов!

Уважаемый Алексей Степанович.

Дорогая Ирина Петровна!

Выбирая формулу обращения, нужно помнить, что пофамильное обращение подразумевает дистанцию и придает письму более официальный характер, а обращение по имени и отчеству подчеркивает налаженность деловых отношений.

Запятая после обращения придает письму будничный характер; восклицательный знак указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому в письме вопросу придается особое значение.

В случае, когда после обращения стоит запятая, текст письма начинается со строчной буквы, после восклицательного знака первое предложение необходимо начинать с прописной.

Отсутствие пофамильного и поименного обращения допустимо только при наличии коллективного адресата и в трафаретных письмах, а также при адресовании письма юридическому лицу. В последнем случае в формуле обращения можно использовать наименование должности, например: «Уважаемый господин директор!», «Уважаемый господин посол!». К судьям обращаются «Ваша честь!».

Если у адресата есть звание или титул, можно вместо обращения «господин» указать его. Во всех западноевропейских странах и США опускать титулы как в устной, так и в письменной речи считается невежливым. Однако писать и говорить «Господин + титул + фамилия» принято только в Германии. Слова «Господин» и «Госпожа» не принято употреблять без фамилии, кроме того, их часто сокращают до «Г-н» или «Г-жа», тогда как звания и титулы предпочтительно писать полностью.

При обращении к адресату необходимо учитывать сферу его деятельности и служебное положение. Нейтральное слово «уважаемый» тоже не универсально, оно не включается в формулу поименного обращения к особо важной персоне. Такой персоной считается не только высокое должностное лицо (члены правительства, парламента, губернаторы, мэры), но и заслуженный деятель науки, искусства, известный общественный деятель. В письмах к таким людям используются обращения: «Глубокоуважаемый. », «Многоуважаемый. », например: «Глубокоуважаемый Николай Васильевич!»

В ряде писем, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношений, в качестве обращения используется слово «гражданин».

При обращении к коллективному адресату наиболее часто используется выражения:

Уважаемые дамы и господа!

Личные местоимения Вы, Вас, Вам вводятся для смягчения императива присущего официально-деловому стилю и пишутся с большой буквы.

Заключительные фразы письма так же значимы, как и начальные. В деловом письме, как и вообще в бизнесе, не бывает мелочей или незначащих деталей. Завершение письма всегда связано с обозначением перспектив (сотрудничества, деловых отношений, проекта, решения вопроса и пр.). Заключительные фразы письма особенно важны для закрепления положительных эмоций, которые должны поддерживать нормальное деловое общение. Именно поэтому последние фразы должны выражать надежду, уверенность, радость, одобрение, признательность, например:

С наилучшими пожеланиями.

С наилучшими пожеланиями и надеждой на сотрудничество.

Всегда рады оказать Вам услугу.

Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения!

С интересом ждем от Вас новых предложений!

Мы уверены, что недоразумение будет улажено в ближайшее время.

Пожелание может быть высказано прямо, а может быть, и завуалировано, дано в подтексте: Мы надеемся, что Вы оцените преимущества нашего проекта и примете участие в. В этой части письма применимы формы, связанные с акцентированием внимания адресата на основное содержание письма, например: «Убедительно просим Вас не задерживать ответ. » или «Надеемся, что наша просьба будет выполнена». После этой записи уместно просто подписать письмо, указав свою должность и фамилию.

В ряде случаев заключительная часть письма имеет форму «Искренне Ваш (подпись)» или «С уважением (подпись)». Слова С уважением пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю, или печатаются от середины или с абзаца. При использовании этих (и подобных им) коротких форм в тексте письма часто применяют графическое выделение: слова С уважением пишутся на одной строке, должность, фамилию и подпись адресанта размещают под ними на следующей строке. Однако данный реквизит следует оформлять в соответствии с ГОСТ РФ 6.3. 2005, поэтому в письмах на бланке их лучше не применять. а оставить для личных или имиджевых писем. Следует отметить, что в указанных формах запятая перед подписью с точки зрения пунктуации избыточна и ставиться не должна. (В письмах иностранным партнерам, выполненным на английском, немецком и др. языках, запятая ставится обязательно. В современной практике делового письма это правило часто переносится и на русскоязычное деловое письмо, что не является правомерным с точки зрения русской грамматики). Если в начале письма была использована форма «Уважаемый. », то завершать письмо формой «С уважением. » не следует. Такая двойная «уважительность», согласитесь, звучит нелепо. И здесь лучше использовать любую другую приемлемую форму из рассмотренных выше.

Не побуждайте адресата спешить при вынесении решений, вставляя слова «Срочно», «Незамедлительно», «Возможно более короткие сроки». Помните о том, что быстро – хорошо не бывает. Подумайте, не работают ли эти фразы против Вас? Почему Вы «дотянули до последнего», а теперь подгоняете адресата? Почему Вы заранее считаете, что Ваш адресат работает плохо, т. к. игнорирует сроки? Лучше укажите, как бы вы желали узнать о решении, например, следующим образом: «Прошу Вас ответить до такого-то числа» или «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении».

Не следует содержанием (или подтекстом) документа навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, так: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру». Дайте адресату подумать самому.

Не следует намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма следующую формулировку: «Предлагаю внимательно изучить»: добросовестный подчиненный может затаить обиду, а не слишком умный начальник – впасть в ярость, воспринимая невольный намек слишком уж буквально. Соблюдение определенной дистанции между работниками занимающими разное служебное положение; умение говорить «да» или «нет», не обижая партнера, не задевая его самолюбия; терпимость к чужому мнению, не совпадающему с Вашим; умение признать свои ошибки, быть самокритичным; умение использовать в споре аргументы.

Как подчеркивают специалисты в области делового этикета, тональность деловых писем должны определять корректность и оптимизм. Использование этикетных средств позволяет смягчить категоричность высказывания. Кроме того, убедительность делового письма, его воздействующая сила зависят от выбранной формы, стиля письма.

направлением управленческойдеятельности. В свою очередь, для квалифицированной работы с документированной информацией. дисциплина: объект, предмет, основные задачи // Документированиеуправленческойдеятельности. М. 1986. С.21. Варадинов Н.В.

44. Формирование и развитие требований к документированиюуправленческойдеятельности в различные временные периоды. 45. гражданской службе. 68. Вопросы документированияуправленческойдеятельности государственного аппарата в нормативно-правовых.

Содержание 1 Введение 3 2 Документированиеуправленческойдеятельности ……………… 4 3 Управленческая документация…………………………………… 7 4 Система организационно. устанавливающих единые требования к документированиюуправленческойдеятельности и работе с документами в.

Документированиеуправленческойдеятельности. учеб. пособие / И.Ю. Крылова. – СПб. Бизнес-пресса, 2005. Крюкова, Н.П. Документированиеуправленческойдеятельности. Кушнир, О.Н. Основы документированияуправленческойдеятельности. учеб. пособие по.

три основных комплекса задач: 1) обеспечение документированияуправленческойдеятельности ; 2) организация работы с документами в. ее функции. 1. Задачи обеспечения документированияуправленческойдеятельности могут быть решены с помощью выполнения.

Правила оформления письма на бланке

Правила оформления служебных писем.

1. Служебные письма оформляются на бланках для писем . на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.

2. В состав служебного письма входят следующие реквизиты:

адресат
дата
индекс документа
ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом
заголовок к тексту
текст
возможно отметка о наличии приложения
подпись
фамилия и телефон исполнителя

3. Письмо составляется только по одному вопросу. например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов - и просьба, и извещение в одном письме - затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо.

4. Рекомендуемый объем делового письма - не более 2-х страниц (в исключительных случаях - до 5 страниц).

5. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.

6. Служебное письмо может быть адресовано учреждению, его стуктурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица - в дательном:

АО "Глория"Отдел сбыта

АО "Глория"Начальнику отдела сбытаО.И.Бендеру

После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес:

АО "Глория"Начальнику отдла сбытаО.И.Бендеру123100 МоскваКраснопресненская, 12

7. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала оформляется адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырех реквизитовАдресат. Если документ направляется более, чем по четырем адресам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

8. В письмах и факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты:Дата ,Индекс иСсылка на номер и дату документа-запроса. если письмо является ответом. Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным. Он формулируется обычно так: "Об изменении. ", "О создании. ", "О проведении. " и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4 - 6 строк, заголовок можно не оформляеть.

9. Текст письма рекомендуется разбивать на две части - вводную и основную:

- в вводной части указываются причины вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы;
- в основной части формулируется основная цель письма.

вводная часть:"В связи с тем, что при приеме партии N 7 насосов "Малыш" 26.01.99 по накладной N238846 в присутствии представителя Вашего предприятия. была установлена недостача. штук насосов на сумму. (коммерческий акт от 26.01.999 N245. ) наше предприятие не может выполнить свои обязательства перед заказчиками.

основная часть:"На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет."

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, осовоив которые можно составить тексты различных писем. Здесь можно познакомиься с некоторыми из этих оборотов.

10. Оформление реквизита Подпись производится в соответствии с общими требованиями и включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.

11. Реквизит Фамилия и телефон исполнителя проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны бланка.

Все больее широкое распространение сейчас получили быстрые средства связи, в частности факсимильная связь. С ее помощью передаются телефаксограммы (факсы).

Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефоным каналам связи. Факс является по сути копией переданного документа. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов и приложений к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии. Однако факсы в большинстве случаев являются разновидностью деловой переписки между деловыми партнерами и организациями. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма, только в реквизитеАдресат вместо почтового адресауказывается код города и номер факса получателя.

Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат (телефакс) являются:

- дата и время передачи, а также ее длительность

- номер телефакса, с которого передана информаия

- количество переданных страниц

Если полученные факсы содержат важную информацию и предназначены для длительного использования, их необходими скопировать, потому что факсовая бумага многих факсимльных аппаратов недолговечна. В дорогих факсимильных аппаратах, в которых используется обычная бумага, копирование необязательно.

Начало письма или факса может иметь следующие варианты обращения:

Уважаемый Игорь Леонидович!

Уважаемый господин Зорин!

Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма)

Затем уместны были бы слова благодарности:

Мы были рады получить Ваше письмо

Большое спасибо за факс от 04.06.00

Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма

Большинство писем продолжается далее словами:

Согласно контракту от. N.

В соответствии с.

Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит "ссылка на номер и дату входящего документа", то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.

В зависимости от темы письма (факса) используются следующие обороты:

Отправка груза, документа

Ставим Вас в известность.

По истечении. срока предложение нашей фирмы теряет силу

Концерн. подтверждает получение.

Подтверждаем, что партия ТНП получена.

Сообщаем Вам, что.

Ставим Вас в известность, что.

Извещаем Вас, что.

Просим оплатить в течение. банковских дней.

Мы будем благодарны, если Вы.

Качество продукции наша фирма гарантирует.

Мы рады предложить Вам.

Мы можем рекомендовать.

Мы уверены, что Вы заинтересуетесь.

К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам.

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем из-за.

К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за.

Фирма оставляет за собой право обратиться. если Вы.

Задержка поставок может привести к.

Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены.

Просим принять участие в.

Мы рады пригласить Вас.

Письма можно закончить фразами:

Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной

Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества

Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей

Некоторые виды писем.

Письма-просьбы. Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.

Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа («Прошу. »), от первого лица множественного числа («Просим. »), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: «Дирекция просит. », «Администрация просит. », «Совет трудового коллектива просит. » и т.п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением.

Приведем образец письма-просьбы на бланке частного предприятия:

Наименование организацииДиректору ______________

Почтовый адрес Наименование

Телефон. Расчетный счет организации

от _______________ № __________

На № ____________ от ___________ __________________

О заключении договора.

Организация в течение многих лет является крупным поставщиком трикотажных изделий для предприятий и организаций ………..на сумму около ……….руб.

В настоящее время организация не обеспечена сырьем и вынуждена прекратить поставки продукций для ………….В целях сохранения сложившихся связей убедительно просим найти возможность для заключения договора из …………процентного фонда о выделении организации ……………тонн сырья.

Директор Подпись Инициалы, фамилия

Фамилия исполнителя, номер телефона

Варианты текстов писем-просьб могут быть следующими:

Директору производственного кооператива

Общество с ограниченной ответственностью. убедительно просит предоставить имеющуюся на Вашем предприятии модель профессионального телефакса.

Гарантируем возврат в месячный срок с момента доставки. Благодарим за Вашу готовность оказать нам поддержку в.этом деле.

Директор Подпись Инициалы, фамилия

Закрытое акционерное общество не внесено в реестр, предприятий-монополистов. При поставке своей продукции фирма увеличила цену в 5 раз. В действиях общества усматриваются признаки нарушения ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Название закона, номер статьи

в навязывании контрагенту невыгодных условий договора, выраженных в повышении цен и нарушении ценообразования. Прошу рассмотреть вопрос о включении общества в реестр предприятий-монополистов и возбудить дело по признакам нарушения

Должность Подпись Инициалы, фамилия

Анализ социально-экономической ситуации в промышленном комплексе показывает, что осуществление конверсии, структурной перестройки и перепрофилирования производства на предприятиях. сопровождается сокращением объемов выпуска продукции, частичной или полной остановкой подразделений и производств.

В связи с этим ожидается значительное сокращение численности работающих на промышленных предприятиях. Перед руководством…………………… встает задача принятия необходимых мер по обеспечению занятости населения.

Для разработки программы занятости населения прошу представить сведения об ожидаемом высвобождении численности работающих и возможности их использования на предприятиях в 1999 г.

Организация при строительстве пусковых объектов агропрома и жилых домов города и области испытывает дефицит в арматурной стали, поставляемой фирмой……..

Прошу изыскать возможность для бартерного обмена организации на …. тонн металла…. тыс. штук кирпича.

просит Вас снять налог на прибыль и добавленную стоимость с предприятий, ассоциаций, агентств, занимающихся издательской деятельностью, причислив их продукцию к товарам народного потребления.

Сэкономленные средства будут направлены исключительно на развитие производства.

Открытое акционерное общество…. специализируется на выпуске ветроэлектрических агрегатов, предназначенных для преобразования энергии ветра в электрическую, которые могут быть использованы для электропитания установок различного назначения, в том числе:

отопления жилых домов;

горячего водоснабжения жилых домов.

Просим рассмотреть вопрос использования данных экологически чистых агрегатов в Вашей области.

В адрес…. обратилось руководство производственного кооператива. с просьбой оказания помощи в проектировании и изготовлении шахтного оборудования, машин и механизмов угледобывающим предприятиям.

Учитывая важность укрепления связей предприятий…. с угледобывающими районами, прошу изучить возможность участия Вашего предприятия в выполнении заказов…. (перечень проблем прилагается).

…. свои предложения направить…. в срок до….

В письмах-просьбах часто встречаются, например, такие словосочетания:

«Просим. » «Вас проверить качество изготовления станков»

«выслать в наш адрес более подробную информациюпо этому вопросу»

«включить в план изобретений»

«сообщить данные о сроках поставки. »

«направить нам договор. »

«подтвердить по телефаксу получение документов».

Письма-подтверждения. Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) либо о том, что ранее составленный документ (например, договор, инструкция и т.п.) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.Например:

Фирма «Адрон» подтверждает свою готовность установить взаимовыгодное и долгосрочное сотрудничество с фирмой…. и готова подписать соответствующие документы с учетом предложений Вашей стороны.

В…. поступило обращение от ряда магазинов по поводу их принудительного включении в акционерное общество….

Из представленных документов следует, что данные коллективы были включены в это акционерное общество с нарушением действующего законодательства. Поэтому решение о регистрации ЗАО считается недействительным и может быть обжаловано в судебном порядке.

Предприятия торговли вправе получить статус самостоятельного государственного предприятия с правами юридического лица.

ОДО…. республиканского коммерческого центра рассмотрела письмо директора предприятия. от…. и сообщает:

малому предприятию…. на 2000 г. выделены два грузовика;

при подтверждении согласия может быть выделен автобус «Икарус» по договорной цене …. рублей.

Объединение…. не возражает против создания и совместной эксплуатации станции спутниковой теле- и радиосвязи.

Для ведения переговоров направляются руководители отделов объединения….

(Наименование организации) рассмотрела Ваше заявление от…. №…. о незаконном взимании денежных средств железной дорогой за оказание различного рода услуг. Информация принята к сведению. Дело производством не возбуждается, так как нарушения Закона «О конкуренции. » не усматривается. Имеет место недобросовестное отношение к соблюдению устава железных дорог.

Возврат сумм, незаконно полученных железной дорогой, Вы имеете право требовать через арбитражный суд.

В письмах-подтверждениях часто встречаются, например, такие словосочетания:

«получение документов на. »

«Ваши условия поставки оборудования. »

«С благодарностью подтверждаем. »

«получение Вашего письма от. »

«получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению. »

«ПТ "Комкон" подтверждает. »

«свой запрос о строительстве моста. ».

«условия поставки видеомагнитофонов. »

Письмо-напоминание. Письмо-мапоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговорен или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-напоминании являются формы глагола «напоминать».

Пометка «вторично», помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, отправленного ему ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.

В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства. Например:

Письмом от 12.02.2000 № 207 мы сообщали Вам, что в связи с увеличением производственной мощности арендного предприятия МЖК «Электрон» мы имеем возможность дополнительно изготовить и поставить Вашей фирме в 2000 г. кирпича на сумму до…. рублей сверх ранее утвержденной поставки продукции. Однако до настоящего времени ответа не получили.

Напоминая об этом, просим в 10-дневный срок подтвердить Ваше согласие на получение дополнительной продукции. При неполучении Вашего ответа в 10-дневный срок указанная дополнительная продукция будет нами поставлена другим потребителям.

Должность Подпись Инициалы, фамилия

Приведем еще несколько вариантов писем-напоминаний:

Напоминаем, что согласно договору № ……… Ваше предприятие должно было закончить работы по…. к 10.05.2000.

Предлагаем Вам закончить предусмотренные указанным договором работы к 20.05.2000. В противном случае мы будем вынуждены подать на Вас иск.

Напоминаем, что Ваша задолженность по оплате стеклоплитки составляет…. Срок оплаты истекает….

Несмотря на неоднократные напоминания с просьбой рассмотреть возможность участия Вашего предприятия в производстве сельскохозяйственной техники, комплектующих изделий, мы до сих пор не получили от Вас соответствующей заявки.

Срок представления заявок истекает….

В письмах-напоминаниях часто встречаются следующие словосочетания:

«по проекту совместного строительства Вы должны. »

«в соответствии с. Вы должны. »

«Напоминаем Вам, что. »

«Ваша задолженность по оплате. составляет. »

«срок представления условий договора истекает. »

«Несмотря на неоднократные напоминания. »

«Ваша фирма до сих пор не представила. »

«мы до сих пор не получили. »

Информационные письма. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другой организации или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения.

Объем информационного письма может варьировать от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций.

Приведем пример текста информационного письма:

О публикации статей

В соответствии с планом изданий в 2000 г. институтом будет издаваться сборник «Свойства припоев и паяных соединений меди». Просим направлять статьи объемом не более…. страниц до…. 2000 г.

Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, когда содержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к нему документам или если предлагаемые документы включают несколько листов. Во всех других случаях можно обойтись без сопроводительного письма, а адрес, дату и регистрационный номер письма можно указать в самом документе. Поскольку уменьшение количества таких писем упрощает делопроизводство, нужно добиваться, чтобы организации обращались к сопроводительным письмам лишь тогда, когда это действительно необходимо.

Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов.

Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата А5. Варианты сопроводительных писем могут быть следующими:

Направляем заявку на. необходимых Вашему заводу в 2000г. для.

Высылаем наложенным платежом.

Возвращаем проект…. на…. стр. со следующими замечаниями….

Представляю на утверждение проект плана….

Направляем протоколы испытания…. Испытание показало следующие результаты.

В соответствии с нашей договоренностью (Вашей просьбой) направляем (высылаем, посылаем)….

Договорные письма. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора. Приведем образец текста договорного письма:

Направляем подписанный с нашей стороны договор №. от…. Справка о финансировании будет выслана….

Данное, письмо следует считать неотъемлемой частью настоящего договора.

Приложение: договор о…. №. на 3 л. в 3 экз.

Варианты текстов договорных писем могут быть, например, такими:

Возвращаем подписанный и заверенный печатью договор №. от…. а также………. которую просим считать его неотъемлемой частью.

Направляем…. экземпляра подписанного нами договора №. на поставку….

Просим…. и один экземпляр договора №…возвратить нам.

Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:

повторение просьбы, на которую составляется ответ;

обоснование причины-отказа (если это письмо-отказ);

Приведем образец письма-отказа на бланке частного предприятия или организации:

Наименование Директору концерна

Организации ЗАО «Ятрань»

Ваша просьба об оказании содействия коллективу в выходе его из ЗАО…. и регистрации госпредприятием рассмотрена. Объединение…. согласно указу. отнесено исключительно к федеральной собственности, решения о прекращении деятельности или реорганизации таких предприятий принимаются….

На основании изложенного Ваша просьба отклоняется.

Должность Подпись Инициалы, фамилия

Фамилия исполнителя, номер телефона

Варианты текстов писем-отказов могут быть такими:

Вашу просьбу об изменении срока поставки копировального оборудования выполнить не можем из-за отсутствия его в настоящее время на наших складах. Поэтому копировальное оборудование будет поставлено в сроки, указанные в договоре.

Сообщаем, что выделить дополнительные места для отдыха на комфортабельном теплоходе…. нет возможности из-за отсутствия свободных мест.

Ваше ходатайство по вопросу предоставления налоговых льгот на прибыль и добавленную стоимость фирме. рассмотрено дирекцией компании.

В соответствии с законом. Ваша продукция не включена в перечень товаров, освобождаемых от налога на добавленную стоимость. Этот перечень товаров является единым по всей территории. и расширению не подлежит. Учитывая изложенное, Ваша просьба не может быть удовлетворена.

Ваша заявка о приватизации хлебозавода не может быть принята, так как имущество данного предприятия включено в перечень объектом, не подлежащих приватизации.

Сообщаем Вам о том, что Ваше предприятие не может выступать покупателем в соответствии со статьей закона.

Уведомляем Вас о том, что Ваше предприятие не может выступать покупателем, так как указанное в заявке предприятие уже приватизировано.

В письмах-отказах часто встречаются следующие словосочетания:

«Ваше предложение отклонено по следующим причинам. »

«Считаем нужным сообщить Вам. »

«Предлагаемые Вами сроки проведения. »

«Ваше предложение не получило поддержки».

Письма-приглашения. Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей в настоящее время используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты-приглашения, так и трафареты.