Рейтинг: 4.7/5.0 (1875 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Перечень дел, которыми занимается определенная организация, зависит в первую очередь от специфики ее деятельности. Но по отдельным направлениям можно дать общие рекомендации и примеры. В частности, это касается работы отдела кадров и номенклатуры его дел.
Подразделение организации, которое занимается набором, увольнением и управлением сотрудниками, в зависимости от решаемых задач, может иметь разное название. Например, кадровая служба или управление кадрами, но сути это не меняет. При поиске информации, касающейся данного вопроса, большинство пользователей сети Интернет предпочитают использовать в поисковом запросе словосочетание «Номенклатура дел отдела кадров», что и определило название данной статьи.
За основу можно взять приведенный образец, в котором в зависимости от определенных условий допускается корректировка. Например, ведение личного дела работника не находит закрепления в нормативных актах. Поэтому его можно удалить из примера номенклатуры дел, если в вашей организации создание личных дел на сотрудников не предусмотрено. В случае если справки с места работы востребованы и выдаются достаточно часто, то имеет смысл выделения их в самостоятельное дело. На основе этого думаем, что основная идея образца понятна.
Более развернуто проблемы и вопросы по оформлению и утверждению номенклатуры дел. а также способы и методы заполнения ее формы были уже рассмотрены в предыдущих публикациях. Тем, кто этим заинтересовался, стоит посмотреть, тем более – велика вероятность, что вам это будет интересно.
Образец номенклатуры дел отдела кадров
Чтобы определить сроки хранения, вы можете использовать действующий (в последней редакции) типовой перечень документов 2010 года. Скачать его для более подробного ознакомления можно по приведенной ссылке. Информацию об иных используемых повсеместно перечнях документов можно найти там же. Организациям, для которых разработаны специальные ведомственные и отраслевые перечни, ссылки на статьи и сроки хранения необходимо оформлять в соответствии с ними.
Вы имеете возможность скачать представленный в статье образец номенклатуры дел отдела кадров в формате doc. Надеемся, что вы получили ответы на свои вопросы по поводу организации делопроизводства, прочитав данную статью.
Консультация юриста
Через кадровую службу любой современной фирмы проходит огромное количество самых разных документов: локальных нормативных актов, карточек, трудовых книжек, договоров. И конечно, для их эффективного учета необходима систематизация документооборота.
Но даже если фирму теоретически устраивает ведение оборота кадровых документов вне системного подхода, в определенных случаях ей придется систематизировать его исходя из требований законодательства.
Дело в том, что в соответствии с п. 1 ст. 17 ФЗ «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации должны обеспечивать сохранность документов, классифицируемых как архивные (подлежащие сохранению в силу их значимости для владельца). К таковым правомерно отнести практически всю документацию, используемую в кадровом документообороте. Сохранность архивных документов должна обеспечиваться фирмой-работодателем в течение установленных законодательством сроков.
При этом способ исполнения требований закона № 125-ФЗ зависит от того, является организация государственной или частной:
Что же она собой представляет? Если следовать определению Росархива, под номенклатурой дел надо понимать составленный по установленной форме перечень наименований дел, формирующихся в процессе ведения организацией документооборота. Под делами в данном случае понимается категория однотипных документов, используемых в обороте фирмы. Если говорить о кадровой службе, это могут быть:
В номенклатуре по требованиям Росархива обязательно указываются сроки хранения дел. Это позволяет фирме отслеживать, обеспечивается ли предусмотренная законом сохранность документов в течение установленных сроков.
В номенклатуре также могут фиксироваться иные сведения, используемые в целях повышения эффективности документооборота (например, индексы дел, количество их томов, служебные отметки и примечания). В этом заключается польза номенклатуры с точки зрения систематизации управления документами.
Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатураОбеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков — одна из ключевых задач кадровика. И использование номенклатуры может способствовать ее решению.
Для того чтобы хранить документы в течение установленного срока, кадровику нужно данный срок определить (для каждого дела) и сопоставить с используемыми типами документов.
Основными НПА, устанавливающими сроки хранения кадровых документов, можно назвать:
В частности, нормы, устанавливающие сроки хранения кадровой документации, содержатся в разделе 8 перечня, утвержденного приказом № 558, а также разделе 6 перечня, введенного Главархивом СССР.
Следующая задача кадровика — провести экспертизу ценности используемых в документообороте источников. Посредством данной процедуры выявляются документы, которые:
Успешно решить рассматриваемую задачу кадровик сможет именно благодаря номенклатуре дел, поскольку ее структура включает всю необходимую информацию:
Выше мы отметили, что правила Росархива востребованы частными фирмами, хотя для них и необязательны. При составлении номенклатуры дел кадровик коммерческой организации вполне может опираться на нормы, утвержденные данным ведомством.
Так, Росархив предписывает госструктурам (а частным фирмам фактически рекомендует) составлять номенклатуру на предстоящий год. Желательно — в конце текущего года, с тем чтобы ввести ее в действие с 1 января следующего. В свою очередь, в конце следующего года нужно утвердить новую номенклатуру. И так каждый год.
Разберемся, как это происходит на практике. Условимся, что фирма только что учреждена и действующей номенклатуры у нее нет. Каким может быть алгоритм действий кадровика по утверждению номенклатуры дел во вновь образованной организации?
Кадровику нужно сразу же после начала работы готовиться к составлению будущей номенклатуры. Данное направление его деятельности предполагает решение 2 основных задач:
Если сроки хранения конкретной категории документов не указаны в приказе № 558, следует проверить, не зафиксированы ли они в перечне Главархива СССР. Данная последовательность обращения к НПА обусловлена тем, что первый источник права более новый и в соответствии с общепринятой юридической практикой следует сначала применять именно его.
Если ни в одном из утвержденных законодательно перечней сроки хранения тех или иных дел не определены, следует проконсультироваться на этот счет (сделав официальный запрос) с Росархивом. Самостоятельно определять сроки хранения документов не рекомендуется.
По мере осуществления данной работы специалист должен фиксировать выявляемые типы дел, а также предусмотренные законом сроки их хранения в специальном документе. Фактически он и будет прообразом будущей номенклатуры, а потому может полностью совпадать с ней по структуре.
Отдел кадров — структурное подразделение организации. Так что номенклатура дел (а до нее — временный документ, в котором классифицируются дела) может составляться по форме из приложения 8 к правилам Росархива, предназначенной для оформления номенклатуры дел в отдельном взятом структурном подразделении фирмы.
Основной элемент формы по приложению 8 — таблица, в которой отражаются:
Изучим специфику каждой из граф таблицы рекомендуемой формы номенклатуры подробнее.
Структура номенклатуры отдела кадровСтруктура номенклатуры дел отдела кадров согласно приложению 8 к правилам Росархива выглядит следующим образом:
Сформировав перечень категорий кадровых дел к концу года, специалист может приступать к официальному утверждению данного перечня в виде номенклатуры дел, которая будет использоваться с 1 января следующего года.
Утверждение номенклатуры дел кадровой службыНоменклатура отдела кадров (структурного подразделения фирмы) должна быть частью сводной номенклатуры, составляемой для организации в целом. Сводная номенклатура, в свою очередь, может быть сформирована на основе формы, приведенной в приложении 7 к правилам Росархива.
Ее структура практически полностью совпадает с той, которая содержится в приложении 8. В таблице данной формы предусмотрены те же графы, что и в номенклатуре для структурного подразделения.
Использование и утверждение сводной номенклатуры в госструктурах — непременное условие легитимизации номенклатуры подразделений (включая кадровую службу).
Условимся, что наша частная фирма пользуется правилами Росархива также и с точки зрения применения сводной номенклатуры.
Если же частная фирма принимает решение максимально обеспечить соответствие процедуры утверждения номенклатуры нормам, зафиксированным в правилах Росархива, порядок действий будет следующим.
Кадровику нужно будет:
Ответственному за составление сводной номенклатуры специалисту следует:
Согласование либо утверждение номенклатур (кадровой, иных подразделений, сводной) может осуществляться посредством проставления на них подписей компетентных лиц. Но если требуется утверждение документа руководителем, лучше, если будет издан отдельный приказ.
В госструктурах сводная номенклатура согласуется с ведомственной, а также внутренней экспертными комиссиями. В частных фирмах такие подразделения, как правило, отсутствуют, поэтому текстовые блоки формы, где ставятся подписи заверяющих лиц, можно видоизменить, вставив туда блоки для визирования конкретными должностными лицами.
Где скачать образец номенклатуры дел отдела кадров на 2015–2016 годыЗагрузить образец номенклатуры дел кадровой службы предприятия, актуальный в 2015–2016 годах, вы можете на нашем портале.
Скачать образец номенклатуры дел отдела кадров на 2015–2016 годы
ИтогиНоменклатура дел отдела кадров предприятия — инструмент, использование которого, с одной стороны, необходимо в целях выполнения фирмой предусмотренных законом обязанностей, а с другой — позволяет значительно повысить эффективность документооборота.
Номенклатура на предстоящий год должна утверждаться с учетом изменений в структуре дел, происходящих в текущем году.
Узнать больше о специфике составления и использования номенклатуры дел на предприятии вы можете из статьи «Как составить номенклатуру дел в организации?» .
"Отдел кадров бюджетного учреждения", 2010, N 1
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ В ОТДЕЛЕ КАДРОВ
Работа отдела кадров связана с оформлением значительного количества документов. Законодательством установлено, что все документы должны храниться в организации в течение определенного времени и затем передаваться на хранение в архив. С целью систематизации необходимых для работы документов и указания сроков их хранения используется номенклатура дел. Что она собой представляет, какими нормами права регламентирована и каков порядок ее составления, расскажем в настоящей статье.
Состав кадровой документации
Единый перечень документов, которые необходимо вести в отделе кадров, не установлен. Различными нормативными правовыми актами закреплены отдельные виды документов, обязательные при осуществлении кадрового учета. Наиболее полный список требуемых в работе документов указан в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003). Разделы 7 и 8 ("Трудовые отношения", "Кадровое обеспечение") могут быть использованы при составлении номенклатуры дел.
Все документы условно можно разделить на несколько групп:
1. Локальные нормативные акты:
- коллективный договор (в случае, когда соглашение об этом достигнуто между работником и работодателем). Порядок заключения и изменения, а также содержание, структура коллективного договора и иные условия его действия регламентированы гл. 7 ТК РФ;
- правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты (положения о порядке прохождения испытательного срока, проведения аттестации, проведения обучения и др.). Данные документы указаны в ст. 8 ТК РФ. С ними работодатель обязан ознакомить работника при приеме на работу до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ);
- должностная инструкция. В ТК РФ не содержится упоминания об этом документе, однако Роструд в Письме от 31.10.2007 N 4412-6 "О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников" указал, что она является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. Особенно она важна при приеме на работу в учреждения, где проводится конкурс на замещение вакантной должности, поскольку позволяет обосновать, по каким критериям предпочтение было отдано одному из кандидатов. Также должностные инструкции являются важным документом при проведении аттестации и при необходимости расторжения трудового договора в связи с неудовлетворительным результатом испытания.
2. Организационные документы:
- журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения вытекает из указанной выше ст. 68 ТК РФ, закрепляющей обязанность работодателя знакомить работников с локальными нормативными актами под роспись. В случае отсутствия такого журнала подтверждением того, что работники ознакомлены с локальными нормативными актами, будет лист-заверитель, подшитый к соответствующему документу, содержащий фамилии, подписи ознакомленных с ним работников и дату ознакомления;
- журнал учета трудовых договоров. Данный журнал способствует упорядочению информации о вновь принятых сотрудниках. Кроме того, ст. 79 ТК РФ указывает, что, если заключен срочный трудовой договор, о его прекращении работодатель должен уведомить работника не менее чем за три календарных дня до увольнения. При отсутствии такого уведомления условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ). Если численность сотрудников организации невелика, сведения о трудовых договорах можно вносить в указанный ниже журнал учета приказов по личному составу. Если же штат достаточно большой, рекомендуем вести отдельный журнал;
- журнал учета приказов по личному составу. Ведение данного журнала продиктовано необходимостью точного учета порядковых номеров кадровых приказов. При небольшом штате сотрудников на все приказы по учету движения кадров можно вести один журнал, в обратном случае возможно ведение отдельных журналов по каждому виду приказов;
- штатное расписание. Указания на данный документ содержатся в ст. ст. 15 и 57 ТК РФ. Хотя законом не установлены нормы, обязывающие работодателя оформлять штатное расписание, оно важно для руководителя учреждения, поскольку закрепляет действующую структуру организации, а также для бухгалтерии, поскольку содержит сведения об оплате труда по каждой должности в организации и общем фонде заработной платы;
- график отпусков. Необходимость его ведения продиктована ст. 123 ТК РФ. При проверке трудовой инспекцией отсутствие графика отпусков и штатного расписания может повлечь наложение административного штрафа в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ;
- табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы. В ст. 91 ТК РФ указано, что работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Установленная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1) форма N Т-12 распространяется на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ, кроме бюджетных учреждений. В последних используется форма, установленная Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету" (ред. от 03.07.2009);
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы книг утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (далее - Постановление N 69). Вести их требует разд. VI Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Постановление N 225). Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них необходима при разрешении спорных вопросов, связанных с датой увольнения и выдачей трудовой книжки в последний день работы согласно ст. 84.1 ТК РФ;
- журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы. Формы данных журналов установлены Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н "Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы".
3. Документы по учету кадров и оформлению трудовых отношений:
- трудовые договоры. Раздел III ТК РФ содержит правила заключения, изменения, расторжения трудового договора. Напомним: ст. 67 ТК РФ установлена обязательность письменной формы трудового договора. В случае отсутствия таковой трудовой договор считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома либо по поручению работодателя или его представителя. Нормативные правовые акты могут предусматривать особенности заключения трудовых договоров. Например, Приказом Минздравсоцразвития России от 14.08.2008 N 424н утверждены Рекомендации по заключению трудового договора с работником федерального бюджетного учреждения и его примерная форма; порядок заключения трудовых договоров и аттестации руководителей федеральных государственных унитарных предприятий установлен Постановлением Правительства РФ от 16.03.2000 N 234 (ред. от 11.03.2008). С работниками прокуратуры, замещающими должности, не являющиеся должностями федеральной государственной гражданской службы, а также осуществляющими профессиональную деятельность по профессии рабочего, трудовые договоры заключаются по формам, установленным Приказом Генпрокуратуры России от 26.11.2008 N 242 "Об утверждении форм трудового договора и соглашений об изменении условий трудового договора";
- приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении работников, предоставлении отпуска и т. д.). Эти унифицированные формы первичной учетной документации установлены Постановлением N 1 и распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ, в том числе бюджетные;
- документы по оформлению командировки (служебное задание, приказ, командировочное удостоверение). Постановлением N 1 установлены формы этих документов, обязательные для применения и в бюджетных организациях. Однако ведомственными правовыми актами могут быть установлены иные формы. Например, Приказом МВД России от 05.10.2006 N 780 "Об организации служебных командировок сотрудников органов внутренних дел и военнослужащих внутренних войск МВД России на территории Российской Федерации" (ред. от 09.12.2008) предусмотрены и иные виды документов, обязательные для оформления при направлении сотрудников в командировку;
- личная карточка формы N Т-2 и N Т-2ГС (МС). Данный документ обязателен для заполнения на каждого работника, с которым заключен трудовой договор. Личная карточка заполняется сотрудником отдела кадров на основании документов, представленных работником;
- трудовые книжки. Обязательность их ведения установлена ст. 66 ТК РФ. В частности, указано, что работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной. Порядок заполнения трудовой книжки установлен Постановлениями N 69 и N 225;
- прочие документы (заявления, справки, служебные записки, акты о дисциплинарных нарушениях, объяснительные).
Конечно, это далеко не полный перечень. В различных организациях могут составляться иные документы. Тем не менее большинство из перечисленных документов обязательны для составления в любой организации и подлежат включению в номенклатуру дел.
Понятие номенклатуры дел
Согласно п. 3.4.1 Основных правил работы архивов организаций (далее - Правила), одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Она является основным учетным документом в делопроизводстве и используется для составления описей дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, а в архиве организации - для учета дел временного (до десяти лет включительно) хранения.
Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.
Пунктом 3.4.4 Правил установлены три вида номенклатур:
1. Типовая - устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Например, Типовая номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утверждена Судебным департаментом при ВС РФ 30.12.2008.
2. Примерная - устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов. Носит рекомендательный характер. В качестве примера можно привести:
- Приказ Минобразования РСФСР от 20.09.1988 N 41 "О документации детских дошкольных учреждений", содержащий Примерную номенклатуру дел детского дошкольного учреждения и Рекомендации по применению Примерной номенклатуры дел детских дошкольных учреждений;
- Методические указания по применению примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения, утвержденные Минобразованием России 11.05.1999.
3. Индивидуальная - устанавливает состав дел конкретной организации, формируется на основе типовой и примерной номенклатур дел.
Как правило, номенклатура дел составляется в каждом структурном подразделении организации, а затем на их основе формируется сводная номенклатура дел организации. Мы особое внимание уделим порядку составления номенклатуры дел кадровой службы.
Работу по составлению номенклатуры дел рекомендуется поручить службе документационного обеспечения управления организации совместно с архивом. Форма сводной номенклатуры дел утверждена в Приложении 7 к Правилам. Приведем образец данной формы и пример заполнения, используя выдержку из Примерной номенклатуры дел театра, утвержденной протоколом экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области от 19.12.2003 N 14 (далее - Примерная номенклатура дел театра).
Индекс¦ Заголовок дела ¦ Кол-во¦Срок хранения¦ Примечание
дела ¦ ¦ед. хр.¦ и N статьи ¦
01-01 ¦Устав, свидетельство о ¦ ¦Пост. ¦
06-03 ¦Инструкции, методические ¦ ¦3 г.* ¦*После
¦указания о работе с кадрами ¦ ¦10Б ПТД ¦замены
06-04 ¦Приказы директора театра по ¦ ¦75 л. ЭПК ¦
¦личному составу ¦ ¦6Б ПТД ¦
Из п. 3.4.6 Правил следует, что номенклатура дел организации составляется ежегодно в последнем квартале текущего года на предстоящий календарный год. В конце каждого года номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением, уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Индивидуальная номенклатура дел составляется на основе типовой и примерной номенклатур дел путем перенесения предусмотренных ими заголовков дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированных с учетом ее специфики. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.
При составлении номенклатуры дел вначале определяют список документов, образующихся в деятельности организации, путем изучения состава и содержания имеющихся в организации документов. Учитываются устав или положение об организации, положения о ее структурных подразделениях, штатное расписание, номенклатура дел организации за прошлый год, описи дел постоянного и временного хранения, регистрационные формы, ведомственные и типовые перечни документов с указанием сроков их хранения, типовые и примерные номенклатуры дел (п. 3.4.7 Правил).
Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура организации, нашедшая отражение в штатном расписании. Разделами номенклатуры дел являются названия подразделений (например, канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. д.) (п. 3.4.8 Правил). Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации. Например, в номенклатуре дел учебного заведения можно установить следующие разделы: дирекция, учебная работа, учебно-воспитательная работа, производственная практика и др.
Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел отдельных подразделений. Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации определена в Приложении 8 к Правилам. Она должна быть подписана руководителем соответствующего подразделения. Ниже приведем образец заполнения формы номенклатуры дел структурного подразделения организации, руководствуясь Примерной номенклатурой дел театра.
театр юного зрителя
На 2010 год <*>
от ____ N _____
архивной деятельностью --------- /Л. А. Караваева/
<*> К выписке из номенклатуры дел организации для данного структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной в Приложении 7, и делается отметка о передаче итоговых сведений в службу ДОУ организации.
<**> При наличии ЭК структурного подразделения.
Порядок заполнения граф номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений указан в п. 3.4.9 Правил.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (рекомендуем использовать коды структурных подразделений, указанных в графе 2 формы штатного расписания) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02 - 03, где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Например: "Приказы по основной деятельности" (02 - 03, 03 - 03, 04 - 03 и т. д.).
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т. п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Например: "Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)".
Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу. Например: "Документы к протоколам заседания коллегии министерства".
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
В графе 3 указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.
При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.
В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи (п. 3.4.10 Правил).
Подписано в печать
Проект федерального закона № 1181957-6 "О внесении изменения в статью 360 Трудового кодекса Российской Федерации"
Предлагается дополнить ст. 360 Трудового кодекса РФ нормой, предусматривающей в качестве одного из оснований для проведения внеплановой проверки поступление в Роструд обращений граждан, информации от госорганов и местного самоуправления, профсоюзов или СМИ о фактах нарушения работодателями трудового законодательства, касающегося неоформления с работниками трудовых отношений, либо заключения гражданско-правовых договоров, вместо трудовых.
Проект Федерального закона № 1174985-6 "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части увеличения размера и периода выплаты ежемесячного пособия по уходу за ребенком"
Учитывая, что материнство и детство, семья находятся под защитой государства, оно должно оказывать помощь семьям с детьми и обеспечивать им эффективную поддержку. В связи с этим законопроектом предлагается увеличить размер и период выплаты ежемесячного пособия по уходу за ребенком до достижения ребенком возраста трех лет.
Проект Федерального закона № 1166412-6 "О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ"
Законопроектом в Трудовой кодекс РФ вносятся изменения, по вопросам оплаты сверхурочной работы и оплаты труда в выходные и нерабочие праздничные дни. Так ст. 152 ТК предлагается дополнить ч. 2, устанавливающей, что при подсчете сверхурочных часов работа в выходные и нерабочие праздничные дни, произведенная сверх нормы рабочего времени, не учитывается. Также вносятся изменения в ст. 153 ТК, регламентирующие оплату труда в выходные и нерабочие праздничные дни. В ст. 93 вносятся изменения технического характера.
Все статьи Иные вопросы Учимся составлять номенклатуру дел отдела кадров (Коткова Е.)
Учимся составлять номенклатуру дел отдела кадров (Коткова Е.)Дата размещения статьи: 25.03.2016
Конец года, помимо всего прочего, - время, когда составляется номенклатура дел организации на следующий календарный год. Инициатором этого процесса обычно выступает канцелярия или ответственный за архив работник компании. Если будущая номенклатура дел - первая в истории организации, то без помощи работников структурных подразделений канцелярии не обойтись. Отдел кадров - не исключение, тем более что хранить документы по личному составу его обязывает закон. Как составить номенклатуру дел отдела кадров? Как правильно заполнить ее графы и установить сроки хранения? Что делать потом? На эти вопросы ответим в статье.
Что такое номенклатура дел и для чего она нужна
Для того чтобы определить, что представляет из себя номенклатура дел, обратимся к наиболее свежему документу в области архивного дела, который был введен в действие в конце сентября 2015 г. - Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила).
Фрагмент документа. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526
4.14. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации составляется номенклатура дел.
4.15. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации.
В организации обычно действуют сводная номенклатура дел и номенклатуры дел структурных подразделений. Последние отражают состав документального фонда подразделения.
За составление сводной (то есть единой) номенклатуры дел организации отвечает служба делопроизводства (секретариат, канцелярия, административный отдел). Сводная номенклатура составляется из номенклатур дел структурных подразделений, а за их составление несут ответственность уже начальники отделов, служб, департаментов и управлений.
Почему так? Очень просто: сотрудники, которые ежедневно имеют дело с документами своего отдела, могут не только описать их быстрее и качественнее, чем делопроизводитель, но и сформировать документы в дела так, как удобно специалистам именно их сферы. Они назначат документам корректные сроки хранения и при необходимости поднимут вопрос об их увеличении. Секретарь или делопроизводитель, проявив должные настойчивость и трудолюбие, тоже смогут это сделать, но времени у них уйдет в разы больше.
Сводная номенклатура дел организации ежегодно пересматривается, уточняется и утверждается первым руководителем. Это делается в конце года, чтобы к моменту ухода на новогодние каникулы номенклатура на следующий год уже была готова. Структурные подразделения получают свои номенклатуры и начинают формировать дела в соответствии с ними с первого рабочего дня нового года.
Номенклатура дел отдела кадров
Номенклатурам дел отдела кадров и бухгалтерии традиционно придается особое значение: здесь работают с документами, обеспечивать должное хранение которых обязана любая организация независимо от сферы ее деятельности и формы собственности. Это закон.
Фрагмент документа. Статья 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 настоящего Федерального закона.
Как говорилось выше, делопроизводитель вряд ли сможет качественно описать документы отдела, зато он знает, как правильно сформировать заголовки дел, оформить номенклатуру и как найти сроки хранения документов в специальных перечнях. По Правилам <1>, отдел делопроизводства или архив обязаны оказывать методическую помощь подразделениям, а фактически архивариус и работник отдела работают в тандеме: первый отвечает за форму будущей номенклатуры, второй - за содержание. Если же такого отдела нет, то всю работу придется делать самостоятельно.
<1> Пункт 1.3.3 Основных правил работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), далее - Основные правила работы архивов.
Составляем номенклатуру дел отдела кадров
Форма номенклатуры дел структурного подразделения приведена в Приложении N 26 к п. 4.18 Правил. Рассмотрим ее.
Приложение N 26
Протокол ЭК <2> структурного
от ___________ N _______
<2> Экспертная комиссия.
Указание наименований организации и структурного подразделения, к которому относится номенклатура, не должно вызвать трудности у составителя. Следующее поле - год, в течение которого будет действовать составляемая номенклатура: следующий по календарю, то есть 2016 г. По форме номенклатура представляет собой таблицу из пяти граф. Строка "Название раздела" актуальна для крупных департаментов по персоналу, в состав которых входят несколько отделов и служб. Если в компании работает только отдел кадров, строка удаляется из таблицы.
Индекс дела обычно делится на две части. Первая представляет собой порядковый номер структурного подразделения по сводной номенклатуре (его сообщит архивариус). Вторая - порядковый номер дела в номенклатуре.
Пример 1. Отдел кадров получил порядковый номер 03. Тогда у дел в номенклатуре отдела кадров будут индексы 03-01, 03-02, 03-03 и т.д.
Индекс может состоять и из трех, и даже большего количества частей. Обычно так происходит не в отделах, а в управлениях или даже дирекциях по персоналу. В подразделениях со сложной структурой индекс дела может выглядеть, например, так:
где 03 - порядковый номер подразделения (управления, дирекции), 01 - обозначение входящего в его состав отдела труда и заработной платы, 04 - порядковый номер дела по номенклатуре.
Заголовок дела должен "четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела" <3>, например:
- личные карточки работников;
- приказы о внесении изменений в штатное расписание и служебные записки к ним;
- приказы о направлении работников в командировку;
- переписка с Федеральной службой по труду и занятости и т.д.
<3> Пункт 3.4.9 Основных правил работы архивов.
Для сравнения приведем примеры того, как нельзя формулировать заголовки дел:
Заголовки дел в номенклатуре располагаются в порядке уменьшения значимости дел. Начать следует с таких фундаментальных документов, как правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, трудовые договоры с работниками, а закончить можно всевозможными копиями и материалами, присланными "для сведения".
Подчеркнем, что в номенклатуру вносятся только реально существующие дела подразделения. Те, что планируется завести в будущем году или те, к наличию которых организация пока еще только стремится, в номенклатуру не попадают. Например, должностные инструкции, которые молодая компания собирается разработать для своих работников. При формировании сводной номенклатуры дел архивариус предусмотрит специально для документов, которые могут появиться в течение года, пустые строки. Как только дело появится в подразделении, оно будет вписано в номенклатуру от руки и получит свой индекс.
Количество томов, частей
Эта графа заполняется в конце года. Здесь указывается фактическое количество созданных за год томов каждого из дел. Сведения передаются в архив или в канцелярию организации.
Срок хранения и номер статьи по Перечню
В качестве источника сроков хранения документов отдела кадров в основном выступает Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень).
Перечень представляет собой довольно объемный документ. Отдел кадров интересуют в нем в основном разд. 7 и 8. Приведем их содержание.
Раздел 7. Трудовые отношения.
7.1. Организация труда и служебной деятельности.
7.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда.
7.3. Охрана труда.
Раздел 8. Кадровое обеспечение.
8.1. Прием, перевод, увольнение работников.
8.2. Установление квалификации работников.
8.3. Повышение квалификации работников.
Если дела, которое ведется в отделе кадров, в Перечне нет, на помощь призывается трудовое законодательство: возможно, срок хранения этих документов содержится в нормативных правовых актах. Если и по ним нельзя установить срок, то организация сама вправе назначить его, закрепив в приказе по основной деятельности или протоколе заседания экспертной архивной комиссии (если таковая есть в компании). Заниматься этим должен архивариус, ведь, скорее всего, подобных дел в организации несколько. Задача составителя номенклатуры дел в отделе кадров - информировать канцелярию или архив о наличии дела с неустановленным сроком хранения.
Сроки хранения электронных дел идентичны срокам, установленным для бумажных.
Перечень обязателен для использования всеми организациями независимо от того, государственные они или нет. Так постановил Высший Арбитражный Суд РФ в своем Решении от 21.02.2012 N 14589/11.
Организация вправе увеличить срок хранения дела относительно установленного в Перечне, если считает нужным. Это тоже оформляется приказом по основной деятельности (или протоколом) и также на уровне всей компании, а не одного отдела.
Таким образом, в графе 4 номенклатуры дел структурного подразделения указываются срок хранения дела в годах и номер статьи Перечня, в котором этот срок установлен.
В графе "Примечание" указываются сведения, важные для хранения каждого конкретного дела. Это могут быть:
- информация о том, что документ электронный;
- информация о том, где находится оригинальный экземпляр документа, если в деле подразделения представлена копия;
- пометка экспертной архивной комиссии (ЭАК), означающая, что перед тем, как уничтожить дело, его необходимо просмотреть ЭАК (организации или государственного архива) и, возможно, продлить срок его хранения и т.п.
Составленная номенклатура дел подписывается руководителем структурного подразделения. В нашем случае - начальником отдела кадров.
Если структурное подразделение настолько велико, что в нем действует собственная архивная комиссия, то дополнительно заполняется виза согласования с ней готовой номенклатуры дел подразделения.
Прежде чем подписывать составленную номенклатуру дел, нужно показать ее архивариусу или делопроизводителю, ответственному за архив. Только когда будут устранены все неточности в формулировках и оформлении (ответственный архивариус еще и перепроверит все сроки хранения), номенклатуру можно подписывать и передавать в канцелярию.
Приведем в качестве примера фрагмент номенклатуры дел отдела кадров негосударственной организации.
Общество с ограниченной ответственностью
Управление по персоналу
Начальник управления по персоналу Головлев П.А. Головлев
Где взять дополнительную информацию?
Дополнительную информацию по составлению номенклатуры дел можно почерпнуть в уже упомянутых в статье Основных правилах работы архивов. Номенклатуре посвящен разд. 3.4. Этот документ никем не отменен, а информации содержит намного больше, чем пришедшие ему на смену всего пару месяцев назад Правила.
В заключение подытожим. Составить номенклатуру дел несложно. Только в первый раз это занимает довольно продолжительное время, потому что ответственному работнику приходится впервые составить перечень всех дел подразделения, найти и установить сроки их хранения, заполнить форму, показать ее архивариусу и устранить неточности. В зависимости от размеров отдела кадров лучше отвести под составление первой номенклатуры дел от недели до одного месяца. В последующие годы уточнение номенклатуры будет занимать всего несколько часов.
