инструкция по делопроизводству оао ржд 2014

Инструкция по делопроизводству №55

/ Инструкция по делопроизводству №55

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ» (ОАО «РЖД»)

« 17» июня 2013 г. Москва № 55

О совершенствовании делопроизводства и документирования управленческой деятельности в ОАО «РЖД»

В целях совершенствования делопроизводства и документационного обеспечения формируемой системы управления ОАО «РЖД» как компании холдингового типа п р и к а 3 ы в а ю:

1. Утвердить и ввести в действие с 1 сентября 2013 г. прилагаему Инструкцию по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в ОАО «РЖД» (далее - Инструкция).

2. Руководителям подразделений аппарата управления, филиалов и структурных подразделений ОАО «РЖД»:

обеспечить соблюдение установленного Инструкцией порядка ведения делопроизводства, документирования управленческой деятельности и контроля за исполнением принимаемых решений;

внести в документы подразделений аппарата управления, филиалов и структурных подразделений изменения, связанные с введением в действие Инструкции, и разработать при необходимости новые внутренние документы по вопросам делопроизводства.

3. Первым вице-президентам, старшим вице-президентам и вицепрезидентам ОАО «РЖД» регулярно рассматривать вопросы своевременной

и качественной подготовки документов подразделениями аппарата управления, филиалами и структурными подразделениями ОАО «РЖД», положение дел с исполнительской дисциплиной и принимать меры по устранению недостатков в этой работе.

4. Признать недопустимым, когда повседневная конструктивная работа по вопросам деятельности ОАО «РЖД» и его подразделений подменяется изданием организационно-распорядительных документов, зачастую ненужных.

5. Начальнику Департамента управления делами Ивашкину А.Г. осуш;ествлять методическое руководство организацией

делопроизводства в подразделениях аппарата управления, филиалах и структурных подразделениях ОАО «РЖД» в соответствии с Инструкцией, издавать необходимые рекомендации, методические указания, разъяснения и другие инструктивные документы;

установить контроль за выполнением требований Инструкции, обратив особое внимание на соблюдение порядка составления и оформления организационно-распорядительных документов ОАО «РЖД».

6. Начальникам Департамента корпоративных коммуникаций Луневу М.М. и Департамента управления делами Ивашкину А.Г. в недельный срок:

разместить настояпдий приказ в сети Интранет на сайте ОАО «РЖД» и

в Единой автоматизированной системе документооборота ОАО «РЖД» (ЕАСД);

внести в бланки документов ОАО «РЖД», подразделений аппарата управления, филиалов и структурных подразделений ОАО «РЖД», утвержденные приказом ОАО «РЖД» от 1 декабря 2011 г. № 180, необходимые уточнения и разместить эти бланки в сети Интранет на сайте ОАО «РЖД» и в ЕАСД.

7. Рекомендовать руководителям учреждений и дочерних и зависимых обществ ОАО «РЖД» при организации делопроизводства исходить из требований единой корпоративной системы обш;его делопроизводства и документирования управленческой деятельности, предусмотренных Инструкцией.

8. Признать утратившими силу с 1 сентября 2013 г. документы ОАО «РЖД» по перечню согласно приложению.

УТВЕРЖДЕНА приказом ОАО «РЖД»

от « 17» июня 2013 г. № 55

И Н С Т Р У К Ц И Я по делопроизводству и документированию управленческой деятельности

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую корпоративную систему общего делопроизводства и документирования управленческой деятельности, порядок работы с документами и контроля за исполнением документов и принятых решений в открытом акционерном обществе «Российские железные дороги» (далее - общество).

Настоящая Инструкция распространяется на департаменты, управления и другие подразделения аппарата управления общества (далее - подразделения аппарата управления), железные дороги, дирекции, проектно-конструкторские бюро и другие филиалы (далее - филиалы), центры и другие структурные подразделения общества (далее - структурные подразделения общества).

1.2. Настоящая Инструкция подготовлена с учетом законодательства Российской Федерации, устава открытого акционерного общества «Российские железные дороги», ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также требований фирменного стиля общества.

1.3. В настоящей Инструкции применяются следующие термины и

документ - зафиксированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

документ входящий - документ, поступивший в общество (подразделение общества) от сторонних организаций, а также учреждений, дочерних и зависимых обществ;

документ исходящий - официальный документ, отправляемый из общества (подразделения общества);

документ внутренний - официальный документ, подготовленный в обществе (подразделении общества) и не выходящий за его пределы;

организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности общества в целом, подразделений аппарата управления, филиалов и структурных подразделений общества, должностных лиц.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 к организационно-распорядительным документам относятся приказ, распоряжение, положение, правила, инструкция, регламент, письмо, телеграмма, протокол, докладная, служебная и объяснительная записки, справка, акт и другие документы, включенные в ОК-011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД);

нормативный документ - официальный документ, издаваемый обществом для обеспечения своей уставной деятельности и содержащий предписания нормативного характера, рассчитанные, как правило, на многократное применение в течение длительного времени и обязательные для работников общества, а в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, - и для пользователей услуг общества;

поручение - предписание или требование к должностному лицу, содержащееся в приказах и распоряжениях, протоколах совещаний либо оформленное в установленном порядке на бланке со словом «Поручение»;

указание - предписание оперативного характера или разъяснение порядка выполнения должностным лицом каких-либо действий, оформляемое, как правило, в виде резолюции к какому-либо документу;

ответственный исполнитель - руководитель подразделения аппарата управления, филиала или структурного подразделения общества, на которого возлагается исполнение документа (поручения, указания). Ответственным исполнителем может также являться по согласованию руководитель учреждения общества и руководитель дочернего общества;

соисполнитель - руководитель подразделения аппарата управления, филиала или структурного подразделения общества, а также учреждения общества или дочернего общества, на которого возлагается по согласованию с ним участие в исполнении документа (поручения, указания) наряду с ответственным исполнителем;

исполнитель документа - работник подразделения аппарата управления, филиала или структурного подразделения общества, учреждения общества или дочернего общества, который составляет и оформляет проект документа;

подразделения общества - подразделения аппарата управления, филиалы и структурные подразделения общества;

служба делопроизводства - работники (работник), на которых возложены функции по ведению делопроизводства в подразделениях общества.

1.4. Делопроизводство в подразделениях общества - прием, регистрация

и учет документов, их отправка, контроль за прохождением документов и исполнением поручений (указаний) и другие операции с документами - осуществляется с использованием Единой автоматизированной системы документооборота ОАО «РЖД» (ЕАСД) в соответствии с установленным регламентом работы в этой системе.

В случае если подразделение общества не обеспечено полной функциональностью ЕАСД, применяются другие доступные методы ведения делопроизводства с учетом требований настоящей Инструкции.

1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства в обществе и совершенствование системы документационного обеспечения, контроль за соблюдением установленного настоящей Инструкцией порядка документирования управленческих решений осуществляются Департаментом управления делами, инструктивные документы которого по этим вопросам обязательны для исполнения.

1.6. Подразделения общества могут разрабатывать не противоречащие настоящей Инструкции документы, конкретизирующие организацию делопроизводства в соответствующих подразделениях с учетом особенностей их деятельности и организационной структуры.

1.7. Служба делопроизводства выполняет следующую работу: принимает поступающие документы и ведет их регистрацию и учет;

осуществляет регистрацию и учет отправляемых документов, проверяет правильность их оформления и передает на отправку;

контролирует прохождение и исполнение документов; вводит в базу данных информацию о ходе и результатах исполнения

документов и принятых решений; подготавливает сводки об исполненных и находящихся на исполнении

документах; контролирует своевременное списание в дело исполненных документов;

разрабатывает номенклатуру дел; осуществляет хранение документов, формирование, оформление,

подготовку и своевременную передачу дел в архив; знакомит работников с информационными и методическими

документами по вопросам делопроизводства; инструктирует вновь принятых работников по вопросам

делопроизводства и работы в ЕАСД.

1.8. За организацию делопроизводства, соблюдение порядка документирования управленческих решений, установленного настоящей Инструкцией, состояние исполнительской дисциплины в подразделениях общества отвечают руководители подразделений.

Работники подразделений общества персонально отвечают за выполнение требований настоящей Инструкции.

1.9. Работники подразделений общества несут ответственность за сохранность находящихся у них документов. В случае утери документа работник обязан немедленно сообщить об этом своему непосредственному руководителю. По каждому такому случаю проводится служебное расследование.

О результатах расследования утери документа, зарегистрированного Департаментом управления делами и имеющего отметку «Подлежит возврату», руководитель подразделения общества информирует начальника этого департамента.

1.10. Перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку работник должен передать через службу делопроизводства находящиеся у него на исполнении (контроле) документы (в том числе в ЕАСД) замещающему ег работнику, при переходе на другую работу или увольнении - сдать вс числящиеся за ним документы (в том числе в ЕАСД) работнику служб делопроизводства по указанию непосредственного руководителя.

1.11. При переходе на другую работу или увольнении работника, возглавляющего службу делопроизводства, составляется совместно с работником, на которого возлагается исполнение этих функций, акт приемапередачи документов, печатей, штампов и журналов для регистрации документов.

1.12. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только лицами, имеющими отношение к их рассмотрению и исполнению, и только в служебных целях.

1.13. Основные требования настоящей Инструкции к оформлению документов, включая письма и телеграммы, распространяются и на документы, доступ к которым ограничен.

Порядок обращения указанных документов регламентируется законодательством Российской Федерации и соответствующими документами общества.

2. Документирование управленческой деятельности

Общие правила документирования управленческих решений

2.1. Управленческая деятельность общества подлежит документированию путем издания по установленным правилам организационно-распорядительных документов общества и его подразделений.

Издаваемые документы должны соответствовать законодательству Российской Федерации и основополагающим документам общества.

2.2. Документы общества по вопросам осуществления деятельности, предусмотренной уставом общества, издаются президентом общества (далее - президент), а также первыми вице-президентами, старшими вицепрезидентами и вице-президентами общества (далее - вице-президенты) в соответствии с их компетенцией.

Главный бухгалтер общества издает документы по вопросам ведения бухгалтерского и налогового учета, формирования и реализации учетной политики общества, по другим вопросам, предусмотренным положением о Бухгалтерской службе общества, обязательные для исполнения подразделениями общества.

Подготовка указанных документов производится аналогично подготовке документов, издаваемых вице-президентами.

2.3. Документы подразделений общества издаются их руководителями в пределах компетенции, установленной положением о соответствующем подразделении и другими нормативными документами общества.

2.4. Составление и оформление бухгалтерских, финансовых, налоговых, статистических, кадровых и других аналогичных документов общества осуществляется по правилам, установленным законодательством Российской Федерации и документами общества, регламентирующими составление и оформление таких документов.

2.5. Порядок подготовки, заключения, регистрации и хранения договоров, контроля за их исполнением устанавливается положением о договорной работе в обществе, а также документами, издаваемыми подразделениями общества на основе этого положения.

2.6. Порядок составления, оформления, регистрации и хранения доверенностей в обществе устанавливается положением о выдаче (отмене), регистрации и ведении реестра доверенностей.

2.7. При составлении и оформлении документов необходимо соблюдать установленные обществом правила в целях обеспечения:

юридической силы документа; оперативного поиска документа и контроля за его исполнением;

обработки и тиражирования документа с помощью современных технических средств;

исключения предписаний, дублирующих предписания, установленные другими документами, а также положений декларативного характера.

2.8. Документ должен быть проверен на соответствие правилам русского языка, на котором ведется документирование управленческой деятельности в обществе, и тщательно отредактирован с целью обеспечения его точного и однозначного понимания. Используемые в документе транспортные и иные термины должны соответствовать их значениям.

2.9. В документе при многократном (обычно более двух раз) упоминании сложного, громоздкого наименования какого-либо учреждения, комиссии, подразделения общества и др. а также различных программ, бизнес-планов,

выставок и т.д. допускается после первого полного их написания давать скобках условное, более короткое наименование, которое затем используется в тексте данного документа («далее -. »).

В письмах, телеграммах, докладных и других записках указанное краткое наименование не применяется. В таких документах при повторном упоминании сложного наименования рекомендуется заменять его выражениями: «указанная организация. », «упомянутая комиссия. », «данный орган власти. » (не применяя формулу «далее -. »).

2.10. Использование в приказах, распоряжениях, поручениях, протоколах, письмах, положениях, правилах, инструкциях и других документах общества условных и сокращенных наименований должностных лиц подразделений общества и должностей, применяемых в телеграфной связи общества, не допускается. Они могут использоваться только в телеграммах, а также при оформлении реквизитов документов - «Визы согласования документа», «Отметка об исполнителе», при регистрации документов, изготовлении регистрационных штампов, в справочных материалах, указателях рассылки и т.п.

2.11. Документы общества и его подразделений оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые представляют собой стандартные листы бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 м соответствующими реквизитами, расположенными в определенном порядке.

2.12. Основные реквизиты, используемые при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов общества и его подразделений, приведены в приложении № 1.

2.13. Бланки основных организационно-распорядительных документов общества разрабатываются (изменяются) Департаментом корпоративных коммуникаций по согласованию с Департаментом управления делами.

2.14. Бланки основных организационно-распорядительных документов подразделений общества разрабатываются (изменяются) подразделениями совместно с организацией, на которую возложена разработка фирменного стиля

в обществе, по согласованию с Департаментом корпоративных коммуникаций, осуществляющим методическое обеспечение использования фирменного стиля общества, и Департаментом управления делами.

2.15. Бланки основных организационно-распорядительных документов общества и подразделений общества размещаются (удаляются) на сайте общества в сети Интранет (в разделе «Департамент управления делами») Департаментом корпоративных коммуникаций и в ЕАСД в разделе «Общие папки» (подраздел «Бланки документов») - Департаментом управления делами.

2.16. Документы, издаваемые обществом и подразделениями общества совместно с другими организациями, в том числе общественными, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (не на бланках) с размещением необходимых реквизитов.

При оформлении совместного приказа (распоряжения) общества (подразделения общества) и другой организации (структурного подразделения организации) их наименования располагаются на одном уровне.

Документ, составленный совместно несколькими организациями, должен иметь одну (единую) дату. Если организации поставили на совместном документе разные даты, то датой документа считается самая поздняя дата.

2.17. Регистрационный номер совместного документа состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания организаций в заголовке (тексте) документа.

Подписи должностных лиц располагаются под текстом, на одном или нескольких уровнях в порядке указания организаций в заголовке (тексте) документа.

2.18. Порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения в обществе и его подразделениях печатей (штампов), применяемых в делопроизводстве, устанавливается президентом.

Методическое обеспечение изготовления печатей (штампов) для подразделений общества осуществляется Департаментом корпоративных коммуникаций.

Организация исполнения принятых решений

2.19. Исполнение содержащегося в документе решения (поручения) включает сбор и анализ соответствующей информации, подготовку при необходимости проекта внутреннего или исходящего документа, его согласование, оформление в установленном настоящей Инструкцией порядке и представление на подпись (утверждение) президенту (вице-президенту), руководителю подразделения общества.

2.20. В поручении, содержащемся в документе общества, или в резолюции к документу, подписанных президентом, указываются вицепрезиденты, другие должностные лица общества и его подразделений, на которых возложено исполнение этого поручения или резолюции.

В поручениях (резолюциях) при необходимости указываются также

должностные лица учреждений общества, его дочерних обществ с учетом того, что им поручение дается по согласованию с ними. Об этом в поручени (резолюции) делается отметка «(по согласованию)».

2.21. Подлинник документа с поручением или резолюцией президента передается отделом документационного обеспечения Департамента управления делами (далее - отдел документационного обеспечения) ответственному исполнителю (наряду с передачей по ЕАСД).

Если поручение или резолюция президента адресованы только вицепрезидентам, то вице-президенту, указанному в поручении или резолюции первым, отдел документационного обеспечения направляет для исполнения подлинник документа.

2.22. Вице-президент, указанный в поручении или резолюции президента первым, отвечает за организацию работы по исполнению этого поручения или

резолюции. Он может привлекать к этой работе подразделения общества, а также учреждения общества и дочерние общества (по согласованию с их руководителями), не указанные в поручении или резолюции, но участие которых в исполнении поручения или резолюции президента необходимо.

2.23. Первый из руководителей подразделений общества, указанных в поручении или резолюции, является ответственным исполнителем.

При необходимости против фамилии ответственного исполнителя пишется слово «отв.», «созыв» или «обобщение» (ответственным исполнителем является одно должностное лицо).

Руководители других подразделений, указанные в поручении или резолюции, являются соисполнителями.

2.24. Ответственный исполнитель персонально отвечает за надлежащее исполнение поручения, резолюции в установленный срок, за содержание, полноту согласования и правильность оформления подготовленного во исполнение этого поручения или резолюции документа.

2.25. Ответственный исполнитель может создать в ЕАСД необходимые поручения соисполнителям и дать им задания по подготовке соответствующих материалов с указанием сроков их представления.

Ответственный исполнитель может также запросить материалы, необходимые для исполнения поручения или резолюции, от подразделений общества, которые в них не указаны.

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате управления ОАО Российские железные дороги

Приказ ОАО "РЖД" от 05.01.2006 N 1 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате управления ОАО "Российские железные дороги"

Документ по состоянию на август 2014 г.

В целях улучшения организации делопроизводства и повышения качества документов ОАО "РЖД" приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие с 1 февраля 2006 г. прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппарате управления ОАО "Российские железные дороги" (далее - Инструкция).

2. Начальникам департаментов и управлений обеспечить соблюдение установленного Инструкцией порядка ведения делопроизводства и осуществления контроля за исполнением принимаемых решений.

3. Руководителям железных дорог и других филиалов, иных структурных подразделений ОАО "РЖД" организовать, руководствуясь положениями Инструкции, делопроизводство в соответствующих органах управления с учетом специфики их деятельности и особенностей структуры.

4. Начальнику Департамента управления делами Ивашкину А.Г. обеспечить издание типографским способом 3500 экземпляров Инструкции.

Начальнику Департамента планирования и бюджетирования Болотскому А.Н. предусмотреть в плане расходов ОАО "РЖД" на I квартал 2006 г. необходимые для издания Инструкции средства.

5. Признать утратившим силу с 1 февраля 2006 г. Приказ ОАО "РЖД" от 17 августа 2004 г. N 130 "О документационном обеспечении управленческой деятельности в открытом акционерном обществе "Российские железные дороги".

Президент ОАО "РЖД"
В.И.ЯКУНИН

Утверждена
Приказом ОАО "РЖД"
от 5 января 2006 г. N 1

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, порядок работы с документами и контроля за их исполнением в департаментах, управлениях и других подразделениях аппарата управления ОАО "РЖД" (далее - подразделения аппарата управления общества) и может также использоваться в органах управления железных дорог, других филиалов и иных структурных подразделений ОАО "РЖД" (далее - обособленные структурные подразделения общества) с учетом специфики их деятельности и особенностей структуры.

1.2. Настоящая Инструкция подготовлена с учетом требований, установленных ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (указанные требования изложены в Приложении N 1), положений Устава открытого акционерного общества "Российские железные дороги" и сложившейся практики делопроизводства на железнодорожном транспорте в Российской Федерации.

1.3. Ответственными за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в подразделениях аппарата управления общества являются руководители этих подразделений.

1.4. Делопроизводство в аппарате управления общества осуществляется с использованием автоматизированной системы учета, сопровождения и контроля исполнения документов "Документооборот" (далее - АС "Документооборот").

Автоматизированные технологии обработки документов должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

Настоящая Инструкция распространяется также на традиционные (неавтоматизированные) методы учета, обработки и контроля за исполнением документов.

1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства, совершенствование системы документационного обеспечения в аппарате управления общества, контроль за соблюдением установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами осуществляет Департамент управления делами.

Инструктивные письма Департамента управления делами по улучшению работы с документами, устранению выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения подразделениями аппарата управления общества.

1.6. Подразделения аппарата управления общества могут разрабатывать методические документы, конкретизирующие организацию делопроизводства в подразделениях, не противоречащие настоящей Инструкции.

1.7. Не допускается переписка между подразделениями аппарата управления общества по вопросам, которые не требуют документального оформления и могут быть решены путем переговоров.

1.8. Работники (работник) подразделения аппарата управления общества, на которых возложено ведение делопроизводства (далее - служба делопроизводства подразделения), выполняют следующие основные функции:

прием и учет поступивших документов;

учет и регистрация отправляемых документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

контроль за прохождением документов в подразделении;

ввод в базу данных подразделения информации о ходе и результатах исполнения документов;

справочно-информационная работа по вопросам прохождения и исполнения документов;

подготовка для руководства подразделения сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;

контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;

разработка номенклатуры дел подразделения;

формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел в архив;

ознакомление работников подразделения с информационными и методическими документами по вопросам делопроизводства;

инструктаж вновь принятых работников по вопросам делопроизводства.

1.9. Работники аппарата управления общества персонально отвечают за выполнение требований настоящей Инструкции, а также за сохранность находящихся у них документов.

В случае утраты документа работник обязан немедленно сообщить об этом руководителю подразделения, который должен провести служебное расследование обстоятельств утраты документа.

О результатах расследования руководитель подразделения информирует начальника Департамента управления делами, если документ зарегистрирован этим Департаментом, а при необходимости с учетом важности содержащейся в документе информации - также и руководство общества.

1.10. Перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку работник подразделения аппарата управления общества должен передать через службу делопроизводства подразделения находящиеся у него на исполнении (контроле) документы другому работнику, при переходе на другую работу или увольнении - сдать все числящиеся за ним документы работнику службы делопроизводства.

1.11. При переходе на другую работу или увольнении работника, возглавляющего службу делопроизводства подразделения, составляется совместно с работником, на которого возлагается исполнение этих функций, акт приема-передачи дел, печатей, штампов и журналов регистрации документов.

1.13. Предоставление сведений о деятельности общества его акционерам, кредиторам и в средства массовой информации осуществляется в порядке, устанавливаемом правлением общества.

1.14. Основные требования настоящей Инструкции по подготовке документов, формированию дел и отбору документов на постоянное хранение распространяются также на документы, содержащие сведения, составляющие государственную и коммерческую тайну, и на документы, содержащие информацию ограниченного распространения.

Порядок учета, регистрации, хранения, использования и уничтожения указанных документов регламентируется соответствующими инструкциями.

1.15. Работники органов управления обособленных структурных подразделений общества при подготовке, оформлении и исполнении организационно-распорядительных документов общества, выполнении решений (поручений) президента общества, а также первого вице-президента, старших вице-президентов и вице-президентов общества (далее - вице-президенты общества) и правления общества должны руководствоваться требованиями настоящей Инструкции.

2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА. ОБРАБОТКА ВХОДЯЩИХ И ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ (КОРРЕСПОНДЕНЦИИ) Прием, обработка и распределение входящих документов

2.1. Прием и первичную обработку поступающих в общество документов осуществляют работники Департамента управления делами, на которых возложено выполнение этих работ (далее - экспедиция).

Документы, полученные работниками аппарата управления общества минуя экспедицию, должны быть переданы в экспедицию или отдел документационного обеспечения Департамента управления делами (далее - отдел документационного обеспечения) для учета и регистрации.

2.2. При приеме корреспонденции экспедиция проверяет адрес на конверте (пакете или другой упаковке), целость конверта и печатей (пломб) на нем, наличие штемпеля отделения почтовой связи. Конверт вскрывают и проверяют наличие в нем документов, включая приложения, наличие подписи на документах, правильность их адресования, соответствие номера документа номеру, указанному на конверте.

Не подлежат вскрытию конверты с документами, адресованные совету директоров общества, ревизионной комиссии общества, подразделениям аппарата управления общества, работникам общества с пометкой "Лично", общественным организациям, и конверты с документами, бандероли или посылки, поступившие из-за границы, которые учитывают по номеру, обозначенному на конверте, бандероли, посылке.

При обнаружении повреждения документа, отсутствии в конверте документа (приложения) или подписи на документе, несоответствии номера, указанного на конверте, номеру вложенного в конверт документа, отсутствии сопроводительного письма к документу с электронной копией следует сообщить об этом отправителю и составить при необходимости акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю документа, а второй остается в экспедиции.

Конверты после проверки документов в экспедиции не уничтожают, а передают вместе с документами адресатам.

Ошибочно поступившие документы пересылают по принадлежности или возвращают отправителю с сопроводительным письмом.

2.3. Посылки и бандероли наложенным платежом по извещениям почтамта экспедиция не выкупает, а направляет извещение подразделению аппарата управления общества - адресату, которое обязано совместно с Административно-хозяйственным управлением принять в течение одних суток решение в отношении таких посылок и бандеролей.

2.4. Экспедиция учитывает, сортирует и записывает поступившие документы в разносные журналы для передачи по назначению под расписку.

Заказную корреспонденцию, извещения почтамта о почтовых отправлениях (посылках, бандеролях) экспедиция передает по назначению по реестровой описи.

2.5. Документы, адресованные совету директоров общества и ревизионной комиссии общества, передаются экспедицией в секретариаты этих органов.

Документы, адресованные президенту и вице-президентам общества, правлению общества, а также обществу без указания конкретного адресата, передаются экспедицией по мере их поступления работникам отдела документационного обеспечения, осуществляющим регистрацию входящих документов (далее - сектор входящей корреспонденции).

Поздравительные письма (телеграммы, открытки), а также соболезнования, поступающие через экспедицию, передаются экспедицией: адресованные президенту общества - в Департамент по связям с общественностью, адресованные вице-президентам общества - в секретариаты соответствующих вице-президентов общества.

Документы, адресованные подразделениям аппарата управления общества, передаются работникам служб делопроизводства подразделений (или другим работникам по указанию руководителя подразделения), которые должны получать их в экспедиции не менее двух раз в день.

Письменные обращения граждан, адресованные президенту и вице-президентам общества, а также обществу без указания конкретного адресата, передаются экспедицией в отдел по работе с обращениями граждан и организации их приема Департамента управления делами.

2.6. Все входящие документы должны быть рассмотрены экспедицией в день поступления. Документы с пометками "Срочно", "Вручить немедленно", а также телеграммы, поступившие по каналам телеграфной связи общего пользования, доставляются адресатам в первую очередь.

2.7. Поступившие на Центральную станцию связи телеграммы, включая международные, адресованные президенту и вице-президентам общества, передаются работниками телеграфа (под расписку с проставлением даты и времени приема) в отдел документационного обеспечения, адресованные руководителям подразделений аппарата управления общества, - в службы делопроизводства подразделений, которые их регистрируют и передают адресатам для исполнения.

Порядок передачи адресованных президенту и вице-президентам общества телеграмм, поступивших в нерабочее время, выходные и праздничные дни, устанавливает начальник Департамента управления делами с учетом содержания и срочности телеграмм.

2.8. Поступившие на Центральную станцию связи факсограммы передаются:

адресованные совету директоров общества и ревизионной комиссии общества - в секретариаты этих органов;

адресованные президенту общества, правлению общества, а также обществу без указания конкретного адресата - в отдел документационного обеспечения;

адресованные вице-президентам общества - в секретариаты соответствующих вице-президентов;

адресованные подразделениям аппарата управления общества - в службы делопроизводства соответствующих подразделений.

2.9. Поступившие в общество (подразделения аппарата управления, секретариаты президента и вице-президентов общества) телефонограммы записывают (печатают) на отдельном листе или в соответствующем журнале и оперативно передают должностным лицам, которым они адресованы.

2.10. При направлении поступивших документов на доклад и исполнение следует руководствоваться Уставом ОАО "РЖД", распределением обязанностей между президентом и вице-президентами общества, положениями о подразделениях аппарата управления общества и иными документами общества.

Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то отдел документационного обеспечения или служба делопроизводства подразделения выбирает из АС "Документооборот" необходимую информацию или оформляет соответствующую справку, которые прилагает к поступившему документу.

2.11. Зарегистрированные отделом документационного обеспечения документы, поступившие в адрес президента общества, правления общества, а также общества без указания конкретного адресата, передаются отделом начальнику Департамента управления делами или его заместителю (руководителю секретариата президента общества) для рассмотрения и направления этих документов на доклад в соответствии с установленным президентом общества порядком распределения корреспонденции, поступающей в его адрес.

Президенту общества докладывают:

документы высших органов государственной власти;

документы, подписанные руководителями федеральных органов исполнительной власти, иных государственных органов, а также органов власти субъектов Российской Федерации;

докладные записки вице-президентов общества и руководителей подразделений аппарата управления общества;

документы за подписью руководителей обособленных структурных подразделений общества;

жалобы на действия подчиненных должностных лиц;

другие документы по наиболее важным вопросам деятельности общества. Документы докладывает начальник Департамента управления делами или руководитель секретариата президента общества.

2.12. Зарегистрированные отделом документационного обеспечения документы, поступившие в адрес вице-президентов общества, передаются отделом в секретариаты соответствующих вице-президентов общества.

Вице-президентам общества докладывают адресованные им документы, а также документы, поступившие в адрес президента общества и общества без указания конкретного адресата, по вопросам, находящимся в их ведении в соответствии с распределением обязанностей, направленные им начальником Департамента управления делами или руководителем секретариата (помощниками) президента общества в соответствии с установленным порядком.

Документы докладывают руководители секретариатов (советники) вице-президентов общества.

2.13. Проекты резолюций президента и вице-президентов общества по рассматриваемым документам подготавливают соответствующие секретариаты. Документы после рассмотрения президентом и вице-президентами общества возвращают с резолюциями в отдел документационного обеспечения. Резолюции президента общества и отметки о направлении документов на исполнение вводят в АС "Документооборот" работники отдела документационного обеспечения, резолюции вице-президентов общества - работники секретариатов вице-президентов общества.

Указанные документы передаются отделом документационного обеспечения для исполнения согласно резолюции.

На документе (резолюции к документу), исполнение которого подлежит контролю, работники отдела документационного обеспечения или секретариата вице-президента общества проставляют отметку о контроле.

2.14. Адресованные президенту и вице-президентам общества документы по вопросам, находящимся в ведении руководителей подразделений аппарата управления общества, могут направляться начальником Департамента управления делами, руководителем секретариата (помощниками) президента общества и руководителями секретариатов (советниками) вице-президентов общества руководителям подразделений аппарата управления (обособленных структурных подразделений) общества для рассмотрения и исполнения.

2.15. Документы, адресованные президенту и вице-президентам общества, а также обществу без указания конкретного адресата, которые направлены на исполнение в подразделения аппарата управления общества, и документы, адресованные непосредственно подразделениям аппарата управления общества, поступают в соответствующее подразделение через службу делопроизводства подразделения.

2.16. Руководитель (работник) службы делопроизводства подразделения сортирует поступившую корреспонденцию, регистрирует подлежащие регистрации документы и докладывает их руководителю подразделения.

Учет движения документов, поступивших в подразделение аппарата управления общества из экспедиции, и документов, поступивших из отдела документационного обеспечения, ведется подразделением раздельно.

2.17. Руководитель подразделения аппарата управления общества (лицо, осуществляющее его полномочия) рассматривает поступившие документы:

содержащие срочные поручения, а также поступившие для согласования (визирования), - в первую очередь;

поступающие в подразделение в течение рабочего дня (с 10 до 18 часов), - по мере их поступления;

поступившие в подразделение после 18 часов, - до 10 часов следующего рабочего дня.

2.18. После рассмотрения документа руководителем подразделения аппарата управления общества работник службы делопроизводства подразделения вводит его резолюцию в АС "Документооборот", делает отметку о направлении документа на исполнение и передает документ под расписку работнику, которому руководитель направил его на исполнение (исполнителю).

Передачу документа внутри подразделения от одного исполнителя другому осуществляют через службу делопроизводства.

2.19. Если по содержанию документа установлено, что отправитель ошибочно адресовал его данному подразделению аппарата управления общества, руководитель этого подразделения может направить такой документ через службу делопроизводства подразделения в соответствующее подразделение по договоренности с его руководителем.

2.20. Документ, зарегистрированный отделом документационного обеспечения и поступивший на исполнение в подразделение аппарата управления общества, может быть передан в другое подразделение при соблюдении следующих условий:

переадресация документа, направленного Департаментом управления делами, производится с разрешения должностного лица, направившего данный документ;

переадресация документа производится по договоренности между руководителями соответствующих подразделений общества с согласия работника Департамента управления делами, на контроле у которого находится поручение по этому документу.

Передача документа из одного подразделения аппарата управления общества в другое осуществляется через отдел документационного обеспечения, с отметкой в АС "Документооборот".

Обработка и отправка исходящих документов

2.21. Исходящие документы, подписанные президентом и вице-президентами общества, работники отдела документационного обеспечения, осуществляющие регистрацию исходящих документов (далее - сектор исходящей корреспонденции), регистрируют, производят соответствующие отметки в АС "Документооборот" и передают для отправки: письма - в экспедицию, телеграммы - на Центральную станцию связи.

Визовые экземпляры писем за подписью президента и вице-президентов общества остаются в отделе документационного обеспечения для помещения в соответствующее дело текущего архива. Копия письма направляется в подразделение аппарата управления общества, подготовившее письмо, и в причастные подразделения. Если письмо подписано вице-президентом общества, то его копия направляется также в секретариат этого вице-президента.

После передачи адресату телеграмм, подписанных президентом и вице-президентами общества, подлинники этих телеграмм Центральная станция связи возвращает в отдел документационного обеспечения.

2.22. Исходящие документы, подписанные руководителями подразделений аппарата управления общества, работники службы делопроизводства подразделения регистрируют, производят соответствующие отметки в АС "Документооборот" и передают для отправки: письма - в экспедицию, телеграммы - на Центральную станцию связи.

После передачи адресату телеграмм за подписью руководителей подразделений аппарата управления общества подлинники этих телеграмм Центральная станция связи возвращает работникам соответствующего подразделения для помещения в дело текущего архива.

2.23. Документы для отправки передают в экспедицию надлежаще оформленными, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки.

2.24. Исходящие документы отправляют почтовой, электрической (телеграфной, факсимильной, телефонной и др.) и фельдъегерской связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, утверждаемыми Правительством Российской Федерации, и включает их распределение по корреспондентам и видам почтовых отправлений, адресование, фальцевание и вложение в конверты, заклеивание конвертов, определение и проставление стоимости отправления, составление списка на заказную почту и передачу в отделение почтовой связи. Документы, которые направляются в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

2.25. Возможность передачи документов по каналам электрической связи, а также необходимость отправки адресату дополнительно их оригинала на бумажном носителе определяет руководитель подразделения аппарата управления общества, подготовившего документ, исходя из наличия в обществе и организации - адресате функционирующих технических и программных средств.

По каналам электрической связи передаются прежде всего документы срочного и оперативного характера.

Документы (корреспонденцию) отправляют, как правило, простым почтовым отправлением. В случае, когда требуется доставить документ срочно или получить уведомление о его получении адресатом, исполнитель должен указать соответствующий вид отправки.

Определение стоимости отправлений, маркирование конвертов, составление списка регистрируемых отправлений и передача их в отделение почтовой связи производятся в соответствии с правилами, установленными федеральным органом исполнительной власти в области связи.

На заказную и заказную с уведомлением корреспонденцию составляется опись в 3 экземплярах.

Корреспонденция, отправленная с нарочным, передается получателю под расписку о вручении.

2.26. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника Департамента управления делами.

Отправление подписанных президентом и вице-президентами общества, руководителями подразделений аппарата управления общества исходящих документов производится только после проставления регистрационных номеров.

Подготовку к отправке через экспедицию документов, подписанных президентом и вице-президентами общества, производят работники экспедиции, а документов, подписанных руководителями подразделений аппарата управления общества, - работники этих подразделений.

Работники экспедиции проверяют правильность подготовки документов к отправке, в том числе наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы возвращают исполнителям.

2.27. Исходящие документы принимаются экспедицией в рабочие дни до 15 часов (в пятницу - до 14 часов) и отправляются адресатам в день их приема. Заказные и заказные с уведомлением письма принимаются экспедицией до 12 часов и отправляются в день приема. Срочные документы отправляются в первоочередном порядке.

Отправка документов в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и иные государственные органы производится в рабочие дни в 11 и в 15 часов (в пятницу - в 11 и в 14 часов).

2.28. Документы особой срочности, подписанные президентом и вице-президентами общества в рабочие дни после 18 часов, а также в выходные и праздничные дни, отправляются через приемную президента общества. Дежурный сотрудник приемной присваивает отправляемым письмам и телеграммам исходящие номера по журналам, находящимся в приемной президента общества, оформляет конверт и выписывает реестр-расписку.

Копия отправленного документа (визовой экземпляр) с отметкой об исполнителе остается у дежурного сотрудника приемной президента общества для последующей передачи в отдел документационного обеспечения.

2.29. При передаче документов по каналам факсимильной связи с использованием бюро-факс Центральной станции связи необходимо соблюдать следующие условия:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), как правило, не должен превышать 5 листов;

передаваемый документ должен быть выполнен в черном цвете на листах бумаги формата А4;

факсограммы на иностранном языке отправляют при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

После передачи документ с отметкой о времени отправления возвращают исполнителю.

2.30. Порядок использования в аппарате управления общества средств факсимильной связи, а также контроль за их использованием определяются соответствующей инструкцией.

Особенности приема, обработки и отправки документов при переписке с зарубежными корреспондентами

2.31. Документы (корреспонденцию), поступающие в общество от организаций и частных лиц из-за границы, а также из аккредитованных в Российской Федерации представительств и иных учреждений иностранных государств, принимает и передает в Департамент международных связей экспедиция.

Департамент международных связей направляет документы, подлежащие рассмотрению президентом и вице-президентами общества, в отдел документационного обеспечения для регистрации и доклада руководству общества в установленном порядке, а документы, не требующие рассмотрения руководством общества, - в соответствующие подразделения аппарата управления общества.

Документы, требующие срочного рассмотрения или затрагивающие специфические вопросы международного сотрудничества в сфере железнодорожного транспорта, может докладывать президенту (вице-президенту) общества начальник (заместитель начальника) Департамента международных связей до регистрации этих документов отделом документационного обеспечения (после доклада документы регистрируются в установленном порядке).

2.32. Письма с пометкой "Лично", адресованные работникам аппарата управления общества, Департамент международных связей направляет непосредственно адресатам (без вскрытия конверта).

2.33. Пересылку железным дорогам и другим организациям иностранных государств технической литературы, документации, правил и технических условий в рамках научно-технического сотрудничества осуществляет Департамент международных связей после оформления в установленном порядке разрешения на вывоз этих материалов.

Пересылку бандеролей и посылок с указанными материалами производят с составлением списков по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти в области связи.

2.34. На пакетах с документами, отправляемыми в зарубежные страны, адрес указывают на двух языках - русском и языке страны назначения. В случае невозможности написать адрес на языке страны назначения рекомендуется указывать его на английском языке.

На пакетах проставляют номера исходящих документов, другие реквизиты не указывают.

2.35. Корреспонденция общества, направляемая за границу, конвертуется исполнителем (отправителем) и незапечатанной передается в Департамент международных связей с приложением реестра в 4 экземплярах.

Департамент международных связей отправляет корреспонденцию по реестру через экспедицию. При отправлении корреспонденции, сформированной в пачки, на реестрах делается надпись "Недозволенных вложений нет", которая заверяется подписью ответственного лица Департамента международных связей и печатью.

3. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. ПОСТРОЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВОЙ СИСТЕМЫ. УЧЕТ ДОКУМЕНТООБОРОТА

3.1. Регистрация документа - запись по установленной форме сведений о документе, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, производится для обеспечения учета, контроля исполнения и поиска документов.

3.2. Регистрации подлежат организационно-распорядительные документы (входящие, исходящие и внутренние документы) независимо от способа их доставки и передачи. Порядок регистрации этих документов установлен пунктом 3.6 настоящей Инструкции.

К организационно-распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, протоколы, положения, правила, инструкции, акты, письма и другие документы, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации.

3.3. Документы, которые по своему назначению и реквизитам не относятся к организационно-распорядительным (первичные учетные документы, в том числе бухгалтерские документы первичного учета, заявки, статистические отчеты, разнарядки, наряды и др.), регистрируются (учитываются) соответствующими подразделениями аппарата управления общества в выделенных для этих целей журналах, регистрационных карточках или иным способом, который определяет руководитель подразделения, при этом документы малой значимости (рекламные извещения, поздравительные письма и открытки, пригласительные билеты и др.) не подлежат регистрации и учету.

Примерные перечни таких документов приведены в Приложении N 2.

Каждое подразделение аппарата управления общества должно иметь перечень документов, регистрируемых (учитываемых) в указанных журналах, регистрационных карточках или иным способом, и перечень документов, не подлежащих регистрации и учету, которые составляются (утверждаются) руководителем подразделения исходя из специфики деятельности подразделения и состава документации.

3.4. Документы регистрируют с использованием АС "Документооборот". Подразделения аппарата управления общества, в которых не внедрена автоматизированная система документооборота, регистрируют документы с использованием традиционных учетных карточек и журналов установленной формы.

3.5. Для обеспечения информационной совместимости и создания поисковых систем устанавливаются основные реквизиты принятого образца регистрационно-контрольных форм в АС "Документооборот" и правила их заполнения (Приложение N 3).

Регистрационные данные вводят в АС "Документооборот" работники подразделений, регистрирующих документы - отдела документационного обеспечения, секретариатов вице-президентов общества, служб делопроизводства подразделений.

3.6. Документы регистрируют в следующем порядке:

3.6.1. Входящие документы, адресованные президенту и вице-президентам общества, правлению общества, а также обществу без указания конкретного адресата, регистрирует отдел документационного обеспечения.

На входящем документе проставляют отметку о его поступлении в общество (регистрационный штамп), включающую наименование подразделения, регистрирующего документ, - "отдел документационного обеспечения Департамента управления делами", присвоенный документу порядковый номер его поступления в пределах общего массива этих документов в течение календарного года, дату поступления, количество листов основного документа и приложений к нему (Приложение N 4).

3.6.2. Входящие документы, адресованные подразделениям аппарата управления общества, регистрируют службы делопроизводства подразделений.

На входящем документе проставляют отметку о его поступлении в подразделение аппарата управления общества (регистрационный штамп), включающую наименование этого подразделения, присвоенный документу порядковый номер его поступления и индекс подразделения, разделенные косой чертой, дату поступления, количество листов основного документа и приложений к нему (Приложение N 4).

3.6.3. Исходящие документы общества, подписанные президентом и вице-президентами общества, регистрирует отдел документационного обеспечения.

Регистрационным номером исходящего документа за подписью президента общества является его порядковый номер в пределах общего массива этого вида документов в течение календарного года.

Регистрационным номером исходящего документа за подписью вице-президента общества является его порядковый номер в пределах общего массива этих документов в течение календарного года, перед которым ставится индекс в виде двух прописных букв, установленный для соответствующего вице-президента общества. Например, N ИП-26 (документ за подписью вице-президента общества И.С. Петрова).

3.6.4. Исходящие документы, подписанные руководителями подразделений аппарата управления общества, регистрируют службы делопроизводства подразделений.

Регистрационный номер исходящего документа включает индекс подразделения аппарата управления общества, затем через дефис разделенные косой чертой номер (индекс) дела и порядковый номер документа, например: ЦН-5/148, где ЦН - индекс Департамента управления делами, 5 - номер (индекс) дела по номенклатуре дел, 148 - порядковый номер документа, отправляемого Департаментом.

3.6.5. Приказы, кроме приказов по личному составу, докладные и служебные записки, протоколы совещаний и другие внутренние документы, подписанные руководителем подразделения аппарата управления общества, регистрируют службы делопроизводства подразделений в порядке, установленном для регистрации исходящих документов подразделения.

Приказы по личному составу, подписанные руководителями подразделений аппарата управления общества, регистрируют эти подразделения. Регистрационным номером приказа по личному составу является его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года.

3.6.6. Приказы общества (кроме приказов по личному составу), в том числе совместные с другими организациями, регистрирует отдел документационного обеспечения.

Регистрационным номером приказа является его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года.

3.6.7. Приказы по личному составу, подписанные президентом и вице-президентом общества, в ведении которого находятся кадровые вопросы, регистрирует Департамент управления персоналом.

Регистрационным номером приказа по личному составу является его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года.

3.6.8. Распоряжения общества регистрирует отдел документационного обеспечения.

Регистрационным номером распоряжения является его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года, к которому добавляется строчная буква "р". Например, N 15р.

3.6.9. Положения, правила, инструкции и другие внутренние документы общества, содержащие предписания нормативного характера, а также программы, методические указания (рекомендации) инструктивного характера, утвержденные президентом и вице-президентами общества, регистрирует отдел документационного обеспечения.

Регистрационным номером такого документа за подписью президента общества (кроме приказа и распоряжения) является его порядковый номер в пределах общего массива этого вида документов в течение календарного года.

Регистрационным номером такого документа за подписью вице-президента общества (кроме распоряжения) является его порядковый номер в пределах общего массива этого вида документов общества в течение календарного года, перед которым ставится индекс в виде двух прописных букв, установленный для соответствующего вице-президента общества. Например, N ИП-26 (документ за подписью вице-президента общества И.С. Петрова).

3.6.10. Протоколы совещаний, проводимых президентом общества, регистрирует отдел документационного обеспечения.

Регистрационный номер протокола включает индекс в виде двух прописных букв, установленный для президента общества, и через дефис - порядковый номер протокола в пределах массива этого вида документов в течение календарного года с добавлением строчных букв "пр", например, N ВЯ-27пр.

3.6.11. Протоколы совещаний, проводимых вице-президентами общества, регистрируют секретариаты вице-президентов общества.

Регистрационный номер протокола включает индекс в виде двух прописных букв, установленный для соответствующего вице-президента общества, и через дефис - порядковый номер протокола в пределах массива этого вида документов в течение календарного года отдельно для каждого вице-президента общества с добавлением строчных букв "пр". Например, N ИП-4пр (протокол совещания у вице-президента общества И.С. Петрова).

3.6.12. Протоколы заседаний правления регистрирует отдел документационного обеспечения.

Регистрационным номером протокола является его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года.

3.6.13. Поручения президента общества регистрирует отдел документационного обеспечения. Регистрационный номер поручения включает две прописные буквы "ПП" и через дефис - порядковый номер поручения в пределах массива этого вида документов в течение календарного года. Например, N ПП-25.

3.6.14. Поручения вице-президентов общества регистрируют их секретариаты. Регистрационный номер поручения включает прописную букву "П", через дефис индекс в виде двух прописных букв, установленный для соответствующего вице-президента общества, и через дефис - порядковый номер поручения в пределах массива этого вида документов в течение календарного года отдельно для каждого вице-президента общества. Например, N П-ИП-43 (поручение вице-президента общества И.С. Петрова).

3.6.15. Договоры (соглашения, контракты), заключенные от имени общества с другими организациями, подписанные президентом, вице-президентами и руководителями подразделений аппарата управления общества, регистрирует отдел документационного обеспечения, если иное не предусмотрено другими нормативными документами общества.

Регистрационным номером договора (соглашения, контракта) является его порядковый номер в пределах общего массива этого вида документов в течение календарного года.

Регистрационным номером договора (соглашения, контракта) об изменении (дополнении) ранее заключенного договора (соглашения, контракта) является регистрационный номер соответствующего ранее заключенного договора (соглашения, контракта). Информация о наличии таких договоров (соглашений, контрактов) вводится отделом документационного обеспечения в графу "Примечания" регистрационно-контрольной формы в АС "Документооборот".

3.6.16. Доверенности от имени общества, подписанные президентом общества, регистрирует отдел документационного обеспечения.

Регистрационным номером доверенности является порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года с добавлением прописной буквы "Д", проставляемой через дефис после порядкового номера, например, N 35-Д.

3.6.17. Документы, передаваемые (принимаемые) Центральной станцией связи по каналам факсимильной связи, учитываются в зависимости от того, кто составил (кому адресован) документ, соответственно отделом документационного обеспечения, секретариатами вице-президентов общества или службами делопроизводства подразделений.

Факсограммы из иностранных государств, а также из аккредитованных в Российской Федерации представительств и иных учреждений иностранных государств, адресованные президенту или вице-президентам общества, регистрируются отделом документационного обеспечения так же, как входящие документы.

3.6.18. Документы совета директоров общества и ревизионной комиссии общества регистрируют секретариаты этих органов в соответствии с регламентами работы совета директоров общества и ревизионной комиссии общества.

3.7. Хранение подлинников (визовых экземпляров) документов до сдачи их в архив общества производит подразделение аппарата управления общества, которое осуществляет их регистрацию, если иное не предусмотрено другими нормативными документами общества.

3.8. Входящие документы регистрируют в день их поступления (до рассмотрения их соответствующими должностными лицами). Исходящие и внутренние документы регистрируют в день их подписания (утверждения).

3.9. Документы, адресованные президенту и вице-президентам общества, а также обществу без указания конкретного адресата и направленные на исполнение в подразделение аппарата управления общества с отметкой отдела документационного обеспечения о поступлении документа (регистрационным штампом), в подразделении повторно не регистрируют.

На документах, в том числе телеграммах, адресованных подразделению аппарата управления общества и подлежащих регистрации, служба делопроизводства этого подразделения проставляет отметку о поступлении документа (регистрационный штамп).

На каждом регистрируемом документе должна быть только одна отметка о поступлении документа, проставляемая при его первоначальной регистрации в правой нижней части первого листа. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения аппарата управления общества в другое делают соответствующую отметку в АС "Документооборот" (переметку), но документ повторно не регистрируют.

3.10. В подразделениях аппарата управления общества и секретариатах вице-президентов общества для внутреннего учета поступивших на исполнение документов, зарегистрированных отделом документационного обеспечения, может проставляться в нижней части оборотной стороны первого листа документа отметка (штамп) о его поступлении в подразделение или секретариат.

3.11. Автоматизированная регистрация документов и использование регистрационных данных производятся в соответствии с инструкцией пользователя АС "Документооборот", утверждаемой обществом.

Информация о зарегистрированном отделом документационного обеспечения входящем документе, в том числе о прохождении его в обществе в процессе делопроизводства, вводится в АС "Документооборот" с номером, присвоенным этим отделом документу при его регистрации (регистрационный штамп).

Порядок доступа к базе данных отдела документационного обеспечения устанавливает начальник Департамента управления делами.

3.12. Банки регистрационных данных в АС "Документооборот", журналы учета документов, номенклатуры дел, содержащие информацию о входящих, исходящих и внутренних документах, составляют информационно-поисковую систему документов.

Поиск конкретного документа в информационно-поисковой системе осуществляется по его реквизитам, в частности по названию, виду, дате, номеру документа или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в тексте документа или в аннотации).

3.13. Учет количества документов в аппарате управления общества за определенный период осуществляется по месту их регистрации - отделом документационного обеспечения, секретариатами вице-президентов общества, службами делопроизводства подразделений.

Служба делопроизводства подразделения ежемесячно, до 5 числа, направляет в отдел документационного обеспечения сведения о поступивших в адрес этого подразделения и отправленных за подписью руководителя (заместителя руководителя) подразделения документах за прошедший месяц по установленной форме (Приложение N 4). При этом учитываются только документы, зарегистрированные данным подразделением.

Документы, подготовленные подразделением аппарата управления общества на подпись президенту или вице-президенту общества в качестве ответов на поручения или запросы, а также как инициативные, служба делопроизводства подразделения не регистрирует и в документообороте подразделения не учитывает.

3.14. Прохождение документов в аппарате управления общества с момента составления или получения документов до завершения их исполнения и передачи в архив или отправления адресатам образует документооборот аппарата управления общества.

При определении объема документооборота (количество документов, полученных и составленных за определенный период - месяц, квартал, год) за единицу измерения принимают полученный или составленный документ (копии, создаваемые при печатании и тиражировании, не учитываются).

Учет документооборота в аппарате управления общества производит отдел документационного обеспечения.

4. ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ПРИНЯТЫХ РЕШЕНИЙ

4.1. Исполнение документа включает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта исходящего документа (письма, телеграммы) или внутреннего документа (приказа, распоряжения, правил, инструкции и др.), его согласование, оформление, представление на подпись (утверждение) руководству общества или руководителю подразделения аппарата управления общества, подготовку к пересылке адресату.

4.2. Принятые обществом решения, резолюции президента и вице-президентов общества по документу доводит до исполнителей отдел документационного обеспечения, как правило, в срок до 2 дней, а срочные и оперативные - незамедлительно, но не позднее чем в течение 12 часов с момента их подписания (с использованием при необходимости факсимильной, телеграфной, телефонной и других видов связи).

Решения (указания), содержащиеся в приказах, распоряжениях и поручениях общества, доводит до исполнителей отдел документационного обеспечения путем направления им копии приказа, распоряжения и поручения или выписок из этих документов согласно указателю рассылки, составленному исполнителем приказа (распоряжения), а решения (указания), содержащиеся в протоколах совещаний, проводимых президентом и вице-президентами общества, - путем направления копии протокола или выписки из протокола согласно указателю рассылки, составленному исполнителем протокола совещания.

4.3. В резолюции президента (вице-президента) общества по документу первым указывают вице-президента общества, на которого возлагается организация исполнения этого документа, а первым из руководителей подразделений аппарата управления общества указывают руководителя подразделения, на которого возлагается исполнение документа, - ответственного исполнителя. Другие должностные лица, указанные в резолюции, являются соисполнителями документа.

При необходимости против фамилии ответственного исполнителя пишется слово "отв.", "созыв" или "обобщение".

4.4. Подлинник подлежащего исполнению документа с резолюцией президента общества направляется через отдел документационного обеспечения ответственному исполнителю.

Если резолюция президента общества адресована только вице-президентам общества, то подлинник документа с резолюцией направляется через отдел документационного обеспечения вице-президенту общества, указанному в резолюции первым. Указанный вице-президент определяет ответственного исполнителя, которому через отдел документационного обеспечения направляется на исполнение подлинник документа.

Копию документа с резолюцией президента общества отдел документационного обеспечения направляет соисполнителям, которые подготавливают по ней соответствующие материалы, а также помощнику президента общества или другому работнику Департамента управления делами, подготовившему проект резолюции и осуществляющему контроль за исполнением этого документа.

В случае, если вице-президент общества дает руководителям подразделений аппарата управления общества поручение, необходимое для выполнения резолюции президента общества, рассылку поручения исполнителям осуществляет через экспедицию секретариат соответствующего вице-президента общества.

В аналогичном порядке направляется на исполнение адресованный президенту общества документ, резолюция по которому подписана первым вице-президентом общества.

4.5. Подлинник документа, поступившего в адрес вице-президента общества, после его рассмотрения и подписания резолюции направляется через отдел документационного обеспечения ответственному исполнителю. Копии документа с резолюцией подготавливаются секретариатом вице-президента общества и направляются через отдел документационного обеспечения соисполнителям для подготовки соответствующих материалов.

4.6. Ответственный исполнитель и соисполнители решений (указаний), содержащихся в приказах, распоряжениях, поручениях и протоколах совещаний, проводимых президентом и вице-президентами общества, определяются аналогично порядку, предусмотренному для резолюции.

4.7. Ответственный исполнитель персонально отвечает за соблюдение срока исполнения документа и качество подготовленного документа. Он дает соисполнителям задания по подготовке необходимых материалов и указывает сроки их представления. При необходимости ответственный исполнитель может также затребовать материалы для исполнения поручения от подразделений аппарата управления общества, которые в поручении не указаны.

Соисполнители отвечают за своевременное представление ответственному исполнителю запрашиваемых материалов (предложений, справок, сведений, других материалов) и их качество. О непредставлении ими таких материалов в срок ответственный исполнитель докладывает вице-президенту общества, организующему исполнение документа.

4.8. Подразделение аппарата управления общества, которое подготавливает проект документа, взаимодействует в ходе этой работы с причастными подразделениями аппарата управления общества и его обособленными структурными подразделениями.

Для обеспечения соответствия проекта документа законодательству Российской Федерации и нормативным документам общества работниками Правового департамента совместно с исполнителем документа проводится экспертная оценка положений разрабатываемого проекта, а также формулировка основных положений проекта для обеспечения юридически правильного и однозначного восприятия содержания документа.

4.9. Проект документа, завизированный исполнителем и руководителем подразделения аппарата управления общества, подготовившего этот проект, до представления на подпись должен быть согласован (завизирован) с соответствующими должностными лицами.

При наличии приложений каждое из них визируется исполнителем и руководителем подразделения аппарата управления общества, подготовившего документ, а также руководителями подразделений, в ведении которых находятся предусмотренные в приложении вопросы, задания.

4.10. Визы согласования документа, подлинник которого остается в обществе (приказ, распоряжение, протокол, поручение, положение, правила, инструкция, телеграмма и др.), проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника документа.

При согласовании документа должностным лицом указывается, как правило, его условное (сокращенное) наименование, используемое в телеграфной связи общества, например, ЦД, ЦФ, ЦЮ, Желдоррасчет, ЦФТО.

4.11. Согласование (визирование) документа производится в следующей примерной последовательности:

руководитель подразделения аппарата управления общества, подготовившего документ;

руководители причастных подразделений аппарата управления (обособленных структурных подразделений) общества;

вице-президент (вице-президенты) общества, в ведении которого находится рассматриваемый вопрос. Первый вице-президент общества визирует документ при необходимости после согласования документа с Правовым департаментом;

начальник Правового департамента (при необходимости согласования документа с Правовым департаментом).

Визы согласования рекомендуется размещать, как это показано на примере:

4.12. Согласование проектов документов производится, как правило, не позднее рабочего дня, следующего за днем представления его на согласование в подразделение аппарата управления общества.

Проекты приказов, распоряжений и писем (телеграмм), подготовленных по указанию президента (вице-президентов) общества для подписания в срочном порядке, согласовываются причастными должностными лицами в день получения проекта документа на согласование, при этом допускается в виде исключения устное согласование документа с руководителями (заместителями руководителей) отдельных подразделений. В этом случае вместо подписи соответствующего руководителя подразделения делается запись "согласовано по телефону", которая удостоверяется подписью руководителя подразделения, подготовившего проект документа.

Абзац исключен. - Приказ ОАО "РЖД" от 06.05.2006 N 130.

Правовая экспертиза и согласование проекта нормативного документа производится Правовым департаментом, как правило, в срок не более 10 дней.

Если поступивший на согласование в Правовой департамент проект документа не содержит вопросов, связанных с применением правовых норм, то на таком проекте начальник (заместитель начальника) Правового департамента проставляет (на визовой стороне листа) отметку об этом и удостоверяет своей подписью.

4.13. Вице-президент общества, организующий работу по подготовке сложного и большого по объему проекта, может устанавливать иные сроки его согласования Правовым департаментом.

4.14. Руководитель подразделения аппарата управления (обособленного структурного подразделения) общества, подготовившего проект документа, должен принимать необходимые меры для своевременного согласования документа с причастными должностными лицами.

4.15. При разногласиях по проекту документа в целом или по его отдельным положениям согласовывающий (визирующий) может изложить на проекте документа или отдельном листе свое замечание, особое мнение, дополнение (с соответствующей мотивировкой). В этом случае он ставит свою подпись с отметкой "С замечаниями" или "Замечания прилагаются". Текст проекта документа при этом не исправляется. Отказ от визирования не допускается.

4.16. Подготовленный для представления на подпись президенту общества проект документа исполнитель передает руководителю секретариата (помощнику) президента общества, который проверяет - при необходимости в присутствии исполнителя - содержание документа, соответствие текста подписного экземпляра тексту визового экземпляра (для письма), полноту его согласования, наличие пояснительной записки (справки), если имеются разногласия по проекту, и правильность оформления и удостоверяет это своей подписью.

В аналогичном порядке руководитель секретариата (советник) вице-президента общества проверяет проект документа, подготовленный для представления на подпись вице-президенту общества.

Если в подготовленном на подпись проекте документа не соблюдены требования настоящей Инструкции по его согласованию и оформлению, руководитель секретариата (помощник) президента общества, руководитель секретариата (советник) вице-президента общества может возвратить такой проект исполнителю для устранения отмеченных недостатков.

4.17. Проект документа представляется исполнителем на подпись вместе с подлинником документа, на основании которого он подготовлен, а также справочными и другими необходимыми материалами, которые должны быть подписаны (завизированы) должностным лицом, ответственным за подготовку представляемого документа, с расшифровкой фамилии и указанием должности.

4.18. Разработанный филиалом или иным обособленным структурным подразделением общества проект нормативного документа общества представляется на подпись президенту (вице-президенту) общества через подразделение аппарата управления общества, в ведении которого находятся изложенные в документе вопросы.

Руководитель указанного подразделения аппарата управления общества организует согласование такого документа с соответствующими должностными лицами и представляет его на подпись в установленном настоящей Инструкцией порядке.

4.19. Подписанные или утвержденные президентом (вице-президентом) общества приказ, распоряжение, поручение, положение, правила, протокол совещания и другой внутренний документ передаются (кроме протокола совещания, проводимого вице-президентом общества, регистрируемого секретариатом этого вице-президента) в отдел документационного обеспечения, который регистрирует их и направляет адресатам согласно составленному исполнителем указателю рассылки (Приложение N 5).

4.20. Исходящий документ (письмо, телеграмма), подписанный президентом общества, передается в отдел документационного обеспечения, который производит сверку текстов подписанного и визового экземпляров документа, его регистрацию и подготовку к отправке.

Отдел документационного обеспечения подготавливает копии подписанного исходящего документа: одну - для подразделения аппарата управления общества, подготовившего проект документа, одну (телеграммы) - для Центральной станции связи, а также для направления в другие подразделения согласно составленному исполнителем указателю рассылки.

Исходящий документ (письмо, телеграмма), подписанный вице-президентом общества, после сверки работником секретариата вице-президента общества текстов подписанного и визового экземпляров документа и его копий передается в отдел документационного обеспечения для регистрации и отправки адресатам согласно разметке, проставленной на копиях документа (пункты 6.76 и 6.91 настоящей Инструкции).

Если президент или вице-президент общества внес при подписании в подготовленный проект документа исправления, то исполнитель документа должен перепечатать его с учетом этих исправлений и внести соответствующие изменения в визовой экземпляр и копии документа.

4.21. Если поступившее в общество поручение из Администрации Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации дано нескольким организациям и общество указано в поручении первым, то оно является головным исполнителем поручения и организует работу других организаций-исполнителей по выполнению этого поручения.

В этом случае общество как головной исполнитель определяет сроки представления материалов другими исполнителями, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа.

4.22. Срок исполнения документа определяется исходя из срока, установленного вышестоящей организацией, направившей документ, или срока, установленного законодательством Российской Федерации. Срок исполнения документа указывают в резолюции.

4.23. Срок исполнения документа исчисляют в календарных днях. Исчисление сроков исполнения документов начинается:

для документов, поступивших в общество из высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, и для внутренних документов общества - с даты подписания (утверждения) документа;

для документов, поступивших в общество из его филиалов и иных структурных подразделений, а также из других организаций, для обращений членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, письменных обращений граждан - с даты их поступления.

4.24. Документы подлежат исполнению:

документы высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, в которых указана конкретная дата исполнения, - в сроки, указанные в этих документах, документы с пометкой "Срочно" или другими аналогичными пометками - в 3-дневный срок, с пометкой "Оперативно" - в 10-дневный срок, остальные документы этих органов - в срок не более одного месяца;

материалы по вопросам, включенным в план заседаний Правительства Российской Федерации, - не позднее чем за 15 дней до даты, определенной планом;

поручения Правительства Российской Федерации по доработке проектов постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации - в срок до 10 дней, если не установлен иной срок;

обращения членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы - незамедлительно, а при необходимости получения дополнительных материалов - в срок не позднее 30 дней;

письменные обращения граждан - не позднее 15 дней, а при необходимости дополнительного изучения и проверки - в срок до одного месяца;

обращения организаций по вопросу согласования проектов постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации - в срок до 10 дней;

решения совета директоров общества и правления общества, решения и поручения, предусмотренные в приказах и распоряжениях общества, а также в протоколах совещаний у президента (вице-президентов) общества, поручения президента (вице-президентов) общества - в срок, указанный в документе, при наличии пометки "Срочно" и других аналогичных пометок - в 3-дневный срок, пометки "Оперативно" - в 10-дневный срок, а если срок не установлен - в срок не более одного месяца;

резолюции президента (вице-президентов) общества "Прошу доложить", "Прошу доложить лично", "Прошу переговорить", данные по докладным запискам должностных лиц общества, - в 3-дневный срок, если президентом (вице-президентами) общества не установлен иной срок;

поручения по подготовке проекта приказа (распоряжения) общества во исполнение федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов Российской Федерации - в 10-дневный срок, если не установлен иной срок;

документы (письма, запросы, просьбы, предложения, проекты и др.), поступившие из других организаций, - в срок не более одного месяца.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего этому нерабочему дню.

Срок исполнения документа вносится в АС "Документооборот".

4.25. При необходимости продления срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения установленного срока должен направить давшему поручение руководителю общества просьбу о продлении срока (с соответствующей мотивировкой).

Сроки исполнения документов с пометками "Срочно", "Оперативно" и другими аналогичными пометками, как правило, не продлеваются.

4.26. О продлении срока исполнения документа исполнитель незамедлительно информирует отдел документационного обеспечения, работник которого вносит в АС "Документооборот" соответствующие изменения (новый срок, дата его установления, подпись).

4.27. Документ считается исполненным, если рассмотрены по существу поставленные в документе вопросы и даны соответствующие письменные (устные) указания или поставленные вопросы решены в оперативном порядке. О результатах должно быть сообщено автору документа (когда это требуется по содержанию документа).

Запросы по исполняемому документу, направленные в обособленные структурные подразделения общества, а также в другие организации, и промежуточные доклады о ходе исполнения не могут являться основанием для признания документа исполненным.

4.28. На документе, исполненном в соответствии с резолюцией президента общества, отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется руководителем секретариата (помощником) президента общества, исполненном в соответствии с резолюцией вице-президента общества - руководителем секретариата (советником) вице-президента общества или помощником президента общества, если им подготавливался проект резолюции вице-президента.

На документе, поступившем в адрес подразделения аппарата управления общества, отметка об исполнении и направлении его в дело проставляется руководителем подразделения.

4.29. Исполнитель обязан не позднее 15 дней с даты проставления на документе отметки о его исполнении передать документ в службу делопроизводства подразделения.

5. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ И ПРИНЯТЫХ РЕШЕНИЙ Организация контроля исполнения

5.1. Целью контроля исполнения является обеспечение своевременной и качественной подготовки документов, выполнения принимаемых советом директоров общества, правлением общества, президентом и вице-президентами общества решений.

В аппарате управления общества контролю подлежат зарегистрированные входящие, исходящие и внутренние документы (решения), требующие исполнения.

5.2. Контроль исполнения включает:

постановку документа (решения) на контроль;

проверку своевременности доведения документа (решения) до исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

снятие с контроля и направление исполненного документа в дело;

учет и обобщение результатов контроля исполнения;

информирование руководителей о положении дел с выполнением принятых решений и разработку предложений по укреплению исполнительской дисциплины.

5.3. Контроль за исполнением документов (решений) организует в аппарате управления общества начальник Департамента управления делами совместно с руководителями соответствующих подразделений аппарата управления общества.

5.4. В целях обеспечения своевременного исполнения документов (решений) применяется упреждающий (до истечения срока исполнения) контроль, осуществляемый путем рассмотрения руководителем подразделения аппарата управления общества хода их исполнения в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания текущего года, за исключением текущего месяца, - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

5.5. По указанию президента (первого вице-президента) общества подразделениями аппарата управления общества подготавливаются планы исполнения документов, имеющих особо важное значение для общества (программ, решений правления общества по комплексным вопросам развития ОАО "РЖД" и др.), которые предусматривают конкретные мероприятия и поручения руководителям соответствующих подразделений аппарата управления общества, а также обособленных структурных подразделений общества, сроки (этапы) их выполнения.

Указанные планы утверждаются президентом или первым вице-президентом общества.

Контроль за выполнением указанных планов осуществляется посредством проведения специальных проверок отделом инспекции и контроля Департамента управления делами (далее - отдел инспекции и контроля), а также должностными лицами, на которых возлагается контроль за выполнением предусмотренных планом мероприятий и поручений.

5.6. Вице-президенты общества регулярно, не реже одного раза в месяц, рассматривают положение дел с исполнительской дисциплиной в подразделениях аппарата управления общества, находящихся в соответствии с распределением обязанностей в их ведении, и при выявлении недостатков принимают необходимые меры по их устранению.

Осуществление контроля исполнения Департаментом управления делами

5.7. В Департаменте управления делами контроль осуществляют:

отдел инспекции и контроля - за исполнением поручений, предусмотренных решениями высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, совета директоров общества (включая резолюции президента общества по исполнению этих решений), решениями правления общества и решениями, принятыми на совещаниях, проводимых президентом общества, планами исполнения документов, имеющих особо важное значение для деятельности и развития общества, за исполнением заданий, предусмотренных приказами общества, а также распоряжениями и поручениями, подписанными президентом общества;

секретариат (помощники) президента общества и другие работники Департамента управления делами, подготавливающие проекты резолюций, - за исполнением резолюций (указаний) президента общества по рассмотренным им документам и резолюций с формулировками "внести предложения", "доложить", "информировать", "подготовить проект документа", а также резолюций вице-президентов общества, проекты которых подготовлены секретариатом (помощниками) президента общества;

секретариаты (советники) вице-президентов общества - за исполнением заданий, предусмотренных распоряжениями и поручениями, подписанными вице-президентами общества, и резолюций (указаний) по рассмотренным ими документам. Руководители секретариатов (советники) также докладывают соответствующим вице-президентам общества о ходе исполнения резолюций (указаний), данных им президентом общества, и информируют о результатах контроля отдел инспекции и контроля;

отдел по работе с обращениями граждан и организации их приема - за исполнением резолюций (указаний) по обращениям граждан.

5.8. В случае, если решения или поручения, предусмотренные документами высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, совета директоров общества и правления общества, приказами общества и подписанными президентом общества распоряжениями, протоколами и резолюциями, не выполняются в установленный срок, начальник Департамента управления делами запрашивает у руководителя подразделения аппарата управления общества - ответственного исполнителя письменное объяснение о причинах их неисполнения и о принимаемых мерах.

Начальник Департамента управления делами направляет при необходимости докладную записку вице-президенту общества, курирующему указанное подразделение аппарата управления общества.

5.9. Начальник Департамента управления делами (заместитель начальника Департамента управления делами, на которого возложены вопросы контроля исполнения) периодически докладывает на совещаниях у президента общества о состоянии исполнительской дисциплины и ходе выполнения подразделениями аппарата управления общества данных президентом общества поручений, а также о мерах, принимаемых по улучшению исполнительской дисциплины, и предложениях по совершенствованию и повышению эффективности контроля исполнения.

Информацию начальнику Департамента управления делами для доклада на указанных совещаниях (справочные данные и предложения) еженедельно подготавливает отдел инспекции и контроля.

Осуществление контроля исполнения подразделениями аппарата управления общества

5.10. В подразделениях аппарата управления общества контроль за исполнением документов (решений) работниками этого подразделения осуществляет служба делопроизводства подразделения.

Руководители подразделений аппарата управления общества устанавливают с учетом требований настоящей Инструкции порядок осуществления контроля за своевременным и качественным исполнением документов и персонально отвечают за состояние исполнительской дисциплины в соответствующем подразделении.

5.11. Исполнители документов обязаны сообщать по запросу работника отдела инспекции и контроля и работника службы делопроизводства подразделения сведения о ходе исполнения документа для внесения их в АС "Документооборот".

Служба делопроизводства подразделения ежедневно проверяет перечень документов, поставленных на контроль в АС "Документооборот", и для принятия оперативных мер представляет по мере необходимости руководителю подразделения аппарата управления общества информацию о документах, сроки исполнения которых истекают и выполнение поручений по которым задерживается, и о документах, сроки исполнения которых истекли, с указанием фамилий исполнителей, а также еженедельно обновляет данные о ходе исполнения документов (решений), представляемые руководителю подразделения.

5.12. Руководители подразделений аппарата управления общества обязаны лично рассматривать положение дел с исполнением подлежащих контролю документов (решений), не реже одного раза в неделю проводить оперативные совещания по этому вопросу и незамедлительно принимать меры к их исполнению и устранению причин, вызывающих задержку подготовки документов.

Работу по контролю за исполнением документов (решений) в подразделении аппарата управления общества организует заместитель руководителя подразделения, на которого возложена эта работа.

5.13. Контроль за исполнением обособленными структурными подразделениями общества документов (решений), а также за ходом рассмотрения другими организациями направленных им документов общества осуществляется подразделениями аппарата управления общества, которые эти документы подготовили.

Автоматизированная система контроля исполнения

5.14. Контроль за исполнением документов (решений) осуществляется с применением АС "Документооборот" (программный комплекс АСКИД).

Данные о поставленных на контроль документах (решениях) вводят в АС "Документооборот" работники отдела инспекции и контроля и секретариатов вице-президентов общества, осуществляющие контроль за исполнением соответствующих документов (решений).

Данные о документах (решениях), контролируемых секретариатом (помощниками) президента общества, вводят в АС "Документооборот" работники отдела документационного обеспечения.

Данные о поставленных в подразделениях аппарата управления общества на контроль документах (решениях) вводят в АС "Документооборот" работники службы делопроизводства соответствующего подразделения.

5.15. Контрольная база данных АС "Документооборот" систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям и по группам документов.

5.16. Информация о положении дел с исполнением поставленных на контроль документов (решений), изменении сроков исполнения и исполнителей, об исполнении и снятии с контроля документов (решений) вводится в АС "Документооборот" работниками Департамента управления делами, а также работниками подразделений аппарата управления общества исполнителями документов (решений) ежедневно.

5.17. Исполненный документ (решение) подлежит снятию с контроля. Основанием для снятия документа (решения) с контроля является решение должностного лица, которое поставило его на контроль. На исполненном документе соответствующими работниками Департамента управления делами проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Данные об исполнении документа (решения) заносятся в базу данных АС "Документооборот".

6. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Подготовка и оформление управленческих решений

6.1. Управленческая деятельность общества подлежит документированию по установленным правилам с использованием унифицированных форм взаимоувязанных организационно-распорядительных документов, издаваемых обществом в пределах своей компетенции.

Ведение бухгалтерской, финансовой, налоговой, статистической, кадровой и другой специализированной документации общества осуществляется в соответствии с правилами и требованиями, установленными законодательством Российской Федерации и нормативными документами общества, регламентирующими ведение такой документации.

6.2. Документы издаются обществом для обеспечения уставной деятельности, а также во исполнение федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации.

Подготовка документов осуществляется подразделениями аппарата управления общества, а также обособленными структурными подразделениями общества, которые представляют проекты документов через соответствующие подразделения аппарата управления общества.

6.3. Документы общества должны соответствовать законодательству Российской Федерации, быть всесторонне обоснованы и согласованы с причастными должностными лицами.

6.4. При подготовке и оформлении документа необходимо соблюдать установленные обществом правила и требования в целях обеспечения:

юридической силы документа;

использования документа в качестве источника информации, в том числе для справочных и научно-исторических целей;

оперативного поиска документа и контроля за его исполнением;

возможности обработки и тиражирования документа с помощью средств вычислительной и копировальной техники.

Документ должен быть проверен на соответствие правилам русского языка и тщательно отредактирован, должен обеспечивать точное и однозначное восприятие содержания документа. Используемые в документе транспортные термины должны соответствовать их значениям (понятиям), принятым на железнодорожном и других видах транспорта.

6.5. Нормативные документы общества разрабатывают, согласовывают и оформляют в соответствии с правилами подготовки нормативных документов, утверждаемыми президентом общества.

Нормативные правовые акты высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, поступающие в общество, доводят при необходимости до аппарата управления общества и его обособленных структурных подразделений путем направления информационных писем (телеграмм) или издания приказов и распоряжений общества.

Календарь

Руководства, Инструкции, Бланки

Поиск

Новые файлы

Описание

Должностная инструкция специалиста по кадрам структурного подразделения открытого акционерного общества - quot; Российские железные дороги - образец 2

Видео

Другие статьи

Извлечение из Инструкции по делопроизводству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги» - Студопедия

Инструкция по делопроизводству №55

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате управления ОАО Российские железные дороги

Руководства, Инструкции, Бланки

Поиск

Новые файлы