Инструкция по делопроизводству

В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно. Для правильной работы всех функций портала включите, пожалуйста, JavaScript в настройках вашего браузера.

Внимание! У вас установлена устаревшая версия браузера: Opera 10.1.

Использование устаревшей версии браузера потенциально опасно и может привести к некорректному отображению сайта.
Обратите внимание на то, что мы не проверяем работоспособность и не поддерживаем корректную работу сайта в устаревших версиях браузеров.

Что же делать?
Вы можете самостоятельно или с помощью системного администратора вашей организации
скачать бесплатно и установить один из популярных современных браузеров:

Здравствуйте! Кто знает, пожалуйста расскажите, инструкцию по делопроизводству в ЗАО нужно составлять конкретно под организацию с указанием всех ее особенностей и и т.д. взяв за основу Инструкцию по д.п. утвержденную Минюстом от 19.01.2009 №4 или же достаточно просто руководствоваться вышеназванной инструкцией ио делопроизводству в гос. органах и организациях РБ. И нужна ли она вообще?

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Инструкция по делопроизводству.
пункт 4. Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Спасибо, вот уж работки привалило

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

А может у кого-нибудь образец есть

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Образец - инструкция по делопроизводству Только убираете из неё все "лишнее" и не применяющееся в Вашей организации

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Составление инструкции по делопроизводству - достаточно сложная и трудоемкая работа, поэтому, приступая к ней, можно обратиться за консультацией в государственное архивное учреждение, которое оказывает подобные услуги на договорной основе.
Инструкция оформляется на общем бланке организации или на стандартных листах бумаги формата А4 и утверждается руководителем организации. При утверждении Инструкции распорядительным документом (приказом) в него включаются пункты об утверждении инструкции (например, «Утвердить прилагаемую Инструкцию…»), дате введения Инструкции в действие, об организационных мероприятиях, связанных с внедрением Инструкции и ответственных исполнителях, об отмене ранее действовавшей Инструкции, о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением распорядительного документа.
Датой Инструкции по делопроизводству является дата ее утверждения.
Наряду с Инструкцией по делопроизводству в организациях могут разрабатываться специальные правовые акты для таких участков работы, которые играют ведущую или достаточно самостоятельную роль в деятельности учреждения. Например, в исполкоме может быть инструкция о подготовке, оформлении и хранении решений, в министерстве - положение о коллегии министерства, в котором отражается документирование ее деятельности. Распространенной практикой является разработка в организациях положений (инструкций) о порядке работы с обращениями граждан.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

В действительности все не так, как на самом деле

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Подскажите, пож, а по кадровой документации можно ли прописать порядок организации работы с ней в Инструкции по делопроизводству для организации или делать отдельно Инструкцию по кадровому делопроизводству, если фирма малая, объем докуметооборота небольшой. Заранее спасибо.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Всё прописывайте в Инструкции по делопроизводству.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Думай как мужчина. Веди себя как леди. Работай как лошадь.

Добрый день! Спасибо.
Подскажите, пож.
Правильно ли разделить документацию по личному составу следующим образом.
Документы по установлению трудовых отношений:
трудовой договор, заявление (о приеме, переводе, увольнении и т.д.), личный листок по учету кадров, автобиография, приказ о приеме-переводе-увольнении-отпускам-поощрении,докадная записка о нарушении трудовой дисциплины.
И документы по учету кадров: трудовая книжка, личное дело, журналы регистрации, личная карточка.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо войти в систему или зарегистрироваться .

• Бухгалтеру
• Экономисту
• Юристу

Если ценный и важный кандидат, с которым вы ударили по рукам, не выходит на работу…

Пользуются ли в вашей организации мужчины гарантиями, предоставляемыми работающим женщинам-матерям?

Готовитесь ли вы принимать на работу граждан для прохождения альтернативной службы?

ПРИКАЗ № 0682 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

1.1. Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов (далее - Инструкция, Служба) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению, использованию образующихся в деятельности Службы документов и порядок, документооборота (кроме секретного делопроизводства), обязательные для всех федеральных государственных гражданских служащих (далее - государственные служащие) центрального аппарата и территориальных органов Службы.

1.2. Работа с секретными документами в Службе осуществляется в соответствии со специальной инструкцией.

Порядок работы с документами, содержащими информацию для служебного пользования, определен Постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165).

Особенности работы с информацией ограниченного доступа, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну, порядок обработки персональных данных и порядок применения электронной цифровой подписи устанавливаются отдельными актами Службы, утверждаемыми директором Федеральной службы судебных приставов - главным судебным приставом Российской Федерации (далее - Директор).

На бухгалтерскую и другую специальную документацию требования Инструкции распространяются лишь в части, касающейся общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе на электронные документы, включая их подготовку, обработку, хранение и использование.

Системы электронного документооборота (далее - СЭД), применяемые в центральном аппарате и территориальных органах Службы, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.

1.4. Правовой основой Инструкции являются Конституция Российской Федерации (Российская газета, 25.12.1993, N 237; Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 1, ст. 1; 2009, N 1, ст. 2), Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (ч. I), ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417), Федеральные законы от 01.06.2005 N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 23, ст. 2199), от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 3448), от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 3451; 2009, N 48, ст. 5716; 2009, N 52 (ч. I), ст. 6439; 2010, N 27, ст. 3407; 2010, N 31, ст. 4173), от 27.12.2002 N 184-ФЗ "О техническом регулировании" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 52, ст. 5140; 2005, N 19, ст. 1752; 2007, N 19, ст. 2293; 2007, N 49, ст. 6070; 2008, N 30 (ч. II), ст. 3116; 2009, N 29, ст. 3626; 2009, N 48, ст. 5711; 2010, N 1, ст. 5, ст. 6), от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410), от 02.10.2007 N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 41, ст. 4849; 2008, N 20, ст. 2251; 2009, N 1, ст. 14; 2009, N 23, ст. 2761; 2009, N 29, ст. 3642; 2009, N 39, ст. 4539, ст. 4540; 2010, N 31, ст. 4182), от 19.07.2009 N 194-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "О судебных приставах" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 29, ст. 3631), от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253), от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 2, ст. 127; 2007, N 46, ст. 5554), от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 7, ст. 776) и другие законодательные акты, Указы Президента Российской Федерации от 13.10.2004 N 1316 "Вопросы Федеральной службы судебных приставов" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 42, ст. 4111; 2006, N 5, ст. 527; 2006, N 8, ст. 895; 2008, N 17, ст. 1815; 2008, N 43, ст. 4921; 2009, N 6, ст. 718; 2009, N 31, ст. 3928; 2010, N 19, ст. 2300), от 23.05.1996 N 763 "О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 22, ст. 2663; 1997, N 20, ст. 2242; 1998, N 33, ст. 3967; 2005, N 28, ст. 2865), от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925), а также Постановления Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2001, N 24, ст. 2461; 2006, N 52 (ч. III), ст. 5587), от 03.11.1994 N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165), от 17.11.2007 N 781 "Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 48 (ч. II), ст. 6001), от 13.08.1997 N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов и их государственной регистрации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895; 1997, N 50, ст. 5689; 1998, N 47, ст. 5771; 1999, N 8, ст. 1026; 2006, N 29, ст. 3251; 2009, N 2, ст. 240; 2009, N 12, ст. 1443; 2010, N 9, ст. 964; 2010, N 21, ст. 2602), от 01.06.2004 N 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 23, ст. 2313; 2006, N 23, ст. 2514; 2006, N 29, ст. 3251; 2007, N 32, ст. 4150; 2008, N 14, ст. 1413; 2008, N 21, ст. 2459; 2008, N 49, ст. 5833; 2009, N 11, ст. 1302; 2009, N 12, ст. 1443; 2009, N 19, ст. 2346; 2009, N 36, ст. 4358; 2009, N 49 (ч. II), ст. 5970, ст. 5971; 2009, N 52 (ч. II), ст. 6609; 2010, N 9, ст. 964; 2010, N 21, ст. 2602; Бюллетень Верховного Суда Российской Федерации, 2008, N 5, май (извлечения)), от 19.01.2005 N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; 2008, N 14, ст. 1413; 2009, N 12, ст. 1429; 2009, N 25, ст. 3060; 2009, N 41, ст. 4790; 2009, N 49 (ч. II), ст. 5970; 2010, N 22, ст. 2776; 2010, N 40, ст. 5072), от 28.07.2005 N 452 "О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; 2008, N 14, ст. 1413; 2008, N 46, ст. 5337; 2009, N 12, ст. 1443; 2009, N 19, ст. 2346; 2009, N 25, ст. 3060; 2009, N 47, ст. 5675; 2009, N 49 (ч. II), ст. 5970; 2010, N 9, ст. 964; 2010, N 22, ст. 2776), от 22.09.2009 N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 39, ст. 4614), от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060), Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденная Приказом Минюста России от 16.11.2007 N 220, Регламент Федеральной службы судебных приставов, утвержденный Приказом ФССП России от 27.10.2006 N 140 (зарегистрирован в Минюсте России 04.12.2006, регистрационный N 8553), иные нормативные правовые акты, государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 04.04.2003 N 07/3276-ЮД) (Издательство стандартов, 2003), Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 N 76 (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 26.04.2010 N 01/6756-ДК).

1.5. Организацию и совершенствование делопроизводства на основе единых требований с использованием современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях центрального аппарата и территориальных органах Службы осуществляет Управление делопроизводства (далее также - УДП) в соответствии с положением о нем, утверждаемым Директором.

1.6. Организацию делопроизводства и контроль за соблюдением установленных Инструкцией правил документирования и документооборота в структурных подразделениях центрального аппарата и территориальных органах Службы, в том числе особенностей делопроизводства при работе с обращениями граждан, осуществляют руководители структурных подразделений центрального аппарата и территориальных органов Службы.

1.7. Государственные служащие структурных подразделений центрального аппарата и территориальных органов Службы несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и соблюдение порядка доступа к содержащейся в них информации.

1.8. Документы, содержащие информацию ограниченного доступа, не подлежат разглашению. Передача их содержания, а также их копий сторонним организациям допускается только с письменного разрешения уполномоченных должностных лиц.

1.9. Ведение делопроизводства осуществляется:

в аппарате управления территориального органа Службы - подразделением документационного обеспечения в соответствии с положением о нем и должностными регламентами государственных служащих, в его структурных подразделениях - специально уполномоченными лицами (ответственными за делопроизводство, делопроизводителями) в соответствии с их должностными регламентами (должностными инструкциями).

1.10. Регистрация, контроль хода и результатов исполнения документов (рассмотрения обращений граждан), другие процедуры документооборота осуществляются в Службе с применением СЭД.

1.11. Об утрате или неисправимом повреждении документа, случаях нарушения правил работы с документами, установленных Инструкцией, государственные служащие структурных подразделений Службы в течение одного часа устно сообщают руководителю структурного подразделения и в Управление делопроизводства. На основании полученного сообщения по распоряжению руководителя структурного подразделения проводится проверка, о результатах которой информируются руководство Службы и Управление делопроизводства.

1.12. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации, документов или их копий осуществляются только подразделениями по взаимодействию со средствами массовой информации в соответствии с положениями о них, а в отдельных случаях - другими подразделениями по разрешению (поручению) Директора (в территориальном органе Службы - руководителя территориального органа).

1.13. Перед уходом в отпуск, убытием в командировку, на время болезни или отстранения от работы и в других случаях временного отсутствия государственные служащие Службы передают находящиеся у них на исполнении документы ответственному за делопроизводство или по указанию руководителя структурного подразделения другому работнику по реестру (исполнительные документы - по акту) с внесением сведений о движении в регистрационно-контрольные карточки (иные учетные формы) этих документов в СЭД.

В случае перемещения по службе или увольнения работника передача документов и дел осуществляется по акту.

При служебной необходимости в изъятии и передаче другому исполнителю документов, числящихся за отсутствующим работником, руководитель структурного подразделения назначает комиссию численностью не менее трех человек, которая проверяет наличие документов, числящихся за отсутствующим работником, с составлением акта и производит их изъятие с последующей передачей ответственному за делопроизводство.

1.14. Переписка между структурными подразделениями в центральном аппарате и в аппаратах управления территориальных органов Службы осуществляется в случаях, определенных нормативными актами Российской Федерации, а также актами Службы.

Для совместной проработки проектов документов и обмена информационными материалами между структурными подразделениями в центральном аппарате и аппаратах управления территориальных органов Службы используется внутренняя электронная почта.

1.15. Текст Инструкции с приложениями размещается на общедоступном ресурсе сервера информационной сети Службы.

Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке ;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти ;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти ;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки ;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа ;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа ;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы ;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе ;

Регламентируем свое кадровое делопроизводство

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2008, N 10

Регламентируем свое кадровое делопроизводство

В процессе выполнения своих трудовых обязанностей специалисту кадровой службы приходится оформлять огромное количество однотипных документов. Несмотря на то что законодательством определен порядок заполнения основных кадровых документов, целесообразно в организации разработать инструкцию по кадровому делопроизводству в целях совершенствования кадрового документооборота и повышения эффективности работы с кадровыми документами путем унификации состава и форм документов, технологий работы с ними.

В практике организации работы с персоналом, ведения кадрового учета и делопроизводства по кадровым вопросам инструкция по кадровому делопроизводству выполняет важные задачи:

- определяется последовательность оформления и порядок прохождения кадровых документов внутри организации;

- в приложении к инструкции утверждаются шаблоны документов, необходимых для ведения кадрового делопроизводства;

- четко определяется перечень документов, необходимых для выполнения того или иного кадрового бизнес-процесса, что позволяет снизить временные, а следовательно, и материальные затраты на обработку кадровых документов.

Словарь кадрового делопроизводства. Инструкция по кадровому делопроизводству - локальный нормативно-правовой акт, содержащий правила работы с кадровыми документами в организации.

Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации. Важно отметить, что при разработке инструкции учитываются особенности кадрового делопроизводства, специфика организации, которая определяется сферой деятельности, организационной структурой и численностью сотрудников.

Инструкция по кадровому делопроизводству в организации должна разрабатываться в целях упорядочения документационного обеспечения управления персоналом компании и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция по кадровому делопроизводству устанавливает общие требования к функционированию системы документационного обеспечения управления персоналом, документированию кадровой деятельности и организации работы с документами в кадровой службе компании.

Структурно текст инструкции состоит из следующих разделов:

- общие положения, содержащие назначение и цели инструкции, сферу распространения, общие принципы работы с кадровыми документами, ответственность подразделений, должностных лиц и работников организации за соблюдение положений инструкции;

- тематические разделы, последовательно раскрывающие порядок оформления основных кадровых операций, таких как прием, перемещение, увольнение работников, правила оформления командировок, оформления и учета отпусков и т.д. Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии;

- заключительные положения, определяющие момент вступления в силу, и порядок внесения изменений в инструкцию;

- приложения включают максимальный справочно-иллюстративный материал, систематизированный в порядке расположения разделов.

Предлагаем пример распоряжения об утверждении инструкции по кадровому делопроизводству, образец оформления титульного листа и примерный текст инструкции.

¦ Об утверждении Инструкции ¦

¦ по кадровому делопроизводству в ОАО "Ремстрой" ¦

¦ 29 августа 2008 г. ¦

¦ В целях установления единой системы кадрового делопроизводства в¦

¦открытом акционерном обществе "Российские железные дороги": ¦

¦ 1. Утвердить прилагаемую инструкцию по кадровому делопроизводству в¦

¦ОАО "Ремстрой" (далее - Инструкция) и ввести в действие с 1 сентября¦

¦ 2. Начальникам департаментов и управлений, руководителям филиалов и¦

¦иных подразделений ОАО "Ремстрой": ¦

¦ организовать изучение и обеспечить неукоснительное исполнение¦

¦Инструкции работниками служб управления персоналом соответствующих¦

¦подразделений ОАО "Ремстрой"; ¦

¦ привести учет работников ОАО "Ремстрой" в соответствие с требованиями¦

¦ ОАО "Ремстрой" Корниенко Г.В. Корниенко ¦

¦ 1. Общие положения ¦

¦ 1. Настоящая Инструкция: ¦

¦ 1.1. Разработана в соответствии с действующим законодательством¦

¦Российской Федерации в области трудового права и нормативными актами в¦

¦области организации делопроизводства. ¦

¦ 1.2. Составлена в целях совершенствования работы с кадровыми¦

¦документами, повышения качества подготовки кадровых документов,¦

¦упорядочения и оптимизации кадрового документооборота в организации. ¦

¦ 1.3. Предназначена для установления единого порядка работы с¦

¦кадровыми документами в организации. ¦

¦ 2. Ответственность за ведение кадрового делопроизводства, соблюдение¦

¦установленных правил работы, сроков оформления и сохранность кадровых¦

¦документов возлагается на начальника отдела кадров. ¦

¦ 3. Инструкция утверждается генеральным директором Компании. ¦

¦ 4. Документы, оформляемые кадровой службой организации, относящиеся к¦

¦кадровому делопроизводству, подразделяются на: ¦

¦ - Документы по личному составу. ¦

¦ 4.1. К организационным документам относятся: ¦

¦ - Штатное расписание (форма Т-3). ¦

¦ - Правила внутреннего трудового распорядка. ¦

¦ - Положение об оплате труда и премировании сотрудников. ¦

¦ - Положение о защите персональных данных работников. ¦

¦ - Положение об оценке персонала. ¦

¦ - Инструкция по ведению кадрового делопроизводства. ¦

¦ - Положение об охране труда. ¦

¦ - Инструкция по охране труда по профессиям. ¦

¦ - Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями). ¦

¦ - Кодекс корпоративного поведения. ¦

¦ 4.2. К документам по личному составу относятся: ¦

¦ - Книга регистрации трудовых договоров. ¦

¦ - Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма Т-1). ¦

¦ - Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма Т-5). ¦

¦ - Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (формы Т-6, Т-6а). ¦

¦ - График отпусков (форма Т-7). ¦

¦ - Журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении. ¦

¦ - Журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков. ¦

¦ - Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового¦

¦договора (формы Т-8, Т-8а). ¦

¦ - Приказ (распоряжение) о направлении в командировку (формы Т-9,¦

¦ - Служебное задание для направления в командировку и отчет о его¦

¦ - Журнал регистрации приказов о направлении работников в¦

¦ - Журнал учета выдачи командировочных удостоверений. ¦

¦ - Приказ (распоряжение) о поощрении (Т-11, Т-11а). ¦

¦ - Приказ о полной материальной ответственности. ¦

¦ - Договор о полной (частичной) материальной ответственности. ¦

¦ - Личная карточка работника (форма Т-2). ¦

¦ - Табель учета рабочего времени (форма Т-13). ¦

¦ - Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60). ¦

¦ - Записка-расчет при прекращении (расторжении) действия трудового¦

¦договора с работником (форма Т-61). ¦

¦ - Анкета (личный листок по учету кадров). ¦

¦ - Дополнение к личному листку по учету кадров. ¦

¦ 4.3. К информационно-справочным документам относятся: ¦

¦ 5. Кадровые документы приобретают юридическую силу с момента их¦

¦подписания и регистрации. ¦

¦ 2. Порядок оформления приема на работу ¦

¦ 1. Документы, необходимые при оформлении приема на работу ¦

¦ 1.1. Перечень необходимых документов: ¦

¦ - трудовой договор - документ, устанавливающий трудовые отношения¦

¦между работодателем и работником и определяющий условия трудовых¦

¦отношений между ними; ¦

¦ - приказ о приеме - распорядительный документ, на основании которого¦

¦вносятся записи в трудовую книжку работника; ¦

¦ - трудовая книжка - основной документ о трудовой деятельности и¦

¦трудовом стаже работника; ¦

¦ - личная карточка (форма Т-2) - учетный документ, содержащий¦

¦сведения анкетно-биографического характера; ¦

¦ - личное дело работника - совокупность документов, содержащих¦

¦сведения биографического характера о работнике, сведения о его¦

¦ Кроме перечисленных документов лицо, поступающее на работу, заполняет¦

¦анкету установленной формы. ¦

¦ 1.2. Перечень необходимых регистрационных форм: ¦

¦ - книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них <1>; ¦

¦ - журнал ознакомления с локальными нормативными актами организации. ¦

¦ 1.3. Лицо, поступающее на работу, предъявляет сотруднику кадровой¦

¦службы следующие документы: ¦

¦ - паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; ¦

¦ - трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор¦

¦заключается впервые или работник поступает на работу на условиях¦

¦ - страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; ¦

¦ - документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих¦

¦призыву на военную службу; ¦

¦ - документ об образовании, о квалификации или наличии специальных¦

¦знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или¦

¦ - иные документы, необходимые для представления в соответствии с¦

¦действующим законодательством РФ. ¦

¦ 1.4. При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и¦

¦страховое свидетельство государственного пенсионного страхования¦

¦оформляются сотрудником кадровой службы работодателя в установленном¦

¦ 2. Порядок и сроки оформления документов ¦

¦ 2.1. Документирование процедуры приема на работу (до подписания¦

¦трудового договора) начинается с ознакомления работника с должностной¦

¦инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка и другими¦

¦локальными нормативными актами организации. ¦

¦ 2.1.1. Ознакомление с должностной инструкцией работник подтверждает¦

¦своей подписью непосредственно на экземпляре должностной инструкции. ¦

¦ 2.1.2. Ознакомление с Правилами внутреннего трудового распорядка и¦

¦другими локальными нормативными актами работник подтверждает,¦

¦расписываясь в журнале ознакомления работников с локальными нормативными¦

¦ 2.2. Далее специалист отдела кадров начинает оформление трудового¦

¦договора с работником. ¦

¦ 2.2.1. Форма трудового договора для работников организации¦

¦утверждается приказом руководителя организации и может индивидуально¦

¦дополняться для каждого работника. ¦

¦ 2.2.2. Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется¦

¦в двух экземплярах. Один экземпляр передается работнику под расписку,¦

¦другой хранится работодателем в отделе кадров до передачи на хранение¦

¦в архив. Если условие ознакомления и росписи включено в текст трудового¦

¦договора, дополнительный регистрационный журнал вести нет необходимости. ¦

¦ 2.2.3. Со стороны работодателя трудовой договор подписывается¦

¦генеральным директором организации, а во время его отсутствия лицом,¦

¦получившим соответствующие полномочия. ¦

¦ 2.2.4. Трудовой договор оформляется в срок не позднее трех дней со¦

¦дня фактического допущения работника к выполнению трудовых обязанностей. ¦

¦ 2.2.5. После подписания сторонами трудовой договор подлежит¦

¦обязательной регистрации в журнале учета трудовых договоров. ¦

¦ 2.3. Трудовой договор является основанием для издания приказа о¦

¦приеме работника на работу. После составления, подписания и регистрации¦

¦трудового договора сотрудник кадровой службы составляет приказ о приеме¦

¦ 2.3.1. Приказ о приеме на работу оформляется по унифицированной¦

¦форме Т-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004¦

¦N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации¦

¦по учету труда и его оплаты". ¦

¦ 2.3.2. Приказ о приеме на работу подписывается генеральным директором¦

¦организации, а в его отсутствие лицом, получившим соответствующие¦

¦ 2.3.3. Приказ о приеме обязательно регистрируется в журнале¦

¦регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников. ¦

¦ 2.3.4. С подписанного и зарегистрированного приказа специалист отдела¦

¦кадров снимает копию и подшивает в личное дело работника. ¦

¦ 2.3.5. Оригиналы приказов формируются специалистом отдела кадров в¦

¦дела и хранятся в отделе кадров организации до момента их передачи в¦

¦ 2.4. На основании приказа о приеме на работу вносятся записи в¦

¦трудовую книжку работника. ¦

¦ 2.4.1. Работникам, поступающим на работу впервые, заводятся трудовые¦

¦книжки нового образца, утвержденного Постановлением Правительства РФ от¦

¦16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках". Остальным сотрудникам записи¦

¦заносятся в прежние трудовые книжки. ¦

¦ 2.4.2. Трудовые книжки заполняет специалист отдела кадров,¦

¦ответственный за учет, ведение, хранение и выдачу трудовых книжек. Приказ¦

¦о назначении ответственного за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек¦

¦и вкладышей к ним. ¦

¦ 2.4.3. Трудовые книжки работников ведутся в порядке, предусмотренном¦

¦Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением¦

¦Минтруда России от 10.10.2003 N 69. ¦

¦ 2.4.4. Специалист отдела кадров вносит сведения о владельце и¦

¦реквизитах трудовой книжки в книгу учета движения трудовых книжек и¦

¦вкладышей в них, а также расписывается в получении на хранение трудовой¦

¦ 2.4.5. Трудовые книжки хранятся в отделе кадров в сейфе или¦

¦ 2.5. С каждой вносимой в трудовую книжку записью специалист отдела¦

¦кадров обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке.¦

¦ 2.5.1. Личная карточка оформляется по унифицированной форме Т-2,¦

¦утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об¦

¦утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету¦

¦труда и его оплаты". ¦

¦ 2.5.2. Личная карточка заполняется в одном экземпляре и подписывается¦

¦специалистом отдела кадров, а также работником, принятым на работу. ¦

¦ 2.5.3. Личные карточки хранятся в отделе кадров в сейфе или¦

¦ 2.6. После документального оформления приема работника на работу¦

¦оформляется его личное дело. ¦

¦ 2.6.1. В состав документов личного дела работников входят следующие¦

¦ - внутренняя опись документов дела; ¦

¦ - копия приказа о приеме на работу; ¦

¦ - копии документов об образовании; ¦

¦ - характеристики и рекомендательные письма; ¦

¦ - справки о состоянии здоровья; ¦

¦ 2.6.2. В дальнейшем в личное дело в хронологическом порядке¦

¦ - личные заявления работника (в том числе о переносе очередного¦

¦ - копии документов, подтверждающих получение дополнительного¦

¦ - копии приказов о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях¦

¦ - отзывы должностных лиц о работнике. ¦

¦ 2.6.3. Личные дела содержат информацию о персональных данных¦

¦работника и хранятся в кадровой службе как документы строгой отчетности.¦

¦Личные дела работников хранятся 75 лет, руководителей¦

¦ 3. Порядок оформления увольнения с работы ¦

¦ 1. Документы, необходимые для оформления увольнения с работы ¦

¦ Увольнение с работы оформляется следующим комплексом документов: ¦

¦ 1.1. Перечень необходимых документов: ¦

¦ - заявление работника, составленное от руки, с резолюцией¦

¦руководителя (заявление составляется не всегда, а в зависимости от¦

¦обстоятельств, послуживших причиной для прекращения трудовых отношений); ¦

¦ - приказ об увольнении; ¦

¦ 1.2. Форма обходного листа утверждается приказом руководителя¦

¦организации и может индивидуально дополняться для каждого работника.¦

¦Сотрудник отдела кадров выдает работнику обходной лист для¦

¦самостоятельного сбора подписей должностных лиц. ¦

¦ 1.3. Перечень необходимых регистрационных форм: ¦

¦ - книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; ¦

¦ - журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении. ¦

¦ 2. Порядок и сроки оформления документов ¦

¦ 2.1. При увольнении работника в связи с истечением срока действия¦

¦срочного трудового договора (ст. 79 ТК РФ) работник должен быть¦

¦предупрежден в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения. ¦

¦ 2.2. Трудовой договор может быть расторгнут по соглашению сторон в¦

¦любое время (ст. 78 ТК РФ). Необходимо оформить соглашение о расторжении¦

¦ 2.3. Сотрудник отдела кадров начинает оформление увольнения работника¦

¦с работы по составлению приказа. ¦

¦ 2.3.1. Приказ об увольнении составляется по унифицированной¦

¦форме Т-8, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004¦

¦N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации¦

¦по учету труда и его оплаты". ¦

¦ 2.3.2. Все приказы об увольнении согласовываются с непосредственным¦

¦начальником структурного подразделения, из которого увольняется работник.¦

¦Приказ об увольнении материально ответственного лица дополнительно¦

¦согласовывается и визируется главным бухгалтером организации. ¦

¦ 2.3.3. На подпись генеральному директору передается приказ об¦

¦увольнении с визами указанных должностных лиц. ¦

¦ 2.3.4. Приказ об увольнении подписывается генеральным директором¦

¦организации, а в его отсутствие лицом, получившим соответствующие¦

¦ 2.3.5. Приказ об увольнении обязательно регистрируется в журнале¦

¦регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников. ¦

¦ 2.3.6. С подписанного и зарегистрированного приказа сотрудник отдела¦

¦кадров снимает копию и подшивает в личное дело. ¦

¦ 2.4. На основании приказа об увольнении с работы в день увольнения¦

¦работника соответствующие записи вносятся в его трудовую книжку. ¦

¦ 2.4.1. Внесенная в трудовую книжку запись об увольнении заверяется¦

¦подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых¦

¦книжек, и печатью организации. ¦

¦ 2.4.2. При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую¦

¦книжку за время работы в организации, дополнительно заверяются подписью¦

¦ 2.4.3. Перед выдачей трудовой книжки сотрудник отдела кадров¦

¦проверяет наличие подписей должностных лиц в обходном листе. ¦

¦ 2.4.4. Трудовая книжка выдается работнику на руки строго в день¦

¦ 2.4.5. При получении своей трудовой книжки сотрудник расписывается в¦

¦книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. ¦

¦ 2.5. Сведения об увольнении работника заносятся сотрудником отдела¦

¦кадров в его личную карточку. ¦

¦ 2.6. В день увольнения работник расписывается в своей личной¦

¦ 2.7. В личное дело работника подшивается копия приказа об увольнении¦

¦и обходной лист. ¦

¦ 2.8. По письменному заявлению работника специалист отдела кадров¦

¦выдает ему заверенные копии документов, связанных с работой: копии¦

¦приказов, справки о заработной плате и т.д. ¦

¦ 4. Порядок оформления отпусков ¦

¦ 1. Документы, необходимые для оформления отпусков ¦

¦ Отпуска оформляются следующим комплектом документов: ¦

¦ 1.1. Перечень необходимых документов: ¦

¦ - заявление, составленное от руки; ¦

¦ - уведомление о начале отпуска; ¦

¦ - табель учета рабочего времени; ¦

¦ - приказ о предоставлении отпуска; ¦

¦ 2. Порядок и сроки оформления документов ¦

¦ 2.1. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков¦

¦определяется в соответствии с графиком отпусков. График отпусков¦

¦утверждается генеральным директором организации ежегодно в срок не¦

¦позднее чем за две недели до наступления календарного года. ¦

¦ 2.2. График отпусков оформляется по унифицированной форме Т-7,¦

¦утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об¦

¦утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету¦

¦труда и его оплаты". ¦

¦ 2.3. На основании графика отпусков работник должен быть извещен о¦

¦времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. ¦

¦ 2.4. Форма извещения о начале отпуска разрабатывается специалистами¦

¦отдела кадров и утверждается генеральным директором. ¦

¦ 2.5. На основании графика отпусков оформляется приказ о¦

¦предоставлении отпуска работнику. ¦

¦ 2.5.1. Приказ о предоставлении отпуска составляется по¦

¦унифицированной форме Т-6, утвержденной Постановлением Госкомстата России¦

¦от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной¦

¦учетной документации по учету труда и его оплаты". ¦

¦ 2.6. Сведения о предоставлении отпуска работнику заносятся¦

¦специалистом отдела кадров в его личную карточку. ¦

¦ 2.7. На основании приказа о предоставлении отпуска заполняется табель¦

¦учета рабочего времени. ¦

¦ 5. Порядок оформления перевода работника ¦

¦ 1. Существуют следующие виды переводов на другую работу: ¦

¦ - перевод на работу в той же организации по инициативе работодателя; ¦

¦ - перевод на постоянную работу в другую организацию; ¦

¦ - перевод в другую местность вместе с организацией. ¦

¦ 2. Все переводы допускаются только с письменного согласия работника. ¦

¦ 3. Работодатель вправе переводить работника на срок до одного месяца¦

¦на не обусловленную трудовым договором работу в случае производственной¦

¦ 4. Не является переводом на другую работу и не требует согласия¦

¦работника перемещение его в той же организации на другое рабочее место, в¦

¦другое структурное подразделение этой же организации в той же местности,¦

¦если это не влечет за собой изменения трудовой функции и изменения¦

¦существенных условий трудового договора. ¦

¦ 5. Заявление о переводе на другую работу является письменным¦

¦согласием работника на перевод. Заявление пишется в одном экземпляре. ¦

¦ 6. На заявлении проставляются визы руководителей. ¦

¦ 7. Сотрудник отдела кадров издает приказ (распоряжение) о переводе¦

¦работника. Приказ объявляется работнику под расписку. Подлинник приказа¦

¦остается на хранении в отделе кадров. ¦

¦ 6. Заключительные положения ¦

¦ 1. Настоящая Инструкция вступает в силу с момента ее утверждения¦

¦ 2. Изменения и дополнения в Инструкцию вносятся на основании приказа¦

¦ Начальник отдела кадров ___________ (расшифровка подписи) ¦

¦ Юрист _______________ (расшифровка подписи) ¦

<1> Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".