Рейтинг: 4.2/5.0 (1813 проголосовавших)Категория: Инструкции
6) отметка о наличии приложения;
Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, при этом указывается распределение обязанностей между членами комиссии: председатель, члены комиссии.
4.5.2. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
Во вводной части указываются наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, его дата и номер, или наименование, дата и номер документа, на основании которого проводится проверка, или событие, факты, послужившие основанием для составления акта. Далее во вводной части перечисляется состав комиссии, например:
председатель (должность, Ф.И.О.);
члены комиссии (должности, Ф.И.О.).
Фамилии членов комиссии приводятся, как правило, в алфавитном порядке, нумеруются арабскими цифрами. Во вводной части указываются также лица, не являющиеся членами данной комиссии, но присутствовавшие при совершении актируемого события.
В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, указываются документы, на основании которых работа проводилась, фиксируются установленные факты.
4.6. Записка (докладная, служебная, объяснительная).
4.6.1. Докладная записка - документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Докладная записка составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения. Кроме того, докладными записками информируют руководство о ходе работ. Такие информационные докладные записки могут представляться регулярно. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ.
Внутренние докладные записки составляются на простом листе бумаги. Они содержат следующие реквизиты: наименование структурного подразделения; вид документа; дату; регистрационный номер; заголовок к тексту; текст; адресат; подпись составителя (с указанием должности); резолюцию.
4.6.2. Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.
Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри городской Думы по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения и не требует привлечения внимания вышестоящего должностного лица. Служебные записки в отличие от докладных записок обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне.
4.6.3. Объяснительная записка - это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия. Ее может составлять любой сотрудник городской Думы в адрес вышестоящего должностного лица.
4.7. Порядок оформления документов с помощью печатных устройств.
Печать документов в городской Думе проводится с использованием компьютерной техники, установленной в структурных подразделениях.
Работы по оформлению документов с использованием компьютерной техники выполняются с учетом требований настоящей Инструкции.
Должностные лица, отвечающие за выполнение данных работ, несут ответственность за сохранность служебных документов и содержащейся в них информации.
Должностные лица, допущенные к работе с персональными данными без использования средств автоматизации, несут ответственность за соблюдение установленных правил обработки персональных данных при оформлении документов с помощью компьютерной техники.
В работе могут быть использованы методические документы, правовые акты, конкретизирующие отдельные вопросы использования технических средств.
V. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Общие правила оформления реквизитов документов.
Документы, оформленные не на бланке, должны иметь поля:
правое - не менее 10 мм;
Документы печатаются шрифтом Times New Roman N 14 на стандартных листах формата А4 с применением одинарного межстрочного интервала, если иное не установлено для отдельных видов документов.
Отделяются одним или двумя "фиксированными" интервалами следующие элементы документа:
1) символ "N" и регистрационный номер документа;
2) номер списка и текст, при создании нумерованных списков;
3) фамилия и инициалы в любом порядке следования;
4) символы "г." и наименование города.
Не допускается перенос (разрыв) следующих элементов документа:
1) символ "N" и регистрационный номер документа;
2) фамилия и инициалы в любом порядке следования;
3) дата, представленная цифровым методом.
Текст документа печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.
Обращение "Уважаемый" печатается центрированным способом, не выделяется.
Начало нового абзаца или список (маркированный, нумерованный) начинается с отступа от левой границы текстового поля равного 1,25 см.
При наличии подписи в конце текста документа последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
При возможности размещения документа на одной странице допускается:
1) уменьшение количества межстрочных интервалов (не менее одного), отделяющих заголовок документа при его наличии от предыдущего и последующего реквизита;
2) уменьшение количества межстрочных интервалов (не менее одного) между подписью в конце текста документа, при ее наличии, и текстом документа.
5.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов.
5.2.1. Изображение герба муниципального образования - городской округ город Рязань Рязанской области.
Изображение герба муниципального образования - городской округ город Рязань Рязанской области помещают на бланках документов городской Думы и ее структурных подразделений в соответствии с Уставом муниципального образования - городской округ город Рязань Рязанской области. Герб размещается в центре верхнего поля бланка документа.
5.2.2. Наименование организации (должностного лица).
Наименование организации (должностного лица) - автора документа приводится на бланках городской Думы ниже герба муниципального образования - городской округ город Рязань Рязанской области полужирным шрифтом Times New Roman N 16 прописными буквами.
5.2.3. Справочные данные о городской Думе включают: почтовый адрес, номера телефонов, факсов, сайт в сети Интернет, адрес электронной почты.
5.2.4. Наименование вида документа приводится на установленных бланках городской Думы ниже наименования организации (должностного лица) автора документа, полужирным шрифтом Times New Roman N 16 прописными буквами, центрируется относительно текста документа.
5.2.5. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (постановления, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол). Дата документа проставляется при его регистрации или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
Дата распорядительного документа, решения, протокола, а также документа, содержащего сведения финансового характера, оформляется словесно-цифровым способом, например, 05 января 2013 г.
Дата служебных писем и других документов, а также ссылка на дату документа в тексте другого документа, оформляется цифровым способом арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: дату 5 января 2013 г. следует оформлять 05.01.2013.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату более поздней подписи.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
5.2.6. Регистрационный номер документа.
Регистрационные номера документов проставляются в соответствии с системой регистрации, принятой в городской Думе, после подписания (утверждения) документа.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
5.2.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
5.2.8. Гриф ограничения доступа к документу.
Гриф ограничения доступа к документу "секретно", "для служебного пользования" и др. проставляется без кавычек на первом листе документа и регламентируется специальными инструкциями.
5.2.9. Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос "о чем? (о ком)?", "чего (кого)?" - "о выделении. ", "об изменении. " и т.д.
Заголовок выравнивается по левой границе текстового поля, может занимать 4 - 5 строк шириной до 100 мм, печатается обычным либо полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Нельзя заканчивать строку заголовка предлогом, союзом или наречием - их переносят на следующую строку.
5.2.10. Адресование документа.
Адресат указывается на отправляемых документах. Документы адресуются в организации, их структурным подразделениям, должностным и физическим лицам.
При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. При адресовании документа физическому лицу инициалы указываются после фамилии. Строки реквизита адресат выравниваются по левому краю.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже.
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.
В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, в соответствии с Государственным стандартом Российской Федерации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации" ГОСТ Р 6.30-2003, в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности Пермской городской Думы и Главы города Перми - председателя Пермской городской Думы:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по организации делопроизводства в Пермской городской Думе.
2. Признать утратившими силу распоряжения:
Главы города Перми:
от 03.10.2006 N 1 "Об утверждении и применении бланков документов Главы города и Пермской городской Думы",
от 16.01.2007 N 9-р "О внесении изменений в распоряжение Главы города от 03.10.2006 N 1 "Об утверждении и применении бланков документов Главы города и Пермской городской Думы",
от 21.01.2008 N 10-р "Об утверждении Инструкции по организации делопроизводства в Пермской городской Думе",
от 29.01.2008 N 18-р "О внесении изменений в распоряжение Главы города от 03.10.2006 N 1 "Об утверждении и применении бланков документов Главы города и Пермской городской Думы",
Главы города Перми - председателя Пермской городской Думы от 07.04.2011 N 63-р "О внесении изменений в распоряжение Главы города от 03.10.2006 N 1 "Об утверждении и применении бланков документов Главы города и Пермской городской Думы".
3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на руководителя аппарата Пермской городской Думы Романюту С.Е.
Глава города Перми - председатель Пермской городской Думы И.В.САПКО
УТВЕРЖДЕНА распоряжением Главы города Перми - председателя Пермской городской Думы от 24.01.2014 N 15-р
ИНСТРУКЦИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ПЕРМСКОЙ ГОРОДСКОЙ ДУМЕ1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Пермской городской Думы (далее - Дума) документов и обеспечения контроля за исполнением документов в аппарате Пермской городской Думы (далее - аппарат Думы).
1.2. Инструкция определяет основные правила документирования управленческой деятельности и организации работы с документами в Думе и устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами на базе применения современных информационных технологий.
1.3. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, государственным стандартом Российской Федерации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003", Законом Пермского края от 06.03.2007 N 11-ПК "Об архивном деле в Пермском крае", Уставом города Перми, другими нормативными и методическими документами по документационному обеспечению управления.
1.4. Организацию работы с документами, консультационно-методическое сопровождение и контроль за соблюдением установленных Инструкцией требований и порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата Думы осуществляет отдел делопроизводства аппарата Думы. Отдел делопроизводства аппарата Думы несет ответственность за обеспечение работы с документами в Думе в соответствии с установленными требованиями.
1.5. Соблюдение требований, установленных Инструкцией, является обязательным при работе с документами в Думе. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях аппарата Думы, соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами несут руководители структурных подразделений аппарата Думы.
1.6. Руководитель структурного подразделения аппарата Думы определяет ответственного за ведение делопроизводства в подразделении. Примерный перечень обязанностей сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении аппарата Думы, приведен в приложении N 1 к Инструкции.
1.7. Организация и непосредственное ведение делопроизводства депутатов Думы возлагается на их помощников.
1.8. Ведение делопроизводства в комитетах Думы осуществляется сотрудниками отдела по организации работы комитетов аппарата Думы.
1.9. Организация, порядок работы с обращениями граждан, общественных объединений, в том числе юридических лиц, осуществляются отделом делопроизводства и управлением общественных отношений аппарата Думы в установленном порядке.
1.10. Организация и порядок работы с правовыми актами Думы, Главы города Перми - председателя Пермской городской Думы (далее - Глава города), организация контроля за исполнением решений Думы и рекомендаций, содержащихся в решениях Думы и постановлениях Главы города, поручений Главы города осуществляются в установленном порядке.
1.11. Информация, содержащаяся в документах и проектах документов, используется Главой города, первым заместителем председателя Думы, заместителем председателя Думы, руководителем аппарата Думы (далее - должностные лица Думы), депутатами и помощниками депутатов Думы, сотрудниками аппарата Думы только в служебных целях и в соответствии с полномочиями.
1.12. Передача документов (копий документов) Думы иным лицам производится в соответствии с действующим законодательством.
Передача документов представителям средств массовой информации осуществляется управлением общественных отношений аппарата Думы.
1.13. При перемещении, освобождении от занимаемой должности, перед уходом в отпуск или при выезде в командировку сотрудник Думы обязан передать документы, находящиеся на исполнении, другому сотруднику Думы по указанию соответствующего руководителя структурного подразделения аппарата Думы.
1.14. Регистрация и учет служебных документов и обращений граждан, общественных объединений, в том числе юридических лиц, в Думе, контроль за сроками их исполнения, контроль за исполнением решений Думы и рекомендаций, содержащихся в решениях Думы, постановлениях Главы города, поручений Главы города производятся с использованием единой системы электронного документооборота IBM Lotus Notes (далее - ЕСЭД).
2. Бланки документов
2.1. Документы Главы города и Думы оформляются на соответствующих бланках, имеют установленный комплекс обязательных реквизитов, порядок их расположения и оформления.
2.2. Устанавливаются следующие виды бланков документов в Думе:
бланк конкретного вида документа, кроме письма,
бланк письма Думы,
бланк письма должностного лица Думы,
бланк письма органа Думы,
бланк структурного подразделения аппарата Думы,
бланк письма для международной переписки,
общий бланк Думы.
2.3. Перечень бланков документов Думы, должностных лиц Думы и аппарата Думы (далее - Перечень бланков) приведен в приложении N 2 к Инструкции.
Использование в Думе иных бланков документов не допускается.
2.4. Бланки документов должны применяться по назначению в соответствии с Перечнем бланков и не могут передаваться иным лицам.
2.5. Проектирование и изготовление дополнительных бланков, изменение существующих бланков производится по поручению руководителя аппарата Думы организационным управлением аппарата Думы по согласованию с отделом делопроизводства аппарата Думы.
Включение в документооборот новых бланков документов, создаваемых в ходе деятельности Главы города и Думы, утверждается Инструкцией.
2.6. Бланки документов оформляются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).
Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета.
2.7. В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются два типа бланков документов:
2.8. В состав реквизитов всех бланков документов включается изображение герба города Перми.
2.9. Также в состав реквизитов бланков документов входят:
2.9.1. для бланка конкретного вида документа:
наименование органа - Пермская городская Дума (для бланка решения Думы, распоряжения Главы города), наименование должности - Глава города Перми - председатель Пермской городской Думы (для бланка постановления Главы города),
наименование вида документа,
отметки для проставления даты и регистрационного номера,
2.9.2. для бланка письма Думы:
наименование органа - Пермская городская Дума,
справочные данные Думы (почтовый адрес, номера телефона (факса), адрес электронной почты, при необходимости указываются банковские реквизиты),
отметки для проставления даты и регистрационного номера,
отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта,
2.9.3. для бланка письма должностного лица Думы:
должность лица, подписавшего документ,
справочные данные Думы,
отметки для проставления даты и регистрационного номера,
отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта,
2.9.4. для бланка письма рабочего органа Думы:
наименование органа - Пермская городская Дума,
наименование рабочего органа Думы,
справочные данные Думы,
отметки для проставления даты и регистрационного номера,
отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта;
2.9.5. для бланка письма структурного подразделения аппарата Думы:
наименование органа - Пермская городская Дума,
наименование структурного подразделения аппарата Думы,
наименование вида документа (для внутренних документов),
справочные данные Думы (для бланка управления общественных отношений аппарата Думы),
отметки для проставления даты и регистрационного номера,
отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта,
2.9.6. для общего бланка Думы:
наименование органа - Пермская городская Дума,
отметки для проставления даты и регистрационного номера,
2.9.7. для бланка письма для международной переписки:
наименование органа - Пермская городская Дума,
должность лица, подписавшего документ,
справочные данные Думы с указанием страны "Российская Федерация", банковских реквизитов Думы,
отметки для проставления даты и регистрационного номера,
отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта,
2.10. Бланки документов оформляются с изображением герба города Перми в многоцветном либо одноцветном варианте.
2.11. Учет бланков документов с изображением герба города Перми в многоцветном варианте осуществляется отделом делопроизводства аппарата Думы. Каждому бланку присваивается учетный порядковый номер, который проставляется нумератором на оборотной стороне бланка.
Бланки с многоцветным изображением герба города Перми хранятся в отделе делопроизводства аппарата Думы, уничтожаются по акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, с отметкой в журнале учета бланков.
2.12. Бланки документов с изображением герба города Перми в одноцветном варианте размещаются в папке "Бланки" на диске "Н" сервера Думы. Запрещается самостоятельно проектировать и изменять бланки документов Думы.
2.13. Бланк документа должен иметь поля не менее:
2.14. На бланках документов должностных лиц Думы в реквизите "Подпись" наименование должности не указывается.
На других бланках документов Думы в состав реквизита "Подпись" входит наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка, в которой указываются инициалы и фамилия.
3. Порядок применения бланков документов с учетом требований к их оформлению
3.1. Общий бланк применяется для изготовления любых видов документов (акт, график, должностная инструкция, номенклатура дел, опись дела, план мероприятий, протокол мероприятия, заключение (отзыв), справка, информация и другие), кроме письма.
При оформлении документов на общих бланках в заголовочную часть бланка впечатывается заглавными буквами наименование соответствующего вида документа.
3.2. Бланки конкретных видов документов применяются для оформления правовых актов. Правовые акты Главы города и Думы оформляются на бланках с изображением герба города Перми в многоцветном варианте.
3.3. Бланки писем применяются при направлении документов юридическим и физическим лицам, общественным объединениям.
Для переписки Главы города с федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, дипломатическими миссиями, зарубежными корреспондентами используются бланки с изображением герба города Перми в многоцветном варианте.
Все остальные документы оформляются на бланках с изображением герба города Перми в одноцветном варианте.
При внутренней переписке информационного характера между должностными лицами Думы, структурными подразделениями аппарата Думы по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документирования, бланки писем не применяются, в остальных случаях используются соответствующие бланки.
3.4. Бланки формата А4 применяются для оформления правовых актов Главы города и Думы.
Выбор формата бланка (А4, А5) при оформлении иных документов зависит от объема документа.
4. Порядок печатания и редактирования проектов документов
4.1. Печатание проектов документов осуществляется децентрализованно.
Проекты правовых актов Главы города и Думы печатаются в отделе делопроизводства аппарата Думы.
Проекты документов, подготовленные структурными подразделениями аппарата Думы, печатаются непосредственно в структурных подразделениях.
4.2. В целях повышения качества составления и оформления проектов документов обязательному редактированию в отделе делопроизводства аппарата Думы подлежат:
проекты правовых актов Главы города,
проекты текстов благодарственных писем, памятных адресов, поздравлений от имени Главы города,
проекты писем за подписью Главы города и руководителя аппарата Думы.
Проекты документов представляются на редактирование структурными подразделениями аппарата Думы на электронном или бумажном носителе.
4.3. Начальник отдела делопроизводства аппарата Думы определяет время выполнения работ по редактированию проектов документов исходя из очередности их поступления в отдел делопроизводства аппарата Думы, но не более двух дней.
Срочные документы (срочность определяется должностными лицами Думы) редактируются немедленно.
5. Правила оформления реквизитов документов
5.1. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
В состав реквизитов документов Думы включаются:
герб города Перми,
наименование органа - Пермская городская Дума,
наименование автора документа,
справочные данные Думы,
код формы документа (в формах унифицированных документах, утверждаемых в установленном порядке),
основной государственный регистрационный номер Думы,
идентификационный номер налогоплательщика Думы,
наименование вида документа,
регистрационный номер (индекс) документа,
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта,
место составления (издания) документа,
идентификатор электронной копии.
5.2. Герб города Перми.
Герб города Перми - реквизит, помещаемый на бланках документов в соответствии с действующим законодательством.
5.3. Наименование автора документа.
На бланках структурного подразделения аппарата Думы ниже наименования - Пермская городская Дума - размещается наименование подразделения, подготовившего документ. Наименование структурного подразделения аппарата Думы на бланке должно соответствовать наименованию, указанному в положении об этом структурном подразделении. Должностные лица Думы имеют свои бланки.
5.4. Справочные данные Думы.
Справочные данные включают в себя почтовый адрес с почтовым индексом (указывается в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 (далее - Правила оказания услуг почтовой связи), номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, официальный сайт Думы в информационно-телекоммуникационной сети Интернет и другие необходимые сведения.
5.5. Наименование вида документа.
Наименование вида документа располагается в заголовочной части документа после реквизита "Наименование органа" и проставляется составителем на всех видах документов, кроме писем.
5.6. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (правовой акт, письмо, служебная записка и так далее), утверждения (регламент, положение, план, инструкция и так далее), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом или руководителем структурного подразделения аппарата Думы, подписывающим или утверждающим документ, отделом делопроизводства аппарата Думы или ответственным за делопроизводство в структурном подразделении аппарата Думы.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более структурными подразделениями аппарата Думы или иными лицами, является дата более поздней подписи.
Дата оформляется арабскими цифрами как цифровым, так и словесно-цифровым способом.
5.7. Регистрационный номер.
Регистрационный номер (индекс) документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присвоенное документу при его регистрации. Регистрационный номер присваивается после подписания документа и проставляется на отправляемых документах рядом с реквизитом "Дата", на поступающих - в штампе отметки о поступлении документа.
Регистрационный номер правового акта Думы, Главы города, органа Думы оформляется арабскими цифрами и состоит из знака "N " и порядкового номера (при необходимости может добавляться буквенный индекс).
Регистрационный номер письма состоит из порядкового номера, который дополняется индексом дела и индексом структурного подразделения аппарата Думы по номенклатуре, в пределах календарного года. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга дефисом.
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных авторами документа.
Если на документе без оригинальной подписи (например, документ получен по электронной почте) не проставлен регистрационный номер или проставлено "б/н", то документ может быть не принят к рассмотрению.
Инициативным письмам присваивается самостоятельный исходящий номер в соответствии с номенклатурой дел Думы.
5.8. Ссылка на регистрационный номер и дату адресанта.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа адресанта включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Данный реквизит полностью переписывается из бланка запроса. Наличие данного реквизита исключает необходимость упоминания индекса, даты и заголовка поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от вспомогательной справочной информации.
Реквизит "Адресат" определяет получателей документа. Адресат указывается как на документах, направляемых юридическим и физическим лицам, общественным объединениям, так и на внутренних документах.
Реквизит "Адресат" может оформляться разными способами исходя из того, кому направляется документ.
При адресовании документа:
должностному лицу его должность указывается в дательном падеже, наименование юридического лица входит в состав наименования должности адресата, при этом наименование юридического лица указывается в именительном падеже, инициалы ставятся перед фамилией;
руководителям однородных юридических лиц (их подразделений) фамилии не указываются, а должности указываются обобщенно;
юридическому лицу или его структурному подразделению без указания должностного лица (фамилия и инициалы руководителя неизвестны) наименование юридического лица или его структурного подразделения указывается в именительном падеже;
физическому лицу, не являющемуся должностным лицом (представителем юридического лица), адрес указывается в следующей последовательности: фамилия, инициалы получателя, почтовый адрес.
Если в реквизите "Адресат" несколько адресов, каждый адрес отделяется от предыдущего двумя интервалами (внутри одного адреса интервалы не проставляются).
Документ, предназначенный для отправки, не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При количестве адресатов более четырех составляется список рассылки, на основании которого на каждом документе оформляется отдельный адресат. Каждый экземпляр должен быть подписан должностным лицом Думы (руководителем структурного подразделения аппарата Думы).
Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:
название улицы, номер дома, номер квартиры,
название населенного пункта (города, поселка и т.д.),
название области, края, автономного округа (области), республики,
страна (для международных почтовых отправлений),
Почтовый адрес не указывается на документах, направляемых в федеральные органы государственной власти, их территориальные органы (подразделения), органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, постоянным корреспондентам.
5.10. Заголовок к тексту.
Заголовок к тексту составляется во всех случаях, когда документ оформлен на бланке формата А4. Заголовок обязательно используется при регистрации документа и позволяет идентифицировать (индивидуализировать) документ в числе аналогичных.
Заголовок должен быть максимально кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопросы "о чем?", "о ком?". Точка в конце заголовка не ставится. Переносы в заголовке не допускаются. Пишется с прописной буквы.
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, центрируется.
Заголовок к письму, оформленному на угловом бланке, печатается в специально отведенном месте.
5.11. Текст документа.
Текст документа должен содержать достоверную, точную, аргументированную, не допускающую различных толкований информацию, изложенную логически последовательно, ясно, убедительно и кратко.
Текст документа излагается грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации в официально-деловом стиле.
Официально-деловой стиль служебных документов характеризуется:
использованием устойчивых словосочетаний,
стандартных языковых формул,
нейтральным тоном изложения,
определенным порядком (последовательностью) изложения информации, сжатостью и компактностью.
Текст рекомендуется разделять на две основные части. В первой указывается основание, цели составления документа. Во второй (заключительной) излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.
Если содержание документа не требует пояснения или обоснования, то текст может содержать одну заключительную часть (заявления, справки, служебные записки).
Сплошной связный текст документа может составляться на основе трафарета, содержащего унифицированную постоянную информацию и дополняемого переменной информацией. Трафареты разрабатываются при наличии достаточного объема повторяющихся документов, содержащих типовые управленческие действия.
Тексты документов в зависимости от количества затронутых в них вопросов могут быть простыми (содержать один вопрос) и сложными (содержать несколько вопросов). Справочно-информационные документы (письма, служебные записки, справки) рекомендуется готовить по одному вопросу.
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, указываются наименование вида правового акта, наименование органа, его издавшего, дата принятия или утверждения, регистрационный номер, а также заголовок, заключенный в кавычки.
Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде их сочетания. Построение и оформление текстов документов в табличной форме осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в приложении N 3 к Инструкции.
Объемные тексты документов, содержащие несколько вопросов, выводов, следует делить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами:
При этом разделы нумеруются в пределах всего текста документа, подразделы - в пределах раздела, к которому они относятся, и так далее. Разделы и подразделы должны иметь заголовки, четко и кратко отражающие их содержание. Заголовки печатаются с прописной буквы центрированным способом. Пункты заголовков не имеют. Точка в конце заголовка не ставится.
Разделы, подразделы и пункты оформляются с абзаца, начинаются с прописной буквы, заканчиваются точкой. Подпункты оформляются с абзаца, начинаются со строчной буквы, заканчиваются точкой с запятой.
Сноски в тексте документа должны быть оформлены одинаково - цифрами 1, 2, 3 и так далее. Текст сноски всегда должен начинаться с прописной буквы, печататься в конце соответствующей страницы.
При наличии примечания к тексту слово "Примечание" печатается ниже текста документа, после него ставится двоеточие. Если примечаний несколько, то печатается слово "Примечания", пункты примечания в этом случае нумеруются (текст пунктов примечания должен начинаться с прописной буквы). Все строки самого примечания располагаются справа от двоеточия.
Изложение текста в документах осуществляется по следующим правилам:
в распорядительных документах, а также в документах, адресованных должностным лицам Думы, - от первого лица единственного числа ("постановляю", "предлагаю", "прошу", "считаю"),
в решениях Думы и органов Думы - от третьего лица единственного числа ("решает", "предлагает", "решила"),
в совместных документах - от первого лица множественного числа ("решили", "предлагаем", "просим"),
в протоколах - во множественном числе ("слушали", "выступили", "решили"), содержание выступлений - в единственном числе ("выступил", "предложил"),
в положениях, инструкциях, правилах, актах, справках и тому подобном - от третьего лица единственного или множественного числа,
в письмах - от первого лица единственного числа (в случае если письмо оформлено на бланке должностного лица), первого лица множественного числа, третьего лица единственного числа.
Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.
5.12. Отметка о наличии приложения.
Отметка о наличии приложения предназначена для фиксации внимания получателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект.
Документы-приложения могут быть трех видов:
направляемые с письмом,
утверждаемые или вводимые в действие правовым актом,
поясняющие или дополняющие содержание основного документа.
Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется словом "Приложение" (приложение к Инструкции N 9), которое печатается с прописной буквы, без кавычек, после текста через два интервала (24 пт) выше реквизита "Подпись" от границы левого поля документа.
Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указываются их наименования, количество листов в каждом приложении и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.
Документы перечисляют либо в порядке важности (начиная с главного документа), либо в порядке убывания объема документов при определенной однородности их содержания (статистические сводные таблицы), либо в алфавитном порядке.
Сведения о документах, указанных в качестве приложений, должны полностью совпадать с их фактическими названиями, объемом, грифом доступности.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, в отметке о наличии приложения указывается название документа и приложение к нему, количество листов и экземпляров приложения.
При отправлении документа в несколько адресов, а приложения только в один адрес в отметке о приложении указывается, что приложение направляется только в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
5.13. Визы согласования и гриф согласования.
Визы согласования и гриф согласования свидетельствуют о предварительном рассмотрении вопросов, содержащихся в проекте документа.
Согласование может осуществляться непосредственно должностным лицом Думы, письмом, решением, актом. В этом случае согласование оформляется грифом согласования, который состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами), указания должности, подписи, фамилии и инициалов согласующего, даты или наименования документа с указанием его регистрационного номера и даты.
Внешнее согласование (с иными лицами, при необходимости) также оформляется грифом согласования, который состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами), наименования должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования.
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.
Согласование проекта документа с должностными лицами и сотрудниками аппарата Думы оформляется визой, включающей в себя личную подпись, инициалы и фамилию, дату согласования. При необходимости указывается наименование должности визирующего.
Для проектов правовых актов, договоров и тому подобном предусмотрено оформление виз на отдельном листе согласования по установленной форме.
Замечания, особые мнения, дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе (формат А4, шрифт N 14), подписываются и прилагаются к документу.
В случае невозможности устранения замечаний исполнитель документа подготавливает лист разногласий (формат А4, шрифт N 14), содержащий обоснованную позицию на указанные замечания, который подписывается (утверждается) руководителем структурного подразделения аппарата Думы.
Согласование проекта документа осуществляется в следующей последовательности:
руководитель структурного подразделения аппарата Думы - инициатора документа,
руководители структурных подразделений аппарата Думы (при необходимости),
начальник управления экспертизы и аналитики аппарата Думы,
начальник отдела делопроизводства аппарата Думы,
руководитель аппарата Думы,
заместители председателя Думы (в соответствии с распределением обязанностей).
В служебных письмах визы проставляются на копии проекта письма (на лицевой стороне последнего листа под подписью, ближе к нижнему полю), помещаемой в дело, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи или электронной почте без досылки подлинника. Срок визирования проекта письма составляет один день.
При необходимости допускается полистное визирование документа и его приложений.
При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например: имеются замечания, согласен с учетом замечаний и так далее. Замечания, мнения оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.
5.14. Утверждение документа.
Документы могут утверждаться правовыми актами Главы города, Думы или должностным лицом Думы, в компетенцию которого входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.
При утверждении документа правовым актом Главы города, Думы гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера.
При утверждении документа должностным лицом Думы гриф утверждения оформляется следующим образом:
личная подпись расшифровка подписи
"___" ___________ 20___ года
Реквизит располагается в правом верхнем углу документа.
В состав подписи входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия).
При оформлении наименования должности лица, подписавшего документ, указывается:
на бланке конкретного вида документа, на бланке письма Думы - полное наименование должности,
на бланке структурного подразделения аппарата Думы, рабочего органа Думы - сокращенное наименование должности,
на бланке письма должностного лица Думы должность не указывается.
Документы, направляемые в федеральные органы государственной власти, их территориальные органы (подразделения), органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, подписываются Главой города либо лицом, временно исполняющим соответствующие обязанности.
Должностные лица Думы подписывают документы в пределах их компетенции и по поручению Главы города.
Руководители структурных подразделений аппарата Думы направляют служебные записки должностным лицам Думы и руководителям иных структурных подразделений аппарата Думы.
Отправляемые документы по судебным делам подписывают, как правило, представители Думы, Главы города по доверенности.
При отсутствии должностного лица Думы документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При подписании документа лицом, исполняющим обязанности должностного лица Думы, собственную должность не указывают. Проставление косой черты от руки перед обозначением должности, употребление предлога "За" недопустимо.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, подписи располагают на одном уровне.
При подписании совместного документа первый лист оформляется на стандартном листе бумаги.
При подписании документа несколькими должностными лицами Думы их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей статусу занимаемой должности.
Инициалы лица, подписавшего документ, ставятся перед фамилией. Написание на официальных документах только буквы имени подписавшего документ не допускается, кроме писем, направляемых зарубежным партнерам.
Внесение каких-либо исправлений или дополнений в подписанные документы не допускается.
5.16. Резолюция (указания по исполнению документа).
Резолюция должна содержать исполнителя (фамилию и инициалы должностного лица Думы, сотрудников аппарата Думы, лиц, которым дается поручение), предписываемое действие (поручение), срок исполнения (при необходимости), личную подпись, расшифровку подписи и дату. При оформлении резолюции на отдельном бланке в специально отведенном месте на бланке резолюции указывается регистрационный номер и дата документа.
При наличии нескольких исполнителей ответственным считается исполнитель, указанный в резолюции первым. Ответственный исполнитель координирует деятельность соисполнителей, контролирует своевременное представление ему необходимых материалов, обобщает информацию.
Документы могут иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц Думы) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции должны конкретизировать предыдущие (порядок, срок исполнения, исполнителей и так далее), а не дублировать их.
Резолюции могут оформляться на бланках или непосредственно на документе в верхней его части на свободном от текста месте. На бланке резолюции указываются регистрационный номер и дата документа, к которому составляется резолюция (приложение N 4 к Инструкции).
Резолюция, подписанная должностными лицами Думы (в соответствии с их полномочиями), руководителем структурного подразделения аппарата Думы, фиксируется в электронной регистрационно-контрольной карточке ЕСЭД (далее - ЭРКК) соответствующими сотрудниками аппарата Думы.
5.17. Отметка о контроле.
Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль для исполнения в установленные сроки. Отметка о контроле проставляется при регистрации документа в ЕСЭД сотрудником отдела делопроизводства или структурного подразделения аппарата Думы, ответственным за делопроизводство. На бумажном носителе отметка проставляется специально изготовленным штампом "КОНТРОЛЬ" либо буквой "К" в верхнем поле документа в правом углу.
5.18. Оттиск печати.
Оттиск печати с изображением герба города Перми проставляется на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения герба города Перми) проставляются на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.
Оттиск печати должен быть синего или фиолетового цвета и хорошо читаемым.
Оттиск печати ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица Думы, но должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
На документах финансового характера оттиск печати проставляется на специально отведенном для этого месте, которое обозначается символом "М.П.".
Перечень документов, на которые проставляется печать с изображением герба города Перми, указан в приложении N 5 к Инструкции.
Служебные письма, оформленные на бланках, кроме финансовых и гарантийных писем, не требуют удостоверения печатью.
Порядок изготовления, использования и хранения печатей в Думе указан в разделе 9 Инструкции.
5.19. Отметка о заверении копии.
Отметка о заверении копии документа проставляется для придания ему юридической силы.
Копии документов заверяются по месту хранения оригиналов документов соответствующими руководителями структурных подразделений аппарата Думы (лицами, временно исполняющими их обязанности) и/или сотрудником структурного подразделения аппарата Думы, определенным руководителем структурного подразделения аппарата Думы. Право удостоверения верности копий документов Думы устанавливается доверенностью.
Отметка о заверении копии включает:
указание о месте нахождения подлинника документа,
наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой (инициалы и фамилия),
В случае заверения многостраничных копий (выписок из документа) они прошиваются в соответствии с п. 13.11 Инструкции, листы нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.
Пример отметки о заверении копии одностраничного документа:
Подлинник находится в отделе делопроизводства аппарата Пермской городской Думы.
Начальник отдела делопроизводства
аппарата Пермской городской Думы Подпись С.В.Салмина
Пример отметки о заверении копии многостраничного документа:
Подлинник находится в отделе делопроизводства аппарата Пермской городской Думы.
Всего в копии 6 (шесть) листов
5.20. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе предназначена для оперативной связи получателя с сотрудником, который непосредственно готовил данный документ.
Отметка проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа шрифтом N 10.
Отметка включает в себя фамилию, имя и отчество исполнителя полностью, номер его телефона.
На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указываются данные основного исполнителя.
5.21. Отметка об исполнении и направлении в дело.
Отметка включает сведения по исполнению документа (ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении), слова "В дело", указание индекса дела по номенклатуре, в котором будет храниться документ, личную подпись должностного лица Думы или руководителя структурного подразделения аппарата Думы, списавшего документ в дело, дату.
Подписывает отметку об исполнении документа должностное лицо Думы или руководитель структурного подразделения аппарата Думы, поставивший документ на контроль.
Информация об исполнении документа фиксируется в ЭРКК в ЕСЭД.
5.22. Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении проставляется на подлинниках регистрируемых поступающих документов специальным штампом или от руки в нижней части лицевой стороны первого листа. Отметка включает название структурного подразделения аппарата Думы, принявшего документ, регистрационный номер (при необходимости), дату поступления, время поступления.
5.23. Идентификатор электронной копии документа.
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), содержащая наименование файла на машинном носителе, дату изготовления документа и другие поисковые данные.
Идентификатор проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа шрифтом N 8.
6. Особенности оформления отдельных видов документов
6.1. Правовые акты Думы и Главы города.
Порядок подготовки и правила оформления правовых актов Главы города и Думы устанавливаются Главой города и Думой.
6.2. Положение, регламент, инструкция.
Положение, регламент, инструкция издаются в целях установления норм, регулирующих организационные, технологические, финансовые и иные стороны деятельности Думы, структурных подразделений аппарата Думы, должностных лиц Думы.
Порядок подготовки и правила оформления проектов положений, регламентов, инструкций соответствуют установленному порядку подготовки и правилам оформления проектов правовых актов Думы и Главы города.
Протокол составляется на основании тезисов докладов, выступлений и записей, озвученных и произведенных во время совещаний, заседаний совещательных органов, переговорных мероприятий.
Для ведения и оформления протоколов определяется секретарь, который несет ответственность за правильность записей в протоколе. Подготовка, согласование и подписание протоколов осуществляются в Думе в соответствии с Регламентом Думы, положениями об органах Думы, коллегиальных органах аппарата Думы, Инструкцией.
Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. Кратко протоколируются оперативные совещания.
Протокол оформляется на общем бланке Думы или стандартных листах бумаги формата А4 с указанием обязательных реквизитов:
наименования документа - ПРОТОКОЛ (печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру),
наименования мероприятия (отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру),
места проведения мероприятия (указывается в протоколах выездных мероприятий),
даты (дата проведения мероприятия),
номера (порядковый номер в пределах года),
подписи председателя, секретаря, расшифровки подписей (инициалы и фамилия).
Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части указываются:
инициалы и фамилия, должность председателя или председательствующего,
инициалы и фамилия секретаря,
список присутствовавших (слово "присутствовали" с перечислением фамилий и инициалов) или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных и пронумерованных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому вопросу (пункту). Наименование вопросов начинается с предлога "О" ("Об"). Повестка дня, состоящая из большого количества вопросов с указанием времени их обсуждения и разосланная заранее участникам мероприятия, оформляется как самостоятельный документ.
В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте протокола делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановляющая часть решений содержит основные части: кому, что сделать и к какому сроку.
Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание любого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.
Регистрация протоколов в Думе осуществляется в ЕСЭД секретарями соответствующих мероприятий. Протоколам присваиваются номера в соответствии с номенклатурой дел Думы в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов мероприятий.
Протоколы совместных совещаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов сторон, принимавших участие в заседании.
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает секретарь.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке. Вводная часть выписки оформляется полностью, из основной части берется только та информация (обсуждаемый вопрос и принятые по нему решения), которую необходимо довести до сведения заинтересованных лиц. Выписка должна иметь отметку о заверении копии.
Сроки хранения протоколов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень документов с указанием сроков хранения).
Образец оформления полного и краткого протокола, выписки из протокола приведен в приложениях N 6, 7, 8 к Инструкции.
6.4. Договор (соглашение) фиксирует соглашение сторон об установлении, изменении или прекращении правоотношений.
В Думе проекты договоров подготавливаются в порядке, утвержденном Главой города.
Формирование в дело и хранение договоров (соглашений) осуществляется структурными подразделениями аппарата Думы в соответствии с номенклатурой дел Думы.
В Думе действуют два вида доверенностей:
доверенность на право совершения юридически значимых действий (представление интересов Думы и Главы города),
доверенность на право получения товарно-материальных ценностей (оформляется в соответствии с утвержденной формой).
Доверенность на право совершения юридически значимых действий оформляется на угловом бланке письма Думы или Главы города и включает следующие обязательные реквизиты:
наименование вида документа - ДОВЕРЕННОСТЬ,
дата и регистрационный номер,
подпись Главы города,
гербовая печать Думы.
По истечении срока действия доверенности подлинник доверенности с истекшим сроком подлежит незамедлительному возврату в отдел делопроизводства аппарата Думы.
Хранение доверенностей осуществляется в соответствии с номенклатурой дел Думы.
6.6. Заключения (мнения), аналитические записки.
Заключения (мнения), аналитические записки составляются на проекты правовых актов и другие документы в соответствии с установленным порядком и по поручению уполномоченных должностных лиц Думы.
Заключение (мнение), аналитическая записка оформляются на общем (продольном) бланке письма структурного подразделения аппарата Думы.
Обязательными реквизитами заключения (мнения), аналитической записки являются: наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, ссылка на входящий номер или указание на наименование документа (вопроса), которые стали основанием для подготовки заключения (мнения), аналитической записки, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе.
6.7. Служебные письма.
Служебные письма в Думе являются:
ответами на письма органов государственной власти Российской Федерации, Пермского края, а также органов местного самоуправления,
ответами на обращения юридических и физических лиц, общественных объединений,
Содержание служебного письма должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
Текст письма следует размещать только на лицевой стороне бланка. Письмо по объему, как правило, должно занимать 1-2 страницы, остальной текст целесообразно выносить в приложение.
Целесообразно подготавливать письмо по одному вопросу.
Служебные письма печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5 на бланках писем в соответствии с Перечнем бланков.
Письмо практически всегда начинается с обращения, которое помещается по центру письма, выносится в отдельную строку и заканчивается, как правило, восклицательным знаком.
При направлении письма нескольким адресатам обращение обычно не применяется или применяется обобщенное обращение, если это возможно (например: "Уважаемые коллеги!").
После обращения "Господин" не принято указывать инициалы или полное имя и отчество.
В письмах физическим лицам, если не известны имя и отчество, обращение не применяется.
Письма могут быть сложными и простыми.
Сложное письмо содержит следующие части: вступление, основная часть, заключение, простое - только вступительную и заключительную части.
Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ и/или его отдельные пункты, послужившие основанием, поводом для написания письма.
Описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства, разъяснения и сообщения составляют основную часть письма.
Заключительная часть содержит выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб.
Заключительная часть письма заканчивается фразой этикетного характера "С уважением", после которой через запятую со строчной буквы указывается должность подписавшего письмо.
Проекты писем перед подписанием должны быть согласованы в соответствии с пунктом 5.13 Инструкции.
Сроки подготовки служебных писем устанавливаются должностным лицом Думы, руководителем структурного подразделения аппарата Думы (в том числе на основании установленных законодательством сроков исполнения поручений, запросов).
Служебные письма, адресованные иностранным партнерам, дипломатическим миссиям, международным организациям, должны быть согласованы с управлением общественных отношений аппарата Думы.
Образец оформления служебного письма приведен в приложении N 9 к Инструкции.
6.8. Служебные записки (докладные, объяснительные).
Для информационного обмена между должностными лицами Думы, структурными подразделениями аппарата Думы используются служебные (докладные, объяснительные) записки, которые оформляются на общих бланках структурных подразделений аппарата Думы или на бланках должностных лиц Думы и содержат следующие реквизиты:
наименование вида документа,
ссылку на входящий номер и дату документа, содержащего поручение должностного лица Думы (при необходимости),
Популярные документы
