Рейтинг: 4.3/5.0 (1813 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Если организация является плательщиком НДС, то налог со стоимости служебных телефонных переговоров примите к вычету. Услуги мобильной связи в части личных переговоров не признаются оказанными для ведения деятельности, облагаемой НДС. Поэтому сумму налога со стоимости личных звонков к вычету не принимайте и при расчете налога на прибыль не учитывайте. Это следует из пункта 2 статьи 171 Налогового кодекса РФ.
Ситуация: в какой момент можно принять к вычету входной НДС, уплаченный при приобретении карт экспресс-оплаты мобильной связи для сотрудников ?
НДС по картам экспресс-оплаты принимайте к вычету только после того, как услуга будет оказана.
В момент покупки карт или их активирования принять налог к вычету нельзя. НДС примите к вычету по мере использования карты в размере, соответствующем фактически понесенным затратам на сотовую связь. Такой вывод следует из статьи 171 Налогового кодекса РФ и подтверждается арбитражной практикой (см. например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 29 августа 2013 г. № А56-55972/2012).
Принять к вычету НДС можно независимо от того, будут ли учтены расходы на связь при расчете налога на прибыль. Ведь прямой связи между тем, включены ли те или иные расходы в состав затрат, учитываемых при расчете налога на прибыль, и вычетом «входного» НДС налоговое законодательство не устанавливает (см. например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 31 августа 2004 г. № А56-50026/03).
Совет. есть способ, позволяющий принять НДС, уплаченный при приобретении карт экспресс-оплаты, к вычету в момент покупки.
Оформите покупку карт оплаты как предоплату сотовому оператору за услуги связи.
Но только если одновременно выполняются следующие условия:
Это следует из положений статьи 171 и пункта 9 статьи 172 Налогового кодекса РФ.
Таким образом, если организация заключит с оператором сотовой связи договор, предусматривающий перечисление предоплаты, и получит от него счет-фактуру, то НДС, уплаченный в составе аванса, можно будет принять к вычету (при выполнении всех прочих условий).
УСННалоговую базу организаций на упрощенке, которые платят единый налог с доходов, расходы на оплату услуг мобильной связи не уменьшают (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).
Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, то расходы на оплату услуг мобильной связи в части служебных телефонных переговоров уменьшают налоговую базу (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Расходы учтите только после их фактической оплаты оператору связи (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Стоимость личных переговоров сотрудников при расчете единого налога не учитывайте (исключение – случаи, когда сотрудник компенсирует расходы организации по оплате его личных телефонных переговоров). Они не имеют отношения к деятельности организации и не являются экономически обоснованными (см. например, письмо УФНС России по г. Москве от 19 октября 2005 г. № 20-12/75319). Указанное письмо посвящено организациям, применяющим общую систему налогообложения. Однако им могут руководствоваться и организации на упрощенке (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
ЕНВДОбъектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы расходы на оплату услуг мобильной связи не влияют.
ОСНО и ЕНВДОрганизация может оплатить телефонные переговоры сотрудников, которые одновременно заняты в деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и деятельности, с которой организация платит налоги по общей системе налогообложения. В этом случае сумму расходов нужно распределять (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ).
Расходы на оплату телефонных переговоров сотрудников, занятых в одном виде деятельности организации, распределять не нужно.
Расходы на оплату служебных телефонных переговоров, которые относятся к деятельности организации на общей системе налогообложения, можно учесть при расчете налога на прибыль (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Расходы на оплату личных телефонных переговоров при расчете налога на прибыль учесть нельзя. Они не имеют отношения к деятельности организации и не являются экономически обоснованными (см. например, письмо УФНС России по г. Москве от 19 октября 2005 г. № 20-12/75319).
Сумму НДС, выделенную в счете-фактуре оператора мобильной связи, также нужно распределить. Распределите НДС пропорционально доле операций, облагаемых этим налогом. Долю операций, облагаемых НДС, определите исходя из стоимости отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав) в общем объеме отгрузки за налоговый период. Такой порядок предусмотрен в пункте 4 статьи 170 Налогового кодекса РФ.
Пример распределения расходов на оплату служебных телефонных переговоров сотрудников. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД
ООО «Торговая фирма "Гермес"» продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения (метод начисления). Розничная торговля переведена на ЕНВД.
Налог на прибыль «Гермес» начисляет ежемесячно. В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода.
Сумма доходов, полученных «Гермесом» от различных видов деятельности в январе, составляет:
Других доходов организация не получала.
Главный бухгалтер организации А.С. Глебова пользуется правом ведения переговоров по мобильному телефону за счет организации. По расшифровке счета оператора мобильной связи за январь стоимость служебных телефонных переговоров Глебовой составила 708 руб. (в т. ч. НДС – 108 руб.).
Чтобы распределить расходы между двумя видами деятельности организации, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы по оптовой торговле с общим объемом доходов.
Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме доходов за январь составляет:
1 800 000 руб. (1 800 000 руб. + 650 000 руб.) = 0,735.
Сумма расходов на оплату телефонных переговоров, которую можно учесть при расчете налога на прибыль за январь, равна:
(708 руб. – 108 руб.) × 0,735 = 441 руб.
Сумма расходов на оплату телефонных переговоров, которую нужно отнести к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, составляет:
(708 руб. – 108 руб. – 441 руб.) = 159 руб.
Сумму НДС, которую можно принять к вычету, бухгалтер «Гермеса» сможет определить по итогам I квартала.
Возмещение сотрудником материального ущербаСтоимость личных телефонных переговоров со служебного мобильного телефона организация вправе квалифицировать как материальный ущерб, который сотрудник обязан возместить (ст. 238 ТК РФ). Порядок возмещения ущерба установлен статьей 248 Трудового кодекса РФ.
Ущерб может быть возмещен добровольно (ч. 4 ст. 248 ТК РФ). Необходимую сумму сотрудник может внести в кассу или дать свое письменное согласие на удержание стоимости личных переговоров из его зарплаты.
Если сотрудник отказывается добровольно возместить стоимость личных звонков, организация вправе взыскать с него сумму ущерба. Если ущерб не превышает среднего заработка сотрудника, то стоимость личных переговоров удержите из его зарплаты. Если превышает – придется обратиться в суд.
Ситуация: должен ли сотрудник возместить ущерб организации, если он потерял служебный телефон? Аппарат принадлежал организации и был закреплен за потерявшим его сотрудником .
Ответ: да, должен.
В этом случае сотрудник обязан возместить организации материальный ущерб (ст. 238 ТК РФ). Обратите внимание, если договор о полной материальной ответственности не был заключен, то взыскать получится лишь сумму в размере среднемесячного заработка (ст. 241 ТК РФ).
1. Создайте специальную комиссию по расследованию факта потери (ст. 247 ТК РФ).
2. Подсчитайте сумму потери (по рыночной цене на день причинения ущерба).
3. Возьмите с сотрудника письменные объяснения о причинах, по которым он потерял телефон. В случае отказа – составьте акт (ст. 247 ТК РФ).
4. Подготовьте приказ об удержании суммы ущерба. Составить этот документ нужно не позднее чем через месяц после того, как комиссия установит размер ущерба.
5. Удержите сумму ущерба.
Ситуация: можно ли взыскать с сотрудника стоимость личных разговоров по служебному телефону, если он уже уволился? Добровольно возместить стоимость разговоров сотрудник отказывается .
Но для этого организации необходимо обратиться в суд (ст. 232 и 381 ТК РФ). Такое мнение высказал Пленум Верховного суда РФ в постановлении от 16 ноября 2006 г. № 52.
Срок обращения организации в суд – один год со дня обнаружения ущерба. В случае пропуска срока исковой давности по уважительным причинам суд может восстановить его. Об этом сказано в статье 392 Трудового кодекса РФ.
При этом взыскать ущерб от личных разговоров сотрудника можно лишь в том случае, если в организации установлены правила пользования служебными телефонами и за сотрудником закреплен аппарат. Такие положения могут быть прописаны, например, в должностной инструкции, трудовом договоре либо в отдельном документе «О порядке пользования служебными мобильными телефонами». Сотрудник должен быть ознакомлен с этими правилами под роспись. Тогда в случае нарушения он будет нести материальную ответственность. Организация должна лишь доказать сумму причиненного ей ущерба (ст. 233 ТК РФ).
Ситуация: нужно ли применять контрольно-кассовую технику, если сотрудник возмещает стоимость личных переговоров со служебного телефона наличными в кассу ?
Ответ: нет, не нужно.
Контрольно-кассовая техника применяется только при наличных расчетах за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги (п. 1 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54?ФЗ). Организация, которая оплатила личные переговоры сотрудника со служебного телефона, не оказывала ему услуги связи. В данном случае сотрудник наличными возмещает организации причиненный ей ущерб. Поэтому применять ККТ не нужно.
В бухучете расчеты с сотрудниками по возмещению стоимости личных звонков отразите на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (Инструкция к плану счетов).
Стоимость личных звонков, указанных в счете оператора связи, отразите проводкой:
– учтена стоимость личных телефонных переговоров, подлежащих возмещению за счет сотрудников.
Возмещение сотрудником стоимости личных звонков отразите следующими проводками:
– внесены наличные деньги в счет возмещения стоимости личных телефонных переговоров;
– удержана из зарплаты стоимость личных телефонных переговоров.
Пример отражения в бухучете возмещения затрат на оплату личных телефонных переговоров сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения
Главный бухгалтер ЗАО «Альфа» А.С. Глебова использует служебный мобильный телефон. В марте 2009 года оператор связи выставил организации документы, согласно которым общая стоимость телефонных переговоров Глебовой составила 1180 руб. (в т. ч. НДС – 180 руб.). По расшифровке счета установлено, что стоимость личных переговоров Глебовой составила 118 руб. (в т. ч. НДС – 18 руб.).
Внутренними правилами использования служебных мобильных телефонов предусмотрено, что с согласия сотрудников стоимость личных телефонных переговоров удерживается из их зарплаты. Свое согласие на удержание Глебова подтвердила письменным заявлением. Стоимость личных телефонных переговоров была удержана из зарплаты Глебовой за март.
В учете бухгалтер организации сделал следующие записи:
Дебет 60 Кредит 51
– 1180 руб. – оплачен счет оператора мобильной связи;
Дебет 26Кредит 60
– 900 руб. – отражена стоимость служебных телефонных переговоров Глебовой;
Дебет 73Кредит 60
– 100 руб. – отражена стоимость личных телефонных переговоров;
Дебет 19Кредит 60
– 180 руб. – учтен НДС по услугам мобильной связи;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 162 руб. – принят к вычету НДС со стоимости служебных телефонных переговоров;
Дебет 73 Кредит 19
– 18 руб. – списан НДС со стоимости личных телефонных переговоров;
Дебет 70 Кредит 73
– 118 руб. – удержана из зарплаты Глебовой стоимость личных телефонных переговоров.
Порядок начисления налогов со стоимости личных телефонных переговоров зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.
Ситуация: как учесть при расчете налога на прибыль компенсацию сотрудником расходов организации по оплате его личных телефонных переговоров? Организация установила лимит расходов на использование телефонной связи .
Если сотрудник использует телефон не только в служебных, но и в личных целях, то организация вправе установить лимит расходов на использование телефонной связи в личных целях. В этом случае сотрудник будет обязан возместить организации превышение этого лимита за счет собственных средств. Только после такого возмещения оплату личных телефонных переговоров, которую организация вносит по выставленным ей счетам оператора связи, можно учесть в составе прочих расходов при расчете налога на прибыль (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Возмещенную сотрудником сумму нужно включить в состав доходов (ст. 249, 250 НК РФ). Чтобы отграничить личные переговоры (на которые установлен лимит) от служебных, потребуются документы, подтверждающие производственный характер переговоров.
Такая точка зрения отражена в письмах Минфина России от 3 декабря 2009 г. № 03-03-05/224, от 19 января 2009 г. № 03-03-07/2, от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15, от 29 марта 2006 г. № 03-03-04/1/297. При этом в письме от 3 декабря 2009 г. № 03-03-05/224 Минфин России придерживается мнения, что возмещенную сотрудником сумму телефонных переговоров нужно учесть во внереализационных доходах. А в письмах от 19 января 2009 г. № 03-03-07/2, от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15 финансовое ведомство указывает на то, что эти выплаты необходимо включить в состав доходов от реализации. В сложившейся ситуации организация вправе самостоятельно выбрать, какой из указанных позиций отдать предпочтение.
Если организация применяет УСН и платит единый налог с доходов, то такие суммы учтите в составе доходов от реализации (п. 1 ст. 346.15, ст. 249 НК РФ).
Налоговую базу нужно увеличить:
– либо в тот день, когда сотрудник вносит сумму возмещения в кассу;
– либо в тот день, когда эта сумма удержана из его зарплаты.
Такой порядок следует из пункта 1 статьи 346.17 Налогового кодекса РФ.
Ситуация: как учесть при расчете единого налога при упрощенке с разницы между доходами и расходами компенсацию сотрудником затрат организации по оплате его личных телефонных переговоров? Организация установила лимит расходов на использование телефонной связи .
Если сотрудник использует телефон не только в служебных, но и в личных целях, то организация вправе установить лимит расходов на использование телефонной связи в личных целях. При этом сотрудник обязан будет возместить организации превышение этого лимита за счет собственных средств. Только после такого возмещения оплату личных телефонных переговоров, которую организация вносит по выставленным ей счетам оператора связи, можно учесть в расходах при расчете единого налога при упрощенке (подп. 18 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Чтобы отграничить личные переговоры (на которые установлен лимит) от служебных, потребуются документы, подтверждающие производственный характер переговоров. Возмещенную сотрудником сумму нужно отнести на доходы от реализации (п. 1 ст. 346.15, ст. 249 НК РФ).
Такая точка зрения отражена в письмах Минфина России от 19 января 2009 г. № 03-03-07/2, от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15, от 29 марта 2006 г. № 03-03-04/1/297. Порядок учета расходов на оплату личных телефонных переговоров, приведенный в этих письмах, сделан в отношении расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль. Однако его можно применить и при расчете единого налога при упрощенке (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Об обеспечении телефонной связью
В целях решения срочных производственных вопросов
1. Утвердить номера оператора сотовой связи и лимиты расходов на услуги мобильной связи сотрудникам, использующим при исполнении должностных обязанностей мобильную связь (Приложение № 1).
2. Руководителю отдела кадров внести дополнения в должностные инструкции и трудовые договора сотрудников.
1 Иванов И.И. Безлимитный 9919258964
ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! Уважаемые форумчане, перед созданием тем, пользуйтесь, пожалуйста, поиском. На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Наш с Вами форум - для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. Давайте жить дружно! (с).
Пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы - это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.
Нужен образец, или бланк приказа о пользовании сотрудниками корпоративной связью.Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
Екатерина! Этот приказ также как и остальные приказы о Товарно-материальных ценностях, делается просто.
В преамбуле приказа пишем: для координации и взаимодействия сотрудников (или другая формулировка)
1. Создать оперативную мобильную связь в компании, выбрать оператора и корпоративный тариф. Ответственный IT-менеджер Соколов С.А. Срок - 15.02.2009.
2. Произвести закупку мобильных телефонов в количестве ХХ шт. а также сим-карт к ним. Ответственный - офис-менеджер Иванова О.М. Срок - 25.02.2009 г.
3. Распределить мобильные телефоны между подразделениями и сотрудниками, составить ведомость выдачи ТМЦ.Ответственный офис-менеджер.
4. Заключить с сотрудниками договор о полной материальной ответственности. Ответственный начальник отдела кадров - Фантикова М.И. Срок до 15.03.2009 г.
5. Бухгалтерии произвести оплату закупленной техники и первоначальный взнос по выбранному корпоративному тарифу. Ответственный главный бухгалтер Сердюков О.Н.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Приказ работодателя об установлении лимита расходов на мобильные переговоры (по должностям) (Касенов Е.Б. )Форма подготовлена с использованием правовых актов по состоянию на 13.08..
об установлении лимита расходов на мобильные переговоры
г. __________________ "___"________ ___ г.
В целях исполнения обязанности Работодателя, установленной статьей 163
Трудового кодекса Российской Федерации, по обеспечению нормальных условий
для выполнения работниками норм выработки, в связи с необходимостью
использования мобильных телефонов для осуществления деятельности
1. Установить следующий лимит расходов на мобильные переговоры:
1. _____________________ - ____________________ ______________________.
(должность) (Ф.И.О.) (лимит расходов)
2. _____________________ - ____________________ ______________________.
(должность) (Ф.И.О.) (лимит расходов)
3. _____________________ - ____________________ ______________________.
(должность) (Ф.И.О.) (лимит расходов)
4. _____________________ - ____________________ ______________________.
(должность) (Ф.И.О.) (лимит расходов)
2. В случае превышения указанных лимитов сумма превышения удерживается
следующим образом: ______________________________________.
3. Контроль за соблюдением работниками установленного лимита,
использования и возврата средств мобильной связи работником осуществляет
Положение о корпоративной связиПОЛОЖЕНИЕ О КОРПОРАТИВНОЙ МОБИЛЬНОЙ СВЯЗИ
ОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
1.2. Требования настоящего Положения обязательны для всех сотрудников Общества, участвующих в выполнении операций, предусмотренных данным Положением.
1.3. В выполнении операций, определенных настоящим Положением, участвуют:
- Генеральный директор (заместитель);
1.4. Требования настоящего Положения могут распространяться на всех работников Общества, с кем заключены трудовые договоры, в том числе на совместителей и временных работников.
1.5. Средства мобильной связи предоставляют сотруднику на время его работы в Обществе в целях повышения эффективности управления и оперативного обмена информацией.
1.6. Перечень должностей сотрудников Общества, которым предоставляется корпоративная мобильная связь, определен настоящим Положением (Приложение №1). В случае производственной необходимости этот перечень может быть изменен или дополнен на основании приказа Генерального директора.
1.7. Основные термины, используемые в настоящем Положении:
- Корпоративная мобильная связь - совокупность услуг мобильной связи, предоставляемых оператором мобильной связи на основании договора, заключенного с Обществом, и используемых сотрудниками Общества;
- Корпоративная SIM -карта - интеллектуальная карта стандарта GSM, принадлежащая Обществу и используемая сотрудником для корпоративной мобильной связи;
- Корпоративный мобильный аппарат - беспроводной цифровой телефонный аппарат стандарта GSM, принадлежащий Обществу и выданный сотруднику по Акту приема-передачи для пользования корпоративной мобильной связью;
- Лимит корпоративной мобильной связи - предельная стоимость потребляемых услуг мобильной связи, установленная Приказом Генерального директора для конкретного сотрудника, использующего корпоративную мобильную связь, на каждый календарный месяц.
2. ПОРЯДОК ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ КОРПОРАТИВНОЙ МОБИЛЬНОЙ СВЯЗИ
2.1. В целях повышения оперативности и эффективности принятия управленческих решений, связанных с производственно-хозяйственной деятельностью, Общество за свой счет обеспечивает установленным категориям сотрудников возможность использования корпоративной мобильной связи.
2.2. Работники обеспечиваются корпоративной мобильной связью только на период работы в Обществе путем выдачи работнику корпоративной SIM-карты.
2.3. При отсутствии у работника мобильного аппарата для пользования корпоративной мобильной связью, ему вместе с корпоративной SIM-картой может выдаваться корпоративный мобильный аппарат.
2.4. Если выполнение трудовых функций работника связано с необходимостью использования корпоративной мобильной связи, выдача SIM-карты (мобильного аппарата) производится на основании письменной заявки работника (Приложение №2), утвержденной Генеральным директором.
2.5. Пользование корпоративной мобильной связью осуществляется на основании лимитов корпоративной мобильной связи, признаваемых достаточными для решения сотрудниками производственных задач в рамках должностных обязанностей.
2.6. Если выполнение трудовых функций работника связано с необходимостью использования корпоративной мобильной связи, выдача SIM-карты, закрепление корпоративного номера и установление лимита производится приказом Генерального директора.
2.7. В течение двух рабочих дней с момента подписания приказа работнику выдается SIM-карта под роспись и (при необходимости) мобильный аппарат по акту приема-передачи.
2.8. В случаях, вызванных производственной необходимостью, установленный лимит корпоративной связи может быть изменен. Изменение лимита производится на основании личного заявления сотрудника либо служебной записки непосредственного руководителя и приказа Генерального директора с 1-го числа месяца, следующего за текущим.
2.9. На время отпуска или временной нетрудоспособности работника за ним сохраняется установленный лимит корпоративной связи в целях обеспечения оперативной связи в случае возникновения производственной необходимости.
3. ПРАВИЛА ПОЛЬЗОВАНИЯ КОРПОРАТИВНОЙ МОБИЛЬНОЙ СВЯЗЬЮ
3.1. Сотрудник, пользующийся корпоративной мобильной связью, должен использовать ее только в служебных целях.
3.2. При использовании корпоративной мобильной связи не по назначению все личные телефонные переговоры подлежат оплате работником.
3.3. Сотрудник, использующий корпоративную мобильную связь, обязан отвечать на входящие телефонные звонки в течение рабочего дня, а также в период отпуска или временной нетрудоспособности в целях обеспечения оперативной связи. За несоблюдение данного пункта к сотруднику может быть применено дисциплинарное взыскание.
3.4. Во время нахождения сотрудника в служебной командировке все звонки, произведенные вне рабочего времени (в том числе в выходные и праздничные дни), подлежат оплате Обществом.
3.5. В случае направления сотрудника в служебную командировку за пределы Российской Федерации право использования корпоративной мобильной связи предоставляется сотруднику приказом Генерального директора на основании служебной записки сотрудника с обоснованием необходимости использования мобильной связи за границей. На основании резолюции Генерального директора заместитель генерального директора визирует, а помощник руководителя оформляет заявку оператору мобильной связи на подключение роуминга.
3.6. Оплата счетов за услуги мобильной связи осуществляется бухгалтерией на основании договоров, заключенных Обществом с оператором мобильной связи.
4. НОРМЫ И ПОРЯДОК ВОЗМЕЩЕНИЯ ПЕРЕРАСХОДА ЛИМИТА КОРПОРАТИВНОЙ МОБИЛЬНОЙ СВЯЗИ
4.2. В случае превышения установленного лимита корпоративной мобильной связи в результате проведения переговоров, связанных с выполнением служебных обязанностей, работник должен в служебной записке обосновать необходимость проведения данных переговоров и передать ее на рассмотрение Генеральному директору Общества.
4.3. При превышении установленного лимита корпоративной мобильной связи сумма расхода, не подтвержденная производственной необходимостью, подлежит оплате работником посредством удержания денежных средств из его заработной платы.
5. МАТЕРИАЛЬНАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТНИКА, ИСПОЛЬЗУЮЩЕГО КОРПОРАТИВНУЮ SIM -КАРТУ И КОРПОРАТИВНЫЙ МОБИЛЬНЫЙ АППАРАТ
5.1. Работник несет ответственность за сохранность выданных ему средств корпоративной мобильной связи (SIM-карты, мобильного аппарата). В случае утери или неумышленной порчи средств корпоративной мобильной связи работник за счет личных денежных средств:
- восстанавливает SIM-карту с тем же номером у оператора, предоставившего SIM-карту;
- ремонтирует, а в случае невозможности проведения ремонта (восстановления) приобретает мобильный аппарат.
5.2. Средства корпоративной мобильной связи (SIM-карта и/или мобильный аппарат) передаются работнику по акту приема-передачи. В день увольнения работник обязан вернуть SIM-карту и/или мобильный аппарат по акту приема-передачи материальных ценностей.
5.3. Контроль возврата средств корпоративной мобильной связи (SIM-карта, мобильный аппарат) возлагается на помощника руководителя.
6.1. Контроль над исполнением настоящего Положения возлагается на ________________________
6.2. Настоящее Положение может быть дополнено, изменено или отменено приказом Генерального директора Общества.
о корпоративной мобильной связи
Если лимит превышен по причине личных разговоров, Вы можете взыскать сумму перерасхода с сотрудника. В таком случае предложите сотруднику самому внести деньги в кассу или на расчетный счет организации. Если сотрудник откажется внести суммы на счет или в кассу, то удержите их из его зарплаты самостоятельно. Для этого получите от руководителя распоряжение (приказ) на удержание из заработка стоимости личных переговоров, а с самого сотрудника – письменное согласие на такое взыскание. Согласие может быть оформлено, например, в виде заявления в произвольной форме. Затем укажите в расчетном листке сотрудника, что из его доходов удержана сумма расходов на связь, превышающих лимит. При этом помните, что общий размер всех удержаний из заработка не может превышать 20%
Такие удержания Вы вправе произвести из зарплаты, только если сотрудник не оспаривает их и не прошел месяц с того момента, как лимит был нарушен. Если хотя бы одно из этих условий не выполнено, Вы сможете взыскать перерасход только в судебном порядке.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
Статья:Как регулировать траты на сотовую связь при помощи лимита разговоров
Н.Н. Титова, эксперт журнала «Упрощенка»
Порядок действий работодателя в случае превышения лимита лучше прописать в отдельном внутреннем документе. Например, в Правилах пользования служебными мобильными телефонами (далее — Правила). И указать возможные варианты действий. Так, фирма может признать сверхлимитные звонки материальным ущербом и взыскать его с работников либо же она вправе оплатить все расходы на сотовую связь сама при определенных обстоятельствах, которые лучше предусмотреть заранее.*
Тем, кто решил не оплачивать сверхлимитные звонки, целесообразно отразить в Правилах еще один важный момент — информацию о том, что при превышении лимита расходов на сотовую связь по производственной необходимости он может быть увеличен однократно по распоряжению руководителя. Поскольку иногда перерасход может возникнуть и из-за звонков по работе.* Информацию о том, какие формулировки можно использовать, оформляя Правила, мы представили на рис. 2.
Только после того, как составите документы, вы сможете принять решение в отношении перерасхода: либо взыскать его с сотрудников, либо покрыть за счет фирмы. Порядок действий будет зависеть от того, по какой причине работник превысил лимит: по работе или в связи с личными нуждами. Рассмотрим эти ситуации подробнее.*
Ситуация № 1 Лимит превышен из-за личных разговоров сотрудника
Если лимит превышен по причине личных разговоров, есть два варианта, как поступить. Первый — взыскать суммы с работника. Второй — оплатить перерасход. И действовать нужно, отталкиваясь от того порядка, который прописан в Правилах.
Вариант первый: организация взыскивает сверхлимитные суммы с работника. В этом случае предложите сотруднику самому внести деньги в кассу или на расчетный счет фирмы. Если он согласится вернуть долг таким образом, то на поступившую сумму сделайте проводку:
ДЕБЕТ 50 (51) КРЕДИТ 73
— работник внес деньги за услуги связи, осуществленные в личных целях.
Если сотрудник откажется внести суммы на счет или в кассу, то удержите их из его зарплаты самостоятельно. Для этого получите от руководителя распоряжение (приказ) на удержание из заработка стоимости личных переговоров, а с самого работника — письменное согласие на такое взыскание (ст. 238 и 248 ТК РФ ). Согласие может быть оформлено, например, в виде заявления в произвольной форме. Затем укажите в расчетном листке работника, что из его доходов удержана сумма расходов на связь, превышающих лимит. При этом помните, что общий размер всех удержаний из заработка не может превышать 20% (абз. 1 ст. 138 ТК РФ ).*
Такие удержания вы вправе произвести из зарплаты, только если работник не оспаривает их и не прошел месяц с того момента, как лимит был нарушен. Если хотя бы одно из этих условий не выполнено, вы сможете взыскать перерасход только в судебном порядке (ст. 248 ТК РФ ).*
Вариант второй: фирма оплачивает личные переговоры сотрудника. В таком случае отразите стоимость переговоров в бухучете в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации» ). И сделайте на сумму перерасхода следующую запись:
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 60
— списана стоимость личных телефонных переговоров, не возмещаемых сотрудниками.
А вот в налоговом учете цену личных разговоров в такой ситуации списать вы не сможете. Ведь траты не имеют отношения к деятельности организации и не являются экономически обоснованными (письмо УФНС России по г. Москве от 19.10.2005 № 20-12/75319 ).
Кроме того, стоимость личных переговоров, которую не возместили сотрудники, будет их доходом в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ ). С нее вам нужно исчислить и удержать НДФЛ (п. 4 ст. 226 НК РФ ). Также потребуется начислить страховые взносы на обязательное пенсионное (медицинское, социальное) страхование, а также взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Ведь данная компенсация сверхлимитных расходов на связь является оплатой услуг за работника, и он получает возмещение из-за того, что состоит в трудовых отношениях с организацией. На сумму НДФЛ и страховых взносов сделайте проводки:
Ситуация № 2 Лимит превышен по служебной необходимости
Если все сверхлимитные были по работе, то существует только один законный вариант того, как действовать, — оплатить разговоры. Однако прежде от руководителя получите приказ на единовременное повышение лимита расходов на связь (образец на рис. 3). А от сотрудника возьмите заявление с подробным изложением причин разговора (рис. 4).* На основании таких документов признайте полную стоимость телефонных переговоров работника по служебному мобильному в расходах при УСН (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 и п. 2 НК РФ ). В бухучете все затраты на связь (с перерасходом) включите в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 5 и 7 ПБУ 10/99 ). И в зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник, сделайте запись:
Журнал «Упрощенка» № 9, Сентябрь 2013
Персональные консультации по учету и налогам
Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.
Нередко сотрудники организаций, пользуясь служебными телефонами, совершают по ним международные и междугородние звонки по личным вопросам. Впоследствии работники возмещают расходы по услугам связи в размере стоимости произведенных ими телефонных переговоров. В статье освещен вопрос о том, является получение денежных средств от сотрудников возмещением кассовых расходов по услугам связи либо же данную операцию следует квалифицировать как оказание услуг сотрудникам. Также в статье рассмотрен бухгалтерский учет названной операции.
Общее положение
об оказании услуг телефонной связи
Услуги телефонной связи предоставляются на основании заключенных договоров. Это следует из п. 24 Правил оказания услуг телефонной связи [1]. Ежемесячно, поскольку расчетный период по услугам телефонной связи не должен превышать месяц согласно п. 110 указанных правил (если иное не предусмотрено условиями договора), организация получает счет на оплату услуг телефонной связи и акт оказанных за месяц услуг. Как правило, названные документы за предыдущий месяц поступают в организацию в начале текущего месяца.
Согласно п. 114 Правил оказания услуг телефонной связи счет, выставляемый абоненту за услуги местной телефонной связи, должен содержать:
а) реквизиты абонента и оператора связи;
б) расчетный период, за который выставляется счет;
в) номер лицевого счета абонента (при предварительном платеже);
г) данные о суммарной продолжительности местных телефонных соединений за расчетный период (при повременном учете);
д) сумму, предъявляемую к оплате;
е) сумму остатка на лицевом счете (при предварительном платеже);
ж) дату выставления счета;
з) срок оплаты счета.
Счет, выставляемый абоненту за услуги междугородной и (или) международной телефонной связи, помимо вышеперечисленных реквизитов дополнительно содержит следующие сведения (п. 115 Правил оказания услуг телефонной связи ):
а) сумму, предъявляемую к оплате по каждому виду услуг телефонной связи и каждому абонентскому номеру;
б) виды оказанных услуг телефонной связи;
в) коды географически определяемых зон нумерации или коды географически не определяемых зон нумерации, в ресурс нумерации которых входят абонентские номера, с которыми состоялись телефонные соединения;
г) дату оказания каждой услуги телефонной связи;
д) объем оказания каждой услуги телефонной связи.
Как правило, телефонная компания выставляет организации – потребителю один счет, в котором отражается стоимость оказанных услуг местной, междугородной и международной связи. Счет на оплату услуг телефонной связи доставляется оператором абоненту в течение 5 дней с даты его выставления.
Правилами оказания услуг телефонной связи предусмотрено, что по обращению абонента оператор связи обязан произвести детализацию счета, сделать так называемую распечатку телефонных переговоров, то есть предоставить дополнительную информацию об оказанных услугах. За это может взиматься отдельная плата. Распечатка телефонных переговоров содержит информацию о том, с какого телефонного номера и на какой был произведен звонок, дату звонка, его продолжительность и стоимость согласно действующему тарифу.
На основании распечатки телефонных переговоров устанавливается факт совершения звонков по личным вопросам со служебных телефонов.
Обычно руководитель организации своим приказом назначает одного из сотрудников ответственным за проверку представленных в распечатке телефонных номеров на предмет их служебной целесообразности. Получив распечатку, данное лицо выявляет, с какого номера и кем были совершены телефонные звонки неслужебного характера. Однако на практике встречаются ситуации, когда сотрудник самостоятельно сообщает ответственному лицу о произведенных им телефонных переговорах личного характера со служебного телефона.
Налоговый учет
внесенной сотрудником
стоимости телефонных переговоров
Для подтверждения правомерности взимания с работников средств за совершенные ими личные телефонные переговоры издается приказ руководителя учреждения, свидетельствующий о том, что суммы, соответствующие оплате личных разговоров, компенсируются работниками. Для того чтобы определиться, как в бухгалтерском учете будут отражаться операции по возмещению стоимости личных телефонных переговоров, следует ответить на несколько вопросов, которые, как показывает практика, возникают у бухгалтеров.
Можно ли квалифицировать возмещение расходов сотрудниками по произведенным телефонным переговорам в личных целях как взимание платы за оказанные им услуги? Подлежит ли данная операция обложению НДС?
Для ответа на этот вопрос следует обратиться к нормам Налогового кодекса, в соответствии со ст. 146 которого объектом налогообложения признается реализация товаров (работ, услуг) на территории РФ. Согласно ст. 39 НК РФ реализацией товаров, работ или услуг организацией признается соответственно передача на возмездной основе (в том числе обмен товарами, работами или услугами) права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, возмездное оказание услуг одним лицом другому. В данной ситуации организация не реализует работникам – физическим лицам услуги междугородной и международной связи, так как право на предоставление таких услуг ей не принадлежит и это не предусмотрено договором с телефонной компанией. Таким образом, возмещение расходов сотрудниками по личным телефонным переговорам не является взиманием платы за оказанные учреждением услуги, поскольку они в данном случае не предоставлялись. Бюджетная организация лишь получает возмещение своих расходов, связанных с оплатой междугородных переговоров работников, не обусловленных производственной необходимостью. Следовательно, в соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ получение денег в кассу организации от работников – физических лиц нельзя признать объектом обложения НДС.
Следует заметить, что в случае если услуги связи оплачивались за счет средств, полученных организацией от приносящей доход деятельности, подлежащей обложению НДС, то согласно п. 2 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы НДС, предъявленные налогоплательщику и уплаченные им при приобретении товаров (работ, услуг) на территории РФ, необходимых для осуществления производственной деятельности или иных операций, признаваемых объектами налогообложения в соответствии с гл. 21 «Налог на добавленную стоимость» НК РФ. Исходя из положений данного пункта организация вправе принять к вычету только ту сумму НДС, которая приходится на часть стоимости переговоров, связанных с производственной необходимостью, осуществленных в рамках приносящей доход деятельности, облагаемой НДС.
Если часть телефонных переговоров была произведена для выполнения операций, как облагаемых, так и не облагаемых НДС (например, телефонные звонки совершались для решения вопросов по уставной деятельности), то сумма НДС, предъявленная оператором, принимается к вычету (учитывается в стоимости телефонной услуги) в той пропорции, в которой услуги были использованы для выполнения операций по деятельности, подлежащей обложению НДС (освобожденной от обложения НДС) (п. 4 ст. 170 НК РФ ). Здесь возникает вопрос о раздельном учете сумм НДС при совершении операций, как облагаемых, так и не облагаемых НДС[2].
Телефонная компания выставила бюджетному учреждению счет за оказанные ею услуги в июне 2007 г. на сумму 5 310 руб. в том числе НДС – 810 руб. Услуги связи были оплачены бюджетным учреждением за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, операции по осуществлению которой подлежат обложению НДС. Услуги связи в июне использовались как для ведения уставной деятельности, так и для осуществления приносящей доход деятельности, подлежащей обложению НДС. Кроме того, согласно распечатке телефонных звонков со служебного телефона был совершен телефонный звонок в личных целях. Его стоимость – 826 руб. в том числе НДС – 126 руб. была компенсирована работником через кассу учреждения. Сумма бюджетных ассигнований за июнь составила 1 750 000 руб. Выручка бюджетного учреждения от реализации услуг за этот месяц – 890 000 руб.
Определим пропорцию, согласно которой сумма НДС будет принята к вычету:
890 000 руб. / (1 750 000 руб. + 890 000 руб.) х 100 = 33, 71%.
Рассчитаем сумму НДС, принимаемую к вычету: (810 руб. – 126 руб.) х 33,71% = 230, 58 руб.
Является ли компенсация стоимости телефонных переговоров в личных целях доходом, получаемым организацией, подлежащим включению в налоговую базу по налогу на прибыль?
При исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организации могут:
– принимать в расходы сумму затрат по услугам связи за минусом стоимости телефонных переговоров, совершенных сотрудниками в личных целях;
– учитывать в расходах общую сумму затрат по услугам связи, не вычитая из нее стоимость личных телефонных переговоров сотрудников.
В случае если организация включила при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль расходы по услугам связи за минусом стоимости личных переговоров своих сотрудников, то компенсация стоимости переговоров, внесенная сотрудниками, не является доходом организации, и вот почему. В соответствии со ст. 247 НК РФ объектом обложения налогом на прибыль организаций признается прибыль, полученная налогоплательщиком. Прибылью в целях применения гл. 25 «налог на прибыль организаций» НК РФ признаются полученные доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов, которые также определяются в соответствии с гл. 25 НК РФ. Статьей 248 НК РФ установлено, что доходы организации – это доходы от реализации ею товаров (работ, услуг) и имущественных прав, а также внереализационные доходы. Как было определено выше, в соответствии со ст. 39 НК РФ
использование служебных телефонов в личных целях с последующей оплатой стоимости переговоров не является реализацией услуг организацией. Следовательно, внесенные сотрудниками денежные средства не признаются доходами организации от реализации услуг. Внереализационными доходами в данном случае они также являться не будут.
Несколько иная ситуация возникает, в случае если организация при исчислении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль учла в затратах всю стоимость телефонных переговоров, в том числе совершенных сотрудниками в личных целях. На этот счет Минфин дал разъяснения в Письмеот 29.03.2006 № 03-03-04/1/297. В нем на вопрос о том, признаются ли доходами организации в целях налогообложения прибыли средства, поступающие в кассу от работников или удерживаемые из их зарплаты в возмещение расходов по произведенным указанными работниками телефонным переговорам
в неслужебных целях, сказано следующее: данные средства для целей налогообложения прибыли признаются доходом организации и учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль в порядке, установленном гл. 25 НК РФ. в случае если расходы по оплате услуг связи ранее были учтены при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.
По нашему мнению, признавать в качестве дохода сумму денежных средств, полученную в качестве возмещения стоимости телефонных переговоров, следует только в том случае, если услуги телефонной связи были оплачены за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности. При этом нужно учитывать нормы п. 3 ст. 321.1 НК РФ .
В случае если расходы по услугам связи осуществляются за счет бюджетных средств и телефонная связь используется в рамках уставной деятельности, внесенная работником плата за произведенный телефонный звонок по междугороднему телефону в личных целях не является доходом организации и не учитывается при исчислении налога на прибыль. Это следует из пп. 14 п. 1 ст. 251 НК РФ . В нем сказано, что при определении налоговой базы не учитываются доходы в виде имущества, полученного налогоплательщиком в рамках целевого финансирования. К средствам целевого финансирования относятся, в том числе, средства бюджетов бюджетной системы РФ. К средствам бюджетов всех уровней, государственных внебюджетных фондов, выделяемым бюджетным учреждениям по смете доходов и расходов бюджетного учреждения, но не использованным по целевому назначению в течение налогового периода либо использованным не по целевому назначению, применяются нормы бюджетного законодательства РФ. Таким образом, средства, вносимые работниками в качестве компенсации стоимости телефонных переговоров в личных целях, можно рассматривать как средства бюджета, а они, соответственно, не учитываются при определении налоговой базы. Здесь также хотелось бы привести Письмо от 26.10.2006 № 02-14-10а/2851 , в котором Минфин говорит о том, что денежные средства, внесенные сотрудником за междугородний звонок, который был оплачен бюджетной организацией с подстатьи221 «Услуги связи» ЭКР, следует считать восстановлением фактических и кассовых расходов учреждения по этой статье.
Бухгалтерский учет
возмещения стоимости
личных телефонных переговоров
Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации РФ [3] расходы по услугам связи отражаются по подстатье 221 «Услуги связи» ЭКР. В бухучете по уставной деятельности они отражаются по счету 1 401 01 221 «Расходы на услуги связи», а по деятельности, приносящей доход, – по счету2106 04 340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)».
Рассмотрим, как в бухгалтерском учете отражается компенсация стоимости расходов по услугам связи сотрудниками организации.
На практике нередко встречается следующая ситуация.
Бюджетное учреждение за счет средств бюджета в июле 2007 г. оплатило счет телефонной компании за июнь 2007 г. в сумме 7 316 руб. в том числе НДС – 1 116 руб. Согласно полученной распечатке телефонных переговоров сотрудник организации произвел междугородние звонки в личных целях. Их стоимость составляет 1 416 руб. в том числе НДС – 216 руб. Стоимость распечатки телефонных переговоров – 200 руб. в том числе НДС – 30,51 руб.
Сотрудник компенсировал расходы по произведенным им телефонным переговорам, внеся денежные средства в кассу учреждения.
В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующим образом:
(*) Оплата стоимости телефонных переговоров может производиться не только безналичным путем, как это показано в примере, но и наличным. В этом случае подотчетное лицо организации вносит в кассу телефонной компании денежные средства за распечатку, а позже отчитывается за произведенные им расходы.
При оплате счета по услугам связи и внесении денежных средств в кассу учреждения возникает разрыв во времени, в течение которого возможна проверка. Контролирующие органы могут квалифицировать оплату за счет бюджетных ассигнований произведенных работниками личных переговоров как нецелевое использование бюджетных средств. Согласно ст. 15.14 КоАПРФ использование бюджетных средств их получателем на цели, не соответствующие условиям их получения, утвержденным бюджетом, бюджетной росписью, уведомлением о бюджетных ассигнованиях, сметой доходов и расходов либо иным документом, являющимся основанием для получения бюджетных средств, признается нецелевым их использованием, соответственно, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 40 до 50 МРОТ; на юридических лиц – от 400 до 500 МРОТ. Выход из ситуации может быть следующим: первоначально получать в кассу учреждения денежные средства в качестве платы за произведенные переговоры со служебного телефона в личных целях, а затем производить расчет с телефонной компанией.
Можно ли удерживать из заработной платы работника стоимость телефонных переговоров, совершенных им по личным вопросам?
Компенсация стоимости телефонных переговоров, как правило, вносится в кассу учреждения. Вариант удержания ее из заработной платы работника возможен. При этом следует учитывать два обстоятельства:
1) необходимо заявление работника, разрешающее удерживать из его заработной платы данные суммы;
2) удержание должно производиться в части оплаты труда работника по приносящей доход деятельности, соответственно, оплата услуг связи организацией должна быть произведена за счет этих средств.
Почему удержание стоимости телефонных переговоров из заработной платы работника может осуществляться только в рамках приносящей доход деятельности, спросите вы. Дело в том, что если данную операцию производить в рамках уставной деятельности без решения суда, то необходимо через органы казначейства (если лицевой счет бюджетного учреждения обслуживается этим органом) сделать «переброску» между подстатьями 211 «Заработная плата» и 221 «Услуги связи» ЭКР, что, как вы сами понимаете, очень проблематично. Территориальные органы Федерального казначейства, как правило, этого не допускают. Если удержание с работника суммы стоимости личных телефонных переговоров со служебных телефонов производится при наличии судебного решения (исполнительного листа), то органы казначейства разрешают совершать данную операцию.
Рассмотрим ситуацию, при которой сумма компенсации удерживается в добровольном порядке из заработной платы работника.
Воспользуемся условиями примера 2, предположив, что услуги связи были оплачены за счет средств, полученных в рамках предпринимательской деятельности, не облагаемой НДС. Денежные средства в размере стоимости личных телефонных переговоров (1 416 руб.) были удержаны из заработной платы работника, которая составляет 7 000 руб. начисленной также в рамках предпринимательской деятельности.
