Приказ на приём на работу: образец и оформление

Нет ни одного взрослого совершеннолетнего дееспособного человека, который бы хоть раз не поступал на работу. Есть и те, кто принимал на работу своих сограждан в качестве директора предприятия или индивидуального предпринимателя. Мы все являемся участниками трудовых отношений, но все ли мы знаем, как правильно их оформлять?

Именно потому что трудовые отношения носят особый характер, многие особо осторожные работодатели не стремятся оформлять работника официально. Какие санкции могут последовать за этим — тема отдельной статьи, заметим только, что для трудового оформления работника существует тщательная и строгая регламентация.

Особенность трудового договора в том, что для работника предусматривается целый ряд гарантий, компенсаций и мер защиты трудовых прав. Можно сказать, что трудовой договор при наличии разночтений и разногласий, как правило, толкуется в пользу работника, а основную нагрузку по нему несёт работодатель.

Не вдаваясь в дебри трудобудней, отметим лишь, что одним из самых важных этапов трудоустройства как для работника, так и для нанимателя, является процедура приёма на работу.

Трудовой договор — это не всегда отдельный документ, подписанный сторонами. Так сложилось, что трудовые договорённости состоят из нескольких отдельных документов, которые вместе именуются договором. Если какие-либо условия и не закреплены письменно, то вступают в силу нормы закона, которые регламентируют «пропущенные» пункты.

В некоторых случаях закон прямо требует заключения отдельного письменного контракта, например, при приёме на работу директора государственного предприятия. В таком договоре непосредственно предусматриваются все права и обязанности работодателя и работника, ответственность, гарантии и срок.

Независимо от способа оформления трудового договора, существует обязательный для всех документ — приказ на приём на работу. Образец такого документа можно раздобыть в различных справочных пособиях и на интернет-ресурсах, но как быть уверенным, что представленная в них форма приказа приёма на работу корректная?

Для опытных кадровиков и бухгалтеров составление такого документа не является проблемой. Для тех же, кто столкнулся с подобной необходимостью впервые, предлагаем проверенное практикой клише.

по личному составу

о приёме на работу

Принять Муркину Марию Васильевну на должность оператора котельной цеха механической очистки сточных вод с 12.05.15 с окладом 4000 руб.

Начальнику отдела охраны труда Весь И.В. провести с работником первичный инструктаж по охране труда в день приёма на работу.

Начальнику цеха механической очистки Яковлеву В.А. в день приёма на работу определить работнику рабочее место, уведомить под роспись о наличии вредных и опасных условий труда и ознакомить с графиком выхода на работу под роспись.

Бригадиру котельной Еременко О.О. провести инструктаж работнику по правилам пользования оборудованием.

Основание: заявление Муркиной М.В. от 05.05.15

Директор КП «Жмыхводоканал»

Изложенная форма приказа приёма на работу применяется при договоре с неопределённым сроком действия, то есть работник принимается с определённой даты и до наступления оснований, предусмотренных трудовым законодательством, прекращающих действие договора, например, увольнение по собственному желанию или сокращение штата и численности работников.

Работник может быть принят и на определённый срок, например на период отпуска по уходу за ребёнком основного сотрудника. В этом случае также оформляется приказ на приём на работу, образец которого отличается лишь первым пунктом:

Принять Муркину Марию Васильевну на должность оператора котельной цеха механической очистки сточных вод с 12.05.15 и до фактического выхода на работу Левиной А.А. находящейся в отпуске по уходу за ребенком до 3-х лет, с окладом 4000 руб.

Таким образом, срок действия трудовых отношений ограничен датой фактического выхода на работу основного работника.

Приказ на приём на работу, образец которого приведён выше, оформляется на бланке предприятия и подписывается руководителем. Дабы обеспечить грамотный приём на работу, оформление приказа нужно согласовать с различными службами предприятия: юридической, охраны труда, отделом кадров. Такое согласование выглядит как визы руководителей указанных подразделений, расположенные ниже подписи руководителя.

Если нанимателем является индивидуальный предприниматель, то согласовать приказ нужно со штатным бухгалтером и кадровиком. Приказ приёма на работу, образец которого здесь представлен, включает практически все обязательные требования закона к работодателю: обеспечить безопасные условия труда, выделить рабочее место, провести инструктаж по охране труда.

Одним из важных нюансов является оплата труда. Обратите внимание: судебная практика пришла к выводу, что в приказе о приёме на работу должен быть указан фактический оклад, а не ссылка на штатное расписание.

И, наконец, оформленный приказ нужно не позднее 3-х дней с даты приёма предъявить работнику для ознакомления. Лучше всего, если на обратной стороне сотрудник собственноручно напишет: «С приказом №3 от 12.05.15 ознакомлен и согласен», поставит подпись, фамилию, инициалы и дату ознакомления.

Вот и всё, приказ о приёме на работу признать незаконным будет довольно трудно, ведь он составлен по всем правилам. Будьте внимательны и грамотны при найме работника, составляйте документы корректно!

Образец приказа по личному составу

Приказы по личному составу относятся к ключевым источникам документооборота на современных предприятиях. В чем заключается специфика их составления? Как могут выглядеть данные документы?

Законодательство России, регулирующее кадровое делопроизводство, предполагает регулярное применение на предприятиях различных локальных правовых актов. В числе таковых — приказы. Принято классифицировать их на 2 основные разновидности. А именно:

• на приказы, имеющие отношение к основной деятельности;
• на приказы, издаваемые в целях управления личным составом предприятия.

В данном случае речь идет о правовом акте второго типа.

Приказ по личному составу — разновидность распорядительной документации предприятия. Данные источники издаются фирмой в целях юридического оформления:

• комплектования кадров;
• перемещения сотрудников с одних должностей на другие;
• распоряжений в адрес конкретных работников или коллектива в целом;
• увольнения сотрудников.

Данные задачи предполагают, что фирма будет издавать соответствующие виды приказов по личному составу. Какими они могут быть?

Например, есть приказы:

• о назначении сотрудников, об освобождении их от должности;
• о награждении, поощрении работников;
• о перемещении сотрудника на другую позицию.

Внесение и корректировка сведений, фиксируемых в трудкнижках и иных кадровых документах, во многих случаях осуществляется на основе приказов, о которых идет речь.

На российских предприятиях активно используются унифицированные приказы по личному составу — на основе форм, утвержденных в различных источниках права. Главный из них — Постановление Госкомстата № 1, которое было издано ведомством 5 января 2004 года. Выделяют следующие основные виды приказов по личному составу, что определены соответствующим Постановлением:

• о приеме сотрудника (он составляется на основе унифицированной форме Т-1 или Т-1а, первая — персональная, вторая — сводная);
• о переводе сотрудника (формы Т-5, Т-5а);
• о выходе работника в отпуск (документы Т-6, Т6а);
• о прекращении контракта (формы Т-8, Т-8а);
• о командировании специалиста (документы Т-9, Т-9а);
• о поощрении сотрудника (формы Т-11, Т11-а).

Стоит отметить, что в документообороте предприятий могут использоваться также собственные формы приказов, если это не запрещено законодательством. Это также возможно в том случае, если тот или иной образец приказа по личному составу в виде унифицированной формы не утвержден законодательно.

Если фирма составляет тот или иной документ самостоятельно — рекомендуется применять положения специального государственного стандарта, ГОСТ Р 6.30-2003. Как может выглядеть унифицированный приказ по личному составу? Пример подобного документа — на картинке ниже.

В данном случае рассматривается образец приказа о приеме на работу по унифицированной форме № Т-1.

Унифицированные формы приказов чаще всего применяются в бюджетных организациях, а также на государственных предприятиях. Во многих случаях это обусловлено наличием утвержденных ведомственных образцов источников.

В свою очередь, в частных фирмах довольно часто применяются собственные бланки приказов. Но, как правило, только в тех случаях, когда для решения задач кадровой службы не утвержден унифицированный документ. Если таковые находятся в обороте, то обычно предприятия не тратят время на создание новых бланков, которые, по сути, будут дублировать унифицированные. Которые к тому же характеризуются довольно высокой степенью удобства, с точки зрения структуры.

Как могут выглядеть разработанные фирмой самостоятельно образцы кадровых приказов? Пример одного из них — на следующей картинке.

В данном случае рассматривается образец приказа об утверждении графика отпусков. Он, как правило, представлен в довольно простой структуре.

Отметим, что обычно у предприятий нет особых причин заменять унифицированные бланки внутрикорпоративными образцами — если только в фирме не организовано особо сложных форматов производства, требующих учреждения отдельных механизмов учета. Или же, если их структура достаточно проста — как в случае с графиком отпусков.

Можно отметить, что существует довольно много критериев классификации приказов, о которых идет речь. В числе таковых — структура документа. Рассмотрим ее особенности подробнее.

Итак, важнейший критерий классификации рассматриваемых приказов — структура. В соответствии с ним документы делятся на основных 2 типа — простые и сложные.

Приказы 1 типа характеризуются наличием 1 распорядительного блока (со словами «принять», «освободить от должности», «перевести» и т. д.). В случае если это, к примеру, приказ о назначении 1 специалиста, то он будет рассматриваться как индивидуальный, если в его юрисдикции — несколько сотрудников, то он будет именоваться сводным документом.

Если в источнике несколько распорядительных блоков, то он будет считаться сложным. Они довольно распространены, но их применение считается весьма трудоемким процессом даже при использовании современных технических решений, поскольку в этом случае может возникнуть необходимость в сопоставлении больших объемов данных, которые расположены в разных разделах, по существу.

Теперь перейдем к изучению различных элементов структуры документа, которые могут содержать приказы в организации.

Главный элемент приказа — раздел. Он состоит из пунктов. Они должны включаться в приказ на основании определенного документа. При этом на него нужно привести ссылку. Если составляется, к примеру, приказ о назначении человека на какую-либо должность, то соответствующие пункты могут включаться в документ на основании:

• личного заявления сотрудника;
• трудового договора;
• записки руководителя, который провел собеседование с работником или принял решение о его назначении на ином основании;
• внутрикорпоративного акта;
• служебной записки.

Рекомендуется вписывать в приказ слово «основание», после — указывать ссылку на тот или иной документ. В рассматриваемом источнике должен быть отражен тот факт, что человек, назначенный на ту или иную должность, ознакомлен с положениями приказа. В данном случае нужно включать в документ фразу «с приказом ознакомлен», после которой сотрудник, изучивший соответствующий источник, ставит свою подпись и указывает дату.

В приказах — в частности, если кадровое делопроизводство осуществляется, опять же, в целях отражения факта назначения сотрудника на должность, необходимо приводить юридически значимые формулировки. Например, связанные со сроком заключения контракта с работником, величиной его зарплаты, расписанием его работы.

Таким образом, типичная структура приказа по личному составу предполагает наличие в нем блоков, отражающих:

• распорядительное действие руководства фирмы;
• Ф. И. О. и другие сведения о сотруднике;
• дату вступления в силу того или иного пункта документа;
• иные важнейшие формулировки приказа.

Рассматриваемые документы могут дополняться различными приложениями. Они могут быть представлены в самом широком спектре. Так, в приложениях к приказам по личному составу могут отражаться перечни должностей сотрудников, находящихся в юрисдикции соответствующего документа. В приложении к приказу могут фиксироваться данные, которые проблематично отразить непосредственно в тексте документа — например, это могут быть графики, картинки, схемы, необходимые для разъяснения текстового содержания документа.

На что следует обращать особое внимание при оформлении рассматриваемых документов?

Прежде всего, как отмечают эксперты, составление приказов по личному составу не должно осуществляться с использованием сокращений. Формулировки следует включать в документ без сокращений.

Следующий важнейший критерий корректного оформления соответствующих документов — отсутствие в них сведений об источниках с разными сроками хранения. Например, связанные с отпусками и командировками приказы по личному составу хранятся в соответствии с действующими стандартами 3 года. Документы, отражающие сведения о приеме сотрудников на работу, должны храниться в архиве фирмы 75 лет.

Таким образом, в каждом приказе должны быть отражены данные об источниках с одинаковым сроком хранения.

Полезно будет рассмотреть основные этапы издания документов, о которых идет речь.

Прежде всего, стоит отметить, что в зависимости от конкретных стандартов, по которым в фирме осуществляется кадровое делопроизводство, приказы по личному составу могут составляться по разным принципам. Но в общем случае их издание предполагает решение ответственными специалистами фирмы таких задач, как:

• инициирование решения о необходимости разработки соответствующего документа;
• сбор данных, необходимых для издания приказа;
• подготовка конкретного проекта приказа, его согласование, доработка при необходимости;
• внесение необходимых сведений в документ и подписание его компетентными лицами;
• ознакомление с приказом тех лиц, чьи должности находятся в юрисдикции соответствующего правового акта.

Решение первой задачи может быть осуществлено с использованием сведений, которые содержатся в служебных записках, внутрикорпоративных справках, актах. Внутренние приказы, как правило, основываются на локальных правовых актах, и их перечень может быть весьма широким. Проекты документов, о которых идет речь, обычно составляются при участии ответственных сотрудников кадровых служб предприятия. При этом их работа может вестись на основании представлений, что подписываются руководителями различных структурных подразделений фирмы.

В качестве основы для соответствующих документов могут применяться образцы кадровых приказов, которые традиционно используемые компанией. Главное при решении рассматриваемой задачи — внимательно изучить факторы, предопределяющие издание документа, основания для разработки приказа. Важно, чтобы формулировки, которые включаются в соответствующий документ, соответствовали нормам законодательства.

Следующая задача ответственных специалистов фирмы, составляющих тот или иной образец приказа по личному составу — собрать необходимую информацию в целях издания документа. Она может быть представлена:

• в официальных правовых актах;
• во внутренней документации фирмы;
• в источниках, изданных вышестоящими структурами, ведомствами, которым хозяйствующий субъект подотчетен;
• в архивных документах;
• в СМИ, научных публикациях.

После того как информация собрана, компетентные специалисты разрабатывают непосредственно проект приказа по личному составу. Решение данной задачи предполагает, прежде всего, корректное оформление документа. В нем желательно указать, что разрабатывается именно проект, образец приказа по личному составу, а не официальный локальный правовой акт. То есть — написать на документе слово «проект». Однако, текст в источнике должен быть приведен максимально приближенный к тому, что должен присутствовать в официальном приказе. Возможно, что компетентный руководитель предварительно утвердит текст документа в изначальном виде.

Если приказ — по форме, а также по содержанию, согласован — сразу или же с корректировками, то его можно направлять на подписание. В чем заключается данная процедура?

В принципе, в ней нет ничего сложного — главное, чтобы у человека, заверяющего документ, были на то полномочия. Как правило, подписывает приказы по личному составу руководитель фирмы. К нему передается полностью подготовленная форма — унифицированная или внутрикорпоративная, с информацией, что внесена в нее ответственными специалистами. Подписание документа предполагает указание должности человека, руководящего фирмой, его Ф. И. О. а также проставление им подписи.

В соответствии с правилами, которые установлены внутри фирмы, осуществляется, если это необходимо, аннулирование документа.

После заверения руководителем документ передается сотруднику, который должен с ним ознакомиться. Тот факт, что человек изучил документ, может подтверждаться его подписью на приказе или дополняющей его регистрационной форме.

Изучим теперь то, как осуществляется ведение приказов по личному составу. Главная задача, которую решают ответственные сотрудники фирмы при этом — регистрация рассматриваемых документов.

Процедура, о которой идет речь, предполагает внесение сведений о приказе в специальных внутрикорпоративных регистрах. Считается, что тот или иной утвержденный образец приказа по личному составу приобретает юридическую силу только по факту регистрации соответствующего источника в компании. Если данная процедура в отношении документа не осуществлена, то правовые последствия — для сотрудников и руководства фирмы, не наступают.

Регистрация приказов по личному составу, как мы отметили выше, является важнейшим аспектом ведения данных документов. Соответствующая процедура предполагает решение 3 задач:

• учета документов;
• контроля над исполнением приказов;
• обеспечения оперативного доступа к документам.

Регистрироваться в фирме должны все источники, классифицируемые как распорядительные, отчетные, финансовые. Должны вноситься во внутрикорпоративные регистры сведения и о документах, которые поступают от сторонних хозяйствующих субъектов. Приказы по личному составу, как и любой другой источник, при регистрации получают индивидуальный номер, а также индексы, необходимые с точки зрения оптимальной классификации соответствующих источников.

Регистрироваться в кадровом учете должны все документы, которые подлежат исполнению, а также используются в целях учета и информирования заинтересованных сотрудников о тех или иных хозяйственных фактах. Приказы по личному составу, безусловно, относятся к таким источникам.

Процедура регистрации документа осуществляется 1 раз — непосредственно при их издании руководством (как в случае с приказами, о которых идет речь) или же при поступлении со стороны внешнего субъекта. В случае если источник перемещается из одного структурного подразделения фирмы в другое, то повторно регистрировать его не нужно.

Существует 3 основных метода регистрации источников, используемых в документообороте организации.

Во-первых, это журнальная регистрация, предполагающая детальное отражение в специальных регистрах сведений о том, в какой структуре и в каких целях издан тот или иной приказ по личному составу, пример какого-либо приложения к нему.

Во-вторых, есть карточный формат регистрации сведений об источниках, что используются в рамках внутрикорпоративного документооборота. Он представляет собой оформление контрольных карточек для источников, а также их объединение в специализированные картотеки.

В-третьих, есть автоматизированная регистрация документов. Она предполагает внесение сведений о приказах, о которых идет речь, и иных источниках, во внутрикорпоративные регистры автоматически — с использованием специального ПО и необходимой инфраструктуры (например, принтеров, сканеров, сетевых интерфейсов).

Существует нормативный акт, в соответствии с которым должны регистрироваться нормативные документы — Приказ Минкультуры РФ № 536, который был принят 8 ноября 2005 года. Данный источник права предполагает отражение в регистрах:

• названия фирмы, которая издала тот или иной документ — в данном случае, приказ по личному составу;
• названия источника;
• даты издания документа, его регистрационного номера;
• заголовка и краткого содержания документа;
• резолютивных формулировок;
• срока исполнения источника;
• сведений об исполнении приказа.

Внесение в реестры организации сведений о тех или иных приказах может осуществляться и с применением иных критериев их классификации. Например, кадровая служба может подразделять соответствующие источники на те, что связаны конкретно с отпусками сотрудников, командировками, выдачей им поощрений. Обычно чем большее количество приказов формируют документооборот фирмы, тем более оптимальным будет классифицировать их в отдельные базы в рамках реестра.

Еще один важнейший аспект ведения приказов в фирме — их хранение. Выше мы отметили, что приказы по личному составу хранятся в зависимости от конкретного назначения документа в рамках определенных сроков. Поэтому документы, классифицируемые по соответствующему признаку, должны размещаться в разных местах.

Любой приказ по личному составу (бланк для него) необходимо хранить отдельно от тех источников, которые имеют отношение к основной деятельности предприятия. Документы, зарегистрированные и направленные на хранение, должны быть представлены в виде оригиналов.

Приказы по личному составу обычно объединяются в дела, представляющие собой систематизированные комплекты различных документов. Ответственному специалисту кадровой службы необходимо осуществлять подшивку дел, осуществлять корректную нумерацию размещенных в нем листов, дополнять необходимыми описями, оформлять обложки для соответствующих комплектов документов.

Образец заполнения приказа о приеме на работу, скачать бланк

Данный распорядительный документ оформляется в случае принятия специалиста на работу. Этот приказ становится основанием для внесения соответствующей записи в трудовую книжку, в личную карточку работника, а также для открытия лицевого счета нового сотрудника.

Унифицированной, но при этом рекомендованной, а не обязательной к применению является форма приказа на прием на работу Т-1. Она применяется большинством кадровых служб, поскольку продолжает оставаться наиболее простой и удобной.

Унифицированная форма приказа на прием на работу:

При составлении документа о приеме работника на работу необходимо заполнить следующие поля бланка:

• наименование организации
• номер документа
• дата составления документа
• дата приёма нового сотрудника
• срок действия трудового договора
• ФИО, табельный номер, должность работника
• размер оклада и надбавок
• условия приема
• характер работы
• подпись руководителя предприятия

На нашем сайте можно скачать следующий образец приказа о принятии на работу:

Часто задаваемые вопросы:

Можно ли оформить бланк приказа о приеме на работу в свободной форме?

Да, это допускается, поскольку унифицированные формы подобных документов перестали быть обязательными к применению, начиная с 1 января 2013 года. В нашем случае одним из оптимальных вариантов может стать следующий образец:

Когда необходимо сделать запись в трудовую книжку после выхода приказа?

Соответствующая запись в трудовую книжку работника должна быть сделана в течение недели после выхода приказа о приеме на работу. При этом такая запись должна содержать точную формулировку данного распоряжения, касающуюся основания приема нового специалиста.

Приказ о приеме на работу

Согласно статье 68 Трудового кодекса РФ, прием сотрудника на работу фиксируется работодателем при помощи приказа (распоряжения), изданного на основании заключенного с работником трудового договора.

Обязательное применение бюджетными учреждениями первичных учетных документов унифицированной формы предусмотрено пунктом 7 Инструкции по применению Единого плана счетов, которая утверждена приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н .

Приказ о приеме на работу составляется по форме Т-1 на одного работника и форме Т-1а на группу работников (указанные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 ). Этот приказ может быть написан от руки, но сейчас такие документы обычно составляют с помощью специализированных компьютерных программ.

В содержательной части приказа о приеме на работу должны быть отражены следующие данные:

• наименование учреждения (необходимо указывать в соответствии с учредительными документами);
• код по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации, приказ имеет код 0301001);
• код по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций, код по нему состоит из восьми цифр, уникален для каждого учреждения и сохраняется за ним на протяжении всего его существования);
• дата составления приказа и его номер;
• табельный номер, а также фамилия, имя и отчество принимаемого работника (указываются в родительном падеже);
• срок приема на работу (графа «по» этого реквизита заполняется только тогда, когда трудовой договор заключен на определенный срок);
• наименование должности в соответствии со штатным расписанием;
• наименование структурного подразделения (отдела), куда принят работник;
• вид работы сотрудника (основная работа или по договору подряда);
• размер оплаты труда (тарифной ставки) и другие условия его оплаты (надбавки, премии);

условия приема и характер работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.);

• продолжительность испытательного срока (устанавливается в целях проверки соответствия работника поручаемой ему работе), если такое условие предусмотрено при заключении трудового договора;
• дата заключения и номер трудового договора, на основании которого работник принимается в штат учреждения;
• другие необходимые сведения, указанные в трудовом договоре.

На основании приказа сотрудник кадровой службы вносит запись о приеме в трудовую книжку работника.

Работодатель должен вести трудовые книжки отдельно по каждому сотруднику, проработавшему у него свыше пяти дней, в том случае если данная работа у него является основной (ст. 66 Трудового кодекса РФ ).

Далее заполняется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 утверждена форма данной книги.

Затем на каждого работника оформляется личная карточка. Сотрудника необходимо ознакомить под роспись с отраженными в ней записями. Личная карточка имеет унифицированную форму Т-2. Для учета лиц, занимающих государственные (муниципальные) должности, утверждена форма Т-2ГС (МС). а для научных либо научно-педагогических работников – форма Т-4 .

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. Ранее в типовой инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536. было указано, что приказы нумеруются по порядку в пределах календарного года, а приказы по основной деятельности, по личному составу, а также распоряжения нумеруются отдельно. Но этот документ утратил силу в связи с изданием приказа Минкультуры России от 11 мая 2010 г. № 260. Тем не менее нумерация документов в федеральных органах исполнительной власти ведется по-прежнему.

Таким образом, приказы по личному составу издаются, регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности. Им присваивается порядковый номер в пределах календарного года, который дополняется буквами через дефис или косую черту.

Например, буквенный индекс «к» означает кадры (как правило, им регистрируют приказы кратковременных сроков: о предоставлении очередных и учебных отпусков, о дежурствах, взысканиях, краткосрочных и внутрироссийских командировках), а «лс» – личный состав (он присваивается остальным приказам по личному составу, которые хранятся 75 лет). Документ регистрируется после его подписания руководителем учреждения или другим уполномоченным на это лицом. Одновременно с подписью проставляется дата подписания приказа.

Регистрационный номер на приказе о приеме на работу ставится сотрудником кадровой службы. Для фиксирования приказов и точного учета их порядковых номеров необходимо вести журнал регистрации приказов по личному составу. Журнал должен быть пронумерован, прошит и скреплен печатью.

Отметим, что, согласно статье 68 Трудового кодекса РФ, сотрудник должен быть ознакомлен с приказом о приеме на работу под роспись в течение трех дней с момента, когда он приступил к работе. Если в установленный день сотрудник не выйдет на работу без уважительных на то причин, приказ может быть аннулирован.

главный бухгалтер МУ «Централизованная бухгалтерия»

Приказ о приеме на работу

Приказ о приеме на работу и трудовое соглашение являются основными документами в процессе трудоустройства, которые оформляет работодатель при найме нового сотрудника. Разница между ними определяется тем, что если соглашение представляет собой договор между наемным сотрудником и работодателем с позиции равноправных сторон, то приказом считается распоряжение руководителя, под которым он ставит свою подпись, принимая нового сотрудника на работу.

Собственно, трудовая активность сотрудника, принятого в штат предприятия, начинается не тогда, когда он подписал трудовое соглашение, а с момента, когда его смогли ознакомить с приказом о приеме на работу. К этому моменту, сразу после того как руководитель поставил подпись под приказом, работник кадрового отдела заводит личную карточку на вновь принятого сотрудника и начинает ставить отметки в табеле учета времени.

Нельзя сказать, что только этих документов достаточно, чтобы оформить новоприбывшего специалиста. Приказ и соглашение дополняются отметкой в трудовой книжке, а еще внесением в штат. Таким образом, именно приказ о приеме на работу является первым шагом, началом работы сотрудника на новом месте. И, для того чтобы сотрудничество с ним начиналось по всем правилам, документ должен составляться в соответствии с требованиями Закона о труде.

Для облегчения задачи составления приказа, Госкомстатом РФ были разработаны типовые формы, хотя законодательством разрешается составлять документ в свободной форме для организаций частного сектора. Помимо приказа о приеме на работу, который установлен формой №1, существуют еще формы приказа об отпуске, командировках, переводе на другое место работы, увольнении.

Если осуществляется прием на работу целой группы сотрудников, то форма, предназначенная для этих случаев, называется №1а. Причем, даже когда организация использует свободную формулировку приказа, рекомендовано сохранять перечень информации, которая находится в стандартном приказе.

Прежде всего это название организации или ФИО частного предпринимателя. Эти данные позволяют четко определить, кому именно принадлежит созданный документ. Берется эта информация из учредительных документов, принадлежащих организации, или же, в случае предпринимателя, используются его паспортные данные. Кроме того, указывается код ОКПО, поскольку существует вероятность передачи личного дела сотрудника в городской архив, а такой код облегчает дальнейшую обработку архивных документов.

Обязательно следует указать четкое название самого документа. В нашем случае это приказ. Существует возможность издавать вместо приказа распоряжение. И та, и другая бумага будет действительной, при этом права работника не нарушаются. В практическом же применении часто разделяют эти виды бумаг следующим образом:

• приказ подписывается лицом, возглавляющим организацию (например, это может быть директор или президент фирмы);
• распоряжение подписывается лицом, руководящим структурным подразделением (возможно, директор филиала или представительства).

Поскольку в трудовом соглашении не отмечается срок, на который оно заключается, то дата начала, а в некоторых случаях и дата завершения работы регламентируются приказом. Кроме того, обязательно вписывается информация о фамилии, имени и отчестве сотрудника, указанная в винительном падеже. Кроме того, там же записывается и табельный номер работника, который будет действителен для всех остальных документов, где будет отмечаться данный сотрудник.

Важной информацией, которая еще должна быть отображена в приказе, является указанная должность и место работы, куда принимается данный специалист. Если место работы назначается в каком-либо подразделении, чей фактический адрес отличается от записанного в уставных документах, то эти данные указываются дополнительно.

Обязательно ставится отметка о том, является ли данная работа основной или по совместительству, а еще на полный рабочий день нанимается сотрудник или нет.

Если есть вредные или опасные условия в процессе работы, то в документе должны быть отмечены и они.

Указывая в тексте приказа основание для приема на работу, необходимо вписать номер и дату заключения трудового соглашения. Иногда некоторые сотрудники отдела кадров могут указывать и заявление о приеме на работу, однако это не обосновано трудовым законодательством, так что подобная практика не является обязательной.

Поскольку приказы могут быть самыми разными, то и места для хранения приказов или их проектов отличаются. Регистрируют такие документы в различных учетных журналах. Практически, все приказы разделяются на приказы по производству и по личному составу, «кадровые» приказы. Иногда обязанность регистрировать приказы в соответствующих журналах вменяется секретарю или же это делают сами сотрудники. Как правило, бланк регистрационного журнала предусматривает заполнение таких граф, как номер и дата приказа, его краткое содержание, фамилия и инициалы сотрудника, должность и структурное подразделение, а еще подпись всех лиц, если полномочия распространяются на нескольких сотрудников.

Часто в номер приказа включают буквенный шифр, который поможет идентифицировать приказ по назначению. Например, ЛС означает личный состав, и пишется это так: №38 – ЛС. Шифр К может означать «кадры», а П – «персонал».

После того как сотрудник ознакомился с приказом о приеме на работу, этот приказ отдают на ознакомление и другим сотрудникам, которые будут работать с этим человеком. Так, например, непосредственный руководитель новоприбывшего сотрудника один из первых должен будет ознакомиться с приказом, кроме того, ему нужно будет представить новенького коллективу, показать рабочее место и выдать указания на первое время.

Кроме того, сотрудник, занимающийся охраной труда, обязан будет провести инструктаж по технике безопасности и тоже ознакомиться с приказом о приеме на работу новоприбывшего сотрудника.Этот документ также касается начальника охраны и сотрудников службы безопасности, которые должны будут выдать пропуск на территорию предприятия принятому, согласно приказу, работнику.

Подобная практика является нормальной, если сотрудника приняли на основное место работы. Но как быть, если эта работа по совместительству? Ведь в наше время такое случается нередко, и одновременная занятость сразу в нескольких компаниях вполне нормальное явление.

Согласно некоторым нормативным актам законодательства РФ, совместительство ограничено для таких категорий лиц:

• членов правительства РФ;
• государственных и муниципальных служащих РФ;
• военных и работников правоохранительных органов РФ;
• адвокатов и работников прокуратуры (кроме разрешенной для них научной, преподавательской или другой творческой деятельности);
• служащих ЦБ РФ (соответственно с утвержденным перечнем Совета директоров этого банка).

Обязательно должно быть предоставлено согласие работодателя, у которого сотрудник работает по основному месту работы, если сотрудники относятся к одной из этих категорий:

• руководитель организации (требуется согласие либо от уполномоченного органа, либо от собственника имущества);
• спортсмен или тренер.

К тому же совместительство в одной и той же должности запрещается тем из работников, чье основное место работы связано с вредным производством или же с процессом вождения транспортного средства. Не разрешается оформлять на работу по совместительству граждан, которым не исполнилось восемнадцати лет.

Для всех остальных лиц предусматривается два способа совместительства: внешнее и внутреннее. Отличаются они по критерию основного места работы. Если совместительство оформляется по месту основной работы, то оно относится к внутреннему, а в случае если главное место работы находится отдельно, то это внешнее совместительство.

Если взять определение внешнего совместительства по Трудовому кодексу, то это выполнение регулярной деятельности для другого работодателя за деньги в свободное от главной работы время. Так же как и любые другие трудовые отношения, это оформляется подписанием трудового соглашения. Существенным отличием является то, что наличие трудовой книжки в этом случае не требуется, так как она остается на хранении у работодателя по месту основной работы и все записи в ней делаются там же.

Чаще всего трудовое соглашение с работником по совместительству подписывается в паре экземпляров, первый из которых остается у работодателя, а другой – хранится дома у самого работника. Срок такого договора может быть либо неопределенным, либо не более пяти лет, и в таком случае договор будет указан как срочный.

В этом же договоре указывается информация о продолжительности рабочего времени, а еще графике работы. Важно учитывать, что график работы для совместителя не может быть больше четырех ежедневных часов.

Создается приказ о приеме на работу по совместительству по утвержденной форме № Т-1. При этом у работника есть право получения заверенной копии этого приказа в течение трехдневного срока.

Образец заполнения бумаг можно найти на официальных страницах госучреждений. Оформляя на работу совместителя, работодатель не имеет права требовать у него информацию, содержащую данные о рабочем графике по месту главной работы. Из этого следует, что в случае накладок и совпадений двух графиков работы ответственность ложится на работника.

В случае неявки на работу по совместительству, особенно если это неоднократно происходит, работодатель может законно уволить работника за прогулы.

Как и основные работники, совместители должны получать время на перерыв и отпуск. Перерыв оговаривается отдельно с работодателем и не может быть меньше получаса. А ежегодный отпуск на основном месте работы, как правило, совпадает с отпуском на работе по совместительству.

В целом же, работодатель, который подписывает приказ о приеме на работу совместителя, должен быть готов к тому, что иногда его сотрудник будет вынужден задерживаться по основному месту работы. Если это неприемлемо для рабочего процесса, то лучше вовсе отказаться от поиска сотрудника по совместительству или установить для него испытательный срок, так же, как это делается для основных сотрудников.