Бланк трудового документа или приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки

Бланк трудового документа, как правильно заполнять приходно-расходн ую книгу

Министерство РФ Объединение «ГОЗНАК» разрабатывает данные бумаги, распечатывает и рассылает по специальным учреждениям, где их продают по спец. цене. Каждая компания обязана иметь в своем распоряжении данные документы. Продавать копии трудовой книжки могут юридические лица, а также частные предприниматели- распространители. Компании сами составляют договор и им поставляют бланк трудового документа в необходимом количестве. Стоимость изделий невысокая. Каждый работодатель по закону обязан иметь в компании новые трудовые книжки. Работник приходит трудоустраиватьс я в первый раз, ему представляют документ, он его обязан оплатить. Оплата за формуляр трудовой книжки производится сразу в день поступления на работу, либо могут вычесть из зарплаты определенную сумму.

Существуют некоторые правила, по ним работник имеет право не оплачивать документ. К таким случаям относится порча документа. Работник один раз заплатил за книжку, а значит, ему должны предоставить вторую книжку бесплатно. Если работник не виноват в порче имущества, тогда не несет ответственности, в том числе материальной. Также, если работодатель потерял сразу несколько книжек и теперь обязан восстановить документа. Утеря или порча документов благодаря несчастному случаю, также не накладывает отпечаток на работника. Именно с организации в этом случае взимается плата за новые бланки. Бланк трудовой оплачивает работодатель. В компании обязательно должен находиться сотрудник ответственный за ведение трудовых книжек. Это ответственное лицо должно следить, сколько документов есть в компании. Ведется строгий учет и в конце месяца отчет сдается в бухгалтерию. Бухгалтер должен знать, сколько именно финансов было выплачено за книжки и вкладыши.

Если кадровый работник сделал какие-то грубые ошибки или опечатки в копии трудовой книжки, то обязательно испорченные бумаги уничтожаются. Для того чтобы уничтожить бумаги, необходимо вначале составить акт-приказ, доказывающий, что действительно бланк или вкладыш был испорчен и подлежит уничтожению. Чтобы доказательство было сделано не только письменно, но так же необходимы физические доказательства. Просто вырезать серию и номер испорченного документа и вклеить в приказ. Чтобы не происходило таких мер, которые портят репутацию сотрудника, влекут за собой лишнюю труту времени, необходимо лист трудового документа заполнять верно. Также верно заполнять вкладыш. Каждая книжка и вкладыш должны быть занесены в специальный журнал, в нем уполномоченное лицо собирает информацию обо всех документах. Рассмотрим, каким образом происходит эта процедура, узнаем какие новшества были введены для упрощения ведения журнала? Стало ли проще вести журнал? Какой именно должна быть приходно-расходн ая книга по учету трудовых книжек?

Какой должна быть книга? Обязательно в твердом переплете (обложке). Такой фактор обязателен, потому что журнал будут хранить несколько лет, пока он не закончиться, потом его перенесут в архив. За продолжительное время, обложка может испортиться и соответственно внутренние страницы тоже. Страницы трудовой книжки нумеруют. Прошнурована и опломбирована. Пломба вклеивается с обратной стороны журнала на последней обложке. Под пломбу укладывают концы суровой нити, которой производили шнуровку. Также на заднюю обложку вклеивают специальный бланк, на нем указывают, сколько всего страниц содержит журнал. Далее печать и роспись руководителя и главного по ведению. Бланк трудового документа, а также вкладыши, их реквизиты, вписываются в специальные разделы. На фото 1 можно посмотреть, как выглядят основные графы с наименованиями, не сложно догадаться какие записи вносятся в каждую из этих граф. Книга содержит информацию, в которой описано, как правильно хранить трудовые, вкладыши, кто обеспечивает работодателей данными бумагами. Также в ней можно узнать такую информацию, как составлять отчет о наличии книжек и вкладышей. Как написать заявку на приобретение документов? Как составить акт указанием удаления испорченных бумаг? Составление приказа, на ведение журнала указывается главный по книге. Как правильно вести саму книгу. Вся эта информация присутствует, кадровый работник должен ее знать наизусть.

По идее сегодня журналы продаются уже со специальными графами, которые расположены на задней стороне обложки. В самой книге имеются отверстия, куда вставляют специальную нить, она должна быть по закону суровой. Концы подклеивают под специальную пломбу, на фото 2, вы можете это рассмотреть подробней. А в графах, которые расположены на задней странице, пишут все данные руководителя, подпись и дату заполнения. Также необходимо вписать номер пломбы, так как ее могут удалить и заменить новой, номер пломбы – это дополнительная защита книги. Если книга хранит информацию на каждый бланк трудовой и вкладыш, при этом оформлена неверно, то предусмотрено наказание от 500 до 5000 рублей, если ИП, организацию от 30 000 до 50 000 рублей.

Правильное заполнение приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек

Закон требует, чтобы руководство компаний и учреждений (включая ИП) обеспечивало учет документации, содержащей записи о персональном трудоустройстве граждан – а именно трудовых книжек и резервных бланков. Для этого необходимо осуществлять заполнение приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки (ПРК) ради надлежащего оформления всех данных о расходе/получении вышеуказанных документов.

Иногда администрация не обращает внимания на тщательное ведение ПРК или даже закрывает глаза на отсутствие этой книги вообще. Но такое отношение может привести к весьма неблагоприятным последствиям для руководства компании не только в результате проверки со стороны инспекторов государственных органов, но и в случае судебного разбирательства по иску, поданному сотрудником.

Если в компании нет данного журнала или проверка выявит факты неправильного его ведения, то руководство организации несет ответственность, и организация как юридическое лицо должна оплатить штраф в размере от 30000 до 50000 рублей, а ответственный сотрудник – от 500 до 5000 рублей.

При внесении в ПРК соответствующих записей каждый документ получает свой номер, включаемый в систему поиска документации, установленную в данной компании.

Важно понимать, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек оформляется только для регистрации выдачи/приобретения этих документов. Для записи уже оформленных ТК существует отдельная книга учета движения трудовых книжек и вкладышей. Эти две книги ведутся совершенно отдельно, их нельзя путать.

Приходно-расходная книга должна являться рабочим документом бухгалтерии, и именно сотрудники бухгалтерии обязаны вносить всю необходимую информацию в упомянутую книгу. Записи должны оформляться немедленно после того, как бланки получены от производителя («>ГОЗНАК»> Министерства финансов) или официально уполномоченного дистрибьютора. При этом надо указать положенные данные о затраченных/приобретенных средствах и действиях по расходованию/приобретению упомянутых документов, а также записать реквизиты бланков трудовых книжек.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее обязана удовлетворять следующим требованиям:

• твердая обложка, так как журнал используется практически ежедневно, а потом должен находиться в архиве в течение довольно долгого времени>
• предварительная (до внесения первой записи) нумерация страниц>
• надо прошнуровать книгу и опломбировать с помощью номерной (или контрольной) индикаторной пломбы (специальной наклейки из одноразового пломбировочного материала)>
• подтверждающая надпись, в которой указано количество страниц ПРК прописью и цифрами, и поставлена подпись первого руководителя (замена на подпись главного бухгалтера или заведующего кадровым департаментом является нарушением правил).

Существуют определенные правила заполнения приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки. Прежде чем начинать работу с книгой, надо заполнить титульный лист и подтверждающую надпись, записав также номер контрольной пломбы. Название компании следует отметить так, как это написано в уставе.

Вторая страница предназначена для внесения данных о сотруднике, отвечающем за ведение книги (необходимо зарегистрировать реквизиты приказа о назначении) и его должность. Обычно данный журнал ведет бухгалтер. Здесь же надо указать период ведения книги.

На странице 3 напечатано 12 колонок, куда следует занести свою информацию, чтобы заполнить приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек:

• Графа 1. Номер, назначаемый при записи информации о каждой трудовой.
• Графы 2-3-4. Даты получения/выдачи. Даты надо записывать арабскими, а не римскими цифрами.
• Графа 5. Наименование организации, где были закуплены бланки трудовых книг и вкладышей, или сотрудника (отдела), которому они выданы. Работодатель обязан производить закупки указанных документов у Объединения ГОЗНАК Министерства финансов или официальных распространителей.
• Графа 6. Договор о приобретении или заявка на выдачу документов с записью даты, названия и номера. То есть организация получает бланки книжек и вкладышей от производителя/распространителя в соответствии с официально оформленным договором, а отдел кадров получает бланки из бухгалтерии по заявке. Иногда сотрудник покупает бланк самостоятельно и приносит в канцелярию. Но при оформлении трудовой книжки впервые это незаконно, так как Приказ МФ №117 требует применять только те документы, которые приобретены работодателем у компаний или ИП-распространителей в соответствии с условиями договора, должным образом подписанного с производителем/распространителем.
• Графа 7. Количество приобретенных трудовых книжек, их номера и серии.
• Графа 8. Количество приобретенных вкладышей (с информацией о реквизитах).
• Графа 9. Сумма, потраченная на покупку документов. Инструкция о том, как заполнить приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки, содержит требование о точном указании затрат на покупку упомянутых документов по договору, официально подписанному с производителем/дистрибьютором данной полиграфической продукции.
• Графа 10. Реквизиты при расходе (выдаче) бланков. Вкладыши трудовых и бланки классифицируются как документы, подлежащие строгой отчетности, поэтому Правила (п.42) требуют соблюдать порядок выдачи (расхода) бланков, которые должны отпускаться по заявке специально назначенному сотруднику. Бланки расходуются кадровиками, которые получают их из бухгалтерии, а затем предоставляют отчет о количестве выданных/израсходованных бланков, а также об их реквизитах.
• Графа 11. Номера и серии при расходе вкладышей трудовых книжек.
• Графа 12. Сумма покупки вкладышей трудовых книжек и бланков. Имеется в виду цена, которую берут с сотрудников за упомянутые документы. Эта сумма обусловлена объемом средств, затраченных на их закупку. Работодатель обязан сам оплатить новые бланки только в указанных ниже случаях:

1. утрата книжки в связи с обстоятельствами непреодолимой силы (природные и технические бедствия, аварии, военные действия, общественные конфликты и другие)>
2. неверное заполнение>
3. повреждение (износ, загрязнение и другое), произошедшее не по вине сотрудника.

В некоторых случаях администрация отказывается брать с сотрудников деньги за расход вкладышей трудовых и бланков. Правила не включают упоминания о таком характере работы с документацией, но в принципе это не противоречит принятым регламентам, и эти условия можно предусмотреть во внутренних документах компании.

Одна из распространенных ошибок – это отсутствие правильной информации в 6 графе – то есть отсутствие записи о реквизитах соглашения о покупке вкладышей и бланков, или запись, свидетельствующая о том, что бланк получен от сотрудника. Это особенно важно, если сотрудник получает трудовую книжку впервые.

Например, работник сам где-то приобрел бланк, а кадровый департамент, не зная, как заполнить приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, согласился использовать этот документ для регистрации первой ТК.

Возможен и такой вариант, когда сотрудник впервые оформляется в какую-либо компанию по трудовому контракту, и трудовая книжка выдается ему впервые. Но до этого он работал руководителем ИП и закупал бланки для своего персонала у зарегистрированного распространителя. И теперь он приносит и просит использовать «официальный» бланк/вкладыш (возможно, чтобы не платить за получение).

Это противоречит правилам, потому что работодатель должен применять только те бланки и вкладыши, которые компания закупила на основании условий договора, соответствующим образом подписанного с изготовителем или уполномоченным распространителем.

Такие строгие ограничения связаны с тем, что бланки этих документов должны обладать необходимой степенью защиты. Она и гарантируется официальным подтверждением того, что эти документы получены непосредственно от производителя (или доставлены сотрудниками специализированных учреждений). Поэтому работодатель не имеет никакого права принимать от сотрудника и оформлять бланк трудовой, независимо от путей его появления.

Тем более недопустимо, если работники отдела кадров сами говорят вновь принимаемому работнику приобрести «где-нибудь» бланк или вкладыш трудовой. На бланках трудовых книжек, продающихся в киосках, лавках и переходах, зачастую нет даже водяных знаков. Известно множество случаев, когда Пенсионный фонд признавал такой документ недействительным, и выходящим на пенсию людям приходилось собирать десятки справок, чтобы подтвердить свой стаж.

Другая ошибка происходит, когда администрация поручает ведение приходно-расходной книги различным сотрудникам кадрового департамента.

Выше упоминался тот факт, что в любой компании необходимо заполнять две книги учета – это приходно-расходная книга и Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей. Записи в первой книге должен делать финансовый отдел, а вторую книгу заполняет отдел кадров.

Еще одна частая ошибка происходит в тех ситуациях, когда ПРК вообще отсутствовала, и руководство принимает решение срочно завести данную книгу задним числом (в преддверии проверки или судебного слушания).

В такой ситуации надо представить руководителю рапорт или докладную записку о том, что такая книга отсутствует и необходимо ее купить и зарегистрировать на день выявления данного факта.

Скачать образец бесплатно

29 Сентября 2016

В период простоя работнику в общем порядке выплачивают заработную плату, а не компенсационные выплаты. Оплату простоя облагают страховыми взносами в ПФР, ФФОМС, ФСС России и взносами на "травматизм". Если время простоя оплачивается, то указанный период засчитывают в страховой стаж сотрудника.

Хотя аптечное учреждение занимается довольно узким и специфическим видом деятельности и, как правило, не ведет деятельности за рамками своего профиля, если оно находится на общем режиме налогообложения, ему необходимо позаботиться о соблюдении раздельного учета различных видов реализуемой продукции, чтобы не допустить ошибок при исчислении НДС.

С 1 января 2017 года вступит в силу недавно принятый Федеральный закон № 238‑ФЗ «О независимой оценке квалификации» (далее – Закон № 238‑ФЗ), устанавливающий порядок прохождения такой оценки работниками. Одна из целей введения этой процедуры – создание для работника возможности подтвердить свою квалификацию не у своего работодателя или образовательном учреждении, а в других, независимых, специально созданных для этого организациях. Предполагается, что такая оценка будет удобна не только для работников, но и для работодателей. Правда, убедиться в этом мы сможем еще не скоро. А пока попробуем разобраться, что на сегодняшний момент установил законодатель по поводу независимой оценки квалификации работника.

28 Сентября 2016

Если налоговые платежи перечисляются в бюджет с опозданием (то есть с нарушением установленных сроков), то помимо самих налогов необходимо дополнительно уплатить еще и пени. Расчет пеней является, пожалуй, одной из самых рутинных задач, которую приходится решать бухгалтеру. Впрочем, для ее успешного выполнения ему нужно учесть ряд нюансов.

Торговое предприятие (применяющее УСНО) планирует принять участие в региональной выставке-ярмарке «Школьный базар». Должно ли оно оборудовать торговое место ККТ либо торговлю можно осуществлять без применения кассового аппарата (выдавать покупателям по их требованию квитанции)?

Заполнение приходно-расходной книги

Добавлено в закладки: 0

Этот документ, чаще всего, ведется бухгалтером предприятия. В противном случае, работник, на которого возложена эта обязанность, должен составлять ежемесячные отчеты о выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним и предоставлять их в бухгалтерию.
П. 1 – номер регистрации документа.
П. 2, 3, 4 – дата выдачи документа (получения).
П. 5 – указывается ФИО работника, которому выданы документы (либо от кого получены).
П. 6 – указывается ссылка документа, на основании которого были выданы трудовая книга или вкладыш к ней (получены).
П. 7, 8 – серия и номер полученных (выданных) документов.
П. 9 – сумма прихода (расхода).
П. 10, 11 – аналогично 7, 8.
П. 12 – аналогично 9.

Кассовая книга предназначена для учета операций, которые выполняет касса организации (приход/расход). Документ ведется в одном экземпляре. Нормативными документами предусмотрена форма № КО-4.

Перед тем, как кассовая книга будет использована по назначению, ее листы нумеруются и прошиваются. Затем пломбируются и скрепляются подписью руководителя предприятия и печатью.

Ответственным за ведение кассовой книги является кассир (работник, который непосредственно выполняет кассовые операции). Контроль правильности ведения книги осуществляется главным бухгалтером предприятия.
Ведение книги может осуществляться как в рукописном, так и электронном виде.

Рукописный вариант ведения книги предусматривает заполнение книги при помощи копирки. Первый лист остается в книге, а второй отрывается ежедневно и является отчетом кассира. Оба этих листа должны имеет один и тот же номер.

Электронный вариант предусматривает идентичное заполнение верхней и нижней части листа. После лист разрезается. Верхняя часть предназначена для подшивки, а нижняя – отчет. Сшиваются листы по мере необходимости либо в конце года.

Ведение кассовой книги ежедневно начинается с отметки остатка наличных в кассе на начало дня. Этот же параметр указывается в конце дня.
Каждый лист кассовой книги (первый экземпляр) ежедневно заверяются бухгалтером.

Для начала указываем дату заполнения. Это проводится ежедневно, в рабочие дни.
Теперь указываем сумму остатка наличных в кассе на сегодняшний день (должно совпадать с суммой остатка предыдущего рабочего дня).
Далее заполняем таблицу, согласно проводимыми операциями.
П. 1 – номер ПКО или РКО (приходный/расходный кассовый ордер).
П. 2 – ФИО лица, которому выдано (или от которого получено) наличные.
П. 3 – указывается номер субсчета юридического лица.
П. 4 – сумма прихода.
П. 5 – сумма расхода.
В конце таблицы указывается сумма «Итого» отдельно для прихода и расхода, а также остаток на конец дня.
Под таблицей кассир ставит свою подпись и прописью указывает количество отработанных за день приходных и расходных ордеров (отдельно). Далее подпись ставит бухгалтер

Исправления не допускаются. В случае их появления, необходимо заверять подписью кассира и бухгалтера.
Для наглядности вы можете скачать образец заполнения кассовой книги 2013 года.

Переменные и постоянные расходы: составление бизнес плана

Бизнес в Швеции и Стокгольме: что нужно знать новичку?

Раздел №1: составление резюме для плана

Открываем бизнес в Турции и Стамбуле

Открываем бизнес за рубежом — документы, формы, покупка готового

Бизнес-Прост.ру создан в помощь малому и среднему бизнесу России. На сайте собраны лучшие бизнес идеи, примеры бизнес планов с видео, полные пошаговые руководства по открытию бизнеса с нуля, выбор старого и нового оборудования, каталог франшиз, образцы шаблонов документов, бланков и форм за 2016 год.

Если вы нашли ошибку, выделите ее и нажмите Shift + Enter или нажмите нажмите здесь чтобы оповестить нас.

Спасибо за ваше сообщение. В ближайшее время мы исправим ошибку.

Копирование страницы, переписывание полностью или частично - приветствуется, только с активной ссылкой на источник. Карта сайта

Подпишитесь на наши новости

Спасибо за ваше сообщение. В ближайшее время мы исправим ошибку.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Друзья! Эта самая книга (в теме) я так понимаю ведется в бухгалтерии. Бланки выдаются мне по заявке. А в конце месяца я должна подать отчет в бухгалтерию о наличии бланков с приложением приходного ордера. А как я могу это знать, и почему эти ордера должны быть у меня если они ведут книгу и в бухгалтерии должны храниться бланки трудовых книжек? Какая-то белеберда получается.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

у меня эту книгу тоже ведет бухгалтерия (что и положенно), но только все бланики находятся у меня. отчет по выдачи бланков регулярно каждый месяц ваяю, а они уже потом на основании него заполняют журнал. А что у вас за белеберда не понятно. не понятно,на основании каких данный (если бланки у вас в бух-и хранятся) ты будешь предоставлять инфу. может еще раз поговорить предметно с бухами?

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Людмила, я нашла уже образец заполнения, спасибо большое. Если честно все эти заполнения сгрузили на меня))) Меня смущает этот отчет. и еще, я вычитала http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=005386 что бланки хранятся в бухгалтерии. Цитата "Следует обратить внимание: приобретенные бланки трудовых книжек и вкладышей в них учитываются и хранятся не у работника, отвечающего за ведение трудовых книжек, а в бухгалтерии, где сведения о бланках вно­сятся в приходно-расходную книгу по их учету (п. 41 Правил)." и далее "Обратите внимание!
Бланки трудовых книжек и вкладышей в них учитываются и хранятся в бухгалтерии"

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Работодатель приобретает бланки трудовой книжки и вкладыша в нее за плату на основании договора с уполномоченным лицом (Объединение «ГОЗНАК» либо его законный распространитель), а при выдаче работнику трудовой книжки (вкладыша) – взимает плату в размере расходов на их приобретение.

Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведет бухгалтерия организации. В книгу вносят сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков (с отражением серии и номера каждого бланка).
Бланки хранятся в организации в сейфе, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
[i]Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано по окончании каждого месяца представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные бланки с приложением приходного ордера кассы организации. Отчет составляется в произвольной форме. [/i]