Руководства, Инструкции, Бланки

заполнение сведений о воинском учете в личной карточке образец img-1

заполнение сведений о воинском учете в личной карточке образец

Рейтинг: 5.0/5.0 (1873 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ СВЕДЕНИЙ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ В ЛИЧНУЮ КАРТОЧКУ РАБОТНИКА ИЛИ ГОСУДАРСТВЕННОГО СЛУЖАЩЕГО

ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ СВЕДЕНИЙ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ В ЛИЧНУЮ КАРТОЧКУ РАБОТНИКА ИЛИ ГОСУДАРСТВЕННОГО СЛУЖАЩЕГО


“Кадровая служба и управление персоналом предприятия“, 2006, N 3

ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ СВЕДЕНИЙ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ
В ЛИЧНУЮ КАРТОЧКУ РАБОТНИКА
ИЛИ ГОСУДАРСТВЕННОГО СЛУЖАЩЕГО

Согласно Инструкции Генерального Штаба Вооруженных Сил Российской Федерации “По ведению воинского учета в организациях“ воинский учет граждан ведется по личной карточке работника (форма N Т-2) или личной карточке государственного служащего (форма N Т-2 ГС (МС)), утвержденной Государственным комитетом Российской Федерации по статистике. Сведения о воинском учете должны вноситься в разд. 2 данных унифицированных форм. В настоящей статье мы расскажем о порядке его заполнения.

Существует два нормативно-правовых акта, которыми при этом следует руководствоваться:

- Инструкция Генерального Штаба Вооруженных Сил Российской Федерации “По ведению воинского учета в организациях“ и
- Постановление от 5 января 2004 г. “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты“.

Раздел II личных карточек должен вестись аккуратно, без помарок и неустановленных сокращений, четким и разборчивым почерком. Записи должны производиться чернилами, шариковыми, гелевыми и другими ручками черного и синего цветов, а отметки о проведении сверки с документами воинского учета военных комиссариатов (органов местного самоуправления) - простым карандашом.

Основными документами, на основании которых вносятся сведения о воинском учете в личную карточку, являются:

- военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;

- удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Раздел 2 карточки Т-2 состоит из восьми пунктов. Мы расскажем, как заполнить каждый из них в зависимости от того, к какой категории военнослужащих относится ваш военнообязанный работник (образец фрагмента заполненной личной карточки см. в примере 1). Исходя из смысла Инструкции Генерального Штаба Вооруженных Сил Российской Федерации “По ведению воинского учета в организациях“ их три:

- прапорщики, мичманы, сержанты, старшины, солдаты и матросы;

- граждане, подлежащие призыву на военную службу.

II. Сведения о воинском учете

-
1. Категория запаса----------- ¦6. Наименование военного
капитан ¦комиссариата по месту жительства
2. Воинское звание ----------- ¦ОВК Бабушкинского района СВАО г. Москвы
командный ¦----------------------------------------
3. Состав (профиль) ---------- ¦7. Состоит на воинском учете:

4. Полное кодовое обозначение ¦ а) общем (номер команды, партии)
021600 ¦ команда N 11111
ВУС ----------------------- ¦ ---------------
5. Категория годности к ¦ СП N 0011120 Пер. N 51 р. I п. 4
А ¦ б) специальном -------------------------------
военной службе ------------ ¦ -
¦8. ----------------------------------
¦ отметка о снятии с воинского учета

Инспектор по кадрам Муравьева Е.Н.Муравьева
Работник кадровой службы ------------------- ----------- -------------------
должность личная расшифровка подписи
подпись

Круглов
Работник -------------------
личная подпись

Пункт 1 “Категория запаса“ не заполняется вообще при оформлении личных карточек:

- граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Что касается прапорщиков, мичманов, сержантов, старшин, солдат и матросов, то соответствующие сведения о них переносятся из п. 23 “Категория запаса“ военного билета <1> путем записи цифры 1 или 2.

--------------------------------
<1> В военных билетах граждан, пребывающих в запасе, и удостоверениях граждан, подлежащих призыву на военную службу, изданных до 1999 г. названия и нумерация разделов и пунктов могут отличаться от тех. которые указаны в статье.

Пункт 2 “Воинское звание“ заполняется на основании следующих пунктов военного билета:

- на офицеров запаса:

- п. 5 “Воинское звание“ (стр. 3 военного билета) и
- п. 13 “Последующее присвоение очередных воинских званий“ (стр. 9 военного билета);

- на прапорщиков, мичманов, сержантов, старшин, солдат и матросов запаса - п. 20 “Присвоение воинских званий и классной квалификации по специальности“ (стр. 3 военного билета).

В том случае, когда оформляется личная карточка на молодого человека, подлежащего призыву, нам необходимо просто сделать запись: “Подлежит призыву“.

Рассмотрим порядок заполнения п. 3.

Для офицеров запаса сведения о составе (профиле) переносятся из п. 7 “Наименование профиля“ военного билета (стр. 3). Наименование профиля записывается без сокращений (“командный“, “медицинский“ и т.д.).

Пункт 3 личных карточек на прапорщиков, мичманов, сержантов, старшин, солдат и матросов запаса заполняется в соответствии с п. 25 “Состав“ разд. V “Пребывание в запасе“ (стр. 11) военного билета. Наименование состава записывается в соответствии с имеющимся воинским званием без сокращений (“солдаты“, “матросы“ и т.д.).

В личную карточку гражданина, подлежащего призыву на военную службу, в данном месте следует поставить прочерк.

Пункт 4 в личной карточке граждан, подлежащих призыву, также не заполняется.

Для офицеров запаса основанием для внесения сведений в данную графу является п. 6 “ВУС N“ военного билета (стр. 3).

В графу “Полное кодовое обозначение (ВУС)“ личной карточки прапорщика, мичмана, сержанта, старшины, солдата или матроса запаса следует перенести информацию из п. 26 “N ВУС“ военного билета (стр. 11).

Следует учитывать, что при внесении информации о гражданах, пребывающих в запасе, записывается полное кодовое обозначение ВУС. Соответственно, если речь идет об офицерах запаса, это шесть цифр (см. пример 2). Если мы говорим о прапорщиках, мичманах, сержантах, старшинах, солдатах или матросах, - шесть цифр и буквенный знак (см. пример 3).

4. Полное кодовое обозначение ВУС 021101

4. Полное кодовое обозначение ВУС 113194А

В п. 5 разд. 2 личной карточки необходимо внести сведения о категории годности к воинской службе. Она записывается буквами:

- А - годные к военной службе;

- Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями;

- В - ограниченно годные к военной службе;

- Г - временно не годные к военной службе;

- Д - не годные к военной службе.

Следует особо отметить, что буква Д может проставляться только в отношении граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Данный пункт в отношении граждан, пребывающих в запасе, заполняется на основании:

- п. 15 “Сведения о медицинских освидетельствованиях“ военного билета (стр. 10 - 13) для офицеров запаса;

- записи в строке “Категория годности к военной службе“ п. п. 6, 7, 9 разд. III “Отношение к военной службе. Прохождение военной службы“ (стр. 2, 3 военного билета) или п. п. 29, 30 разд. VI “Сведения о медицинских освидетельствованиях и прививках“ (стр. 13, 14 военного билета) для прапорщиков, мичманов, сержантов, старшин, солдат и матросов запаса.

При отсутствии записей в вышеназванных пунктах военного билета проставляется категория “А“.

Что касается граждан, подлежащих призыву на военную службу, то информация в данный пункт вносится на основании записи о решении комиссии по постановке граждан на воинский учет (разд. I “Общие сведения“ после слова “признан“ на стр. 1 приписного удостоверения).

В п. 6 “Наименование военного комиссариата по месту жительства“ указывается наименование военного комиссариата, в котором гражданин состоит на воинском учете. Оно проставляется в соответствии с последней записью или последним штампом:

- в военном билете - для граждан, пребывающих в запасе (см. “Отметки о приеме и снятии с воинского учета“),

- в приписном удостоверении - для лиц, подлежащих призыву (см. “Прием на воинский учет и снятие с воинского учета“).

Пункт 7 “Состоит на воинском учете“ не заполняется на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Для граждан, пребывающих в запасе (офицеров, прапорщиков, мичманов, сержантов, старшин, солдат и матросов), сведения в данный пункт вносятся следующим образом.

В строке “общем (N команды, партии)“ фиксируется информация в случае наличия в “Отметках о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний“ военного билета гражданина:

- мобилизационного предписания и (или)
- штампа.

Номер команды (партии) указывается, соответственно, и в п. 1 мобилизационного предписания, и в строке “в команду N“ штампа. Выдачу мобилизационных предписаний и простановку штампов в военном билете осуществляет военный комиссариат по месту жительства гражданина.

Строка “специальном“ заполняется, только если речь идет о военнообязанном, забронированном в установленном порядке за организацией на период мобилизации и на военное время. В таком случае необходимо проставить:

- серию и номер удостоверения об отсрочке от призыва на военную службу по мобилизации и на военное время,

- номер перечня должностей и профессий, пункта и раздела перечня постановления Межведомственной комиссии по бронированию граждан, пребывающих в запасе, по которому оформлено бронирование граждан, а также
- дату оформления отсрочки военным комиссариатом.

Обратите особое внимание на то, что записи в п. 7 личной карточки осуществляются простым карандашом.

Пункт 7 в личной карточке граждан, подлежащих призыву, не заполняется.

Пункт 8 заполняется только в том случае, если человек был снят с воинского учета. Это может произойти по возрасту или по состоянию здоровья (образцы записей см. в примерах 4 - 5).

Снят с воинского учета по возрасту
8. --------------------------------------------
(отметка о снятии с воинского учета)

Снят с воинского учета по состоянию здоровья
8. --------------------------------------------------
(отметка о снятии с воинского учета)

И последнее, на что хотелось бы обратить внимание. В Инструкции Генерального Штаба Вооруженных Сил Российской Федерации “По ведению воинского учета в организациях“ не написано, каким образом следует заполнять разд. II личных карточек на граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет (то есть тех, кто в силу своих юных лет не имеет еще даже приписного удостоверения). Если вы принимаете на работу такого сотрудника, наиболее целесообразно сделать следующее:

- в п. 2 “Воинское звание“ записать “подлежит первоначальной постановке на воинский учет“;

- остальные пункты не заполнять.

Е.Н.Самарина
Заместитель директора по обучению
Департамента “Росинтер Ресторантс“


Подписано в печать
21.02.2006

ВНИМАНИЕ! Сообщения на сайте не проходят предварительную модерацию.
Если вы являетесь автором какого-либо материала - пишите на ящик ruman988@yandex.ru для восстановления законности!

Видео

Другие статьи

Заполнение личной карточки форма Т-2

Скачать программу для кадровиков и руководителей (учёт кадров) Заполнение личной карточки форма Т-2



Скачать программу для автоматического формирования личной карточки студента и журнала приказов "Журнал Приказов.Образование" (размер 1,8 Мб)

Обязательно ли вести личную карточку

Личная карточка - основной учетный документ, в котором содержатся персональные данные сотрудника. Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Личные карточки на сотрудников должны вести все фирмы независимо от организационно-правовых форм. Личная карточка работника оформляется на каждого сотрудника, принятого в фирму по трудовому договору. Ее заводят при приеме на работу и ведут в течение всего периода его трудовой деятельности в компании. С увольнением сотрудника личная карточка т 2 закрывается, но продолжает храниться в фирме. Можно ли не оформлять личные карточки, а вместо них вести личные дела?

Нет, нельзя. Фирма не обязана оформлять на сотрудников личные дела, в то время как личная карточка формы № Т-2 - документ обязательный. Она прямо упомянута в лПравилах ведения и хранения трудовых книжек» (п. 12). Там сказано, что в личной карточке формы Т-2 повторяются все записи из трудовой книжки о приеме на работу, переводах и увольнении. С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить сотрудника под расписку в личной карточке.

Какие документы нужны для заполнения личной карточки Для заполнения формы Т-2 нужны приказ о приеме сотрудника на работу и личные документы сотрудника, а именно:
  • трудовая книжка;
  • паспорт;
  • военный билет (для военнообязанных);
  • документ об окончании учебного заведения;
  • свидетельство государственного пенсионного страхования;
  • свидетельство о постановке на учет в налоговых органах;
  • другие документы (например, медицинская книжка, водительское удостоверение, документы, подтверждающие повышение квалификации, награждение государственными наградами, наличие инвалидности и т. п.). Кроме того, будут нужны и такие сведения, которые нельзя почерпнуть из документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками - всю эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам. Поэтому необходимо, чтобы он присутствовал при оформлении личной карточки.
Не доверяйте заполнение формы № Т-2 самому сотруднику, а заполняйте только собственноручно. Личная карточка - документ строгой отчетности и ответственность за ее правильное оформление несете вы. Личная карточка состоит из одиннадцати разделов:
  1. Общие сведения
  2. Сведения о воинском учете
  3. Прием на работу и переводы на другую работу
  4. Аттестация
  5. Повышение квалификации
  6. Профессиональная переподготовка
  7. Награды (поощрения) и почетные звания
  8. Отпуск
  9. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством
  10. Дополнительные сведения
  11. Основание прекращения трудового договора (увольнения).
В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о работнике. А в первом разделе (лОбщие сведения») предусмотрены еще и окна для кодирования информации. Коды для заполнения личной карточки можно найти в классификаторах информации:
  • ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 412;
  • ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 30 сентября 2003 г. № 276-ст;
  • ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. № 367;
  • ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 413.
Обязательно ли кодировать информацию в личной карточке?

Не обязательно. Кодирование предназначается для автоматизированной обработки данных и статистического учета. Оно было введено, когда еще не существовало универсальных компьютерных программ для кадровиков. С помощью ЭВМ, которая считывала с документов коды, можно было посчитать численность сотрудников и разделить их по категориям (уровень образования, профессия и т. п.). Сейчас такая обработка практически нигде не ведется. Даже если кадровики используют специальные компьютерные программы, которые автоматически проставляют коды в личной карточке, сами коды утратили свое первоначальное значение. Но помните о том, что из унифицированных форм нельзя удалять графы. Поэтому если вы не кодируете информацию, не убирайте окна для кодов, а просто оставляйте их незаполненными.

Начало формы и раздел лОбщие сведения»

Вначале указывается наименование фирмы В соответствии с уставом и другими учредительными документами. В правом верхнем углу нужно проставить код фирмы по ОКПО (его знает ваш главный бухгалтер). Дату заполнения личной карточки пишите цифровым способом, например, 11.08.2006.

Далее в форме идет таблица, в которую заносятся следующие сведения:
  • табельный номер (он присваивается сотруднику при приемена работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации);
  • идентификационный номер налогоплательщика - ИНН. Если сотруднику он не присваивался, оставьте ячейку незаполненной;
  • номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • алфавит (первая буква фамилии сотрудника);
  • характер работы (постоянно или временно);
  • вид работы (основная или по совместительству);
  • пол (мужской, женский).

Теперь предстоит заполнить самый объемный раздел формы Т-2 - лОбщие сведения». Первым делом в специальной ячейке укажите номер и дату трудового договора, заключенного с сотрудником.

ПУНКТ 1. лФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО». Внимательно перепишите данные из паспорта сотрудника. Имя и отчество нужно указывать полностью. Старайтесь оставлять на строчках место для будущих изменений анкетных данных (это особенно актуально, если вы заполняете личную карточку женщины).

ПУНКТ 2. лДАТА РОЖДЕНИЯ». Месяц рождения пишется буквами, а число и год - цифрами. С правой стороны в ячейке для кода напишите дату рождения цифровым способом.

ПУНКТ 3. лМЕСТО РОЖДЕНИЯ». Записывается в соответствии с паспортом. Если вы кодируете данные в форме Т-2, то для заполнения пункта 3 вам понадобится ОКАТО.

ПУНКТ 4. лГРАЖДАНСТВО». Существуют стандартные формулировки записей о гражданстве. Они содержатся в ОКИН. И даже если вы не кодируете информацию в личной карточке, запись в текстовом поле пункта 4 должна строго соответствовать этому классификатору.

Формулировки записей о гражданстве

Что писать в пункте 4 личной карточки, если сотрудник имеет двойное гражданство?

В этом случае укажите в скобках вторую страну, гражданином которой является сотрудник. Например: лГражданин Российской Федерации и иностранного государства (Польши)». В личных карточках иностранных граждан также необходимо указывать страну: лИностранный гражданин (Республики Беларусь)».

ПУНКТ 5. лЗНАНИЕ ИНОСТРАННОГО ЯЗЫКА». При заполнении этого пункта также нужно придерживаться общепринятых формулировок ОКИН, которые приведены в таблице ниже. Лучше указывать степень знания языка от первого лица единственного числа: лВладею свободно», лЧитаю и перевожу со словарем». Если вы проставляете коды, учтите, что коды есть не только у степеней знания языка, но и у самих языков. Например, у английского языка код 014, у французского - 213, у итальянского - 070, у немецкого - 135. Поэтому надо проставить оба кода, разделив их несколькими пробелами.

Формулировки записей о знании языка

Читает и переводит со словарем

Читает и может объясниться

ПУНКТ 6. лОБРАЗОВАНИЕ». Существует несколько уровней образования (их еще называют образовательными цензами). Уровни образования вместе с кодами их обозначения перечислены в ОКИН. В таблице ниже представлены уровни образования с пояснениями и кодами. Если сотрудник представил вам удостоверение о послевузовском образовании, нужно будет заполнить соответствующий блок в пункте лОбразование». При этом помните, что аспирантуре, ординатуре, адъюнктуре соответствует код 01, а докторантуре - код 02 (по ОКИН). Окно для кода по ОКСО оставьте пустым, поскольку в ОКСО нет кодов по специальностям послевузовского образования.

Уровни образования (образовательные цензы)

Что он означает

Начальное (общее) образование

Работник окончил три или четыре класса средней школы и больше не учился, либо не доучился до окончания 9-го класса (при 11-летней системе школьного образования) или 8-го класса (при 10-летней системе школьного образования)

Основное общее образование

Работник окончил 9 классов средней школы (при 11-летней системе школьного образования) или 8 классов (при 10-летней системе школьного образования) и получил свидетельство

Среднее (полное) общее образование

Работник окончил среднюю школу, гимназию или лицей (11 или 10 классов) и получил свидетельство

Начальное профессиональное образование

Работник окончил профессионально-техническое училище (ПТУ) и получил свидетельство

Среднее профессиональное образование

Работник окончил среднее специальное учебное заведение (техникум, колледж или училище) и получил диплом

Неполное высшее образование

Работник окончил три и более курсов вуза (института, университета или академии) и больше не учился либо продолжает обучение

Работник окончил вуз (институт, университет или академию) и получил диплом

Работник окончил ординатуру, аспирантуру, адъюнктуру или докторантуру и получил диплом

Если на работу устраивается студент, еще не окончивший вуз, как заполнять пункт лОбразование» в личной карточке?

Если сотрудник учится на четвертом, пятом или шестом курсе вуза, делается запись о неоконченном образовании на основании справки учебного заведения, студенческого билета или зачетной книжки. А если студент только поступил в учебное заведение и учится на начальных курсах, то в личную карточку нужно записывать то образование, которое имеется у него в момент устройства на работу. Допустим, студент до поступления в вуз окончил среднюю школу. Значит, у него есть основное общее образование. Точно так же заполняется пункт лОбразование» и на студентов, еще не окончивших учебное заведение среднего профессионального образования.

ПУНКТ 7. лПРОФЕССИЯ». В этом пункте отражается информация о том, какой профессией владеет сотрудник. Причем нужно вписать не только основную, но и другие профессии (при их наличии). В качестве основной указывается обычно профессия, представляющая наибольший интерес для фирмы, или профессия, по которой сотрудник приобрел самый большой опыт работы. Для кодирования профессии вам понадобится ОКПДТР.

ПУНКТ 8. лСТАЖ РАБОТЫ». Стаж - общий, непрерывный и дающий право на льготы - рассчитывается на основании записей в трудовой книжке или других подтверждающих документов (трудовых договоров, справок с мест работы и т. п.). ОБЩИЙ ТРУДОВОЙ СТАЖ считается так: сначала нужно выписать из трудовой книжки сотрудника все даты приемов на работу и все даты увольнений. Затем сложить отдельно эти даты. Получится две суммы - первая будет состоять из дат приемов, а вторая - из дат увольнений. Следующий шаг - из второй суммы вычитается первая. При таком подсчете в каждом периоде теряется по одному дню. Значит, после расчета нужно прибавить к полученному числу столько дней, сколько было периодов приема-увольнения. Если в результате расчета стажа получилось отрицательное число месяцев или дней, то из числа лет лна разбивку» занимается 12 месяцев, а из числа месяцев - 30 дней. Полученное после всех расчетов число переводится в годы, месяцы и дни с учетом, что в месяце в среднем 30 дней, а в году 12 месяцев. Пример

У инженера В.А. Данилова в трудовой книжке зафиксировано три периода приема-увольнения:
- с 27 мая 1996 года по 13 марта 2003 г. он работал инженером во ФГУП лКонтакт»;
- с 19 марта 2003 г. по 31 января 2004 г. был руководителем проекта в ЗАО лАльбатрос»;
- с 1 февраля 2004 г. по 4 августа 2006 г. занимал должность на чальника отдела в ООО лРим», а 11 августа 2006 г. поступил на работу в ЗАО лАльфа».
Суммируем даты приемов на работу:
27.05.1996 + 19.03.2003 + 01.02.2004 = 47.10.6003 Затем суммируем даты увольнений с работы:
13.03.2003 + 31.01.2004 + 04.08.2006 = 48.12.6013 Теперь из суммы дат увольнений вычитаем сумму дат приемов:
48.12.6013 - 47.10.6003 = 01.02.0010 (10 лет, 2 месяца и 1 день).

К полученному числу дней прибавляем еще 3 дня, поскольку у работника было 3 периода приема-увольнения. Получается, что общий трудовой стаж В.А. Данилова составляет 10 лет, 2 месяца и 4 дня.

Чтобы рассчитать НЕПРЕРЫВНЫЙ ТРУДОВОЙ СТАЖ, нужно проверить длительность перерывов между датами увольнения-приема. При этом надо руководствоваться лПравилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию», утвержденными постановлением Совмина СССР от 13 апреля 1973 г. №252. Если сотрудник был уволен по виновному основанию (прогул, появление на работе в состоянии опьянения и т. п.), стаж в любом случае прерывается. Пример

В трудовой книжке инженера Данилова (см. предыдущий пример) мы видим, что у него было три перерыва между увольнением и устройством на новую работу: с 13 по 19 марта 2003 г. с 31 января по 1 февраля 2004 г. и с 4 по 11 августа 2006 г. Во всех трех случаях перерывы не превысили 21 календарного дня. Значит, непрерывный стаж Данилова будет таким же, как и общий, - 10 лет, 2 месяца и 4 дня. А если бы, скажем, сотрудник устроился на новую работу не 19 марта, а 19 мая 2003 года, стаж прервался бы и начал течь заново. Тогда он был бы равен последнему периоду непрерывной работы инженера - с 19 мая 2003 г. по 4 августа 2006 г. - и составил бы 3 года, 2 месяца и 17 дней (расчет произведен по схеме, приведенной в предыдущем примере).

ПУНКТ 9. лСОСТОЯНИЕ В БРАКЕ». Заполняется на основании паспорта, а если там нет соответствующих отметок, то со слов сотрудника. В ОКИН содержатся стандартные формулировки брачных статусов гражданина. Они приведены в таблице ниже вместе с кодами.

Формулировки записей о состоянии в браке

ПУНКТ 10. лСОСТАВ СЕМЬИ». ПО общему правилу, ближайшими родственниками, которых указывают в этом пункте, считаются родители, супруги, дети, родные братья и сестры, а также лица, на воспитании которых находился или находится сотрудник.

ПУНКТ 11. лПАСПОРТ». В этом пункте указываются паспортные данные сотрудника.

ПУНКТ 12. лАДРЕС МЕСТА ЖИТЕЛЬСТВА». В этом пункте содержится очень важная информация. Она непременно понадобится вам для того, чтобы, например, найти пропавшего сотрудника, отправить ему по почте какое-либо уведомление или трудовую книжку, а также для того, чтобы в срочном порядке вызвать его из отпуска. Попросите сотрудника дать как можно больше контактных телефонов -домашний, мобильный, телефон работы по совместительству. Как заполнять пункт 12, если сотрудник проживает не там, где зарегистрирован?

В этом случае оставляйте пустой строку для фактического адреса - ведь сотрудник вполне может переехать, не меняя регистрации. Тогда вы просто впишете в эту строку тот адрес, по которому он стал жить фактически. Как правильно делать исправления в личной карточке? Можно ли замазать неточности штрих-корректором?

Нет, в личной карточке не допускается замазывать информацию корректирующей жидкостью, заклеивать бумагой или зачищать ластиком. Если вы ошиблись при заполнении личной карточки, то лучше ее переделать. А если ошибка обнаружена через некоторое время после заполнения и переписывать карточку нецелесообразно, исправьте неверную запись следующим образом. Сначала аккуратно зачеркните одной чертой неверную запись. Затем выше или рядом с этой записью сделайте правильную и напишите слово лисправлено». Поставьте под исправлением свою подпись и попросите расписаться сотрудника. Не забудьте чуть ниже указать дату исправления.

При заполнении пунктов лМесто рождения» и лАдрес места жительства» первого раздела личной карточки пользуйтесь общепринятыми сокращениями названий адресных объектов. Они приведены в таблице ниже.

Общепринятые сокращения
названий адресных объектов

Типы
адресных
объектов

Раздел лСведения о воинском учете»

Это единственный раздел, заполнение которого подробно описано в лУказаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1).

Все граждане, поступающие на работу, делятся на военнообязанных и невоеннообязанных. В свою очередь, военнообязанные - это либо уже отслужившие граждане, пребывающие в запасе, либо будущие призывники. Раздел о воинском учете заполняется только на военнообязанных лиц. Второй раздел формы Т-2 заполняется по-разному на офицеров запаса и на тех, кто не дослужился до офицерского звания. Какие воинские звания не относятся к офицерским?

В армии не являются офицерами солдаты, сержанты и прапорщики, а на флоте - матросы, старшины и мичманы (ст. 46 Федерального закона лО воинской обязанности и военной службе» от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ).

Для заполнения второго раздела личной карточки вам понадобится либо военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета), либо удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Сведения, которые нужно вписать в пункты второго раздела, представлены в таблице ниже.

Правила заполнения второго раздела личной карточки

Не заполняется на офицеров запаса и на будущих призывников. В остальных случаях ставится цифра 1 или 2 в соответствии с данными военного билета.

Заполняется на всех военнообязанных. У бывшего военного в личной карточке записывается воинское звание согласно военному билету, а у будущего призывника делается запись: лПодлежит призыву».

На призывников не заполняется. Утех, кто не дослужился до офицерского звания, в этом пункте пишется состав, например, лСолдаты», лМатросы», лПрапорщики». У офицеров вместо состава нужно указать профиль -лКомандный», лМедицинский» и т. п.

Полное кодовое обозначение ВУС

ВУС - это военно-учетная специальность. Ее код вы найдете в военном билете сотрудника. На будущих призывников этот пункт не заполняется.

Категория годности к военной службе

Ставится только буква, без расшифровки: А - годные к военной службе; Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями; В - ограниченно годные к военной службе; Г - временно не годные к военной службе; Д - не годные к военной службе.

Наименование военного комиссариата по месту жительства

Название военкомата, в котором сотрудник состоит на учете.

Состоит на воинском учете

Заполняется, если в военном билете есть отметки о мобилизационных предписаниях или если сотрудник забронирован на период мобилизации и на военное время (в этом случае у него должно быть соответствующее удостоверение). Все записи в пункте 7 нужно делать простым карандашом.

Отметка о снятии с воинского учета

Если сотрудник достиг предельного возраста пребывания в запасе или признан не годным к военной службе по состоянию здоровья, в пункте 8 нужно сделать отметку: лснят с воинского учета по возрасту» или лснят с воинского учета по состоянию здоровья».

Раздел лПрием на работу,
переводы на другую работу»
Раздел начинается с записи о приеме на работу в фирму и заполняется одновременно с трудовой книжкой сотрудника. Записи вносятся в соответствии с трудовым договором, приказами о приеме и переводах. Здесь нужно указать следующие сведения:
  • дату приема (перевода);
  • структурное подразделение, куда принимается или переводится сотрудник;
  • должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации;
  • оклад или тарифную ставку, надбавку.

В графе лОснование» необходимо написать дату и номер приказа о приеме на работу (переводе). И в завершение вы должны попросить сотрудника расписаться в графе лЛичная подпись владельца трудовой книжки».

Разделы лАттестация»,
лПовышение квалификации»,
лПрофессиональная переподготовка»

Раздел лАТТЕСТАЦИЯ» нужно заполнять, если в фирме проводится аттестация сотрудников (см. главу лАттестация»). Сначала указывается дата аттестации, затем кратко записывается решение аттестационной комиссии, а также приводятся дата и номер протокола заседания комиссии. В графе лОснование» следует написать дату и номер приказа о проведении аттестации. Аттестационная комиссия не только принимает решение о соответствии или несоответствии сотрудника занимаемой должности, но и дает генеральному директору рекомендации (например, направить сотрудника на обучение, повысить ему оклад, перевести на другую должность). Эти рекомендации тоже можно отразить в данном разделе.

В раздел лПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ» обычно заносятся данные о длительном обучении в образовательном учреждении повышения квалификации (свыше 100 часов). Пройдя такое обучение, сотрудник получает удостоверение, свидетельство либо диплом установленного образца.

ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА - это получение дополнительной профессии. Причем речь идет об обучении на базе высшего образования и в объеме не менее 500 академических часов. Шестой раздел личной карточки заполняется на основании диплома или свидетельства о профессиональной переподготовке. Относится ли к повышению квалификации краткосрочное обучение (одно- или двухдневные семинары, которые посетил сотрудник)?

Да, относится (лТиповое положение об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования», утверждено постановлением Правительства РФ от 26 июня 1995 г. № 610). Однако в трудовую книжку и личную карточку сотрудника не нужно записывать абсолютно все семинары, которые он посетил, иначе в соответствующих разделах может не хватить места. Как заполнять седьмой раздел личной карточки лНаграды (поощрения), почетные звания»?

В этом разделе учитываются как поощрения от фирмы, так и государственные награды. В соответствующих графах нужно указать наименование награды, номер и дату приказа или иного наградного документа (например, указа Президента РФ о присвоении государственного почетного звания). Также в этом разделе дублируются сведения о награждениях из трудовой книжки сотрудника. В пункте 24 лПравил ведения и хранения трудовых книжек» приведен полный перечень наград, сведения о которых нужно вносить в трудовую книжку, а значит, и в личную карточку сотрудника.

Разделы лОтпуск», лСоциальные льготы», лДополнительные сведения»

В разделе лОтпуск» фиксируются все виды отпусков (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и т. п.). Помните, что в графе лПериод работы» в любом случае нужно указывать полный рабочий год, за который предоставляется отпуск. В качестве основания выступает либо график отпусков, либо приказ об отпуске. Если сотрудник берет часть ежегодного оплачиваемого отпуска, то в графе лВид отпуска» сделайте об этом отметку. Кроме того, нужно отмечать в личной карточке момент, когда отпуск за данный рабочий год использован полностью. Это поможет вам точнее учитывать отпуска.

Если сотрудники предъявляют в отдел кадров документы, в соответствии с которыми они по закону имеют право на какие-либо социальные льготы, связанные с трудовыми отношениями, у вас есть основания для заполнения девятого раздела личной карточки лСоциальные льготы». Это может быть справка об инвалидности, справка о наличии ребенка-инвалида, удостоверение участника войны, справка о том, что сотрудник является донором, и т. п. В качестве основания рекомендуем указывать тот нормативный акт (закон), который дает работнику право на льготу.

Раздел личной карточки лДополнительные сведения» предназначен для сведений, не вошедших в другие разделы. Здесь можно упомянуть водительские права, обучение, которое еще не окончено, загранпаспорт и т. п.

Раздел лОснование прекращения
трудового договора (увольнения)»

Пока сотрудник работает в фирме, последний, одиннадцатый, раздел личной карточки остается незаполненным. А когда он уволится, сюда нужно будет вписать основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса РФ, указать дату увольнения, а также номер и дату приказа о расторжении трудового договора. Закрывают личную карточку подписи кадровика и сотрудника. Сотрудница сменила фамилию в связи с вступлением в брак. Чтобы изменить фамилию в личной карточке, надо ли заключать с ней дополнительное соглашение к трудовому договору?

Нет, не надо. Поскольку фамилия сотрудника не является существенным условием трудового договора, а относится к сведениям о сотруднике, ее изменение не влечет за собой обязанность сторон заключать дополнительное соглашение. В данном случае для внесения изменения в кадровые документы (личная карточка, табель учета рабочего времени и т. п.) и в бухгалтерские документы издается приказ о внесении изменений в указанные документы в связи со сменой фамилии работника. Основанием для издания приказа является свидетельство о заключении брака, выданное отделом загс. Издавая приказ об изменении фамилии сотрудника в личной карточке и других учетных документах, не используйте формулировку: лС такого-то числа Иванову считать Петровой», поскольку она не отражает сути изменений.

Нельзя также писать: лИзменить фамилию старшего инспектора отдела кадров Ивановой на фамилию Петрова», поскольку фамилию гражданина меняет отдел загс, а не кадровая служба. Правильная формулировка приказа об изменении фамилии (имени, отчества) звучит так: лИзменить в учетных документах фамилию старшего инспектора отдела кадров Ивановой Марии Ивановны на фамилию Петрова. Основание: личное заявление старшего инспектора отдела кадров Ивановой М.И. и копия свидетельства о заключении брака». Личная карточка сотрудника подверглась естественному старению. Можно ли завести новую личную карточку?

Вы можете ее переоформить. Личная карточка формы Т-2 оформляется при приеме сотрудника на работу. И в соответствии с пунктом 12 лПравил ведения и хранения трудовых книжек», вы обязаны ознакомить сотрудника с каждой внесенной в трудовую книжку записью под расписку в его личной карточке. Когда личные карточки становятся ветхими и приходят в негодность, решение об их переоформлении принимает руководитель фирмы. Такое решение необходимо оформить приказом руководителя и ознакомить с ним всех сотрудников под расписку. Как хранить личные карточки сотрудников в отделе кадров?

Поскольку в личных карточках содержатся персональные данные сотрудников, нужно хранить их в сейфе или шкафу, запирающемся на ключ. Свободный доступ персонала к этим документам должен быть исключен.

Личные карточки работающих сотрудников при помощи разделителей систематизируются по структурным подразделениям, а внутри - по алфавиту. Личные карточки уволенных изымаются и хранятся отдельно. Они располагаются по годам увольнения, а внутри - также по алфавиту. Срок хранения личных карточек уволенных сотрудников составляет 75 лет.

Скачать кадровую программу учёта сотрудников и автоматизации отдела персонала для кадровиков "Отдел кадров 2015"
Скачать бесплатно программы для автоматизации учёта кадров, расчёт стажа, документооборота, учёта договоров и клиентов (CRM-система)



Особенности программы: гибкое штатное расписание без ограничения уровня вложенности с возможностью включения филиалов с собственной структурой;импорт и экспорт данных по сотрудникам из программ 1С (Бухгалтерия, Зарплата и Кадры, Комплексная и т.д.);сохранение приказов и отчетов в редактируемых форматах XLS, DOC или ODT, ODS (независимо от того, установлен у Вас Microsoft Office или Open Office);табель учета рабочего времени, автоматически формирующийся на основании существующих приказов по сотруднику и графику его работы. Табель имеет удобный интерфейс редактирования и ввода отработанных часов. Все изменения, внесённые в табель, сразу отражаются в документообороте в виде соответствующих приказов;возможность хранения внутри программы внешних документов в различных форматах (Word, Excel, изображения и т.д.);возможность приёма нескольких сотрудников с различными ставками на одну штатную единицу;возможность работы одного сотрудника на различных должностях в рамках одной организации на различных ставках;


Удобная и простая программа кадрового учёта, позволяющая автоматически формировать большинство кадровых документов (штатное расписание, личная карточка, приказы, отчёты для ПФР). Основные возможности программы "Отдел кадров": хранение в базе личных данных о каждом сотруднике, расчёт общего стажа, непрерывного стажа и стажа работы на данном предприятии, учёт отпусков, учёт командировок, отпусков и поощрений. Автоматическое составление штатного расписания, личной карточки и всех кадровых приказов.


Программа имеет следующие преимущества по сравнению с программой "Отдел кадров 6.0":не требует наличия установленного Microsoft Access, программа "Отдел кадров плюс" полностью автономна;программа позволяет сохранять все приказы и отчёты в формате Excel;программа позволяет вести полноценный табельный учет по форме Т-12;программа хранит и отображает структуру предприятия в удобной древовидной форме.


Программа разработана для помощи кадровикам при расчёте стажа. По записям в трудовой книжке производится расчёт общего и непрерывного стажа сотрудников. Все расчёты, производимые пользователем автоматически сохраняются в базе данных. Таким образом программа представляет собой электронную картотеку трудовых книжек сотрудников. Программа имеет полностью заполненный справочник статей увольнения согласно новому Трудовому Кодексу. Интерфейс пользователя программы интуитивно понятный, и для работы с программой не требуется глубоких знаний по работе с персональным компьютером. Также программа имеет функцию вывода на печать отчёта о стаже сотрудников.


Программа позволяет вести учет внутренних документов, входящей и исходящей корреспонденции (факсы, e-mail, почтовые письма и т.д.). Вы сможете назначать список ответственных за согласование входящих документов с последующим отслеживанием статуса с уведомлением о дате согласования. Программа может привязать к документу неограниченное количество вложенных файлов любого формата (отсканированный факс, файлы MS Word, MS Excel и т.д.), вести структурированые справочники по сотрудникам (согласователи и исполнители), организациям (получатели и отправители), формировать наглядные отчеты по внутренним документам (вести журнал документов по организации) и корреспонденции, производить поиск необходимого документа по одному или нескольким реквизитам (номер, тип, дата создания и т.д.)


Программа предназначена для автоматизации работы с договорами. Необходимость учета договоров возникает в тот момент, когда с помощью обычного журнала договоров, таблицы Excel или справочника учетной системы невозможно составить ясную картину договорной деятельности, планировать и контролировать расчеты и сроки работ по договорам.Программа "Документ плюс" уменьшает рутинную и однообразную работу по подготовке и согласованию договоров, расчетам и позволяет быстро получать оперативную и аналитическую информацию по договорам, связанным с ними работам и операциям.


Программа служит для автоматизации торговых операций (формирование документов), работы с клиентами (CRM) и формирования отчетности по торговой деятельности (аналитика).Функции: управление контактами, история взаимодействия с клиентами; управление рабочим временем; автоматизация документооборота; аналитика; функциональные инструменты.


Программа для автоматизации журнала приказов учебного учреждения. Программа формирует реестр специальностей, курсов, групп, студентов и приказов (выписок). Внедрение программы позволяет сэкономить время на формирование приказов (выписок) и повышает эффективность ведения журнала приказов в учебном заведении. Программа автоматически формирует приказ о зачислении, приказ о переводе на следующий курс, приказ об оплате за обучение по индивидуальному плану, приказ о переводе студентов на ускоренную форму обучения, приказ о предоставлении академического отпуска, приказ о восстановлении в число студентов, приказ об отчислении, приказ о допуске к защите дипломных работ и сдаче итоговых государственных экзаменов и другие приказы

Все программы (Отдел кадров 6.0, Отдел кадров плюс, Отдел кадров 2015, Расчёт стажей, ДокПартнёр, Документ Плюс, Клиент Плюс) одним архивом.