Руководства, Инструкции, Бланки

приказ на передачу дел главного бухгалтера при увольнении образец

Рейтинг: 4.5/5.0 (491 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Увольнение главного бухгалтера по собственному желанию - 2015

Увольнение главного бухгалтера по собственному желанию - 2015

Увольнение главного бухгалтера по собственному желанию - 2015–2016 годы не являются исключением - должно производиться с соблюдением всех норм ТК РФ. О том, какие этапы включает процедура увольнения и как правильно это оформить, пойдет речь в нашей статье.

Как уволить главного бухгалтера?

Учитывая тот факт, что главный бухгалтер является одним из первых по значимости лиц в организации, его увольнение может доставить немало проблем руководству. Прежде всего, это связано с поиском нового работника на вакантное место и с передачей дел.

Однако, если сотрудник фирмы, занимающий должность главного бухгалтера, решил уволиться по собственному желанию, организация должна предпринять те же действия, что и при расторжении трудовых договоров прочих работников. Основанием для увольнения в этом случае служит заявление главного бухгалтера. После чего он должен отработать 2-недельный срок, пока организация ищет ему замену.

Факт расторжения трудового договора подтверждается изданным приказом, с которым главного бухгалтера знакомят под расписку. Увольняемому работнику выдают трудовую книжку, а также справки 2-НДФЛ и о заработке.

Окончательный расчет необходимо произвести в соответствии с положениями ст. 140 ТК РФ — в день увольнения либо при предъявлении требования о расчете, если в день увольнения сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Выплачивается ему и компенсация за неиспользованный отпуск. Если же отпуск был отгулян заранее, выплаченную ранее сумму после перерасчета удерживают в пределах 20% от суммы к выплате (ст. 138 ТК РФ).

Прочую информацию о действиях работодателя в рассматриваемой ситуации см. в материале«НДФЛ с неотработанных отпусков подлежит возврату».

Но всегда ли увольнение главбуха осуществляется по его желанию? Законом предусмотрено также и вынужденное увольнение главного бухгалтера при наличии следующих обстоятельств:

  • смена собственника предприятия (п. 4 ст. 81 ТК РФ);
  • принятие главным бухгалтером решения, в результате которого организации был причинен ущерб (п. 9 ст. 81 ТК РФ).

В первом случае увольнение возможно, если произошла полная смена собственника имущества, например, при передаче учреждения в государственную или муниципальную собственность, а также при приватизации. Решение об увольнении должно быть принято не позднее 3-месячного срока после вступления в права нового владельца. По истечении этого периода уволить главного бухгалтера на основании п. 4 ст. 81 ТК РФ уже нельзя. Также новый собственник вправе принять решение о сохранении руководящей должности за уже работающим лицом.

Если всё же будет решено уволить действующего главного бухгалтера в соответствии с п. 4 ст. 81 ТК РФ, необходимо уведомить его об этом письменно заранее. Помимо компенсации за неиспользованный отпуск собственник обязан выплатить и компенсацию в размере не ниже среднего 3-месячного заработка увольняемого лица за счет собственных средств (ст. 181 ТК РФ).

О том, как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, положенную при увольнении, см. в материале«Расчет компенсации за неиспользованный отпуск по ТК РФ».

Что касается увольнения на основании п. 9 ст. 81 ТК РФ, то оно обязательно должно быть обоснованным. То есть руководителю следует быть готовым представить неопровержимые доказательства о неверно принятом главбухом решении, повлекшим за собой ущерб для предприятия.

Передача дел при увольнении главного бухгалтера

Главный бухгалтер в силу специфики своей деятельности не является рядовым работником. При его увольнении могут возникнуть некоторые трудности. Прежде всего, они связаны с передачей дел и документации.

Законодательно процесс передачи дел главбухом при увольнении нигде не регламентирован. Однако во избежание дополнительных трудностей в будущем необходимость выполнения этих действий следует закрепить в локальных актах организации. В них могут быть зафиксированы: обязанность по передаче дел, сроки и ответственное лицо за прием дел.

Передачу дел допустимо провести не только с привлечением нового главного бухгалтера. В роли принимающего может выступить сам руководитель либо другое ответственное лицо, указанное в локальном нормативном акте.

Процесс передачи дел можно совершить поэтапно с выполнением следующих действий:

  • оформление приказа о приеме-передаче дел;
  • проверка имущества и состояния отчетности, наличия документов;
  • составление описи по приемке-передаче;
  • непосредственная передача дел.

По окончании данной процедуры следует составить акт приемки-передачи, который отразит реальное наличие документов и состояние отчетности.

Ответственность главного бухгалтера после увольнения

Главный бухгалтер несет определенную долю ответственности при приеме на работу, как и прочие сотрудники. Однако применительно к профессии данного рода уровень должностных обязательств перед работодателем может оказаться выше по сравнению с требованиями к прочим работникам.

Более подробную информацию об ответственности главного бухгалтера см. в материале«Какую материальную ответственность несет главбух?».

К главбуху, помимо материальной ответственности, применимы также административная и уголовная:

  1. Материальная ответственность предполагает сохранность имущества и доступных активов, в том числе и денежных средств (п. 2 ст. 243 ТК РФ).
  2. Административная ответственность затрагивает области начисления налогов и ведения учета в целом. КоАП РФ предусмотрена ответственность для должностных лиц, к числу которых относится и главный бухгалтер, в случае совершения противоправных деяний в области финансов. Штраф до нескольких тысяч рублей налагается в соответствии с положениями ст. 15.1–15.9, ст. 15.11 КоАП РФ за непредоставление данных в контролирующие органы, искажение сведений в отчетности, занижение налоговых сумм к уплате и прочие нарушения.
  3. Уголовной ответственности подвергаются должностные лица при совершении правонарушений в особо крупных размерах. Наказанием могут быть штрафы до нескольких тысяч рублей, принудительные работы и даже лишение свободы (ст. 199 и 199.1 УК РФ).

Иногда бухгалтер вправе снять с себя ответственность по отношению к ведению бухучета и предоставлению информации. При появлении разногласий по этому вопросу с руководством организации главбух отражает спорные сведения в учете только по письменному распоряжению руководителя, который в этом случае и несет единоличную ответственность за достоверность данных бухучета.

Главный бухгалтер несет ответственность перед работодателем и в течение некоторого времени после увольнения. При обнаружении ошибок при проверке деятельности уволенного сотрудника организация вправе требовать наказания виновных лиц в течение 1 года после расторжения трудового договора (ст. 392 ТК РФ).

Итоги

Как правило, главный бухгалтер — это второй по значимости человек в организации после руководителя. Во многом финансовое благополучие фирмы зависит именно от его действий, знаний и опыта в сфере ведения учета. Увольнение лица, занимающего эту должность, сопряжено с некоторыми трудностями, которые включают в себя поиски нового компетентного сотрудника, проверку текущего положения фирмы и передачу полномочий. В то же время главный бухгалтер несет бремя более высокой ответственности перед руководством за свою работу.

Видео

приказ на передачу дел главного бухгалтера при увольнении образец:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Акт приема передачи дел бухгалтера

    Акт приема-передачи дел бухгалтера

    Процесс передачи деловых документов между работниками происходит с помощью документа — акта приема-передачи дел. Оформление такого бланка происходит непосредственно при увольнении работника и дела в свою очередь принимает новое должностное лицо.

    Точных инструкций к заполнению акта нет. Вид документа может быть произвольный, но следует учитывать специфику предприятия, а так же тип и количество дел, которые передаются. Форма бланка включает в себя:

    • должность и ФИО руководителя организации;
    • должность и ФИО увольняющегося работника;
    • должность и ФИО нового должностного лица.

    Акт приема-передачи дел бухгалтера в данном случае — это некий объем дел, которые передаются из рук одного должностного лица к другому. В передаче дел между должностными лицами бухгалтерии частично определяются критерии бухгалтерского учета:

    • оценка имущества;
    • оценка оборотных и необоротных активов.

    В организации (на предприятии) необходимо вести полный учет операций:

    • финансов;
    • материальных ценностей;
    • производственного дела;
    • взаиморасчетов с контрагентами и персоналом.

    Далее формируется комиссия, которая создана для составления акта и непредвзятого оценивания передаваемых дел. Так же комиссией должны быть рассмотрены выводы аудиторов, пояснения к акту. Список подписей на сформированном бланке акта приема-передачи дел:

    • полный состав комиссии;
    • руководитель организации (предприятия);
    • должностные лица, которые совершают между собой передачу деловых документов.
    Акт приема-передачи дел бухгалтера. Скачать образец

    Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

    Акт передачи дел главного бухгалтера (скачать образец)

    Акт передачи дел главного бухгалтера (скачать образец)

    По данной ссылке вы можете бесплатно скачать «Образец акта передачи дел главного бухгалтера » в формате doc, размером 22 КБ.

    Процедура приема и передачи дел главного бухгалтера нормативными документами не регулируется, поэтому рекомендуем использовать пошаговую инструкцию, учитывающую большинство факторов. Вы можете воспользоваться приемлемыми для вас рекомендациями.

    1. Приказ

    Каждая компания может самостоятельно устанавливать правила приема-передачи дел, закрепив порядок приказом, в котором следует указать:

    • причину передачи дел;
    • сроки проведения;
    • ответственное за передачу лицо;
    • лицо, принимающее дела;
    • членов комиссии;
    • дату завершения учетных процессов.
    2. Завершение учетного процесса

    Главный бухгалтер, сдающий дела, должен сформировать все первичные документы, сделать соответствующие бухгалтерские записи, подготовить отчетность, рассчитать страховые взносы. статотчетность и т. д.

    3. Инвентаризация

    Инвентаризация денежных средств проводится, независимо от того, был ли заключен договор о материальной ответственности. Результаты инвентаризации оформляют описями в трех экземплярах и прикрепляют к акту приема-передачи дел.

    4. Проверка

    Для объективной оценки состояния дел целесообразно провести аудиторскую проверку. Если это невозможно, вновь назначенный главный бухгалтер своими силами должен проверить учет и отчетность, особенно внимательно – за текущий год.

    5. Акт приемки-передачи

    Акт приема-передачи нужно составить для разграничения ответственности передающего и принимающего лица. Дополнительно данный документ помогает получить представление о том, в каком состоянии находятся:

    • основные финансовые показатели компании;
    • первичная документация.

    В акте должны быть отражены следующие вопросы:

    • Характеристика работы бухгалтерии и состояние бухгалтерского учета.
    • Учет денежных средств.
    • Учет расчетных операций.
    • Учет основных средств и нематериальных активов.
    • Материальный учет.
    • Расчеты с работниками.
    • Отчетность.
    • Организация хранения документов.
    • Опись первичных документов.
    • Остатки по счетам.
    • Недостающие документы с объяснительными записками предыдущего главного бухгалтера.
    • Замечания к акту.
    • Передача фирменной печати, штампов, ключей от сейфа, ключей от «Клиент-Банка», сертификатов оператора связи.
    • Подписи сдающего и принимающего главных бухгалтеров и членов комиссии.
    • Дата приемки-передачи дел.
    • Документ, на основании которого переданы дела (приказ).

    В больших компаниях в бухгалтерии работает, кроме главного бухгалтера, целый штат сотрудников. В акт приема-передачи включаются только документы, которые непосредственного контролировал главный бухгалтер.

    После прихода на должность нового работника может возникнуть вопрос о части его ответственности. Новый главный бухгалтер не может быть привлечен к ответственности за неподобающее ведение бухучета или неуплату налогов предшественником.

    Если увольняющимся главным бухгалтером был причинен материальный ущерб компании, он должен возместить его полностью. Но в случае если главбух не подписывал договор о полной материальной ответственности, возмещение возможно только в размере его средней заработной платы.

    Вступление в должность

    Вполне возможна ситуация, когда главному бухгалтеру не от кого принимать дела, так как бывший сотрудник уже уволен. Нужно учитывать, что без подписания акта приемки-передачи невозможно будет доказать отсутствие части документов. Можно посоветовать принимать дела только после проведения аудита, чтобы избежать возможных неприятностей.

    Если смена главного бухгалтера планируется при еще работающем предшественнике, желательно принять нового главбуха на должность заместителя. Так можно без спешки передать дела, и только после этого издавать приказы об увольнении-назначении.

    Смена главного бухгалтера нередко происходит по причинам, которые могут стать для нового работника неприятным сюрпризом. Именно по этой причине не стоит относиться к процессу приема-передачи дел как к простой формальности.

    Прикрепленные файлы

    Как быстро передать дела при смене главбуха

    Как быстро передать дела при смене главбуха

    Действующим законодательством никак не регламентирован процесс передачи дел от увольняющегося главного бухгалтера к приходящему на его место. Теоретически уходящий главбух вообще не обязан сдавать дела преемнику. Такая обязанность в законодательстве не прописана.

    Все можно исправить с помощью локального нормативного акта, в котором процедуру передачи дел расписать пошагово. Статья 8 ТК РФ позволяет такие акты составлять.

    Что важно прописать в локальном акте

    Локальный акт о передаче дел при смене главбуха можно оформить разными способами. Лучше всего, если это будет постоянно действующий внутренний документ организации. Назвать его можно по-разному – Положение о главном бухгалтере организации, Порядок передачи дел главным бухгалтером организации и т. п. Но можно обойтись и временным документом. Например, соответствующим приказом руководителя, который издается при увольнении главного бухгалтера.

    В какой бы форме ни был составлен акт, в нем нужно прописать как минимум три основных момента: обязанность главбуха принимать и сдавать дела, сроки приемки-передачи и кто принимает дела.

    КСТАТИ. Если нового главного бухгалтера еще не нашли, а положенный срок после подачи заявления об увольнении истекает, то передать дела главный бухгалтер может руководителю компании либо иному предусмотренному локальным актам лицу. В ситуации, когда увольняющийся главбух отсутствует (например, болеет), нужно предусмотреть передачу дел новому сотруднику специально назначенным ответственным лицом (возможно, руководителем).

    Процесс приемки-передачи дел затягивать не стоит

    Важно не перегрузить процедуру приемке-передачи дел мероприятиями. Наиболее универсальный алгоритм представляется таким:

    – издание приказа о приемке-передаче дел;

    – инвентаризация имущества и обязательств;

    – проверка состояния учета и отчетности, наличия бухгалтерских и налоговых документов;

    – собственно приемка-передача дел (первички, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности, ценностей и др.) с составлением описи;

    – составление описи принимаемых дел и акта приемки-передачи.

    Акт приемки-передачи разграничит ответственность

    Акт приемки-передачи дел составляется и для разграничения ответственности прежнего и нового главбуха. Поэтому приходящий главбух должен быть особо заинтересован в правильном составлении этого документа. «Новичку» нужно проследить, чтобы в акте были указаны все моменты, которые могут повлиять на ведение дел в будущем, например отсутствие первичных и иных документов, учетных регистров и т. п. К акту должна быть приложена опись переданных документов и ценностей. Таким образом, пришедший главбух сможет не только обезопасить себя от ответственности за ошибки прежнего работника.

    Какие документы новому главбуху стоит получить с уходящего

    Акт приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера

    Акт приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера

    26 августа 2014, просмотров: 28166, Раздел: Документы

    Сама процедура передачи дел при увольнении главного бухгалтера в законе не описана и обязательной не считается. Но, это вопрос профессиональной этики и профессионализма бывшего работника. Не менее заинтересованы в этом руководитель предприятия и новый сотрудник. Особенно, если работа предполагает материальную ответственность. Так нет опасности, что за ошибки предшественника будет наказан новый невиновный работник.

    Действия руководителя при увольнении главного бухгалтера

    Прежде, чем увольняемый займётся передачей дел новому главному бухгалтеру, руководитель организации готовит специальный соответствующий приказ. В нём должны быть отражены следующие сведения:

    1. Кто несёт ответственность за передачу дел предприятия новому сотруднику.
    2. В какой период передача должна быть закончена.
    3. В нём же распределяются обязанности, если увольняемый сотрудник какое-то время будет работать вместе с новичком.
    4. Дата, к которой предыдущий сотрудник завершит все свои дела и операции.
    5. Порядок проведение инвентаризации и её сроки. Это условие обязательное, если главный бухгалтер несёт полную материальную ответственность, т.е. такое условие прописано в трудовом договоре, который с ним был заключён.
    6. Порядок оформления всех необходимых при этой процедуре документов.

    Акт приёма-передачи дел

    Утверждённой формы этого акта нет. Его оформляют, приложив к нему опись переданных документов, или их перечень указывается в самом акте, если этот перечень небольшой. Составляется этот документ в произвольной форме в двух экземплярах, один из которых передаётся уходящему работнику. Если увольнение главного бухгалтера проводится в филиале компании, ещё одна копия должна быть подготовлена для главного офиса.

    В первую очередь при увольнении главного бухгалтера проводится инвентаризация и сверка всех документов. На основании результатов, которые были получены в процессе и составляется соответствующий акт.

    Акт приёма-передачи дел должен содержать такие данные:

    • Дата, когда была завершена передача дел при увольнении главного бухгалтера.
    • Все сотрудники и нанятые люди, которые принимали участие в передаче дел. Ведь вовлечены в этот процесс могут быть и другие работники бухгалтерии и аудиторы, которые наняты со сторонних организаций. Их количество и полный перечень утверждается руководителем.
    • Документы, которые были изучены: их даты и наименования. Это только те документы, которые были на ответственности уходящего сотрудника. Причём, новый сотрудник должен быть уверен, что получил доступ ко всем документам, за которые отвечал его предшественник за последние пять лет.
    • Ошибки, недочёты и нарушения, которые были в результате передачи дел. Особенно, те, которые относятся к денежному и материальному учёту.
    • Расхождения, выявленные в имеющихся данных бухгалтерской и налоговой отчётности с данными компьютерной бухгалтерской программы.

    Если есть такая возможность, к акту нужно приложить письменные объяснения относительно всех расхождений, написанные бывшим сотрудником. Если обязанности кассира так же выполнял бухгалтер, он должен передать новому сотруднику кроме документации деньги, ключи от кассы, бланки строгой отчётности и чеки.

    Особое внимание следует уделять документам, относящимся к периоду три предшествующих года. Ведь именно за этот период можгут провести проверку работники налоговой службы.

    Заверение документа о передаче дел при увольнении главного бухгалтера

    Если на место был найден новый сотрудник, акт заверяет он, его предшественник и руководитель предприятия. Следует отметить, что взять нового главного бухгалтера, если ему придётся работать с ещё не уволенным предыдущим, нельзя. На период передачи дел его следует оформить, например, как помощника. Не заключать договора с новым сотрудником, пока не уйдёт старый – решение ошибочное. Ведь дела в этом случае, передаются постороннему в организации человеку.

    При передаче дел при увольнении. когда новый работник ещё не найден, временно дела можно передать другому работнику бухгалтерии или непосредственно руководителю.

    Иногда принимается решение передать дела аутсорсинговой компании. Её работник и принимает дела под роспись и на основании заключённого договора между предприятием и компанией, которая будет заниматься ведением дел в дальнейшем.

    В любом случае, подпись работника, который покидает свою должность, обязательна. Если подписывать документ он отказывается, составляется акт, фиксирующий его поступок. Он должен быть подтвержден двумя свидетелями. Приказом руководитель назначает комиссию для оценки состояния бухгалтерского учёта. Если каких-то бумаг не хватает, составленный акт, подтверждающий их отсутствие на момент ухода предшественника, снимет ответственность с нового работника.

    Следует отметить, что процедура передачи дел занятие ответственное. Поэтому спешить и её нарушать не следует. Как не следует доручать её организацию работнику, которого предстоит уволить. Это обязанность руководителя. А акт приёма передачи дел при увольнении главного бухгалтера, должен быть составлен подробный и содержать верные данные.

    Увольнение главного бухгалтера и передача дел

    Как происходит увольнение главного бухгалтера и передача всех дел?

    При увольнении главного бухгалтера передача дел новому сотруднику осуществляется по особому алгоритму. Проводится это мероприятие согласно закону. Существуют определенные правила, по которым производится прием-передача дел. Подробное описание будет представлено ниже.

    Пункт №1: приказ

    Согласно существующим требованиям, предприятие должно совершить акт передачи-приема дел в соответствии с законодательством. Работодатель, ссылаясь на особые нормативные документы, может определить ход этого действия.

    В качестве официальной документации выступает приказ, распоряжение или инструкция. Основан документ на следующих данных:

    1. На причине, по которой должен быть проведен акт приема-передачи. В большинстве случаев это обусловлено увольнением главного бухгалтера.
    2. На сроках данного мероприятия. Обычно процедура занимает не менее 3-х месяцев. Сроки могут быть скорректированы руководителем организации.
    3. На информации о человеке, который несет ответственность за сдачу документов.
    4. На данных о сотруднике, принимающем все акты.
    5. На информации о других лицах, которые принимают непосредственное участие во всем процессе.
    6. На дате завершения передачи.
    7. На описании полномочий нового бухгалтера.

    Весь процесс должен выполняться согласно определенному алгоритму. Главной обязанностью нормативного документа является отображение всех выше заявленных пунктов. Без необходимой информации передача дел считается недействительной.

    Завершение всех учетных процессов и инвентаризация

    Сотрудник, который передает свои полномочия, в обязательном порядке должен осуществить завершение всех учетных процессов. Для достижения данной цели необходимо произвести формирование первичной документации, составить записи и предъявить отчет обо всех оплатах. Далее документы подшиваются.

    Затем начинается инвентаризация. Неважно, имеет ли место заключение договора с прежним сотрудником или нет, эта процедура все равно должна быть произведена. Инвентаризация относится к числу обязательных пунктов, которые прописаны в законодательстве. Ее результаты оформляются, согласно соответствующим актам, в 3 экземплярах. Один вариант необходимо оставить на предприятии, второй – передать сотруднику, который будет занимать новую должность. Документы прикрепляются к акту передачи дел.

    Если смена сотрудника осуществляется в пределах небольшой организации, инвентаризация не представляет сложности. На крупном производстве это более трудоемкий процесс, требующий больших затрат по времени. Специалисты рекомендуют осуществлять выборочную проверку. Для этого достаточно изучить показатели дебиторской и кредиторской задолженности. Сюда входят все расходы, финансовые вложения и данные о доходах.

    Проверка и акт приема-передачи

    Проверка входит в обязательный алгоритм действий, согласно которому осуществляется передача полномочий. С этой целью специалисты рекомендуют попросить помощи у аудиторов. В результате чего организация получит заключение, составленное независимыми экспертами. Если компания не желает обращаться за помощью к аудиторской фирме, всю необходимую работу придется выполнить сотруднику. Для этого осуществляется проверка отчетности и учета.

    Новому сотруднику необходимо ознакомиться со всеми операциями, проводимыми в течение текущих 12 месяцев. Отчет по некоторым декларациям охватывает год. Обычно этот период включает в себя время, когда новый сотрудник еще не работал.

    Во время проверки финансовой отчетности внимание стоит обращать на учредительные документы, отчеты с налоговых, бухгалтерии, выписки по счетам, регистры и материалы инвентаризации.

    Сюда относят акты всех проверок, осуществленных за последние 36 месяцев, и сверку по расчетам. К учредительным документам относят материалы, предоставляющие информацию о расчетах, недостачах и хищениях, судебных разбирательствах (если таковые были).

    Акт приема и передачи является следующим важным пунктом. Для разграничения ответственности необходимо составить соответствующий документ. В него входят все основные финансовые показатели и состояние первичной документации.

    Перечень необходимых документов

    При увольнении бухгалтера и передаче его полномочий другому специалисту необходимо собрать ряд документов. В эту категорию попадают:

    1. Документы регистрационного типа. К их числу относят свидетельство о регистрации, договорные акты, устав, социальное страхование, данные о перечислении налогов.
    2. Документация организационного характера. Это все разновидности отчетности, в том числе и обязанности сотрудников.
    3. Регистрационные данные.
    4. Отчетная документация, в том числе налоговые отчеты.
    5. Акты, указывающие на исполнение всех обязанностей налогоплательщика.
    6. Документация по инвентаризации, а именно описи и ведомости.
    7. Регистрационные и расходные данные. В эту категорию входят кассовые документы и поручения руководителей.
    8. Расчетная документация, в том числе авансовые отчеты.
    9. Учетные данные о выплате заработной платы, включая расписание сотрудников, положение об оплате труда, приказы о приеме на работу, увольнении.
    10. Договоры, акты сверок, доверенности, указывающие на расчет с контрагентами.
    11. Инвентаризационные акты, карточки учета, договоры о материальной ответственности.
    12. Учетная документация товарно-материальных ценностей.
    13. Первичные документы.

    Данная информация позволит оценить работу сотрудника и облегчить вступление в должность нового бухгалтера.

    Передача дел от одного главного бухгалтера другому

    Передача дел от одного главного бухгалтера другому

    Зоя РЫЖЕВСКАЯ
    Журнал "Московский бухгалтер" N 5/2002г.

    Многих наших читателей удивит тот факт, что в законодательстве нигде не закреплен порядок передачи дел от одного главного бухгалтера другому. Но почти каждый главбух хоть раз, но принимал дела у своего предшественника. При этом большинство из них отмечают, что "в наследство" новичку уволившийся главбух оставляет массу проблем.

    При передаче дел от одного главного бухгалтера другому должен соблюдаться определенный порядок. Однако законодательно он не установлен, если, конечно, не принимать во внимание инструкцию о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами, утвержденную Минздравом СССР аж в 1979 году и предназначенную для подведомственных организаций.

    Главный бухгалтер имеет право разработать собственную методику передачи дел. Чем же руководствоваться в этом случае? Одни бухгалтеры ищут нужную информацию в специализированных изданиях, другие перечитывают лекции, бережно сохраненные еще с институтских времен, третьи обращаются за советом к коллегам.

    В этой статье мы рассмотрим основные моменты, связанные с процедурой передачи дел.

    Первым делом - приказ

    Первый шаг в процессе сдачи дел должен сделать не главбух, а руководитель организации, в которой меняется столь ответственный сотрудник. По федеральному закону N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" ответственность за организацию бухучета несет именно руководитель предприятия. Он издает приказ о приеме на работу заместителя главного бухгалтера (или помощника главбуха, старшего бухгалтера и т.д.), который впоследствии станет главным. При такой формулировке можно избежать сомнительной ситуации, когда в одной организации в течение пусть даже небольшого отрезка времени работают два главбуха.

    В приказе должен быть обозначен срок приема-сдачи дел бухгалтерии. По нашему мнению, он не может превышать двух недель, отведенных на увольнение Трудовым кодексом РФ. Также в приказе указываются ФИО будущего главбуха, состав комиссии по приему-сдаче дел (если она будет организована), сведения о привлечении аудиторской фирмы (если планируется проведение аудиторской проверки).

    Обратите внимание

    Чтобы сдача-приемка дел прошла, как говорится, без сучка, без задоринки, к процессу можно привлечь аудиторов. Они оформляют аудиторское заключение, на основе которого составляется приемо-сдаточный акт. Правда, раскошелиться на подобное "удовольствие" готова не каждая фирма.

    Если новому главбуху пришлось принимать дела самостоятельно, он должен приложить максимум усилий к тому, чтобы обезопасить себя от ответственности за ошибки предшественника (см. вставку).

    Разумеется, весь бухгалтерский учет проверить невозможно. Например, документацию, "возраст" которой более трех, но менее пяти лет, просматривать необязательно. Достаточно проверить либо ее наличие в самой организации, либо факт сдачи документов на хранение в государственный или частный архив. Напомним, что по закону "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность должны храниться не менее пяти лет (ст. 17). Хотя статья 23 НК РФ уменьшает этот срок ровно на один год, по нашему мнению, в данном случае лучше руководствоваться именно законом о бухучете. К тому же и архивное законодательство устанавливает пятилетний срок на хранение основных бухгалтерских документов. Кстати, сроки хранения документов недавно были обновлены. 6 октября 2000 года Росархив выпустил Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

    С документацией, скопившейся в организации в последние три года, работать придется более тщательно. По статье 87 НК РФ налоговые инспекции вправе проверить деятельность налогоплательщика за три календарных года. Если в течение этого времени организацию посещала налоговая инспекция, будущему главбуху необходимо изучить акт проверки. Также в этом случае бухгалтер может проверять только ту документацию, которая относится к "послепроверочному" периоду.

    За этот период (три календарных года или со дня последней выездной проверки) необходимо проверить наличие всех первичных, учетных и отчетных документов. Кроме того, стоит уделить внимание не только бухгалтерским, но и налоговым регистрам. Правда, проверить удастся только лишь их наличие.

    Если у бухгалтера много времени и сил, то он может проверить соблюдение всех требований ведения бухгалтерского учета, установленных действующим законодательством. Однако для этого придется сверить даты совершения хозяйственных операций и их отражение в бухучете, проверить соответствие данных оборотных ведомостей по счетам, журналов-ордеров, балансов, главной книги, бухгалтерской и налоговой отчетности. Выполнить такой обЪем работы невозможно, поэтому можно ограничиться выборочной проверкой.

    Основательно нужно проверить налоговую отчетность по всем уплачиваемым налогам. Первостепенными налогами в данном случае являются налог на прибыль и НДС. В отчетности следует обратить внимание не только на правильность заполнения форм, но и на отметку о приеме документа, на срок его сдачи и наличие всех необходимых подписей.

    Все ошибки и неточности, выявленные при проверке, будущий главбух должен указать в акте приема-сдачи дел.

    Сдал-принял

    Простейшей формой акта приема-сдачи является опись дел, принимаемых главбухом. Однако, на наш взгляд, этого не достаточно для дальнейшей работы главного бухгалтера. Кроме описи в акт приема-сдачи нужно занести информацию об остатках по счетам по итогам проведенной инвентаризации. (Примерное содержание акта приема-сдачи дел представлено в таблице).

    Вопрос о том, обязана ли организация проводить инвентаризацию при смене главного бухгалтера, является спорным. Одни бухгалтеры проводят только инвентаризацию финансов (смотрят остатки по кассе, на расчетных счетах, дебиторскую и кредиторскую задолженности), другие требуют и инвентаризации основных средств и материально-производственных запасов.

    С одной стороны, по нормам, установленным Минфином России, при смене материально ответственного лица инвентаризация всех активов баланса должна проводиться в обязательном порядке. Это требование установлено и в приказе Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств", и в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности. Однако в настоящее время главные бухгалтеры практически не подписывают договоров о полной индивидуальной материальной ответственности.

    С другой стороны, с 1 февраля этого года (дата вступления в силу ТК РФ) руководители организаций вправе возлагать на главных бухгалтеров полную материальную ответственность (ст. 243 ТК РФ). Если этот пункт занесен (или будет занесен) в трудовое соглашение, то бухгалтер обязан проводить инвентаризацию.

    Если же материальная ответственность не предусмотрена, а времени на сдачу-приемку дел мало, то сведениям об основных средствах и МПЗ, отраженным в последнем годовом балансе, можно поверить. В этом случае будет не лишним посмотреть итоги последней инвентаризации, проведенной на предприятии, и инвентарные карточки на основные средства. Эту информацию сравнить с той, что отражена в последнем годовом балансе. В ряде случаев новые главные бухгалтеры настаивают на составлении так называемого передаточного баланса. Правда, не всегда эта идея находит понимание у увольняющихся главбухов, поэтому на практике новые главные бухгалтеры принимают дела по последнему годовому балансу.

    Результаты проверки баланса заносятся в акт приемки-сдачи дел. В данном случае можно рекомендовать бухгалтерам не включать в акт ту информацию, которую они не проверяли. Другими словами, если бухгалтер проверил только остатки, например, по счетам 50, 51, 62, 70, 01, 02, то их и следует подтвердить в акте приемки. Также в нем должны быть зафиксированы все выявленные главбухом-новичком нарушения, ошибки и неточности. Если он обнаружит пропажу каких-либо документов или журналов, это тоже нужно отразить в приемо-сдаточном акте.

    Кроме главных бухгалтеров акт сдачи-приемки подписывает руководитель организации и члены приемо-сдаточной комиссии (если, конечно, таковые есть и утверждены приказом). После того как акт подписан, бухгалтеры заменяют банковскую карточку. Кстати, до последнего дня работы "старый" главбух подписывает все текущие документы под чутким контролем новичка.

    В конце всей процедуры новый главбух должен уведомить о кадровых перестановках налоговую инспекцию, партнеров организации, ну, и естественно всех сотрудников фирмы.

    Как аукнется, так и откликнется

    Наверняка на практике бухгалтер не сможет применить многие шаги описанного выше алгоритма. И дело здесь не в ненужности каких-либо положений, а в том, что передача дел зависит от отношений между уходящим бухгалтером и работодателем, а также от элементарной человеческой порядочности.

    Увольнение - дело, как правило, малоприятное. Редко получается так, что главный бухгалтер уходит на повышение или по личным позитивным причинам. Конечно, в этом случае он приложит усилия к тому, чтобы оставленная фирма не разорилась после его ухода, а новый главный бухгалтер не утонул "в делах минувших дней".

    Однако на практике главбухи-новички почти не получают помощи от своих предшественников. Последние уходят, зачастую оставляя за собой настоящие "руины". В лучшем случае, уходя, "старый" главбух сдает все дела руководителю организации по акту приемки-сдачи. В худшем - в преддверии сдачи годового баланса новичку никто не может обЪяснить, что творится в бухгалтерии. К тому же зачастую руководству фирмы просто "не досуг" принимать дела у бухгалтера по какой-то описи. Конечно, в этом случае главному бухгалтеру не следует проявлять излишнюю инициативу и подписывать самостоятельно составленный акт сдачи-приемки. Ведь никакой "сдачи" не происходит.

    Еще хуже, когда бывший главный бухгалтер, раздосадованный несправедливостью руководства, вымещает все свои обиды на ни в чем не повинном новичке. В такой ситуации не помогут никакие инструкции или методики. Остается только пожелать главным бухгалтерам быть взаимно вежливыми. Ведь сегодня главбух сдает дела, а завтра он уже и сам будет принимать их у кого-то. Мир тесен: Как знать, быть может, главбух, пришедший на ваше место, через несколько лет сдаст дела вам же.

    Виновата ли я, что: главбух?

    По Трудовому кодексу РФ:

    В соответствии со статьей 238 ТК РФ руководитель организации вправе потребовать от главбуха возмещения ущерба, причиненного предприятию. Например, если налоговая инспекция оштрафует организацию за неправильное ведение бухучета, то директор фирмы вправе вычесть эту сумму из зарплаты бухгалтера (размер взыскания не должен превышать среднемесячный заработок).

    По Кодексу РФ об административных правонарушениях (документ вступит в силу 1 июля):

    В новом КОАП РФ статей, по которым главбуха могут оштрафовать, более чем достаточно (см. табл.).

    Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций

    от 3 000 до 5 000 рублей.

    По Уголовному кодексу РФ:

    По статье 199 УК РФ главного бухгалтера могут лишить права занимать подобную должность на срок до пяти лет либо арестовать на срок от четырех месяцев до шести лет. Такое наказание грозит бухгалтеру в случае уклонения от уплаты налогов "путем включения в бухгалтерские документы заведомо искаженных данных о доходах или расходах либо иным путем" в крупном размере (сумма свыше 100 000 рублей). Отметим, что привлечение к уголовной ответственности по статье 199 подтверждено пунктом 10 постановления пленума Высшего Суда РФ от 4 июля 1997 г. N 8.

    В УК РФ есть и другие статьи, на основании которых главбухов могут привлечь к ответственности. Например, причинение ущерба путем обмана (ст. 165), злоупотребление полномочиями (ст. 201), халатность (ст. 293) и подделка документов (ст. 327). Впрочем, случаи привлечения к ответственности по этим статьям очень редки.

    Акт приема-сдачи дел может содержать:

    1. Касса и учет денежных средств. В описании можно указать, кто ведет денежные операции организации (кассир или подотчетное лицо), а также зафиксировать условия хранения наличных средств, состояние записей в кассовой книге, остаток наличных в кассе, хранение в кассе иных ценностей.

    2. Учет расчетных операций. В описании можно указать реальность дебиторской и кредиторской задолженностей, наличие просроченных и безнадежных задолженностей, наличие актов сверки и сумм, своевременно не перечисленных в бюджет.

    3. Сведения о соблюдении сроков предоставления отчетности.

    4. Сведения об учете основных средств, материальных и нематериальных активов. Здесь можно привести сроки и итоги последней инвентаризации имущества, указать, в каком виде хранятся инвентарные описи, книги, карточки, ФИО (или должность) ответственных за хранение ценностей, сведения о наличие актов сверки бухгалтерских записей с записями материально ответственных лиц.

    5. Сведения о правильности оформления и хранения документов. В описании можно указать период, за который хранится документация, и место ее хранения (бухгалтерия или архив). Также важно отметить, подшиты и пронумерованы ли документы в папках.

    6. Сведения о штатном расписании, фонде заработной платы, персонифицированном учете, наличии и заполнении налоговых карточек по НДФЛ и ЕСН.

    7. Сведения об организации работы в самой бухгалтерии. Здесь стоит указать, как распределены обязанности между сотрудниками, имеются ли бланки учета и отчетности, разработаны ли должностные инструкции и т.д.

    II. Основная часть

    1. Перечень бухгалтерских и первичных документов по описи.

    2. Остатки по проверенным счетам.

    III. Подписи главного бухгалтера, сдающего дела, главного бухгалтера, принимающего дела, руководителя организации (или представителя администрации).